Verwaltung von Studentenwohnheimen: Die Bedeutung eines Property Management Systems

Einer der am schnellsten wachsenden Bereiche des amerikanischen Immobilienmarktes ist die Immobilienverwaltung.

Aufgrund dieses Anstiegs haben Immobilienverwalter und -eigentümer mit mehr Mietern und Immobilien zu tun als je zuvor.

Um ihre Prozesse zu rationalisieren und ihr Unternehmen zu erweitern, suchen sie nach technologischen Lösungen wie Software für die Immobilienverwaltung, Online-Vermietungen und Internet-Banking.

Was ist ein Property Management System für Studentenwohnheime?

Immobilienverwalter und -eigentümer können ihre Immobilien und Mieter mit Hilfe einer Immobilienverwaltungssoftware, auch PMC, CRM oder ERP genannt, im Auge behalten und verwalten.

Mit einem Immobilienverwaltungssystem können Sie alle wichtigen Elemente Ihrer Unternehmensaktivitäten an einem Ort aufbewahren.

Obwohl es unzählige Varianten von Immobilienverwaltungssoftware auf dem Markt gibt, lassen sie sich in der Regel in eine von zwei Gruppen einteilen: cloudbasierte oder serverbasierte Software.

Unterschied zwischen serverbasierten und cloudbasierten Property-Management-Systemen für Studentenwohnheime

Was ist ein serverbasiertes PMS?

Serverbasierte Software wird auf Computern betrieben, die sich entweder an Ihrem Arbeitsplatz oder bei einem Drittanbieter befinden, mit dem Sie eine Vereinbarung getroffen haben.

Dies hat den Vorteil, dass Sie die Kontrolle über Daten, Geräte-Upgrades und die Installation von Updates haben. Es gibt jedoch einige Gründe, warum diese Lösung als altmodisch angesehen wird:

• Bei einem herkömmlichen Software-Ansatz müssen Sie die gesamte Hardware und die technischen Dienste, die für die Ausführung der Software erforderlich sind, kaufen, einrichten, verwalten und aktualisieren.
• Es wird ein realer Standort benötigt, was die Kosten für das Unternehmen erhöht.
• Sollten diese Server beschädigt werden, besteht die Gefahr, dass alle Daten verloren gehen.
• Hinzu kommen die Kosten für die Aktualisierung und Verwaltung der Computer.
• Covid-19 und ähnliche Ereignisse haben einen weiteren Nachteil serverbasierter Software ans Licht gebracht. Serverbasierte Anwendungen und VPNs arbeiten zusammen, um den Mitarbeitern einen Fernzugriff zu ermöglichen. 

Daher müssen Unternehmen auch sicherstellen, dass VPNs auf jedem Gerät konfiguriert sind, was sehr zeitaufwändig sein kann.

Was ist ein Cloud-basiertes PMS?

Die Computernetzwerke und Datenzentren, die von dem Cloud-basierten Betriebssystem, auch als Cloud Computing bezeichnet, verwendet werden, werden von Ihrem Softwareanbieter kontrolliert und verwaltet.

Sie müssen sich von einem beliebigen Computer mit einem Webbrowser und Internetzugang aus online anmelden, um das Programm anzuzeigen.

Dies hat den folgenden klaren Vorteil gegenüber serverbasierter Software:

• Das Versäumnis, die notwendigen Ausgaben für den Aufbau der Infrastruktur zu tätigen.
• Dank des „Pay-as-you-go“-Ansatzes nehmen Sie nur die Ressourcen in Anspruch, die Sie tatsächlich benötigen, und sparen so Geld, das Sie möglicherweise für Server-Hardware, -Wartung und -Upgrades ausgegeben hätten.
• Cloud Computing senkt die Gefahr eines Datenverlusts erheblich. Die Daten können routinemäßig und sofort in der Cloud gespeichert werden. Im Falle von menschlichen Fehlern oder Naturkatastrophen können diese wichtigen Daten daher wiederhergestellt werden..

Der Marktanteil ihrer konventionellen serverbasierten Konkurrenten wird derzeit schnell von cloudbasierten Softwareoptionen für die Immobilienverwaltung aufgefressen. Laut Forbes hat eine Umfrage von 451 Research ergeben, dass 90 % der Unternehmen bereits Cloud Computing einsetzen.

Es lässt sich nicht leugnen, dass sich unsere Lebens- und Arbeitsweise durch die COVID-19-Pandemie erheblich verändert hat, die noch immer Auswirkungen auf Einzelpersonen, Unternehmen und im Grunde auf jeden Bereich des täglichen Lebens hat.

Positiv ist, dass diese Epidemie die Entwicklung vieler digitaler Lösungen und Veränderungen beschleunigt hat, wie z. B. cloudbasierte Software für die Verwaltung von Immobilien.

Herausforderungen bei der Verwaltung von Studentenwohnungen

1. Hohe Mieterfluktuation: Studenten mieten Immobilien oft nur für einen kurzen Zeitraum, was bedeutet, dass Eigentümer und Verwalter mit einem häufigen Mieterwechsel konfrontiert sind.
2. Unvorhersehbare Wartungsprobleme: Studentische Mieter kümmern sich möglicherweise nicht immer optimal um die Immobilie, was zu häufigen Wartungsanfragen führt.
3. Schwierigkeiten bei der Einziehung der Miete: Einige studentische Mieter haben möglicherweise Schwierigkeiten, die Miete pünktlich oder vollständig zu zahlen, was zu finanziellen Problemen für Eigentümer und Verwalter führen kann.
4. Erhöhte Haftung: Da studentische Mieter oft jung und unerfahren sind, besteht für Eigentümer und Verwalter ein höheres Haftungsrisiko für Unfälle oder Schäden, die auf dem Grundstück auftreten.
5. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Für Studentenwohnheime gelten unter Umständen zusätzliche Vorschriften und Anforderungen der örtlichen oder staatlichen Behörden, die für Eigentümer und Verwalter schwierig zu handhaben sein können.

Was sind die Vorteile eines Immobilienmanagementsystems?

Unabhängig davon, wie viele Immobilien Sie vermieten, kann Ihnen eine spezielle Software für die Immobilienverwaltung (PMS) bei der Organisation Ihrer Vermietungsprozesse helfen.

Mit den entsprechenden Tools für die Immobilienverwaltung können Sie zum Beispiel:

Machen Sie die Buchhaltung weniger kompliziert

Durch den Einsatz von Anwendungen für die Erstellung von Rechnungen, die Überwachung von Zahlungen, die Berechnung von Zinsen und Nebenkosten und die automatische Verteilung von Monatsabrechnungen können Immobilienverwalter und -eigentümer ihre Buchhaltungsprozesse rationalisieren.

Dies kann die in die Buchhaltung investierte Zeit verkürzen, einen schnelleren Zahlungseingang ermöglichen und Fehler vermeiden helfen.

Kommunizieren Sie effizienter mit den Mietern.

Zur Bearbeitung von Anfragen und zur Interaktion mit aktuellen und potenziellen Mietern wird häufig Software eingesetzt. Sie wird von Immobilienverwaltern eingesetzt, um Besichtigungen zu koordinieren, Bewerbungen zu sammeln, Verträge zu überwachen und Mieter zu kontaktieren.

Dank der möglichen Integration des Systems in eine Website können Mieter Online-Bewerbungen für freie Wohnungen einreichen.

Darüber hinaus können Sie den Kundenservice verbessern, indem Sie den Kontakt mit Verkäufern, Vermietern und Bewohnern über Online-Plattformen und programmierte Nachrichtendienste wie SMS oder E-Mail verbessern.

Dies kann für allgemeine Korrespondenz, Mietzahlungen und Reparaturanfragen genutzt werden.

Marketingabläufe automatisieren

Immobilienverwalter können sich dafür entscheiden, die Software mit Marketing-Kommunikationstools wie MailChimp zu kombinieren, um bestimmte Marketingaufgaben zu erledigen, z. B. das Versenden von Bulletins oder Werbeaktionen an Bewohner oder Mietinteressenten.

Die Nutzer bestimmter Immobilienverwaltungssoftware können einzigartige Berichte entwerfen, die sie per E-Mail versenden oder online veröffentlichen können. Dies kann Eigentümern dabei helfen, leer stehende Wohnungen zu vermieten, die Leerstandsquote zu senken und mit aktuellen und potenziellen Mietern in Kontakt zu bleiben.

Automatisieren Sie wiederkehrende Vorgänge wie die Anforderung von Wartungsarbeiten und den Einzug von Zahlungen

Schnelle Antworten des Personals sind für Immobilienverwalter von entscheidender Bedeutung, um zu vermeiden, dass sich Kunden übergangen fühlen und das Interesse am Unternehmen verlieren.

Wenn Technologie für die Verwaltung der Anlagen eingesetzt wird, wird diese Aufgabe vereinfacht, da alles mit einem einzigen Klick erledigt werden kann.

Verbesserte Dateneinsicht

Verbesserte Dateneinblicke

Je mehr Informationen Sie über Ihre Immobilien, Mieter und Eigentümer erhalten, desto bessere Geschäftsentscheidungen können Sie treffen. Mit einem PMS können Sie eine Vielzahl von Daten sammeln, die dann genutzt werden können, um Erkenntnisse zu gewinnen und Lösungen für Fragen wie diese zu finden:

• Wie hoch sollte mein Mietpreis sein?
• Wird mein Mieter pünktliche Zahlungen leisten?
• Wie viel Zeit wird es dauern, eine Position zu eröffnen?
• Bei wem sollte ich für diese Immobilie werben?

Es könnte an der Zeit sein, darüber nachzudenken, wie PMS Ihr Unternehmen effektiver und erfolgreicher auf dem Markt machen kann, wenn Ihr Team häufig bei wichtigen Aufgaben ins Hintertreffen gerät.

Was ist denn nun die beste Immobilienverwaltungssoftware? Was Sie an Funktionen brauchen, hängt wirklich von Ihrem Unternehmen ab.

Was ist bei der Auswahl eines Immobilienverwaltungssystems zu beachten?

Es kann frustrierend sein, in Immobilienverwaltungssysteme zu investieren. Es gibt so viele Möglichkeiten, und jede behauptet, sie könne Ihre Probleme lösen. Wie finden Sie heraus, welches das Beste für Sie ist?

Die folgende Liste von Indikatoren sollte bei der Auswahl einer Software für die Verwaltung von Studentenwohnheimen berücksichtigt werden:

Wie viele Immobilien verwalten Sie?

Es gibt verschiedene Arten von Software, die Ihre Anforderungen erfüllen können, wenn Sie weniger als 100 Objekte verwalten. Wenn Sie jedoch mehr als 100 Wohnungen verwalten, sollten Sie wahrscheinlich eine spezielle Software für die Verwaltung von Studentenwohnheimen verwenden.

Einige PMS eignen sich besser für kleinere Objekte, während andere für größere Objekte mit mehreren Einheiten besser geeignet sind.

Berücksichtigen Sie die wichtigsten Funktionen, die Sie suchen

Eine kurze Liste von Funktionen könnte Buchhaltungstools für die Verfolgung von Ausgaben und die Abwicklung von Mietzahlungen, Überwachungstools und Instandhaltungsmanagement umfassen. Wie viel Fortschritt in der Technologie ist notwendig?

Einige Apps können bei der Planung von Reparaturen helfen oder sofortige Mieterinnerungen verschicken.

Achten Sie auf ein PMS mit Funktionen, die den besonderen Anforderungen der Verwaltung von Studentenwohnheimen gerecht werden, wie z. B. Online-Mietzinseinzug, ein Ticketingsystem für Wartungsarbeiten und Dokumentenmanagement.

Kosten und Budget

Berücksichtigen Sie die Kosten für das PMS, einschließlich etwaiger Vorabkosten, laufender Abonnementgebühren und möglicher zusätzlicher Kosten für Anpassungen oder zusätzliche Funktionen. Vergewissern Sie sich, dass die Kosten im Rahmen Ihres Budgets liegen und sich die Investition lohnt.

Außerdem können Sie einige Lösungen kostenlos testen, bevor Sie sich für ein Abonnement entscheiden. Die Zeit, die Sie benötigen, um sich mit der Immobilienverwaltungssoftware vertraut zu machen, sollten Sie in Ihr Budget einkalkulieren..

Berücksichtigen Sie die verschiedenen Arten (Cloud- und Server-basiert)

Cloud-basierte Software ist die Zukunft der Technologie und auch das Muster für die meisten Unternehmen.

Integrationsfunktionen

Wenn Sie ein Unternehmen betreiben, verwenden Sie vermutlich bereits eine Vielzahl von Tools und Anwendungen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen.

Um Ihnen die Zeit zu ersparen, Daten auf verschiedenen Plattformen einzugeben, sollte Ihre Immobilienverwaltungssoftware idealerweise gut mit diesen Anwendungen zusammenarbeiten.

Überlegen Sie, ob sich das PMS in andere Software oder Tools integrieren lässt, die Sie für die Verwaltung von Studentenwohnheimen verwenden, z. B. Buchhaltungssoftware oder Tools für die Wartungsplanung.

Vergewissern Sie sich, dass Ihr PMS mit Ihrer Buchhaltungssoftware zusammenarbeitet, z. B. wenn Sie QuickBooks verwenden, damit es Finanzdaten wie Zahlungen und Kautionen sofort in Ihrem Namen an QuickBooks übertragen kann.

Reputation und Bewertungen

Um zu erfahren, was andere über das Softwaresystem denken, das Sie in Erwägung ziehen, suchen Sie nach Bewertungen von Wirtschaftspublikationen, Hauptkonkurrenten und echten Kunden. Bietet es zuverlässige Kundenbeziehungen? Ist es benutzerfreundlich?

Wie ist die Einarbeitung verlaufen? Sie sollten über jeden dieser Faktoren nachdenken, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Die Potenz des Systems

Viele hervorragende Anbieter von Immobilienverwaltungssoftware haben sich auf einen bestimmten Aspekt der Branche konzentriert.

Einige konzentrieren sich auf das Marketing, andere auf die Instandhaltung und wieder andere auf die Buchhaltung. Sie brauchen jedoch eine Lösung, die sich um alles kümmert und Ihnen ein komplettes Paket für die Verwaltung Ihres Vermögens bietet.

Vergewissern Sie sich, dass die Lösung mit anderen Tools interagieren kann, wenn sie nicht alle Ihre Anforderungen erfüllt, um alles auf einer Plattform zu vereinen.

Benutzeroberfläche und Benutzererfahrung

Einige Immobilienverwaltungssysteme sind für technisch versierte Personen einfach zu bedienen, aber nicht so sehr für Personen, die weniger technisch versiert sind.

Wählen Sie ein PMS für Studentenwohnheime, das benutzerfreundlich und einfach zu bedienen ist, denn das spart Zeit und verringert die Frustration der Eigentümer und Verwalter.

Damit ein Team produktiver und schneller arbeiten kann, brauchen Sie eine Methode, die einfach und intuitiv zu bedienen ist. Sie muss mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können.

Anpassung und Personalisierung

Überlegen Sie, ob das PMS an Ihre speziellen Bedürfnisse angepasst werden kann, z. B. durch Hinzufügen von Feldern zur Erfassung schülerspezifischer Informationen.

Support

Suchen Sie nach einem PMS, das einen guten Kundensupport bietet, einschließlich Schulungen und technischer Unterstützung, um sicherzustellen, dass Sie das System optimal nutzen können.

Bestes Verwaltungssystem für Studentenwohnheime (Sekundäres Schlüsselwort)

Eines der besten Tools für Studentenwohnungen ist das Booking NinjasProperty Management System für Studentenwohnungen.

Es bietet ein erschwingliches Cloud-basiertes Verwaltungssystem für Studentenwohnungen mit Buchhaltung, Wartung, Zugangskontrolle, Online-Studentenportal und mehr.

Die unglaublichen Funktionen von Booking Ninjas' Verwaltungssystem für Studentenwohnungen kommen zusammen. Buchhaltung, Instandhaltung, Zugangskontrolle und eine Online-Studentenseite ermöglichen eine einfache Verwaltung und ein einfaches Durchsuchen des Portals.

Das PMS eliminiert auch verschiedene Datenebenen, um ein einziges, integriertes System zu schaffen, das es Ihrem Vermietungsservice ermöglicht, Daten automatisch zu sammeln. Genießen Sie die unabhängige Datenerfassung und -recherche, die bisher abgelehnt wurde. Was für ein einfaches Leben!

Sie wollen sich die Tatsache zunutze machen, dass die Studenten immer internetaffiner werden, indem Sie eine cloudbasierte Software anbieten, die ihre Wohnungsprobleme online löst.

Sie nehmen Ihre Informationen ernst. Mit dem Cloud-basierten PMS von Booking Ninjas können Sie einen einzigen, zentralen Speicher für die gesamten Studenteninformationen einrichten.

Merkmale eines guten Immobilienverwaltungssystems

Software für die Verwaltung von Immobilien ist nicht gleich Software. Um den Prozess der Gäste- und Unterkunftsverwaltung so reibungslos und einfach wie möglich zu gestalten, integrieren moderne Systeme mehrere Funktionen in eine Software.

Zu den wichtigsten Funktionen eines guten PMS für Studentenwohnheime sollten gehören:

• Integration der Kanalverwaltung
• Verwaltung von Reservierungen
• Verwaltung der Wartung
• Online-Zahlungsabwicklung
• Buchhaltung und Ertragsmanagement
• Marketing-Unterstützung
• Management des Frontdesk-Betriebs
• CRM & Gästekommunikation
• Housekeeping-Management
• Berichte und Analysen

Wichtigste Erkenntnisse

Sie haben Ihre Hausaufgaben gemacht, Ihre Liste schrittweise reduziert und die ideale Softwarelösung für die Immobilienverwaltung entdeckt.

Nachdem Sie den Kaufauftrag abgeschickt haben, wollen Sie sich nun weiteren wichtigen Aufgaben widmen. Was tun Sie nun?

Wir müssen auch dafür sorgen, dass wir unser vorhandenes Budget optimal nutzen.

Der Ausbau Ihrer Hausverwaltung oder Ihres Studentenwohnheims erfordert heute nicht nur den Einsatz modernster Lösungen und Technologien.

Es erfordert auch eine effiziente Nutzung der vorhandenen Ressourcen, wenn Sie der Konkurrenz voraus sein und überleben wollen.

Authentische Dienstleistungen zur Aufgabenautomatisierung für Ihr Studentenwohnheim, wie z.B. Booking Ninjas, sind jedoch auch äußerst wichtig und können auf Dauer nicht außer Acht gelassen werden.

Um mehr über Booking Ninjas und unsere Leistungen zu erfahren, vereinbaren Sie jetzteinen kostenlosen Anruf mit uns.