Reserveringsbeheer ter plaatse is de kern van uw bedrijfssucces. Als eigenaar of manager van een accommodatie is de manier waarop u met uw gasten omgaat van groot belang.
Slecht management kan uw horecabedrijf ruïneren. Daarom moet u uw reserveringsbeheer ter plaatse altijd verbeteren.
Met dit essentiële systeem kunt u uw boekingen eenvoudig stroomlijnen, de efficiëntie maximaliseren en de gasttevredenheid vergroten.
We weten hoe essentieel een efficiënt reserveringssysteem is voor uw bedrijf. Daarom hebben we de beste tips op een rij gezet om uw reserveringsbeheer te verbeteren.
Laten we eens duiken in de praktische tips die u helpen uw bedrijf naar een hoger niveau te tillen.
1. Implementatie van een gebruiksvriendelijk reserveringssysteem
De horeca draait op efficiëntie en uitzonderlijke service. U wilt uw gasten de beste ervaring bieden en dat lukt niet zonder de juiste technologie.
Gasten verwachten bijvoorbeeld gepersonaliseerde ervaringen die zijn afgestemd op hun behoeften. Daarvoor is een zorgvuldige planning nodig.
Hoe implementeer je een gebruiksvriendelijk reserveringssysteem?
Vereenvoudig het boekingsproces
Een eenvoudig boekingsproces geeft uw gasten een goede gebruikerservaring. Gebruik een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke interface met minimale formuliervelden en calls-to-action.
Te veel formuliervelden om in te vullen kan vervelend zijn. Vraag alleen om belangrijke informatie.
Gastprofielen en voorkeuren
Reserveringssystemen kunnen u helpen bij het maken van gastprofielen. Deze gastprofielen slaan essentiële informatie van elke gast op, zoals contactgegevens en voorkeuren.
Met deze gegevens kunt u hun ervaringen bij toekomstige boekingen personaliseren. Uw gasten voelen zich daardoor gewaardeerd en tevreden.
Regelmatige systeemupdates en testen
Technologie heeft nu eenmaal een gevoelig karakter voor fouten, zoals systeemstoringen en trage reacties.
Zorg er daarom voor dat u uw reserveringssysteem regelmatig bijwerkt.
Regelmatige systeemupdates en tests zorgen ervoor dat het systeem soepel functioneert en gebruiksvriendelijk blijft.
Feedback en beoordelingen van gasten
Moedig gasten aan om feedback en recensies over hun boekingservaringen op de website achter te laten. Met hun feedback en recensies kunt u verbeterpunten identificeren en positieve ervaringen op uw website presenteren.
Als u als vastgoedbeheerder uw prestaties wilt verbeteren en meer gasten wilt aantrekken, moet u een naadloos en gebruiksvriendelijk reserveringssysteem omarmen.
En de beste manier om dat te doen is via een geavanceerder Property Management System (PMS) zoals Booking Ninjas.
Met een PMS kunt u uw gasten, verkoop en andere belangrijke gegevens digitaal beheren, op één plek.
Dat is nog niet alles!
Met dit systeem blijft u de concurrentie voor, verhoogt u uw omzet, vermindert u het aantal boekingsfouten en biedt u uw gasten een prettige ervaring.
Dit betekent meer klantloyaliteit.
2. Mobiele compatibiliteit en gemak
Uw reserveringsproces moet zo soepel en toegankelijk mogelijk verlopen. Mensen zijn erg spontaan en gebruiken hun mobiele apparaten veel. Statistieken tonen zelfs aan dat 92,3% van de internetgebruikers via hun mobiele telefoon internet gebruikt.
Dit betekent dat de kans groot is dat gasten reserveringen willen maken via hun mobiele apparaat.
Ze kunnen onderweg een reservering maken, zonder dat ze hoeven te wachten tot ze toegang hebben tot een desktop of pc.
Het is echter niet voldoende om mobiele boekingen mogelijk te maken. Je moet er ook voor zorgen dat de mobiele boekingservaring naadloos en soepel verloopt.
De boekingservaring moet aansluiten bij de nieuwste trends op het gebied van mobiel boeken.
3. Gecentraliseerde informatie en integratie
Integratie van uw reserveringssysteem met andere afdelingen maakt het beheer eenvoudiger. U communiceert naadloos met alle medewerkers, creëert een harmonieuze workflow en verhoogt de efficiëntie.
Silo's zijn niet nodig.
Voordelen van het integreren van het reserveringssysteem met andere afdelingen
Verbeterde samenwerking en synchronisatie
Gecentraliseerde integratie bevordert de samenwerking met andere afdelingen en maakt deze productiever. Teams kunnen perfect synchroon werken en zo een naadloze gastervaring garanderen, van boeking tot uitchecken.
Realtime updates over kamerbeschikbaarheid en -status
Door de centrale integratie van het reserveringsbeheersysteem verbetert u niet alleen de samenwerking, maar ook de communicatie en de kwaliteit van uw informatie.
U krijgt realtime gegevens over beschikbare kamers en hun staat.
Als vastgoedbeheerder is het erg belangrijk om uw woningvoorraad te kennen. Zo voorkomt u dubbele boekingen en last-minute verrassingen.
4. Stimulansen voor directe boekingen
Een andere belangrijke tip is om directe boekingen te stimuleren. Gasten hoeven niet via externe platforms te boeken.
Het probleem met deze platforms is dat het risico op fouten groot is.
De meeste externe boekingssites maken het bijvoorbeeld onmogelijk voor gasten om hun reservering te wijzigen. Dit komt doordat deze sites vaak een no-refund-beleid hanteren.
Om het nog erger te maken, is het vaak lastig om reserveringsproblemen zoals dubbele boekingen op te lossen wanneer er een tussenpersoon bij betrokken is (externe boekingssites). Gasten kunnen beter rechtstreeks met de bron communiceren.
Een andere reden waarom het gebruik van boekingssites van derden niet aan te raden is, is dat ze een zeer irritante klantenservice kunnen hebben die de klantervaring kan frustreren. Deze slechte service kan uw bedrijfsimago schaden.
Het is daarom het beste om alle boekingen via uw site te laten verlopen.
Met een efficiënt reserveringsbeheersysteem kunt u alle directe boekingen vanaf uw site foutloos beheren.
Als u rechtstreeks vanaf uw site boekt, krijgen uw gasten toegang tot exclusieve aanbiedingen en meer persoonlijke ervaringen.
Als u de klantervaring wilt verbeteren, bied dan waardevolle prikkels en beloningen.
Wat is het addertje onder het gras?
U krijgt belangrijke data-inzichten over uw klanten wanneer ze rechtstreeks via uw website reserveren. Deze inzichten helpen u een persoonlijkere ervaring voor uw klanten te creëren en een gerichte marketingstrategie te ontwikkelen voor de groei van uw bedrijf.
5. Personalisatie en gastbetrokkenheid
De hospitalitysector is geëvolueerd en richt zich nu op personalisatie en gastbetrokkenheid. Dit zijn de kernpunten van uitzonderlijke ervaringen.
Wanneer u het reserveringsproces personaliseert, laat u uw gasten zien dat u echt waarde hecht aan hun behoeften en voorkeuren.
Dit vergroot niet alleen de tevredenheid, maar zorgt ook voor een gevoel van loyaliteit waardoor klanten steeds terugkomen.
Belangrijkste strategieën voor het personaliseren van het reserveringsproces
- Let tijdens het boeken op de informatie van gasten. Zo krijgt u inzicht in hun voorkeuren en verblijfsgeschiedenis.
- Spreek je gasten direct aan door ze bij hun naam aan te spreken. Door gasten bij hun naam aan te spreken, voelen ze zich meer op hun gemak en is de sfeer minder informeel. Je kunt ook persoonlijke aanbevelingen sturen.
- Beloon terugkerende gasten met exclusieve extraatjes, kortingen en upgrades. Wie zou er na zo'n ervaring niet terugkeren? Je kunt gasten ook de vrijheid bieden om extra's en ervaringen te kiezen die aansluiten bij hun interesses.
Een goede personalisatiestrategie komt niet tot stand door simpelweg te gokken. Je moet doelbewust waardevolle en specifieke gastgegevens verzamelen die hun voorkeuren weergeven.
Je kunt verzamelen:
- Gastonderzoeken
- Analyseer boekingspatronen
- Maak gebruik van technologie. Hierbij hebt u de kracht nodig van een uitstekend PMS zoals Booking Ninjas om gastgegevens te centraliseren en er met één druk op de knop toegang toe te hebben.
- Train uw personeel in het op ethische en effectieve wijze verzamelen en gebruiken van gastinformatie.
Gasten zijn bereid hun informatie te delen als ze zich op hun gemak, gewaardeerd en betrokken voelen. Focus dus ook op het opbouwen van een echte band met hen.
6. Dynamische prijsstrategie
Prijs is alles. Je moet een prijsstrategie hebben die je winst garandeert en gasten niet afschrikt.
Dynamische prijsstelling is een kunst van flexibiliteit. Het stelt je in staat om de perfecte prijs op het perfecte moment te bepalen.
Voordat u uw dynamische prijsstrategie creëert en implementeert, moet u de markttrends in de horeca in de gaten houden.
Trends veranderen voortdurend, dus het is verstandig om op de hoogte te blijven van wat wel en niet werkt.
Analyseer daarnaast historische gegevens, gastgedrag en analyseer de prijzen van concurrenten om zo de perfecte prijsstrategie te bepalen.
Uw prijsstrategie moet echter afgestemd zijn op uw specifieke woning. Het is niet raadzaam om één prijsstrategie voor verschillende woningen te gebruiken, tenzij het werkt.
7. Zorgen voor een veilige betalingsverwerking
Als het gaat om reserveringsbeheer ter plaatse, is veiligheid een absolute must. Gasten willen er zeker van zijn dat hun belangrijke financiële gegevens veilig zijn.
Vertrouwen is de basis voor elk succesvol horecabedrijf. Uw gasten vertrouwen u hun financiële gegevens toe en het is uw verantwoordelijkheid om deze zorgvuldig te beschermen.
Wat moet je dan doen?
Kies voor een veilig betalingssysteem. Het beschermt niet alleen gevoelige informatie, maar maakt uw accommodatie ook een veilige haven voor reserveringen.
Maak gebruik van veilige betalingsgateways en normen voor gegevensbescherming om ervoor te zorgen dat de transacties van uw gasten in veilige handen zijn.
Veiligheid is niet zomaar een functie; het is een streven naar het welzijn van uw gasten.
8. Consistente communicatie met gasten
Consistente communicatie met je gasten is essentieel, van de boeking tot het uitchecken. Het laat zien dat je er bij elke stap bij bent en dat geeft ze meer zelfvertrouwen.
Uw gasten hebben bovendien meer vertrouwen in hun reservering als u hen direct bevestigingen en herinneringen stuurt.
Door uw gasten op tijd te herinneren aan hun reservering, laat u zien dat u uitkijkt naar hun komst.
Ten tweede, houd ze vóór hun aankomst op de hoogte van de nieuwste aanbiedingen, voorzieningen en evenementen in uw accommodatie. U kunt ze bereiken met gepersonaliseerde berichten, aantrekkelijke aanbiedingen en insidertips.
Het doel hiervan is om uw gasten verbonden te houden. Een verbonden gast is een tevreden gast, en een comfortabele gast is uw beste ambassadeur.
9. Opleiding en ontwikkeling van personeel
Uw receptiepersoneel is vaak het eerste contactpunt voor uw bedrijf. Hier begint de gastvrijheidservaring voor uw gasten.
Het personeel bij de receptie is het visitekaartje van uw accommodatie.
Hun rol is erg belangrijk, vooral bij het beheer van reserveringen.
Het belang van een goede training van receptiepersoneel
De eerste indruk is belangrijk
Het personeel bij de receptie is vaak degene die het reserveringsproces afhandelt. Het reserveringsproces bepaalt de sfeer van het gehele verblijf van de gast.
Daarom moet het personeel bij de receptie goed zijn opgeleid om uitstekende service aan klanten te verlenen.
Dit laat een blijvende positieve impact achter.
Hogere kwaliteit van dienstverlening
Een kwalitatief goede service is een belangrijke factor die uw omzet verhoogt en waarmee u zich onderscheidt van de concurrentie.
In de horeca draait het erom dat je aan je klanten laat zien dat je om hun welzijn geeft.
Slechte klantenservice is in strijd met alles waar gastvrijheid voor staat en is onvergeeflijk.
Laten we eens kijken.
Tijdens het reserveringsproces kan een gast veel vragen stellen. Het enige dat nodig is, is goed opgeleid personeel aan de receptie dat geduldig en zorgvuldig alle nuttige informatie verstrekt die de gast nodig heeft.
Dat is goede klantenservice, dat vergeten gasten niet snel.
Wanneer u investeert in de training van uw personeel, investeren zij in uw klanten. Uitstekende klantenservice zorgt ervoor dat gasten zich op hun gemak voelen en terugkeren.
Uit statistieken van Salesforce blijkt dat 80% van de klanten zegt dat de ervaring die een bedrijf biedt net zo belangrijk is als wat zij aanbieden.
10. Stroomlijning van in- en uitcheckprocessen
Stel je voor: een gast arriveert, vermoeid van de reis, en staat te popelen om zich te installeren en jouw uitzonderlijke service te ervaren. Een soepele check-in zet de toon voor hun hele verblijf.
Ook een probleemloos uitchecken laat een blijvende indruk achter.
Efficiënte processen vergroten niet alleen de tevredenheid van gasten, maar versterken ook de reputatie en beoordelingen van uw accommodatie.
Hoe u in- en uitcheckprocessen kunt stroomlijnen
Maak gebruik van mobiel inchecken en communicatie vóór aankomst
U hebt de kracht van technologie nodig om een naadloze in- en uitcheckervaring te creëren. Met mobiel inchecken kunnen gasten de formaliteiten snel afhandelen met slechts een paar tikken op hun smartphone.
Bovendien zorgt communicatie vóór aankomst voor een warm welkom, wat de weg vrijmaakt voor persoonlijke interacties. Zo voelen gasten zich vanaf het begin gewaardeerd.
Minimaliseren van wachttijden voor gasten
Niets is zo pijnlijk als wachten, vooral als het onnodig is. Lange wachtrijen zijn nog erger.
Om deze vreselijke gebeurtenis te voorkomen, moet u zich richten op het gebruik van efficiënte systemen en goed opgeleid personeel.
Het in- en uitchecken moet zo snel en stressvrij mogelijk verlopen.
11. Upselling-kansen identificeren
Upselling is niet zomaar een extraatje, het is een krachtige omzetverhoger. Het promoten van uw premium services en kamerupgrades biedt u de kans om uw winst te verhogen en klanten tevreden te stellen.
Als het om upselling gaat, is het belangrijk om uw personeel de juiste vaardigheden te geven.
Ze moeten moeiteloos upsell-prospects kunnen herkennen. Niet elke klant is een goede kandidaat voor upsell.
Stel dat een gast tevreden is met een aanbod, dan kunt u een extra verkoopargument aandragen door een vergelijkbaar aanbod als extraatje aan te bieden.
Stel dat een gast tevreden is met de geboekte, geüpgradede hotelkamer, dan is dat een mooie kans om extra te verkopen. Het personeel kan extra spabehandelingen of buffetreserveringen voorstellen.
Het mooie van upselling is dat u aanbiedt wat relevant is voor de klant en tegelijkertijd uw winst verhoogt.
Het is een win-winsituatie voor beide partijen.
Je upsells moeten waardevol zijn als je wilt dat klanten tevreden zijn. Je kunt extra services en kamerupgrades aanbieden.
Het draagt bij aan een heerlijke en luxueuze ervaring.
Hoe een vastgoedbeheersysteem kan helpen
Van de effectieve tips die we u hebben gegeven, is de eerste en belangrijkste een efficiënt Property Management System (PMS). Niet alle PMS-software is echter zo effectief als ze beweren.
Gelukkig is hier Booking Ninjas voor u beschikbaar.
Wij zijn niet zomaar een PMS, wij zijn het allereerste cloudgebaseerde PMS dat samenwerkt met Salesforce. Met onze PMS-software kunt u uw reserveringsbeheer verbeteren en een uitzonderlijke ervaring bieden.
Het is zeer gebruiksvriendelijk en efficiënt, omdat u er snel reserveringen mee kunt maken, realtime informatie over de beschikbaarheid van kamers kunt bekijken en uw in- en uitcheckprocessen kunt vereenvoudigen. We hebben ook een mobiele app die het reserveren van reserveringen voor uw gasten gemakkelijker maakt.
Booking Ninjas is meer dan alleen een PMS. Wij zijn wat uw bedrijf nodig heeft om naar een hoger niveau te tillen.
Wilt u uw reserveringsbeheer verbeteren? Bezoek dan onze website of plan een afspraak met ons in .
Wij leggen u graag alles uit wat u moet weten over ons Property Management Systeem.