Όταν ακούτε τη λέξη γεγονότα, πιθανότατα θα σκεφτείτε ιδιαίτερες στιγμές. Ειδικά όταν το γεγονός επικεντρώνεται γύρω σας, έχετε την τάση να θυμάστε κάθε λεπτομέρεια που συμβαίνει. Εάν επιθυμείτε να έχετε μια από τις καλύτερες εκδηλώσεις που έχουν φιλοξενηθεί ποτέ, χρειάζεστε πολλές προετοιμασίες, όπως το καλωσόρισμα, οι πωλήσεις εισιτηρίων, οι επιδόσεις, το μενού, οι επιστολές προσκλήσεων, η μεταφορά κ.λπ. Όλα πρέπει να είναι σχεδόν τέλεια, κάτι που θα διαρκέσει πολύ στη μνήμη των πελατών σας.
Ως ιδιοκτήτης ξενοδοχείου, σκέφτεστε τα έσοδα από τα εισιτήρια, τη διατήρηση πελατών, τον τρόπο συγκέντρωσης αποτελεσματικών πωλήσεων, τη διαχείριση της εκδήλωσης κ.λπ. Στον κόσμο των ξενοδοχειακών επιχειρήσεων, ο πιο κερδοφόρος τομέας είναι η φιλοξενία εκδηλώσεων από ένα ξενοδοχείο. Παρέχουν τεράστια κέρδη αλλά έρχονται με το κόστος του άγχους. Θα εξαντλήσουν τους πόρους, τον χρόνο και την προσοχή σας. Εάν δεν ληφθεί μέριμνα, μπορεί να οδηγήσει σε τεράστια απώλεια εάν τα γεγονότα δεν αντιμετωπιστούν σωστά. Η εκδήλωση που μπορεί να έχετε το μεγαλύτερο πρόβλημα να οργανώσετε είναι οι Γάμοι. Είναι υψηλό ρίσκο, υψηλό άγχος και υψηλή ανταμοιβή αν γίνει τέλεια. Πρέπει να παραδώσετε εκατό στα εκατό και να χρησιμοποιήσετε κάθε εργαλείο που έχετε στη διάθεσή σας για να το κάνετε ένα μεγάλο γεγονός.
Αυτό το άρθρο θα παρέχει τις απαραίτητες πληροφορίες για να φιλοξενήσει μια καταπληκτική εκδήλωση. Η φιλοξενία μιας εκδήλωσης μπορεί να φαίνεται τρομακτική και εξαντλητική για πρώτη φορά, αλλά θα επιβιώσετε με καλές οργανωτικές δεξιότητες. Θα συζητήσουμε λοιπόν παρακάτω αυτό που ονομάζουμε «Οδηγός Σχεδιασμού Εκδηλώσεων 101 για μια επιτυχημένη εκδήλωση».
1. Σημειώστε και καθορίστε τους στόχους σας
Για κάθε επιτυχημένη εκδήλωση, πρέπει να έχετε ένα σαφές σχέδιο/στόχο. Ωστόσο, το σχέδιο μπορεί να διαφέρει από τα ενδιαφερόμενα μέρη της εκδήλωσης. Θα ήταν καλύτερο να είχατε όλους, συμπεριλαμβανομένων των ενδιαφερομένων, στην ίδια σελίδα με εσάς. Κάνετε ερωτήσεις που θα δώσουν μια ξεκάθαρη εικόνα για το τι χρειάζονται για να έχουν επιτυχία. Ερωτήσεις όπως οι παρακάτω.
- Λόγοι διοργάνωσης των εκδηλώσεων
- Προσδοκίες από τα γεγονότα
- Μέτρηση επιτυχίας για την εκδήλωση
- Εάν είναι παρόντες όλοι οι ενδιαφερόμενοι
Όταν προσδιορίσετε τους στόχους και τους στόχους μιας εκδήλωσης, θα χρειαστεί να βάλετε μια ισχυρή βάση. Χωρίς γερά θεμέλια, η εκδήλωσή σας μπορεί να καταλήξει να μπερδευτεί και να προκαλέσει καλεσμένους και ενδιαφερόμενους. Αλλά όταν οργανώνετε μια εκδήλωση που κάνει περήφανους τους ενδιαφερόμενους φορείς σας, είναι βέβαιο ότι θα βρείτε περισσότερες θέσεις εργασίας. Καθώς επιτυγχάνετε στόχους, καλό είναι να τους σημειώσετε και να κάνετε μια ανασκόπηση.
2. Οι ευθύνες και οι ρόλοι πρέπει να ανατίθενται σε άτομα
Στη συνέχεια στη λίστα, όταν έχετε σαφώς καθορισμένα σχέδια και στόχους, αναθέστε ρόλους και ευθύνες στους εργαζόμενους. Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλοι όσοι εργάζονται για εσάς βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Θα ήταν καλύτερο να είχατε ένα καλά δομημένο σχέδιο και προσδοκίες από τους εργαζομένους σας. Κάθε άτομο πρέπει να γνωρίζει πότε και τι θα κάνει κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.
Επίσης, αυτές οι αναθέσεις ρόλων συνήθως γίνονται στις εναρκτήριες συναντήσεις που πραγματοποιούνται πριν από την έναρξη της εργασίας. Συνιστάται να ενημερώνετε τους ενδιαφερόμενους για την πρόοδο κάθε εργασίας και να κρατάτε τους πάντες στην ίδια σελίδα. Ορισμένες εκδηλώσεις ενδέχεται να απαιτήσουν από εσάς να οργανώσετε υποεπιτροπές που θα έχουν τον επόπτη τους. Η δομή πρέπει να είναι σαφής και απλή, και θα κάνετε μια εξαιρετική εκδήλωση.
Ρόλοι που μπορούν να ανατεθούν κατά τη φάση σχεδιασμού μιας εκδήλωσης.
- Προγραμματισμός
- Διαχείριση Πωλητών
- Χορηγία
- Μάρκετινγκ
3. Προϋπολογισμός
Μετά την ανάθεση ρόλων και ευθυνών, το επόμενο σημαντικό και σημαντικό βήμα είναι ο «Προϋπολογισμός». Τώρα, έχετε μια καλή στάση σχετικά με τον καθορισμό του προϋπολογισμού της εκδήλωσης. Μπορείτε να αναζητήσετε χορηγούς και άλλες ροές εσόδων για να βοηθήσετε με το κόστος της εκδήλωσης. Αυτή η βοήθεια μπορεί να είναι χρηματική ή σε είδος και οι χορηγοί λαμβάνουν δημοσιότητα σε αντάλλαγμα για αυτό που σας δίνουν.
Ποια έξοδα λοιπόν θα πρέπει να προσβλέπετε ως προγραμματιστής εκδηλώσεων; Περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
- Θα χρειαστεί να προσθέσετε έναν προϋπολογισμό για τον χώρο, εάν δεν έχετε ξενοδοχείο.
- Θα χρειαστεί να διαθέσετε προϋπολογισμό για έναν διακοσμητή που θα σας βοηθήσει με τα σχέδια. Αυτός είναι ένας σημαντικός τομέας, καθώς δημιουργεί την απαραίτητη ατμόσφαιρα που ταιριάζει με την προγραμματισμένη εκδήλωσή σας.
- Ο προγραμματισμός θα χρειαστεί προϋπολογισμό για την περιοχή του. Αυτό περιλαμβάνει πράγματα όπως βασικούς ομιλητές, συγκροτήματα κ.λπ.
- Τα φαγητά και τα ποτά θα πρέπει να έχουν επαρκή προϋπολογισμό για επαγγελματία. Αυτός ο τομέας είναι ο πιο δύσκολος να αντιμετωπιστεί, καθώς μπορείτε είτε να ξοδέψετε υπερβολικά είτε να έχετε ένα κακό αποτέλεσμα. Το καλύτερο θα ήταν να προσέχετε να εξισορροπείτε τα πάντα.
- Ο προϋπολογισμός για τη δημιουργία διαφημίσεων και buzz.
- Προϋπολογισμός για το κόστος του προσωπικού που εργάζεται για εσάς.
- Διάφορος προϋπολογισμός για απρόοπτα έξοδα.
Επίσης, μπορεί να χρειαστεί να προσθέσετε αναμενόμενο εισόδημα, το οποίο θα βοηθήσει στην αξιολόγηση του κέρδους σας. Αυτό το αναμενόμενο εισόδημα μπορεί να είναι δωρεάν εισιτήρια, αλλά τα δωρεάν εισιτήρια έχουν αξία.
4. Εικονικές επιλογές λόγω πανδημίας
Είμαστε σε μια περίοδο που οι εκδηλώσεις μπορούν να γίνουν εικονικά. Αυτή η παγκόσμια πανδημία έχει επηρεάσει τους κανόνες των γεγονότων. Η μόνη ασημένια επένδυση που συνοδεύει είναι ότι οι προγραμματιστές εκδηλώσεων μπορούν να βελτιώσουν την εικονική εμπειρία.
Ως προγραμματιστής εκδηλώσεων για ένα ξενοδοχείο, πρέπει να μάθετε πώς να δημιουργείτε τα συστατικά που χρειάζονται για εικονικές εκδηλώσεις. Μπορείτε να το κάνετε μόνο εικονικό γεγονός ή υβρίδιο ανάλογα με το τι έχετε στη διάθεσή σας.
5. Κλείδωμα των logistics
, 
Υπάρχουν πάντα ώρες χρόνου, ιδρώτα και πόρων για κάθε προγραμματισμένη επιτυχημένη εκδήλωση. Ως προγραμματιστής εκδηλώσεων, είτε για ξενοδοχείο είτε για προσωπικό, πρέπει να διαθέσετε τουλάχιστον τρεις μήνες χρόνο παράδοσης, με ιδανικό χρονικό διάστημα περίπου 6 μηνών. Όταν ορίζετε μια ημερομηνία με τα ενδιαφερόμενα μέρη, βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει μια ημερομηνία που δεν θα επηρεάσει μια βιαστική εργασία. Λάβετε υπόψη πολλούς παράγοντες όταν εξετάζετε την ημερομηνία που θα επιλεγεί, παράγοντες όπως το σχολικό ημερολόγιο, τις αργίες, τον ανταγωνισμό για εκδηλώσεις του κλάδου, κ.λπ. Θα χρειαστεί να επικοινωνήσετε με τα ηχεία σας εάν χρειαστεί.
Αφού επιλέξετε μια ημερομηνία χρέωσης κατά νου (ένα πρέπει πάντα να είναι ο στόχος και δύο αντίγραφα ασφαλείας). Στη συνέχεια, περνάτε από τη λίστα των χώρων και περιορίζετε τις επιλογές σας. Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ο χώρος που θα επιλέξετε μπορεί να φιλοξενήσει τους επισκέπτες για μη ιδιοκτήτες ξενοδοχείου. Οι χώροι μπορούν να διευθετηθούν γρήγορα, αλλά η ημερομηνία όχι, γι' αυτό δεν πρέπει να χάσετε την ημερομηνία.
6. Ένα master plan για κάθε πρόβλημα
Αυτό το έγγραφο θα είναι σαν το βιβλίο του ιερού δισκοπότηρου σας. Θα περιέχει απαντήσεις στις ερωτήσεις όλων. Είναι η αρχή και το τέλος της εκδήλωσής σας. Πρέπει να ενημερώνεται κάθε φορά που περνάει. Το γενικό σχέδιο πρέπει να περιέχει τα ακόλουθα στοιχεία:
- Ο χώρος, τα logistics του προμηθευτή και η τροφοδοσία
- Μπάντα, DJ, ηχείο και διαχείριση ψυχαγωγίας.
- Εκτιμώμενο χρονοδιάγραμμα για κάθε εκδήλωση.
- Σήμανση και εκτύπωση
- Στοιχεία επικοινωνίας για νέους και υπάρχοντες προμηθευτές
- Προγραμματισμός, ψυχαγωγία και δραστηριότητες
- Σχέδιο δημοσίων σχέσεων
Αυτό το βιβλίο εξοικονομεί χρόνο από το να περάσετε όλη τη διαδικασία από την αρχή. Με αυτό το βιβλίο, έχετε ήδη ένα headstart για οποιαδήποτε εργασία προγραμματισμού εκδηλώσεων. Είναι σαν την εύχρηστη Wikipedia στην οποία μπορείτε να επιστρέψετε και να πάρετε ιδέες.
Σύναψη
Ναι, ο προγραμματισμός εκδηλώσεων μπορεί να είναι αρκετά αγχωτικός και να εξαντλήσει πολλή ενέργεια και χρήματα, ιδιαίτερα όταν δεν έχει προγραμματιστεί σωστά. Επομένως, το να είσαι καλά οργανωμένος είναι το αντίδοτο για μια επιτυχημένη εκδήλωση.
Τα γεγονότα πηγάζουν πάντα από έναν ιδιαίτερο στόχο, ο οποίος πρέπει να διατηρείται άθικτος σε όλα τα στάδια σχεδιασμού. Πολλοί ειδικοί θα ζητούσαν από τους προγραμματιστές εκδηλώσεων να σκεφτούν την τελευταία εκδήλωση στην οποία παρακολούθησαν, τους στόχους για τον προγραμματισμό της εκδήλωσης και πόσα μπόρεσαν να επιτύχουν μέσω της εκδήλωσης. Αυτό σηματοδοτεί μόνο τη σημασία του πρώτου βήματος από τα έξι βήματα σε αυτό το άρθρο και πρέπει να ακολουθηθεί δεόντως.
Στην πραγματικότητα, ακολουθώντας τα παραπάνω έξι βήματα θα ήταν τέλειο για να έχετε μια καλά προγραμματισμένη και επιτυχημένη εκδήλωση. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας μέσω του ιστότοπού μας, καθώς οι εκπρόσωποι εξυπηρέτησης πελατών μας θα είναι διαθέσιμοι να ανταποκριθούν στις ερωτήσεις σας 24/7.