La previsión de ocupación es el proceso de predecir la demanda futura de habitaciones para optimizar las operaciones del hotel y la gestión de ingresos. Es una piedra angular del éxito en la industria hotelera, permitiendo a los hoteleros tomar decisiones informadas sobre precios, personal y asignación de recursos.
Sin embargo, los métodos tradicionales de previsión, como las hojas de cálculo manuales y la dependencia de datos históricos estáticos, a menudo no son efectivos. Estos métodos son propensos a errores, consumen mucho tiempo y no pueden adaptarse a cambios en tiempo real.
La pandemia de COVID-19 ha complicado aún más la previsión al interrumpir los patrones históricos de viajes, lo que hace que los datos pasados sean menos confiables. Además, muchos gestores de ingresos solo prevén un mes a la vez, repitiendo un proceso tedioso sin obtener conocimientos a largo plazo.
Una previsión de ocupación precisa ofrece beneficios transformadores. Por ejemplo, una reducción del 20% en el error de previsión puede traducirse en un aumento del 1% en los ingresos incrementales, al mismo tiempo que mejora la experiencia de los huéspedes y la eficiencia operativa.
Qué considerar al prever la ocupación
Datos históricos
- Analice las tasas de ocupación pasadas, el ADR (Tarifa Promedio Diaria) y el RevPAR (Ingresos por Habitación Disponible) para el mismo período de tiempo.
- Identifique las tendencias interanuales teniendo en cuenta anomalías, como la menor ocupación de octubre de 2021 debido a cancelaciones de eventos posteriores al COVID.
- Utilice los datos históricos como una línea base, pero evite depender demasiado de ellos; el rendimiento pasado no garantiza resultados futuros.
Estacionalidad y eventos especiales
- Examine las tendencias estacionales, como el aumento de la ocupación en invierno en Orlando para convenciones o el turismo por el follaje de otoño en el noreste de EE. UU.
- Considere los días festivos, eventos locales y su impacto anticipado en la demanda utilizando calendarios de eventos y proyecciones de asistentes.
- Aproveche los datos históricos para evaluar cómo eventos similares han influido previamente en la ocupación.
Tendencias del mercado y factores impulsores de la demanda
- Monitoree las tendencias de la industria y las condiciones económicas. Por ejemplo, STR y Tourism Economics predicen un aumento del +2.0% en el RevPAR en 2024, impulsado por la moderación de la inflación y sólidos balances familiares.
- Esté atento a la actividad de los competidores, como cambios en los precios, renovaciones o aperturas de nuevos hoteles.
- Identifique los factores clave de demanda en su mercado, como los viajes de negocios, los viajes de placer o las reservas de grupos.
Recogida y ritmo
- Realice un seguimiento del ritmo de las reservas en comparación con los períodos anteriores para identificar tendencias.
- Analice los patrones de recogida para detectar fluctuaciones en la demanda, observando qué segmentos de huéspedes están impulsando los cambios.
- Ajuste las previsiones en tiempo real según estos conocimientos.
Segmentación y patrones de estancia
- Divida la ocupación por segmentos de huéspedes, como transitorios, grupos o corporativos.
- Analice la duración promedio de la estancia y los patrones de días de la semana para cada segmento a fin de anticipar posibles desafíos.
- Incorpore las tasas de cancelación en las previsiones, con suposiciones específicas para cada segmento (por ejemplo, una tasa de cancelación del 10% para las reservas de grupos).
Factores únicos
- Tenga en cuenta las circunstancias específicas del hotel, como renovaciones o nuevos servicios, que podrían afectar la disponibilidad o la demanda de habitaciones.
- Considere influencias externas como la actividad de los competidores o desastres naturales.
- Prepárese para eventos imprevistos construyendo flexibilidad en su proceso de previsión.
Pasos para crear una previsión de ocupación
Defina el marco temporal de la previsión
Las previsiones semanales son ideales para ajustes a corto plazo, mientras que las previsiones mensuales o trimestrales brindan información estratégica. Considere el ritmo de las reservas y la dinámica del mercado para determinar qué marco temporal se adapta mejor a las necesidades de su hotel.
Recopile datos históricos
Utilice su Sistema de Gestión de Propiedades (PMS) para extraer datos sobre tasas de ocupación, ADR y RevPAR. Complete esto con información de herramientas de inteligencia de mercado para obtener una ventaja competitiva. Los datos históricos ayudan a identificar patrones y sirven como punto de partida para las predicciones.
Analice los impulsores de la demanda
Considere factores externos como eventos, estacionalidad y condiciones económicas que afectan el comportamiento de las reservas. Analice cómo estos elementos han influido históricamente en la demanda y utilice esta información para afinar su previsión.
Un enfoque proactivo en el análisis de la demanda puede mejorar significativamente la precisión.
Segmenta tu mercado
Dividir su mercado en segmentos permite una previsión más detallada. Analice los patrones para huéspedes transitorios, reservas de grupos y viajeros corporativos para comprender sus comportamientos únicos.
Preste atención a las variaciones en la duración de la estancia y las ventanas de reserva para cada segmento. Esta segmentación ayuda a personalizar las estrategias para maximizar los ingresos y la ocupación.
Desarrolle una previsión base
Crear una previsión base implica sintetizar datos históricos e información sobre la demanda. Utilice esta proyección inicial como referencia para identificar tendencias y posibles brechas.
Una previsión base sólida proporciona un punto de partida claro para ajustes y mejoras adicionales, asegurando un enfoque integral para la planificación.
Ajuste las previsiones
Incorpore datos de recogida y ritmo de reservas para identificar tendencias emergentes. Ajuste según las variaciones en la mezcla del mercado y factores únicos como cancelaciones o acciones de los competidores.
Este enfoque dinámico asegura que su previsión permanezca precisa y sea operativa.
Monitoree y refine
La previsión no es una actividad única, sino un proceso continuo. Actualice regularmente su previsión para reflejar nuevos datos, tendencias y condiciones del mercado.
El monitoreo y la mejora continuos permiten respuestas ágiles a los cambios, asegurando que su estrategia esté siempre a la vanguardia.
Herramientas y tecnología
Software de previsión hotelera
Las herramientas modernas de previsión automatizan procesos, integran datos en tiempo real y proporcionan análisis avanzados. Las opciones de software populares suelen incluir características como modelado predictivo, paneles dinámicos y planificación de escenarios.
Herramientas de inteligencia empresarial
Las herramientas de BI complementan la previsión al proporcionar información sobre el rendimiento histórico, las tendencias del mercado y la actividad de los competidores. Estas herramientas permiten tomar decisiones basadas en datos y mejoran la precisión de las previsiones.
Mirando hacia el futuro: Previsión para el éxito
Una previsión precisa de ocupación es esencial para maximizar los ingresos, agilizar las operaciones y ofrecer experiencias excepcionales a los huéspedes. Al adoptar un enfoque basado en datos y aprovechar las herramientas modernas, los hoteleros pueden navegar las complejidades del mercado actual con confianza.
Maximice los ingresos y mejore la satisfacción del huésped con un sistema de gestión de propiedades que ofrece previsión precisa de ocupación e información basada en datos.
