Μόχλευση Συμμόρφωσης Salesforce & Διαχείριση Κινδύνων στη Διαχείριση Περιουσίας

Εκτελεστική Περίληψη

• Οι διαχειριστές ακινήτων παγκοσμίως αντιμετωπίζουν αυξανόμενη πίεση από πολύπλοκους κανονισμούς συμμόρφωσης και διάφορους λειτουργικούς κινδύνους , με το 60% να αναφέρει αυξημένο φόρτο εργασίας από κανονισμούς συμμόρφωσης .
• Το Salesforce παρέχει μια ισχυρή πλατφόρμα για τη συγκέντρωση της τεκμηρίωσης συμμόρφωσης, την αυτοματοποίηση των κρίσιμων ροών εργασίας και τη βελτίωση της ορατότητας των κινδύνων σε παγκόσμια χαρτοφυλάκια ακινήτων.
• Τα βασικά οφέλη περιλαμβάνουν εξορθολογισμένες διαδικασίες ελέγχου, προληπτικό μετριασμό του κινδύνου μέσω αναλύσεων δεδομένων, βελτιωμένο έλεγχο των ενοικιαστών και συμμόρφωση σε διάφορα νομικά πλαίσια, όπως η δίκαιη στέγαση και το απόρρητο δεδομένων.
• Η εφαρμογή Salesforce βοηθά τους διαχειριστές ακινήτων να μειώσουν τα λάθη, να εξασφαλίσουν την έγκαιρη τήρηση των νομικών απαιτήσεων και να προστατεύσουν την επιχείρησή τους από οικονομική ζημιά και φήμη.
• Είστε έτοιμοι να περιηγηθείτε στην πολυπλοκότητα της συμμόρφωσης και του κινδύνου διαχείρισης ακινήτων; Ρίξτε μια ματιά στο Σύστημα Διαχείρισης Ακινήτων Booking Ninjas που ενσωματώθηκε στο Salesforce .

Η κλιμακούμενη συμμόρφωση και το τοπίο κινδύνου στη διαχείριση ακινήτων

Είστε διαχειριστής ακινήτων αισθάνεστε συγκλονισμένοι από τη συνεχώς αυξανόμενη λίστα κανονισμών και τη συνεχή απειλή απρόβλεπτων κινδύνων;

Από τη διασφάλιση δίκαιων πρακτικών στέγασης έως τη διαφύλαξη των δεδομένων των ενοικιαστών και τη διαχείριση της ασφάλειας των ακινήτων, το βάρος συμμόρφωσης είναι σημαντικό. Στην πραγματικότητα, το 60% των διαχειριστών ακινήτων αναφέρει αυξημένο φόρτο εργασίας από τους κανονισμούς συμμόρφωσης, καθιστώντας τον μια από τις κορυφαίες προκλήσεις στον κλάδο .

Αυτό το περίπλοκο περιβάλλον απαιτεί κάτι περισσότερο από επιμέλεια. απαιτεί ισχυρά συστήματα.

Το να βασίζεσαι σε μη αυτόματες διαδικασίες ή σε ανόμοιο λογισμικό για τη διαχείριση της συμμόρφωσης και του κινδύνου στη σημερινή παγκόσμια αγορά ακινήτων είναι σαν να περιηγείσαι σε ναρκοπέδιο με δεμένα τα μάτια. Αυτό το άρθρο διερευνά πώς το Salesforce μπορεί να λειτουργήσει ως το ολοκληρωμένο κέντρο εντολών σας, μεταμορφώνοντας τον τρόπο με τον οποίο προσεγγίζετε τη συμμόρφωση και τη διαχείριση κινδύνου στις λειτουργίες του ακινήτου σας.

Κατανόηση βασικών τομέων συμμόρφωσης στη διαχείριση ακινήτων

Η πλοήγηση στο ρυθμιστικό τοπίο αποτελεί βασική ευθύνη των διαχειριστών ακινήτων. Ενώ οι συγκεκριμένοι νόμοι ποικίλλουν, αρκετοί βασικοί τομείς συμμόρφωσης είναι παγκοσμίως κρίσιμοι:

Κοινοί κίνδυνοι που αντιμετωπίζουν οι διαχειριστές ακινήτων παγκοσμίως

Πέρα από την κανονιστική συμμόρφωση, οι διαχειριστές ακινήτων πρέπει να εντοπίζουν προληπτικά και να μετριάζουν ένα ευρύ φάσμα λειτουργικών κινδύνων:

Κίνδυνοι που σχετίζονται με τους ενοικιαστές

Αυτό αποτελεί σημαντική ανησυχία, καθώς το 41% ​​των διαχειριστών ακινήτων αναφέρουν τις καθυστερημένες πληρωμές ενοικίων ως κορυφαία πρόκληση συμμόρφωσης και διαχείρισης κινδύνου .

Άλλοι κίνδυνοι περιλαμβάνουν:

• Προεπιλογές ενοικιαστών
• Ζημιές περιουσίας
• Νομικές διαφορές

Κίνδυνοι που σχετίζονται με την ιδιοκτησία

Αυτά περιλαμβάνουν απροσδόκητα ζητήματα συντήρησης, αστοχίες εξοπλισμού και ζημιές από φυσικές καταστροφές ή ατυχήματα.

Η αποτελεσματική διαχείριση είναι ζωτικής σημασίας, καθώς το 39% των διαχειριστών ακινήτων ξοδεύει περισσότερες από 20 ώρες μηνιαίως για να χειριστεί αιτήματα συντήρησης, τα οποία συχνά συνεπάγονται συμμόρφωση με τους κανονισμούς ασφαλείας .

Χρηματοοικονομικοί κίνδυνοι

Πέρα από τις καθυστερήσεις πληρωμών, αυτές περιλαμβάνουν:

• Διακυμάνσεις εισοδήματος από ενοίκια
• Απροσδόκητες κεφαλαιουχικές δαπάνες
• Πιθανή απάτη

Νομικοί και Ρυθμιστικοί Κίνδυνοι

Η μη συμμόρφωση μπορεί να οδηγήσει σε βαριά πρόστιμα, μηνύσεις και ζημιά στη φήμη. Η ενημέρωση σχετικά με την αλλαγή της νομοθεσίας σε διάφορες δικαιοδοσίες είναι μια συνεχής πρόκληση.

Πώς η Salesforce βελτιστοποιεί τη διαχείριση συμμόρφωσης

Το Salesforce προσφέρει μια ισχυρή σειρά εργαλείων για τη μετατροπή της συμμόρφωσης από ένα αντιδραστικό βάρος σε μια προληπτική, διαχειρίσιμη διαδικασία:

Κεντρική Διαχείριση Εγγράφων

Αποθηκεύστε και διαχειριστείτε όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με τη συμμόρφωση σε ένα ενιαίο, ασφαλές και ελεγχόμενο αποθετήριο:

• Μισθώσεις
• Εκθέσεις επιθεώρησης
• Πιστοποιήσεις
• Μητρώα επικοινωνίας

Αυτό απλοποιεί τις προετοιμασίες ελέγχου και εξασφαλίζει εύκολη πρόσβαση σε κρίσιμες πληροφορίες.

Αυτοματοποιημένες ροές εργασίας για εργασίες συμμόρφωσης

Αυτοματοποιήστε υπενθυμίσεις για:

• Ανανεώσεις μισθώσεων
• Επιθεωρήσεις ασφαλείας
• Ενημερώσεις άδειας χρήσης
• Άλλες επαναλαμβανόμενες υποχρεώσεις συμμόρφωσης

Οι ροές εργασίας μπορούν να ενεργοποιήσουν ειδοποιήσεις, να αναθέσουν εργασίες και να παρακολουθήσουν την ολοκλήρωση, μειώνοντας τον κίνδυνο επίβλεψης.

Τυποποιημένη Αναφορά για Ρυθμιστικούς Φορείς

Δημιουργήστε ακριβείς και συνεπείς αναφορές που απαιτούνται από διάφορες ρυθμιστικές αρχές. Οι δυνατότητες αναφοράς του Salesforce επιτρέπουν προσαρμόσιμους πίνακες εργαλείων για την παρακολούθηση βασικών μετρήσεων συμμόρφωσης σε πραγματικό χρόνο.

Ασφαλής χειρισμός δεδομένων για συμμόρφωση με το απόρρητο

Αξιοποιήστε τις ισχυρές δυνατότητες ασφαλείας του Salesforce για να διαχειριστείτε δεδομένα ενοικιαστών και κατόχων σύμφωνα με τον GDPR, τον CCPA και άλλους νόμους περί απορρήτου. Εργαλείο:

• Διαχείριση συναίνεσης
• Έλεγχοι πρόσβασης δεδομένων
• Διαδρομές ελέγχου για δραστηριότητες επεξεργασίας δεδομένων

Παρακολούθηση και διαχείριση αδειών και πιστοποιήσεων

Διατηρήστε ένα κεντρικό αρχείο όλων των απαραίτητων αδειών ιδιοκτησίας, πιστοποιήσεων προσωπικού και ασφάλισης πωλητή, με αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις για επερχόμενες λήξεις.

Μόχλευση του Salesforce για τον προληπτικό μετριασμό του κινδύνου

Το Salesforce εξουσιοδοτεί τους διαχειριστές ακινήτων να προχωρήσουν πέρα ​​από την αντιδραστική επίλυση προβλημάτων στον προληπτικό μετριασμό του κινδύνου:

Προηγμένος Έλεγχος Ενοικιαστών και Δέουσα Επιμέλεια

Ενσωματώστε το Salesforce με εξειδικευμένες υπηρεσίες ελέγχου ενοικιαστών. Η τάση είναι σαφής, καθώς το 65% των εταιρειών διαχείρισης ακινήτων έχουν εφαρμόσει εργαλεία ελέγχου ενοικιαστών που βασίζονται στην τεχνητή νοημοσύνη για να διασφαλίσουν τη συμμόρφωση και να μειώσουν τον κίνδυνο .

Το Salesforce μπορεί:

• Αναφορές ελέγχου καταστημάτων
• Αυτοματοποιήστε τις ροές εργασιών έγκρισης με βάση προκαθορισμένα κριτήρια

Predictive Analytics για τον εντοπισμό πιθανών κινδύνων

Χρησιμοποιήστε τις δυνατότητες ανάλυσης του Salesforce (όπως το Einstein Analytics) για τον εντοπισμό προτύπων και την πρόβλεψη πιθανών κινδύνων, όπως:

• Οι ενοικιαστές είναι πιθανό να χρεοκοπήσουν
• Ιδιότητες επιρρεπείς σε συγκεκριμένα ζητήματα συντήρησης

Αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις για κρίσιμες προθεσμίες και ζητήματα

Διαμόρφωση ειδοποιήσεων για κρίσιμα συμβάντα, όπως:

• Παραβιάσεις μισθώσεων
• Εκπρόθεσμο ενοίκιο
• Επείγοντα αιτήματα συντήρησης
• Προθεσμίες συμμόρφωσης

Αυτό επιτρέπει την ταχεία δράση όταν προκύπτουν προβλήματα.

Ολοκληρωμένη Ασφαλιστική Διαχείριση

Παρακολουθήστε ασφαλιστήρια συμβόλαια για όλα τα ακίνητα, τους ενοικιαστές (ασφάλιση ενοικιαστή) και τους πωλητές, διασφαλίζοντας επαρκή κάλυψη και έγκαιρες ανανεώσεις.

Παρακολούθηση και επίλυση συμβάντων

Καταγραφή, παρακολούθηση και διαχείριση όλων των περιστατικών από την αναφορά έως την επίλυση, δημιουργώντας ένα λεπτομερές ιστορικό για ανάλυση και μελλοντική πρόληψη. Τα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Ατυχήματα
• Παραβιάσεις ασφαλείας
• Μεγάλες επισκευές

Salesforce για Συμμόρφωση διαχείρισης ακινήτων σε συγκεκριμένες περιοχές

Η ευελιξία του Salesforce του επιτρέπει να προσαρμόζεται σε συγκεκριμένες περιφερειακές ανάγκες συμμόρφωσης:

• Ευρώπη : Διαμορφώστε το Salesforce για να διαχειρίζεται τη συναίνεση GDPR, να παρακολουθεί αιτήματα πρόσβασης στα υποκείμενα των δεδομένων και να διασφαλίζει ότι υπάρχουν συμφωνίες επεξεργασίας δεδομένων με τρίτους προμηθευτές.
• Ηνωμένες Πολιτείες : Προσαρμόστε το Salesforce για να παρακολουθείτε τη συμμόρφωση με τους ομοσπονδιακούς νόμους περί Δίκαιης Στέγασης, τους ειδικούς νόμους για τους ιδιοκτήτες-ενοικιαστές της πολιτείας (π.χ. περίπλοκους κανονισμούς της Καλιφόρνια) και τους τοπικούς οικοδομικούς κώδικες.
• Αυστραλία : Προσαρμόστε το Salesforce για τη διαχείριση της συμμόρφωσης με τους νόμους περί μοναδικών τίτλων στρωμάτων, τους νόμους ενοικίασης κατοικιών σε διαφορετικές πολιτείες και την αυστραλιανή νομοθεσία για τους καταναλωτές σχετικά με τις υπηρεσίες ιδιοκτησίας.

Ενσωμάτωση του Salesforce με άλλη βασική τεχνολογία ιδιοκτησίας για βελτιωμένη συμμόρφωση

Για να μεγιστοποιήσετε τη συμμόρφωση και τις δυνατότητες διαχείρισης κινδύνου, ενσωματώστε το Salesforce με άλλες βασικές τεχνολογίες:

Βέλτιστες πρακτικές για την εφαρμογή Salesforce για Συμμόρφωση & Διαχείριση Κινδύνων

Καθορισμός Διαδικασιών Σαφούς Συμμόρφωσης

Πριν από την εφαρμογή, χαρτογραφήστε τις υπάρχουσες ροές εργασίας συμμόρφωσης και εντοπίστε τομείς για βελτίωση και αυτοματοποίηση.

Προσαρμόστε το Salesforce στις ανάγκες σας

Προσαρμόστε τα αντικείμενα, τα πεδία και τις ροές εργασίας του Salesforce ώστε να ταιριάζουν με τις συγκεκριμένες απαιτήσεις συμμόρφωσης και τις μεθοδολογίες αξιολόγησης κινδύνου.

Επενδύστε στην εκπαίδευση χρηστών

Βεβαιωθείτε ότι όλο το προσωπικό είναι ικανό να χρησιμοποιεί το Salesforce για εργασίες συμμόρφωσης και κινδύνου.

Τακτικός έλεγχος και ενημέρωση

Ελέγχετε περιοδικά τη ρύθμιση και τις διαδικασίες συμμόρφωσης του Salesforce για προσαρμογή στους μεταβαλλόμενους κανονισμούς και τις επιχειρηματικές ανάγκες.

Δώστε προτεραιότητα στην ασφάλεια δεδομένων

Εφαρμόστε ισχυρούς ελέγχους πρόσβασης, κρυπτογράφηση και τακτικούς ελέγχους ασφαλείας στο Salesforce.

Μελλοντικές τάσεις: AI, IoT και Predictive Analytics στο Salesforce για τον κίνδυνο ιδιοκτησίας

Το μέλλον της συμμόρφωσης της διαχείρισης ακινήτων και της διαχείρισης κινδύνου θα διαμορφώνεται όλο και περισσότερο από την τεχνολογία:

Έλεγχοι συμμόρφωσης με AI-Powered

Οι αλγόριθμοι τεχνητής νοημοσύνης θα αυτοματοποιήσουν την αναθεώρηση εγγράφων και επικοινωνιών για συμμόρφωση με κόκκινες σημαίες.

IoT για παρακολούθηση κινδύνων σε πραγματικό χρόνο

Οι έξυπνοι αισθητήρες θα παρέχουν συνεχή δεδομένα για τις συνθήκες ιδιοκτησίας, ειδοποιώντας τους διαχειριστές για πιθανούς κινδύνους όπως διαρροές ή παραβιάσεις ασφάλειας.

Predictive Analytics για προληπτική παρέμβαση

Η προηγμένη ανάλυση θα εντοπίσει ενοικιαστές ή ακίνητα υψηλού κινδύνου, επιτρέποντας στοχευμένες παρεμβάσεις πριν κλιμακωθούν τα προβλήματα.

Η Salesforce είναι σε καλή θέση για να ενσωματώσει αυτές τις εξελίξεις, προσφέροντας μια ακόμη πιο ισχυρή πλατφόρμα για μελλοντικές λειτουργίες διαχείρισης ακινήτων.

Συμπέρασμα: Δημιουργία μιας ανθεκτικής επιχείρησης διαχείρισης ακινήτων με το Salesforce

Το τοπίο της διαχείρισης ακινήτων είναι γεμάτο με υποχρεώσεις συμμόρφωσης και λειτουργικούς κινδύνους.

Ωστόσο, με μια στρατηγική προσέγγιση και ισχυρά εργαλεία όπως το Salesforce, αυτές οι προκλήσεις μπορούν να αντιμετωπιστούν αποτελεσματικά.

Με τη συγκέντρωση δεδομένων, την αυτοματοποίηση των διαδικασιών και τη μόχλευση των αναλυτικών στοιχείων, οι διαχειριστές ακινήτων μπορούν όχι μόνο να ανταποκριθούν στις ρυθμιστικές απαιτήσεις τους αλλά και να δημιουργήσουν πιο ανθεκτικές, αποτελεσματικές και κερδοφόρες επιχειρήσεις.

Μην αφήνετε τη συμμόρφωση και τη διαχείριση κινδύνου να είναι πηγή άγχους και αναποτελεσματικότητας. Αγκαλιάστε τη δύναμη μιας ενοποιημένης πλατφόρμας.

Είστε έτοιμοι να μεταμορφώσετε την προσέγγισή σας ως προς τη συμμόρφωση και τον κίνδυνο; Ρίξτε μια ματιά στο Σύστημα Διαχείρισης Ακινήτων Booking Ninjas που ενσωματώθηκε στο Salesforce .

Συχνές ερωτήσεις σχετικά με το Salesforce για Συμμόρφωση και Κίνδυνο Διαχείρισης Περιουσίας

Πώς βοηθά το Salesforce με τη συμμόρφωση με τον νόμο περί δίκαιης στέγασης (FHA);

Α: Το Salesforce μπορεί να βοηθήσει με την τυποποίηση των διαδικασιών αίτησης ενοικιαστών, την παρακολούθηση της επικοινωνίας για να διασφαλίσει τη γλώσσα που δεν εισάγει διακρίσεις, τη διατήρηση αρχείων κριτηρίων ελέγχου και τη δημιουργία αναφορών για την απόδειξη των προσπαθειών συμμόρφωσης. Οι αυτοματοποιημένες ροές εργασίας μπορούν να εξασφαλίσουν τη συνεπή εφαρμογή των πολιτικών.

Μπορεί η Salesforce να διαχειριστεί τις απαιτήσεις GDPR ή CCPA για δεδομένα ενοικιαστών;

Α: Ναι, το Salesforce προσφέρει ισχυρά εργαλεία για το απόρρητο των δεδομένων. Μπορεί να διαχειρίζεται τη συναίνεση των ενοικιαστών, να παρακολουθεί δραστηριότητες επεξεργασίας δεδομένων, να διευκολύνει αιτήματα πρόσβασης υποκειμένων δεδομένων (DSAR) και να εφαρμόζει μέτρα ασφαλείας για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, συμβάλλοντας στην τήρηση του GDPR, του CCPA και άλλων κανονισμών απορρήτου δεδομένων.

Πώς μπορεί το Salesforce να βοηθήσει στη διαχείριση της συμμόρφωσης και της ασφάλειας που σχετίζεται με τη συντήρηση;

Α: Η Salesforce μπορεί να παρακολουθεί την προγραμματισμένη συντήρηση για εξοπλισμό ασφαλείας (π.χ. συναγερμούς πυρκαγιάς, ανελκυστήρες), να καταγράφει αιτήματα επισκευής ενοικιαστών, να τεκμηριώνει τις εντολές εργασίας και την ολοκλήρωση και να αποθηκεύει εκθέσεις επιθεώρησης ασφάλειας. Αυτό βοηθά να διασφαλιστεί ότι τα ακίνητα πληρούν τα πρότυπα υγείας και ασφάλειας, ειδικά επειδή το 39% των διαχειριστών ακινήτων ξοδεύουν πάνω από 20 ώρες μηνιαίως για συντήρηση .

Είναι το Salesforce κατάλληλο για τη διαχείριση της οικονομικής συμμόρφωσης όπως η λογιστική καταπιστεύματος;

Α: Αν και το ίδιο το Salesforce δεν είναι ένα πλήρες λογιστικό σύστημα, μπορεί να ενσωματωθεί απρόσκοπτα με το λογιστικό λογισμικό. Μπορεί να παρακολουθεί τις πληρωμές ενοικίων, τις καταθέσεις ασφαλείας και τις εκταμιεύσεις των ιδιοκτητών, παρέχοντας μια σαφή διαδρομή ελέγχου και συμβάλλοντας στη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τους λογιστικούς κανονισμούς εμπιστοσύνης όταν συνδέεται με ένα αποκλειστικό χρηματοπιστωτικό σύστημα.

Πώς βοηθά το Salesforce στον μετριασμό του κινδύνου καθυστερημένων πληρωμών ενοικίων;

Α: Το Salesforce μπορεί να αυτοματοποιήσει υπενθυμίσεις ενοικίασης, να παρακολουθεί τις καταστάσεις πληρωμών σε πραγματικό χρόνο και να επισημαίνει ληξιπρόθεσμους λογαριασμούς για παρακολούθηση. Μπορεί επίσης να παρέχει δεδομένα για την ανάλυση των τρόπων πληρωμής, βοηθώντας στον εντοπισμό ενοικιαστών που καθυστερούν συχνά, μια βασική ανησυχία καθώς το 41% ​​των διαχειριστών ακινήτων αναφέρει την καθυστερημένη ενοικίαση ως κορυφαία πρόκληση .

Μπορεί το Salesforce να βοηθήσει στη διαχείριση της συμμόρφωσης σε πολλές ιδιοκτησίες σε διαφορετικές περιοχές με διαφορετικούς νόμους;

Α: Ναι, η δυνατότητα προσαρμογής του Salesforce επιτρέπει στους διαχειριστές ακινήτων να διαμορφώνουν διαφορετικούς τύπους εγγραφών, πεδία και ροές εργασιών ώστε να ανταποκρίνονται σε ποικίλες τοπικές ή εθνικές νομοθεσίες. Μπορεί να χρησιμεύσει ως κεντρικός κόμβος για τη διαχείριση διαφορετικών απαιτήσεων συμμόρφωσης για ένα παγκόσμιο χαρτοφυλάκιο.