En tant que propriétaire ou gérant d'un petit hôtel, il est bien sûr de votre responsabilité de veiller au bon fonctionnement de l'établissement. Cela comprend tous les aspects de son fonctionnement régulier, comme la gestion des réservations, l'accueil des visiteurs et la propreté et l'entretien de l'établissement.
En revanche, gérer une grande entreprise hôtelière nécessite l'utilisation de systèmes de gestion pour rationaliser ses opérations quotidiennes. Nombreux sont ceux qui se demandent ce dont un hôtel a besoin pour prospérer sur un marché concurrentiel : au moins deux choses : (1) offrir une présence en ligne qui simplifie les réservations ; (2) offrir un excellent service client pour que les voyageurs qui reviennent dans votre région le choisissent à nouveau.
L'automatisation des opérations quotidiennes et des activités administratives est essentielle pour fidéliser la clientèle, car elle permet d'offrir un service constant et de haute qualité. Chaque activité d'un hôtel doit être surveillée, car il s'agit d'un système complexe qui englobe les actions de nombreux services. Les hôteliers utilisent diverses méthodes pour y parvenir, notamment les feuilles de calcul, les formats papier et les systèmes de gestion hôtelière unifiés.
Tout cela, et bien plus encore, est rendu plus accessible par un bon système de gestion hôtelière, gérant directement ou indirectement l'activité de l'hôtel. La solution logicielle peut gérer directement de nombreuses tâches de manière autonome, et indirectement, en vous libérant de nombreuses heures de temps pour des tâches plus importantes, comme la satisfaction de vos clients.
En savoir plus : Comment fonctionne la gestion hôtelière
Il est important de noter que l'achat d'un système de gestion hôtelière est similaire à l'achat d'un système de gestion immobilière, d'un système de réception, d'un logiciel de gestion de chambres d'hôtes, etc. Vous ne connaissez peut-être pas ces termes, mais ils désignent tous la même technologie et servent le même objectif ; il existe simplement de nombreux synonymes !
Dans cet article, nous aborderons le système de gestion hôtelière (SGE) qui gère les réservations, les opérations de front-office et de back-office, la gestion des canaux de distribution, et bien plus encore. Vous découvrirez les différents types de SGE, leurs fonctionnalités essentielles et cinq indicateurs indiquant que votre établissement hôtelier a besoin d'un nouveau système de gestion.
Qu'est-ce qu'un système de gestion hôtelière ?
Un système de gestion hôtelière (SGE) est un ensemble de logiciels qui assurent le bon fonctionnement de l'hôtel. Les logiciels de comptabilité, de gestion de la relation client (CRM) et une multitude de logiciels spécifiques à un secteur d'activité n'en sont que quelques exemples. En résumé, un système de gestion hôtelière (SGE) est une solution logicielle qui simplifie la gestion des opérations et des fonctions hôtelières telles que la réception, les ventes, la planification et la comptabilité.
Types de systèmes de gestion hôtelière
Auparavant, les logiciels de gestion hôtelière n'étaient disponibles que sur site. Il fallait acheter un logiciel et l'installer sur les ordinateurs de votre établissement. L'utilisation des applications était donc difficile, sauf sur place. Des solutions cloud hôtelières sont récemment apparues, vous permettant d'accéder à vos applications et de les contrôler où que vous soyez connecté à Internet. Voici un aperçu des deux types de logiciels de gestion hôtelière actuellement disponibles.
1. HMS sur site
Les logiciels hôteliers sur site étant utilisés depuis longtemps, leurs fonctionnalités ont été peaufinées au fil du temps pour répondre aux besoins du secteur hospitalier. Cela conduit souvent à un ensemble hétéroclite de fonctionnalités complexes à utiliser, notamment pour les employés peu familiarisés avec un logiciel particulier.
2. HMS basé sur le cloud
Les solutions hôtelières cloud offrent des interfaces intuitives et intuitives qui permettent à votre personnel de se concentrer sur le client plutôt que de se perdre dans des applications complexes et souvent redondantes. Les développeurs ajoutent de nouvelles fonctionnalités aux applications hôtelières cloud à mesure que le marché se développe et que de plus en plus d'hôtels les adoptent.
De plus, le programme étant hébergé dans le cloud, les opérateurs ont souvent accès à la mise à jour la plus récente sans avoir besoin de l'avis du service informatique. Disposer de la version la plus récente vous garantit une conformité avec l'évolution des lois et réglementations locales.
Fonctions clés du système de gestion hôtelière (HMS)
- Opérations de réception
Un réceptionniste peut utiliser un logiciel de gestion hôtelière pour consulter et modifier le statut des réservations de chambres, enregistrer les clients à leur arrivée et à leur départ, et traiter les paiements. Un client souhaite s'enregistrer le plus rapidement possible à son arrivée à l'hôtel. Dans ce cas, l'assistance d'un réceptionniste est essentielle ; les réceptionnistes peuvent donc réserver du temps pour l'aider. Certains systèmes de gestion hôtelière permettent l'intégration de bornes d'enregistrement ou l'enregistrement et le départ par QR code.
- Gestion des revenus
Un HMS constitue une étape importante vers l'amélioration des indicateurs de gestion des revenus hôteliers, tels que le taux d'occupation, le RevPAR (revenu par chambre disponible) et le tarif journalier moyen (ADR), tous essentiels à la performance financière d'un hôtel. Si l'intégration des GDS et des OTA peut contribuer à optimiser ces tarifs, les systèmes de gestion des revenus peuvent aider les gestionnaires à comprendre comment ajuster les processus pour améliorer les performances et maîtriser les coûts. Ce module de réservation contribue à augmenter le revenu global des chambres en utilisant les prévisions pour maximiser le taux d'occupation et déterminer s'il convient d'augmenter ou de réduire les taux d'inventaire.
- Réservation
Tous les détails de l'inventaire et les dates sont stockés dans un système de réservation hôtelière, qui transmet ces informations à la réception. Ce système doit être relié au moteur de réservation du site web et aux autres canaux de distribution. Les hôtels indépendants disposent généralement de leur propre système de réservation, tandis que les chaînes hôtelières utilisent généralement un système centralisé pour l'ensemble de leurs établissements.
- CRM et gestion des données clients
Les hôteliers doivent collecter et organiser les informations clients afin de rester en contact avec leurs clients actuels et passés, pendant et après leur départ. Le module CRM du logiciel de gestion doit fonctionner en synergie avec la réception et le système de réservation pour collecter toutes les informations clients. Il facilite le stockage des informations clients et offre une base de données facilement accessible. Il fournit également les coordonnées des clients avant et après leur séjour. Si un hôtel dispose déjà d'un CRM, le PMS doit pouvoir s'y intégrer.
5 signes indiquant que votre entreprise hôtelière a besoin d'un nouveau système de gestion
1. Peu d'idée ou de contrôle sur l'entreprise
L'objectif principal d'un HMS est d'assurer le bon fonctionnement de votre hôtel. Un HMS répondant aux besoins de reporting de votre établissement est essentiel à sa réussite à long terme. Si votre système actuel rend difficile, voire impossible, la production des chiffres nécessaires à l'évaluation et au développement de votre entreprise, il est temps d'en changer.
L'ADR et le RevPAR sont essentiels à la croissance de tout secteur hôtelier, notamment pour le suivi et l'analyse des indicateurs clés de performance (KPI). Chaque établissement étant différent, des rapports supplémentaires adaptés à ses activités peuvent être nécessaires. Un bon HMS vous permettra de créer des rapports personnalisés, de filtrer, de trier rapidement et d'exporter les informations dont vous avez besoin.
Installer un logiciel de gestion hôtelière sur un seul ordinateur à la réception nuit à la productivité et au service, obligeant les employés à quitter leur travail et à revenir à la réception dès qu'ils ont besoin de consulter ou de mettre à jour des informations. Mais il n'en est pas forcément ainsi. Un HMS basé sur le cloud offre la polyvalence opérationnelle nécessaire pour gérer votre hôtel où que vous soyez, à tout moment et en quelques clics.
2. Votre personnel continue à se débattre avec une chose ou une autre
L'utilité d'un HMS se révèle lorsque vos employés peuvent l'utiliser aussi naturellement et efficacement que vous ! Il faut également être vigilant quant à la nécessité de plusieurs jours de formation avant que les employés puissent utiliser la méthode. Cela ne doit pas nécessairement être si épuisant. Un HMS intelligent est simple et facile à utiliser.
Tous les employés doivent pouvoir accéder et utiliser facilement le HMS, qu'il s'agisse de la réception, du service d'entretien, du gérant du restaurant ou des employés des points de vente. Si ce n'est pas le cas, il est temps de mettre en place une nouvelle structure de gestion.
3. Intégration avec des applications tierces
En théorie, tout framework logiciel s'intègre à un autre. Cependant, si vos systèmes périphériques ne communiquent pas en temps réel avec votre HMS et que les données provenant de solutions tierces doivent être saisies manuellement, vous perdez du temps et de l'argent, et vous risquez des erreurs. Il est temps de changer !
Les systèmes existants nécessitent la création d'interfaces coûteuses et chronophages, qui peuvent prendre des mois (voire plus) et nécessitent des mises à jour constantes à chaque ajout d'application ou de fonctionnalité. Privilégiez un HMS open source, basé sur le cloud et doté de modules configurables pour optimiser votre évolutivité et pérenniser vos opérations.
4. Drainage du support fournisseur et de la maintenance
Lorsque votre service et votre support HMS vous coûtent du temps, des ressources et de l'efficacité, il est temps de changer. Les systèmes sur site nécessitent des mises à jour fréquentes, parfois coûteuses, et de nombreux fournisseurs facturent des frais mensuels élevés pour le support, les mises à niveau de performances et les personnalisations logicielles.
Si vous souhaitez investir dans votre propre matériel, vous devrez immédiatement verser un acompte. Avec le cloud, ce n'est pas le cas. Haute efficacité, sauvegardes de données, fiabilité, protection et tarification mensuelle clé en main incluant le service client, les mises à jour, la surveillance, l'hébergement, etc., sont autant de caractéristiques d'un HMS basé sur le cloud. Comparé aux infrastructures traditionnelles, le cloud est beaucoup plus économe en énergie.
5. Faible retour sur investissement
Votre système de gestion de la relation client (HMS) vous permet non seulement de gagner du temps et de l'argent, mais aussi de générer des revenus pour votre entreprise. Vous avez besoin d'une infrastructure offrant un retour sur investissement élevé, allant de l'automatisation des ventes incitatives et du marketing à la gestion et à l'analyse des ventes. Imaginez que votre système ne propose pas d'automatisation du marketing, un moteur de réservation intégré, des informations sur l'historique et les séjours des clients, ni des tableaux de bord conviviaux avec des indicateurs clés de performance (KPI) pour vous aider à mieux comprendre vos clients. Dans ce cas, vous passez à côté de réductions de coûts grâce à une efficacité accrue du personnel et de revenus accrus grâce à l'augmentation des ventes et à la fidélisation de vos clients.
Conclusion
Remplacer votre HMS peut sembler être une tâche énorme, mais si vous rencontrez un ou plusieurs de ces obstacles, retarder le changement peut finir par vous coûter plus cher que l'investissement nécessaire pour effectuer une mise à niveau stratégique.
Si vous pensez que votre système de gestion immobilière vous freine et vous empêche d'innover, appelez notre équipe et laissez-nous vous montrer ce qu'un HMS plus moderne peut faire pour vous.
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