Guide complet : Logiciel de gestion immobilière d'entreprise pour les propriétaires immobiliers

Les propriétaires peuvent utiliser un logiciel de gestion de logements d'entreprise pour fonctionner plus efficacement, entretenir leurs propriétés de manière transparente et augmenter la valeur de leurs investissements plus régulièrement.

Les systèmes logiciels modernes fournissent un ensemble diversifié d’outils adaptés à un large éventail de types de propriétaires et, à mesure que la qualité des logiciels accessibles aux propriétaires s’améliore, le coût de leur utilisation diminue.

Les logiciels de gestion immobilière pour entreprises ont connu une véritable révolution ces dernières années. Ils sont devenus une ressource extrêmement utile et économique pour tous les propriétaires.

Qu'est-ce que la gestion des logements d'entreprise ?

La gestion des logements d’entreprise consiste à administrer, entretenir et surveiller les propriétés de logements d’entreprise.

La gestion immobilière assure le lien entre les propriétaires et les occupants. Le gestionnaire immobilier est généralement chargé de l'entretien et de la maintenance, ainsi que de la gestion des revenus et des relations avec les locataires.

Devez-vous gérer votre propre propriété ?

Certains propriétaires choisissent de gérer eux-mêmes leurs propriétés et, pour le faire efficacement, vous devez être actif dans les opérations quotidiennes, visiter fréquemment vos immeubles et réagir rapidement aux problèmes de loyer et aux préoccupations des locataires.

De plus, avant de choisir de gérer vos propres propriétés, vous devez tenir compte de votre propre niveau d’expérience.

Certains propriétaires possèdent une vaste expertise en gestion immobilière, tandis que d’autres achètent des propriétés à titre d’investissement mais n’ont jamais géré dans le secteur immobilier auparavant.

Ils ont gagné leur argent dans un secteur complètement différent et ne sont pas capables d’assumer la gestion de leurs propriétés.

En règle générale, confier la gestion de votre propriété à des professionnels est la meilleure option pour votre activité de logement d'entreprise. Cependant, si vous optez malgré tout pour l'autogestion, vous devriez peut-être reconsidérer :

• Si vous ne résidez pas à proximité de votre logement d'entreprise
• Si vous possédez un grand nombre d’unités locatives
• Si vous avez trop de choses à faire

Si vous ne tenez pas compte de ces facteurs, vous risquez de vous sentir dépassé et de finir par faire un travail terrible, mettant en péril la rentabilité et le développement de votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de logement d'entreprise ?

Les solutions logicielles de gestion immobilière d'entreprise offrent aux propriétaires la liberté d'automatiser des tâches administratives chronophages. Elles permettent de suivre non seulement les activités des locataires, mais aussi celles des gestionnaires immobiliers.

Cela permet également d’améliorer la compréhension des données des locataires et des entrepreneurs, vous permettant de réfléchir de manière plus critique et d’améliorer vos services sans augmenter les coûts d’exploitation.

Objectif du logiciel de gestion des logements d'entreprise

Le logiciel de gestion immobilière doit gérer quatre responsabilités clés dans la gestion immobilière :

• Financier
• Commercialisation
• Locataire et occupation
• Facilité
• Administration et gestion des risques

Explorons chacune de ces responsabilités plus en détail ci-dessous :

Financier

La gestion immobilière exige une compréhension des coûts opérationnels et des budgets.

Les prix de location appropriés sont déterminés sur la base de ces informations, qui sont équilibrées par le marché existant et ce qu'il supportera en termes de locations.

Le logiciel de gestion immobilière devrait vous aider à vous familiariser avec les registres comptables, les flux de trésorerie, les impôts sur le revenu et le marketing.

Commercialisation

Les logiciels de gestion immobilière pour entreprises enregistrent automatiquement de nombreuses informations concernant l'âge, le sexe, le motif de la location, le numéro de téléphone et les habitudes d'achat et de dépenses des locataires. Ces variables peuvent ensuite être analysées à des fins marketing afin de révéler des tendances et une répartition spécifiques.

Gestion des locataires

Un logiciel de gestion immobilière d'entreprise contribue à une gestion locative optimale. Ce rôle exige une compréhension des besoins des occupants. Le logiciel de gestion immobilière répond à leurs demandes et suit leurs activités conformément au règlement du bail.

Elle offre également des fonctionnalités permettant de percevoir le loyer à temps et d'évaluer la satisfaction des occupants quant aux prestations du bien par rapport à celles offertes par les locations concurrentes de la région. Cette obligation inclut également l'obligation indésirable d'expulsion en cas de non-respect ou de non-paiement.

Entretien des installations

La gestion physique et l'administration des bâtiments, des installations et des espaces extérieurs font partie intégrante de la gestion immobilière. La propriété physique comprend l'aménagement paysager, l'éclairage, la plomberie, la toiture, les appareils électroménagers et bien plus encore.

Grâce aux fonctionnalités de planification et de rappel, les logiciels de gestion immobilière peuvent être chargés de maintenir les liens avec les constructeurs et les établissements de réparation, d'élaborer des budgets de rénovation et de superviser l'efficacité de toutes les réparations et de l'entretien.

Administration et gestion des risques

Pour les opérations de logement d'entreprise, certains critères de déclaration doivent être respectés. Les registres fiscaux et comptables doivent être conservés avec soin.

Les systèmes de gestion immobilière des entreprises de logement documentent correctement toutes les actions, activités, événements et échanges de locataires pendant une durée donnée, afin de garantir la responsabilité civile. Dans la plupart des juridictions, des normes très strictes régissent l'utilisation des paiements effectués par les locataires.

Caractéristiques de base des logiciels de gestion immobilière pour logements d'entreprise

Voici six fonctionnalités de base qu'une société de gestion immobilière d'entreprise standard propose via son logiciel, pour vous aider à bien gérer vos propriétés.

Collecter les loyers en ligne

Les logiciels de gestion de logements d'entreprise en ligne proposent presque toujours un certain type de paiement en ligne, que ce soit via une connexion tierce ou une solution interne.

La simplicité des paiements en ligne peut vous aider à collecter plus d’argent et donner à vos occupants un sentiment de professionnalisme.

Les multiples options de paiement, telles que PayPal, les cartes de débit, les cartes de crédit, les cryptomonnaies et autres, disponibles dans les systèmes peuvent inciter vos locataires à effectuer leurs paiements. De plus, en début de mois, vous évitez de vous rendre à la banque plusieurs fois par semaine.

Automatiser les notifications

Une relation solide repose sur une communication efficace. Heureusement, les logiciels de gestion immobilière simplifient la tâche. Ils peuvent proposer des alertes de location qui avertissent les locataires lorsque des formalités administratives doivent être remplies, que le loyer ou tout autre paiement est dû ou que le bail est sur le point d'expirer. Ces rappels sont envoyés automatiquement, sans aucune intervention de votre part en tant que propriétaire.

Si vous devez informer les locataires de rénovations, d'entretien ou d'un avis communautaire, la plupart des services de gestion immobilière de logements d'entreprise comme Booking Ninjas vous permettront de le faire par e-mail, SMS ou via une application.

Ces notifications sont également suivies, ce qui peut être extrêmement utile en cas de désaccord ou si vous êtes confronté à une expulsion.

Automatiser la comptabilité

Avec les logiciels de gestion immobilière d'entreprise, vous constaterez que l'automatisation est une tendance courante. Trouver des méthodes pour décharger vos tâches vous permet de vous concentrer sur le développement de votre entreprise ou de vous détendre pendant votre temps libre.

En tant que propriétaire, la comptabilité est l'une des tâches les plus simples à effectuer au quotidien. Elle comprend le suivi des loyers, la documentation des dépenses et la préparation du compte de résultat.

Toutes ces opérations peuvent être facilement automatisées avec un logiciel adapté. Lorsqu'un locataire paie son loyer en ligne, celui-ci est enregistré. Si vous êtes au magasin pour faire vos courses, vous pouvez prendre une photo rapide du reçu et l'enregistrer dans le logiciel.

Certains logiciels de gestion immobilière vous permettent même de vous connecter directement à votre banque, ce qui vous permet d'enregistrer facilement les coûts en même temps que les revenus.

Trouver des locataires

Trouver de mauvais locataires peut vous coûter cher et vous coûter du temps. Trouver de meilleurs locataires est crucial, et heureusement, un logiciel de gestion immobilière peut vous être d'une grande aide.

La plupart des logiciels de gestion immobilière incluent des fonctionnalités qui vous permettent de promouvoir facilement vos biens sur diverses plateformes comme Craigslist et Zillow. Cela garantit quasiment de ne recevoir que des demandes des meilleurs candidats.

De plus, la plupart de ces logiciels de gestion immobilière d'entreprise incluent des fonctionnalités de filtrage. Si ce n'est pas déjà le cas, il est essentiel de filtrer vos locataires.

Un historique financier, juridique et d’expulsion peut révéler beaucoup de choses sur un locataire potentiel pour votre maison et vous aider à éviter les individus qui ne vous causeront que des problèmes.

Maintenance des voies en toute transparence

L'entretien peut être une véritable corvée. Personne n'aime divulguer ses coordonnées personnelles à ses locataires, mais si vous ne consultez pas souvent votre boîte mail, vous risquez de manquer des demandes de renseignements et des communications essentielles avec vos locataires.

Partager l’avancement des travaux de maintenance avec les agents de maintenance et les locataires peut également s’avérer délicat.

Cependant, les logiciels de gestion immobilière incluent presque souvent un type de portail de maintenance qui surmonte ces problèmes.

Les locataires peuvent généralement envoyer des descriptions, des photos, des vidéos et toute autre information nécessaire pour exprimer leurs problèmes d'entretien. Ces informations sont enregistrées dans votre logiciel et peuvent être consultées à tout moment.

Vous recevrez une alerte du programme par courriel ou SMS. Vous n'aurez donc pas besoin de fournir vos informations personnelles.

Vous pouvez envoyer ces tickets à votre service de maintenance ou même les ajouter à votre logiciel de location. Ils auront accès à ces tickets et pourront configurer leurs propres préférences de notifications.

Stockage en nuage

Vous l’avez probablement remarqué à partir de quelques-uns de nos points précédents : le stockage dans le cloud et la facilité d’accès à vos enregistrements, données et documents depuis n’importe où sont très bénéfiques.

Si vous travaillez dans le secteur de la gestion immobilière d'entreprise depuis assez longtemps, vous avez probablement entendu d'innombrables histoires de propriétaires dont les disques durs sont tombés en panne, effaçant des années d'historique de location et d'entreprise.

C'est un véritable cauchemar, surtout si vous recevez une lettre inquiétante de l'IRS. Ce risque est totalement éliminé grâce à un logiciel de gestion immobilière. Il ne se contente pas de stocker vos données en toute sécurité ; il vous permet également de les consulter où que vous soyez.

Si un invité vous demande combien il doit pendant votre absence, vous n'avez pas besoin de retourner chez vous pour le savoir.

Booking Ninjas prend en charge un stockage cloud efficace pour la gestion des logements d'entreprise. Grâce à cette fonctionnalité, il vous suffit de sortir votre téléphone, d'accéder à votre compte et d'obtenir une réponse immédiate.

Caractéristiques d'un bon logiciel de gestion de logements d'entreprise

Les exigences, les systèmes et les méthodes comptables peuvent varier considérablement d'une entreprise à l'autre. Voici quatre conseils à suivre.

Logiciels spécifiques à l'industrie

Il existe une grande variété d'entreprises de logiciels de gestion immobilière, proposant des services variés. Elles peuvent se spécialiser dans :

• Gestion commerciale - pour bureaux, espaces commerciaux et structures industrielles
• Gestion immobilière résidentielle/hôtelière - pour les locations de vacances, les logements étudiants et les logements d'entreprise.
• Gestion immobilière Strata - pour les propriétés multi-unités en copropriété.

Faire appel à une société de logiciels de gestion immobilière spécialisée dans l'hôtellerie est la solution la plus adaptée aux résidences d'entreprise. Ces sociétés proposent des services spécifiques à chaque secteur, pour des propriétés qui privilégient une expérience plus décontractée pour leurs occupants.

Accès à l'information

Un logiciel de gestion immobilière basé sur le cloud permet d'accéder à toutes les informations et données, où que vous soyez et à tout moment. Ainsi, vous n'avez pas besoin d'être présent à votre bureau pour surveiller les données du logiciel.

Ce programme facilite la gestion et l'utilisation des données, avec toutes vos données et informations principales accessibles en ligne et à votre disposition.

Évolutivité

Que vous possédiez une petite ou une grande propriété, un logiciel de gestion immobilière moderne doit gérer tous les types et toutes les tailles de manière transparente.

Une solution logicielle avancée est constamment ouverte à la croissance, aux modifications et aux mises à jour les plus récentes. Un logiciel de gestion immobilière évolutif doit pouvoir s'adapter facilement à l'évolution de vos besoins et exigences.

Booking Ninjas s'appuie sur Salesforce, une infrastructure robuste pour développer votre activité. La plateforme Salesforce évolue constamment pour s'adapter aux besoins du monde des affaires actuel et créer de nouveaux standards à l'ère du numérique.

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Sécurité

Avec un logiciel de gestion immobilière intelligent, vous pouvez être certain que toutes vos informations vitales et personnelles sont conservées en sécurité.

Une bonne solution logicielle de gestion immobilière doit également créer un environnement sécurisé incluant chiffrement, pare-feu et modules de récupération/sauvegarde. Booking Ninjas est partenaire de Sales Force, qui offre une sécurité de pointe.

Meilleur logiciel de gestion de logements d'entreprise

Les principaux logiciels de gestion de logements d'entreprise permettent aux propriétaires de gérer numériquement chaque partie de leur entreprise.

Le logiciel de gestion de logements d'entreprise Booking Ninjas est un logiciel de gestion locative complet qui permet aux gestionnaires immobiliers de tout gérer, des paiements de loyer virtuels au suivi des postes vacants, aux calendriers de maintenance, aux opérations de l'entreprise, à la location et à la comptabilité.

Grâce à la surveillance des locataires et des baux, aux rappels automatiques de loyers et de frais, aux rapports à la demande et à la comptabilité complète, il rationalise le cycle de collecte des prospects jusqu'aux loyers.

Réflexions finales

Il est essentiel d’examiner les caractéristiques non seulement de l’apparence de votre propriété, mais également de ce que vous souhaitez qu’elle devienne à l’avenir.

La plateforme que vous avez choisie pourra-t-elle évoluer avec vous et est-elle rentable pendant la constitution de votre portefeuille ? Dans notre analyse ci-dessus, nous avons partagé quelques pistes pour répondre à ces questions.

En termes de qualité et d'authenticité, Booking Ninjas s'est avéré être un système de gestion immobilière hôtelière performant et axé sur les résultats pour vos besoins de gestion de logements d'entreprise.

Pour en savoir plus sur ce que nous faisons et ce que cela nécessite, planifiez un appel avec nous dès maintenant.