É claro que é sua responsabilidade como proprietário ou gerente de um pequeno hotel garantir que tudo corra bem. Isso abrange todos os aspectos das operações regulares do estabelecimento, como lidar com reservas, atender visitantes e garantir que o estabelecimento esteja limpo e bem conservado.
Por outro lado, administrar uma grande empresa hoteleira exige o uso de sistemas de gestão para otimizar essas operações diárias. Muitas pessoas se perguntam o que um hotel precisa para prosperar em um mercado competitivo; pelo menos duas coisas: (1) oferecer uma presença online que simplifique as reservas; (2) oferecer um excelente atendimento ao cliente para que os viajantes que retornam à sua região escolham seu estabelecimento novamente.
Automatizar as operações diárias e as atividades administrativas é crucial para fidelizar os clientes, pois permite oferecer um serviço consistente e de alta qualidade. Todas as atividades em um hotel devem ser monitoradas, pois se trata de um sistema complexo que abrange as ações de diversos departamentos. Os hoteleiros utilizam diversos métodos para isso, incluindo planilhas, formatos de papel e sistemas unificados de gestão de propriedades.
Tudo isso e muito mais se torna mais acessível por meio de um bom sistema de gestão hoteleira, que administra direta ou indiretamente os negócios do hotel. A solução de software pode lidar diretamente com muitas tarefas por conta própria e, indiretamente, liberar muitas horas do seu tempo para tarefas mais significativas, como manter seus hóspedes felizes.
Leia mais: Como funciona a gestão hoteleira
Vale ressaltar que comprar um sistema de gestão hoteleira é semelhante a comprar um sistema de gestão de propriedades, um sistema de recepção, um software de gestão de pousadas e assim por diante. Você pode não reconhecer nenhuma dessas palavras, mas todas se referem à mesma tecnologia e têm a mesma finalidade – há apenas muitos sinônimos!
Neste artigo, discutiremos o sistema de gestão hoteleira (HMS) que controla reservas, operações de front-office e back-office, gestão de canais e muito mais. Você aprenderá sobre os tipos de sistemas de gestão hoteleira, suas funções essenciais e cinco indicadores de que sua empresa de hospitalidade precisa de um novo sistema de gestão.
O que é um Sistema de Gestão Hoteleira?
Um sistema de gestão hoteleira é um conjunto de softwares que mantém tudo funcionando perfeitamente. Softwares de contabilidade, softwares de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) e uma infinidade de softwares específicos para cada setor são apenas alguns exemplos. Em resumo, um sistema de gestão hoteleira (HMS) é uma solução de software que facilita o gerenciamento das operações e funções do hotel, como recepção, vendas, planejamento e contabilidade.
Tipos de Sistema de Gestão Hoteleira
Anteriormente, o software de gestão hoteleira estava disponível apenas como uma solução local. Você comprava um software e o instalava nos computadores da sua unidade física. Isso dificultava o uso dos seus aplicativos, a menos que você estivesse no local. Soluções em nuvem para hotéis tornaram-se disponíveis recentemente, permitindo que você acesse e controle seus aplicativos de qualquer lugar com acesso à internet. A seguir, uma análise concisa dos dois tipos de soluções de software de gestão hoteleira que temos atualmente.
1. HMS no local
Como o software para hotéis on-premises existe há tanto tempo, seus recursos e funcionalidades foram aprimorados ao longo do tempo para atender às necessidades do setor hospitalar. Isso frequentemente resulta em uma miscelânea orgânica de recursos mais difíceis de usar, principalmente para funcionários que não estão familiarizados com um software específico.
2. HMS baseado em nuvem
Soluções hoteleiras baseadas em nuvem oferecem interfaces elegantes e fáceis de usar que permitem que sua equipe se concentre no hóspede em vez de se preocupar com aplicativos excessivamente complexos e, muitas vezes, redundantes. Os desenvolvedores estão adicionando mais recursos aos aplicativos hoteleiros baseados em nuvem à medida que o mercado cresce e mais hotéis os adotam.
Além disso, como o programa é hospedado na nuvem, os operadores geralmente têm acesso à atualização mais recente sem a necessidade de feedback do departamento de TI. Ter a edição mais recente garante que você permaneça em conformidade com as leis e regulamentações locais em constante evolução.
Principais funções do sistema de gestão hoteleira (HMS)
- Operações de Recepção
Um gerente de recepção pode usar um software de gestão hoteleira para visualizar e alterar o status da reserva do quarto, fazer o check-in e o check-out dos hóspedes e processar pagamentos. Um hóspede deseja fazer o check-in o mais rápido possível ao chegar ao hotel. Nessa situação, a assistência de um recepcionista é fundamental, portanto, os funcionários da recepção podem reservar um tempo para auxiliá-lo. Alguns sistemas de gestão hoteleira permitem a integração com quiosques de check-in ou check-in e check-out por QR Code.
- Gestão de Receitas
Um HMS é um passo significativo para aprimorar métricas de gestão de receitas hoteleiras, como ocupação, RevPAR (Receita por Quarto Disponível) e ADR (Diária Média), todas cruciais para determinar o desempenho financeiro de um hotel. Embora a integração de GDS e OTAs possa ajudar a otimizar essas tarifas, os sistemas de gestão de receitas podem ajudar o gestor a entender como ajustar processos para melhorar o desempenho e manter os custos sob controle. Este módulo de reservas auxilia no aumento da receita geral de quartos, utilizando previsões para maximizar a ocupação e determinar se as taxas de inventário devem ser aumentadas ou reduzidas.
- Reserva
Todos os detalhes e datas do inventário são armazenados em um sistema de reservas do hotel, que envia essas informações para a recepção. O sistema de reservas deve estar vinculado ao mecanismo de reservas no site e a outros canais de distribuição. Hotéis independentes geralmente têm seus próprios sistemas de reservas, enquanto redes hoteleiras geralmente têm um sistema central de reservas para todas as suas propriedades.
- CRM e Gestão de Dados de Clientes
Os hoteleiros devem coletar e organizar as informações dos hóspedes para manter contato com hóspedes atuais e antigos durante e após o check-out. O módulo CRM no software de gestão deve funcionar em conjunto com a recepção e o sistema de reservas para coletar todos os detalhes dos hóspedes. Ele auxilia no armazenamento de informações dos hóspedes e oferece um banco de dados de fácil acesso. Também fornece os dados de contato dos hóspedes antes e depois da estadia. Se um hotel já possui um CRM configurado, o PMS deve ser capaz de se integrar a ele.
5 sinais de que seu negócio hoteleiro precisa de um novo sistema de gestão
1. Pouca ideia ou controle sobre os negócios
O principal objetivo de um HMS é manter as operações do seu hotel funcionando sem problemas. Um HMS que atenda às necessidades de relatórios da sua propriedade é vital para o sucesso a longo prazo. Portanto, se o seu sistema atual dificulta ou impossibilita a produção dos números necessários para avaliar e expandir sua empresa, é hora de mudar.
ADR e RevPAR são cruciais para o crescimento de qualquer setor hoteleiro, especialmente no monitoramento e análise de KPIs. Cada propriedade é diferente, portanto, relatórios adicionais personalizados para as operações da propriedade podem ser necessários. Um bom HMS permitirá que você crie relatórios personalizados, permitindo filtrar, classificar e exportar rapidamente as informações necessárias.
Um software de gestão hoteleira instalado em uma única máquina de recepção prejudica a produtividade e o serviço, forçando os funcionários a abandonarem suas atividades e retornarem à recepção sempre que precisarem revisar ou atualizar informações. Mas não precisa ser assim. Um HMS baseado em nuvem oferece a versatilidade operacional necessária para operar seu hotel de qualquer lugar, a qualquer hora, com apenas alguns cliques.
2. Sua equipe continua lutando com uma coisa ou outra
O verdadeiro significado de um HMS é demonstrado quando seus funcionários conseguem operá-lo com a mesma naturalidade e eficiência que você! Outro ponto a ser observado é se os funcionários precisam passar por vários dias de treinamento antes de poderem usar o método. Não precisa ser tão exaustivo. Um HMS inteligente é fácil de usar e direto.
Qualquer funcionário precisa acessar e utilizar o HMS com facilidade, seja a gerência da recepção, a equipe de limpeza, o gerente do restaurante ou qualquer funcionário do PDV. Se isso não estiver acontecendo, é hora de adotar uma nova estrutura de gestão.
3. Integração com aplicativos de terceiros
Qualquer framework de software, teoricamente, se integrará a outro. No entanto, se seus sistemas periféricos não se comunicarem com seu HMS em tempo real e os dados de soluções de terceiros precisarem ser inseridos manualmente, você estará desperdiçando tempo, dinheiro e correndo o risco de erros. Isso só sinaliza que é hora de mudar!
Sistemas legados exigem a criação de interfaces, que é cara e demorada, e podem levar meses (ou mais) e exigir atualizações constantes sempre que um novo aplicativo ou recurso é adicionado. Procure um HMS de código aberto, baseado em nuvem, com módulos configuráveis para otimizar sua escalabilidade e preparar suas operações para o futuro.
4. Drenagem do suporte e manutenção do fornecedor
Quando o serviço e o suporte do seu HMS estão custando tempo, recursos e eficiência, é hora de mudar. Sistemas locais exigem atualizações frequentes, o que pode ser caro, e muitos provedores cobram altas taxas mensais por suporte, atualizações de desempenho e personalizações de software.
Se você quiser investir em seu próprio hardware, precisará investir imediatamente. Com a nuvem, isso não acontece. Alta eficiência, backups de dados, confiabilidade, proteção e preços mensais prontos para uso, que incluem atendimento ao cliente, atualizações, monitoramento, hospedagem e muito mais, são todos recursos de um HMS baseado em nuvem. Em comparação com infraestruturas legadas, a nuvem é muito mais eficiente em termos de energia.
5. Baixo retorno sobre o investimento
Seu HMS não só pode economizar tempo e dinheiro, como também gerar receita para o seu negócio. Você precisa de uma estrutura que ofereça alto retorno sobre o investimento, desde upsell e marketing automatizados até gestão de vendas e análises. Suponha que seu sistema não inclua automação de marketing, um mecanismo de reservas integrado, histórico de hóspedes/informações de estadia e painéis simples com KPIs para ajudar você a entender melhor seus clientes. Nesse caso, você está perdendo custos mais baixos com o aumento da eficiência da equipe e receitas mais altas com o aumento das vendas e clientes mais satisfeitos e fiéis.
Conclusão
Substituir seu HMS pode parecer uma tarefa enorme, mas se você se deparar com um ou mais desses obstáculos, adiar a mudança pode acabar custando mais do que o investimento necessário para fazer uma atualização estratégica.
Se você acredita que seu sistema de gerenciamento de propriedades está atrasando e impedindo você de inovar, ligue para nossa equipe e deixe-nos mostrar o que um HMS mais moderno pode fazer por você.
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