Ketika mendengar kata acara, Anda mungkin akan berpikir tentang momen-momen spesial. Terutama ketika acara tersebut berpusat di sekitar Anda, Anda cenderung mengingat setiap detail yang terjadi. Jika Anda ingin menyelenggarakan salah satu acara terbaik yang pernah ada, Anda memerlukan banyak persiapan mulai dari penyambutan, penjualan tiket, penampilan, menu, surat undangan, transportasi, dll. Semuanya harus mendekati sempurna, yang akan bertahan lama dalam ingatan pelanggan Anda.
Sebagai pemilik Hotel, Anda memikirkan pendapatan tiket, retensi pelanggan, cara mengumpulkan penjualan yang efektif, mengelola acara, dll. Dalam dunia bisnis perhotelan, area yang paling menguntungkan adalah penyelenggaraan acara oleh Hotel. Mereka memberikan keuntungan besar tetapi mengorbankan stres. Mereka akan menguras sumber daya, waktu, dan perhatian Anda. Jika tidak hati-hati, hal itu dapat menyebabkan kerugian besar jika acara tidak ditangani dengan benar. Acara yang mungkin menjadi masalah terbesar Anda dalam penyelenggaraannya adalah Acara Pernikahan. Acara ini berisiko tinggi, penuh stres, dan berhadiah tinggi jika dilakukan dengan sempurna. Anda harus memberikan hasil yang memuaskan dan menggunakan setiap alat yang Anda miliki untuk menjadikannya acara yang luar biasa.
Artikel ini akan memberikan informasi yang diperlukan untuk menyelenggarakan acara yang luar biasa. Menjadi tuan rumah acara mungkin tampak menakutkan dan melelahkan untuk pertama kalinya, tetapi Anda akan berhasil dengan keterampilan berorganisasi yang baik. Jadi, di bawah ini kami akan membahas apa yang kami sebut 'Panduan Perencanaan Acara 101 untuk acara yang sukses.'
1. Catat dan tentukan tujuan Anda
Untuk setiap acara yang sukses, Anda perlu memiliki rencana/tujuan yang jelas. Meskipun, rencana tersebut mungkin berbeda dari para pemangku kepentingan acara tersebut. Akan lebih baik jika Anda memiliki pemahaman yang sama dengan semua orang, termasuk para pemangku kepentingan. Anda mengajukan pertanyaan yang akan memberikan wawasan yang jelas tentang apa yang mereka butuhkan agar sukses. Pertanyaan seperti berikut;
- Alasan penyelenggaraan acara
- Harapan dari acara tersebut
- Pengukuran keberhasilan acara
- Jika semua pemangku kepentingan hadir
Setelah mengidentifikasi tujuan dan sasaran suatu acara, Anda perlu meletakkan fondasi yang kuat. Tanpa fondasi yang kuat, acara Anda mungkin berakhir kacau dan memancing amarah tamu dan pemangku kepentingan. Namun, ketika Anda menyelenggarakan acara yang membuat pemangku kepentingan Anda bangga, Anda pasti akan mendapatkan lebih banyak pekerjaan. Saat Anda mencapai tujuan, sebaiknya Anda menandainya dan melakukan peninjauan.
2. Tanggung jawab dan peran harus diberikan kepada individu
Berikutnya dalam daftar, setelah Anda memiliki rencana dan tujuan yang jelas, tetapkan peran dan tanggung jawab kepada para pekerja. Anda harus memastikan semua orang yang bekerja untuk Anda memiliki pemahaman yang sama. Akan lebih baik jika Anda memiliki rencana yang terstruktur dengan baik dan ekspektasi dari para pekerja Anda. Setiap individu harus tahu kapan dan apa yang akan mereka lakukan selama acara berlangsung.
Selain itu, pembagian peran ini biasanya dilakukan dalam rapat awal yang diadakan sebelum pekerjaan dimulai. Sebaiknya Anda memberi tahu para pemangku kepentingan tentang kemajuan setiap pekerjaan dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama. Beberapa acara mungkin mengharuskan Anda untuk mengatur subkomite yang akan memiliki supervisor. Strukturnya harus jelas dan sederhana, dan Anda akan mendapatkan acara yang hebat.
Peran yang dapat ditetapkan selama fase perencanaan suatu acara;
- Pemrograman
- Manajemen Vendor
- Sponsorship
- Pemasaran
3. Anggaran
Setelah menetapkan peran dan tanggung jawab, langkah utama dan penting berikutnya adalah 'Anggaran.' Sekarang, Anda memiliki pendirian yang baik tentang penetapan anggaran acara. Anda dapat mencari sponsor dan sumber pendapatan lain untuk membantu biaya acara. Bantuan ini dapat berupa uang atau barang, dan sponsor mendapatkan publisitas sebagai imbalan atas apa yang mereka berikan kepada Anda.
Jadi, pengeluaran apa saja yang harus Anda nantikan sebagai perencana acara? Berikut ini adalah beberapa pengeluarannya;
- Anda perlu menambahkan anggaran untuk tempat tersebut jika Anda tidak memiliki Hotel.
- Anda perlu menyediakan anggaran untuk dekorator yang akan membantu mendesain. Ini adalah area penting, karena menciptakan suasana yang dibutuhkan sesuai dengan acara yang Anda rencanakan.
- Pemrograman akan memerlukan anggaran untuk bidangnya. Ini termasuk hal-hal seperti pembicara utama, band, dll.
- Makanan dan minuman harus dianggarkan secara memadai sebagai seorang profesional. Area ini adalah yang tersulit untuk ditangani karena Anda dapat mengeluarkan uang terlalu banyak atau menghasilkan hasil yang buruk. Akan lebih baik jika Anda berhati-hati untuk menyeimbangkan semuanya.
- Anggaran untuk iklan dan pembangkitan buzz.
-Anggarkan biaya staf yang bekerja untuk Anda.
- Anggaran lain-lain untuk pengeluaran tak terduga.
Anda juga mungkin perlu menambahkan pendapatan yang diharapkan, yang akan membantu dalam mengevaluasi keuntungan Anda. Pendapatan yang diharapkan ini dapat berupa tiket gratis, tetapi tiket gratis tersebut memiliki nilai tertentu.
4. Pilihan virtual karena pandemi
Kita berada dalam periode di mana acara dapat diselenggarakan secara virtual. Pandemi global ini telah memengaruhi norma-norma acara. Satu-satunya sisi positifnya adalah, para perencana acara dapat meningkatkan pengalaman virtual.
Sebagai perencana acara untuk sebuah Hotel, Anda perlu mempelajari cara menyiapkan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk acara virtual. Anda dapat menjadikannya acara virtual saja atau gabungan, tergantung pada apa yang Anda miliki.
5. Kunci logistik
Selalu ada waktu, keringat, dan sumber daya yang tercurah untuk setiap acara yang sukses direncanakan. Sebagai perencana acara, baik untuk Hotel maupun perorangan, Anda perlu mengalokasikan waktu persiapan setidaknya tiga bulan, dengan jangka waktu ideal sekitar 6 bulan. Saat menetapkan tanggal dengan para pemangku kepentingan, pastikan Anda menetapkan tanggal yang tidak akan memengaruhi pekerjaan yang terburu-buru. Pertimbangkan banyak faktor saat mempertimbangkan tanggal yang akan dipilih, faktor-faktor seperti kalender sekolah, hari libur, persaingan untuk acara industri, dll. Anda perlu bertemu dengan pembicara Anda jika diperlukan.
Setelah menentukan tanggal biaya (satu tanggal harus selalu menjadi target dan dua tanggal cadangan). Selanjutnya, Anda menelusuri daftar tempat dan mempersempit pilihan Anda. Anda harus memastikan tempat yang Anda pilih dapat mengakomodasi tamu yang bukan pemilik hotel. Tempat dapat ditentukan dengan cepat, tetapi tanggal tidak, itulah sebabnya Anda tidak boleh melewatkan tanggal tersebut.
6. Rencana induk untuk setiap masalah
Dokumen ini akan menjadi seperti buku suci Anda. Buku ini akan berisi jawaban atas pertanyaan semua orang. Ini adalah awal dan akhir acara Anda. Buku ini harus diperbarui setiap saat. Rencana induk harus berisi hal-hal berikut;
- Tempat, logistik vendor, dan katering
- Manajemen band, DJ, pembicara, dan hiburan.
- Perkiraan waktu untuk setiap acara.
- Papan Tanda dan Percetakan
- Informasi Kontak untuk vendor baru dan lama
- Pemrograman, hiburan, dan aktivitas
- Rencana hubungan masyarakat
Buku ini menghemat waktu Anda karena tidak perlu lagi melalui seluruh proses dari awal. Dengan buku ini, Anda sudah memiliki awal yang baik untuk pekerjaan perencanaan acara apa pun. Buku ini seperti Wikipedia praktis yang dapat Anda baca kembali dan dapatkan ide.
Kesimpulan
Ya, perencanaan acara bisa sangat menegangkan dan menguras banyak energi dan uang, terutama jika tidak direncanakan dengan baik. Oleh karena itu, menjadi terorganisir dengan baik adalah penawar untuk menyelenggarakan acara yang sukses.
Acara selalu bermula dari tujuan tertentu, yang harus tetap dipertahankan selama tahap perencanaan. Banyak spesialis akan meminta perencana acara untuk memikirkan acara terakhir yang mereka hadiri, tujuan perencanaan acara, dan seberapa banyak yang dapat mereka capai melalui acara tersebut. Ini hanya menandakan pentingnya langkah pertama dari enam langkah dalam artikel ini dan harus diikuti dengan benar.
Sebenarnya, mengikuti enam langkah di atas akan sangat membantu untuk menyelenggarakan acara yang terencana dengan baik dan sukses. Jika Anda memiliki pertanyaan, Anda dapat menghubungi kami melalui situs web kami karena perwakilan layanan pelanggan kami akan siap menjawab pertanyaan Anda 24/7.
_-_A_Complete_Guide.png)
.png)