L’un des secteurs du marché immobilier américain qui connaît la croissance la plus rapide est la gestion immobilière.
En raison de cette augmentation, les gestionnaires immobiliers et les propriétaires doivent faire face à plus de locataires et de propriétés que jamais auparavant.
Afin de rationaliser leur processus et de développer leur entreprise, ils recherchent des solutions technologiques telles que des logiciels de gestion immobilière, des baux en ligne et des services bancaires par Internet.
Qu'est-ce qu'un système de gestion immobilière pour résidences étudiantes ?
Les gestionnaires immobiliers et les propriétaires peuvent suivre et gérer leurs propriétés et leurs locataires à l'aide d'un logiciel de gestion immobilière, également appelé PMC, CRM ou ERP.
Vous pouvez conserver des enregistrements de tous les éléments importants des activités de votre entreprise en un seul endroit grâce à un système de gestion immobilière.
Bien qu'il existe d'innombrables variantes de logiciels de gestion immobilière disponibles sur le marché, ils appartiennent tous généralement à l'un des deux groupes suivants : les logiciels basés sur le cloud ou les logiciels basés sur le serveur.
Différence entre les systèmes de gestion immobilière de résidences étudiantes basés sur un serveur et basés sur le cloud
Qu'est-ce qu'un PMS basé sur un serveur ?
Les logiciels basés sur un serveur sont exploités sur des ordinateurs hébergés soit sur votre lieu de travail, soit chez un hébergeur tiers avec lequel vous avez conclu un accord.
Cela présente l'avantage de vous donner le contrôle sur les données, les mises à jour des appareils et l'installation des mises à jour. Cela dit, cette solution est considérée comme obsolète pour plusieurs raisons :
- Lorsque vous utilisez une approche logicielle conventionnelle, vous devez acheter, configurer, gérer et mettre à jour tous les services matériels et technologiques nécessaires à l’exécution du logiciel.
- Cela nécessite un emplacement réel, ce qui augmente les coûts de l'organisation.
- Dans le cas où ces serveurs seraient endommagés, vous courez le risque de perdre toutes vos données.
- De plus, le prix de la mise à jour et de la gestion des ordinateurs.
La Covid-19 et d'autres événements similaires ont mis en lumière un autre inconvénient des logiciels serveur. Les applications serveur et les VPN fonctionnent conjointement pour permettre un accès distant aux employés.
Par conséquent, les entreprises doivent également s’assurer que les VPN sont configurés sur chaque gadget, ce qui peut prendre beaucoup de temps.
Qu'est-ce qu'un PMS basé sur le Cloud ?
Les réseaux informatiques et les centres de données utilisés par le système d'exploitation basé sur le cloud, également appelé cloud computing, sont contrôlés et administrés par votre fournisseur de logiciels.
Vous devez vous connecter en ligne à partir de n'importe quel ordinateur doté d'un navigateur Web et d'un accès Internet afin de visualiser le programme.
Cela présente l’avantage évident suivant par rapport aux logiciels basés sur un serveur :
- L’incapacité à réaliser les dépenses nécessaires à la construction des infrastructures.
- Vous n'utilisez que les ressources dont vous avez réellement besoin grâce à son approche « pay as you go », ce qui vous permet d'économiser de l'argent qui aurait pu être dépensé en matériel serveur, en maintenance et en mises à niveau du serveur.
- Le cloud computing réduit considérablement le risque de perte de données. Les données peuvent être sauvegardées automatiquement et instantanément dans le cloud. Ainsi, en cas d'erreur humaine ou de catastrophe naturelle, cela peut faciliter la récupération de ces données importantes.
La part de marché de leurs concurrents traditionnels basés sur serveur est actuellement rapidement rognée par les solutions logicielles de gestion immobilière basées sur le cloud. D'ailleurs, selon Forbes, une étude de 451 Research révèle que 90 % des entreprises ont déjà adopté le cloud computing.
Il est indéniable que notre façon de vivre et de travailler a considérablement changé en raison de la pandémie de COVID-19, qui continue d’avoir un impact sur les individus, les entreprises et pratiquement tous les aspects de la vie quotidienne.
Du côté positif, cette épidémie a accéléré le développement de nombreuses solutions et changements numériques, tels que les logiciels basés sur le cloud pour la gestion des propriétés.
Les défis de la gestion des logements étudiants
- Taux de rotation élevé des locataires : les étudiants ne louent souvent des propriétés que pour une courte période, ce qui signifie que les propriétaires et les gestionnaires immobiliers peuvent être amenés à faire face à un taux de rotation fréquent des locataires.
- Problèmes d’entretien imprévisibles : les étudiants locataires ne prennent pas toujours le meilleur soin de la propriété, ce qui entraîne des demandes d’entretien fréquentes.
- Difficulté de recouvrement des loyers : Certains étudiants locataires peuvent avoir du mal à payer leur loyer à temps ou en totalité, ce qui peut entraîner des problèmes financiers pour les propriétaires et les gestionnaires immobiliers.
- Responsabilité accrue : Comme les étudiants locataires sont souvent jeunes et inexpérimentés, les propriétaires et les gestionnaires immobiliers peuvent être confrontés à un risque plus élevé de responsabilité en cas d’accidents ou de dommages survenant sur la propriété.
- Conformité réglementaire : les propriétés de logement étudiant peuvent être soumises à des réglementations et exigences supplémentaires de la part des autorités locales ou étatiques, ce qui peut être difficile à gérer pour les propriétaires et les gestionnaires immobiliers.
Quels sont les avantages d'un système de gestion immobilière ? (Mots-clés secondaires)
Quel que soit le nombre de propriétés que vous louez, un logiciel de gestion immobilière spécialisé (PMS) peut vous aider à organiser vos processus de location.
Par exemple, en utilisant les outils de gestion immobilière appropriés, vous pouvez :
Rendre la comptabilité moins compliquée
En utilisant des applications pour générer des factures, surveiller les paiements, calculer les intérêts et les frais de service et automatiser la distribution des relevés mensuels, les gestionnaires immobiliers et les propriétaires peuvent rationaliser leurs processus de comptabilité.
Cela peut réduire le temps investi dans la comptabilité, permettre de recevoir les paiements plus rapidement et aider à éviter les erreurs.
Communiquez plus efficacement avec les locataires.
Pour gérer les prospects et interagir avec les locataires actuels et potentiels, les logiciels sont fréquemment utilisés. Les gestionnaires immobiliers s'en servent pour coordonner les visites, recueillir les candidatures, suivre les contrats et contacter les locataires.
Les locataires pourraient être en mesure de soumettre des demandes en ligne pour des journées portes ouvertes grâce à l'intégration potentielle du système avec un site Web.
De plus, il vous permet d'améliorer le service client en améliorant le contact avec les fournisseurs, les propriétaires et les résidents via des plateformes en ligne et des services de messagerie programmés comme les SMS ou les e-mails.
Cela peut être utilisé pour la correspondance générale, les paiements de loyer et les demandes de réparation.
Automatiser les opérations marketing
Les gestionnaires immobiliers peuvent décider de combiner des logiciels avec des outils de communication marketing comme MailChimp pour gérer certaines tâches marketing, telles que l'envoi de bulletins ou de promotions aux résidents ou aux locataires potentiels.
Les utilisateurs de certains logiciels de gestion immobilière peuvent créer des rapports personnalisés, qu'ils peuvent envoyer par courriel ou publier en ligne. Cela peut aider les propriétaires à louer leurs appartements vacants, à réduire les taux de vacance et à rester en contact avec leurs locataires actuels et potentiels.
Automatisez les opérations récurrentes telles que la demande de maintenance et la collecte des paiements
Des réponses rapides du personnel sont essentielles pour les administrateurs immobiliers afin d'éviter que les clients se sentent ignorés et perdent tout intérêt pour l'entreprise.
Lorsque la technologie est utilisée pour gérer les actifs, ce travail est simplifié car tout peut être exécuté en un seul clic.
Améliorer la compréhension des données
Améliorer les connaissances sur les données
Plus vous obtenez d'informations sur vos biens, vos locataires et vos propriétaires, plus vous pouvez prendre de meilleures décisions commerciales. Grâce à PMS, vous pouvez collecter de nombreuses données, qui peuvent ensuite être utilisées pour générer des insights et apporter des solutions à des questions telles que :
- Quel devrait être mon prix de leasing ?
- Mon locataire effectuera-t-il ses paiements à temps ?
- Combien de temps faudra-t-il pour ouvrir une position ?
- À qui dois-je promouvoir ce bien ?
Il est peut-être temps de réfléchir à la manière dont le PMS peut rendre votre entreprise plus efficace et plus performante sur le marché si votre équipe prend fréquemment du retard sur des tâches cruciales.
Quel est donc le meilleur logiciel de gestion immobilière ? Les fonctionnalités dont vous avez besoin dépendent de votre entreprise.
Éléments à prendre en compte lors du choix d'un système de gestion immobilière
Investir dans des outils de gestion immobilière peut être frustrant. Il existe une multitude de choix, chacun prétendant pouvoir résoudre vos problèmes. Comment déterminer celui qui vous convient le mieux ?
La liste suivante d’indicateurs doit être prise en compte lors de la sélection d’un logiciel de gestion immobilière de résidence étudiante :
Combien de propriétés gérez-vous ?
Il existe différents types de logiciels qui peuvent répondre à vos besoins si vous gérez moins de 100 logements. Cependant, si vous en gérez plus, il est préférable d'utiliser un logiciel de gestion immobilière spécialisé dans les résidences étudiantes.
Certains PMS peuvent être mieux adaptés aux petites propriétés, tandis que d’autres peuvent être plus adaptés aux grandes propriétés avec plusieurs unités.
Considérez les fonctionnalités les plus importantes que vous recherchez
Une liste condensée de fonctionnalités pourrait inclure des outils de comptabilité pour suivre les dépenses et gérer les paiements de loyer, des outils de suivi et de gestion de l'entretien. Quel est le niveau de progrès technologique nécessaire ?
Certaines applications peuvent aider à planifier des réparations ou à envoyer instantanément des rappels de loyer.
Recherchez un PMS doté de fonctionnalités qui répondent aux besoins spécifiques de la gestion des logements étudiants, comme la collecte des loyers en ligne, un système de tickets de maintenance et la gestion des documents.
Coût et budget
Tenez compte du coût du PMS, y compris les coûts initiaux, les frais d'abonnement récurrents et les éventuels coûts supplémentaires liés à la personnalisation ou aux fonctionnalités supplémentaires. Assurez-vous que ce coût respecte votre budget et offre un bon retour sur investissement.
De plus, certaines solutions bénéficient d'un essai gratuit avant de vous inscrire. Le temps nécessaire à la compréhension de l'utilisation du logiciel de gestion immobilière doit être pris en compte dans votre budget.
Considérez les différents types (basés sur le cloud et sur serveur)
Les logiciels basés sur le cloud représentent l’avenir de la technologie et constituent également le modèle pour la majorité des entreprises.
Fonctionnalités d'intégration
Si vous exploitez une entreprise, vous utilisez probablement déjà une variété d’outils et d’applications pour effectuer des tâches particulières.
Pour vous faire gagner du temps lors de la saisie physique des données sur différentes plateformes, votre logiciel d’administration immobilière devrait idéalement fonctionner correctement avec ces applications.
Déterminez si le PMS peut s’intégrer à d’autres logiciels ou outils que vous utilisez pour gérer les logements étudiants, tels que des logiciels de comptabilité ou des outils de planification de maintenance.
Assurez-vous que votre PMS fonctionne avec votre logiciel de comptabilité, par exemple, si vous utilisez QuickBooks, afin qu'il puisse transmettre immédiatement des informations financières, telles que les paiements et les dépôts de garantie, dans QuickBooks en votre nom.
En procédant ainsi, vous pouvez gagner du temps et éviter des erreurs coûteuses lors de la saisie manuelle des données.
Réputation et avis
Pour connaître l'avis des autres utilisateurs sur le logiciel que vous envisagez, consultez les avis des publications professionnelles, de vos principaux concurrents et de vos clients. Offre-t-il une relation client fiable ? Est-il convivial ?
Comment s'est déroulée la formation ? Il est important de prendre en compte chacun de ces facteurs avant de faire un choix.
La puissance du système
De nombreux excellents fournisseurs de logiciels de gestion immobilière se sont concentrés sur un aspect particulier du secteur.
Certains se concentrent sur le marketing, d'autres sur la maintenance, et d'autres encore sur la comptabilité. Cependant, vous avez besoin d'une solution qui s'occupe de tout et vous offre une solution complète pour la gestion de vos actifs.
Assurez-vous qu'il interagit avec d'autres outils s'il ne parvient pas à inclure toutes vos exigences afin de tout obtenir sur une seule plate-forme.
Interface utilisateur et expérience utilisateur
Certains systèmes de gestion immobilière sont simples pour les personnes férus de technologie, mais pas tellement pour les personnes moins douées en technologie.
Choisissez un PMS pour le logement étudiant convivial et facile à utiliser, car cela permettra de gagner du temps et de réduire la frustration des propriétaires et des gestionnaires immobiliers.
Pour qu'une équipe travaille plus efficacement et plus rapidement, il est nécessaire d'utiliser une méthode simple et intuitive. Elle doit pouvoir évoluer avec votre entreprise.
Personnalisation et personnalisation
Déterminez si le PMS peut être personnalisé pour répondre à vos besoins spécifiques, par exemple en ajoutant des champs pour suivre les informations spécifiques aux étudiants.
Soutien
Recherchez un PMS qui offre un bon support client, y compris une formation et une assistance technique, pour vous assurer de pouvoir tirer le meilleur parti du système.
Meilleur système de gestion des résidences étudiantes (mot-clé secondaire)
L'un des meilleurs outils de logement étudiant pour votre propriété est le système de gestion immobilière de logement étudiant Booking Ninjas.
Il propose un système de gestion de logement étudiant abordable basé sur le cloud avec comptabilité, maintenance, contrôle d'accès, portail étudiant en ligne et plus encore.
Les fonctionnalités exceptionnelles du système de gestion des résidences étudiantes Booking Ninjas sont réunies. Comptabilité, maintenance, contrôle d'accès et site étudiant en ligne simplifient la gestion et la navigation sur le portail.
Le PMS élimine également les différentes couches de données pour créer un système unique et intégré qui permet à votre service de leasing de collecter automatiquement les données. Bénéficiez d'une collecte et d'une recherche de données indépendantes, auparavant refusées. Quelle simplicité !
Vous souhaitez tirer parti du fait que les étudiants sont de plus en plus familiarisés avec Internet en leur fournissant des logiciels basés sur le cloud qui répondent à leurs problèmes de logement en ligne.
Vos informations sont prises au sérieux. Vous pouvez créer un référentiel unique et centralisé pour toutes les informations des étudiants grâce au PMS cloud de Booking Ninjas.
Caractéristiques d'un bon système de gestion immobilière
Les logiciels de gestion immobilière ne se valent pas tous. Pour simplifier au maximum le processus de gestion des clients et des hébergements, les systèmes modernes intègrent plusieurs fonctionnalités dans un seul logiciel.
Certaines caractéristiques clés d’un bon PMS de logement étudiant devraient inclure :
- Intégration de la gestion des canaux
- Gestion des réservations
- Gestion de la maintenance
- Traitement des paiements en ligne
- Comptabilité et gestion des revenus
- Soutien marketing
- Gestion des opérations de réception
- CRM et communication avec les clients
- Gestion de l'entretien ménager
- Rapports et analyses
Points clés à retenir
Vous avez fait vos devoirs, réduit progressivement votre liste et découvert la solution logicielle idéale pour l'administration immobilière.
Après avoir soumis l'ordre d'achat, vous souhaitez vous attaquer à des tâches plus cruciales. Que faire ?
Nous devons également veiller à ce que nous utilisions au mieux notre budget existant.
De nos jours, l’expansion de votre société de gestion immobilière ou de votre activité de logement étudiant nécessite non seulement l’utilisation de solutions et de technologies de pointe.
Cela nécessite également une utilisation efficace des ressources disponibles à leur plein potentiel si vous souhaitez garder une longueur d’avance sur la concurrence et rester à flot.
Cependant, les services d'automatisation des tâches authentiques pour votre entreprise de logement étudiant, comme Booking Ninjas, sont également extrêmement importants et ne peuvent être mis de côté à long terme.
Pour en savoir plus sur Booking Ninjas et ce que nous faisons, planifiez un appel gratuit avec nous dès maintenant