Wat is overheidsvastgoedbeheer?

Hoewel het verkrijgen en verstrekken van opdrachten voor federaal vastgoedbeheer een hele klus kan zijn, moeten aannemers er snel bij zijn.

Inleiding tot overheidsvastgoedbeheer

Er is sprake van overheidsvastgoedbeheer wanneer een externe contractant toezicht houdt op de dagelijkse gang van zaken met betrekking tot overheidsvastgoed.

Volgens de definitie omvat overheidseigendom alle wezenlijke eigendommen die eigendom zijn van de overheid. Ook geleasede eigendommen vallen hieronder. Er zijn twee soorten geleasede eigendommen: eigendommen die door de overheid worden geleased en eigendommen die door de aannemer worden geleased.

In werkelijkheid is de overheid geen eigenaar van de grond die ze van een leasemaatschappij huurt. Wanneer de overheid onroerend goed huurt en het vervolgens aan een aannemer levert op basis van een contract, instrueert ze de aannemer om het onroerend goed gedurende de looptijd van het contract te behandelen alsof het overheidseigendom is.

Dit onroerend goed moet worden beheerd, gereguleerd, beveiligd en behouden in overeenstemming met de contractuele overeenkomst en het onroerendgoedbeheersysteem van de aannemer.

De overheid moet instructies geven voor de afstoting wanneer het contract afloopt of het gehuurde niet langer gewenst is. Afhankelijk van de voorwaarden en omstandigheden van de huurovereenkomst kan het gehuurde worden overgedragen aan de leasemaatschappij of worden overgenomen.

Eigendommen die door de aannemer worden geleased en vervolgens worden gebruikt bij de uitvoering van het project, vallen niet onder de definitie van "overheidseigendom", zelfs niet als de overheid de leasevergoeding betaalt. De voorwaarden van het leasecontract dat de aannemer met de leasemaatschappij heeft, zijn bindend voor de aannemer.

Vastgoedbeheermaatschappijen kunnen onderworpen zijn aan delen van deze bepaling of aan de gehele bepaling, met de daarbij behorende administratiekosten, afhankelijk van het soort contract en de contractuele omgeving.

Het beheer van overheidseigendommen is in veel opzichten net zo verwarrend en vol potentiële valkuilen als de boekhouding van overheidscontracten.

Hoeveel soorten overheidseigendommen zijn er?

Speciaal gereedschap, apparatuur, materiaal, speciale testapparatuur en onroerend goed zijn de vijf categorieën of typen overheidseigendommen.

Voorbeelden van overheidseigendommen

Publiek eigendom is al het onroerend goed dat eigendom is van de overheid of een overheidsinstantie, en niet van een particuliere entiteit of een bedrijf.

Het is eigendom van het grote publiek. Voorbeelden van overheidseigendom zijn straten, straten, bibliotheken, wandelpaden, speeltuinen en scholen, die vaak door het grote publiek worden gebruikt.

Plan voor het beheer van overheidseigendommen

De GP-clausule vereist dat aannemers, ongeacht het contracttype, plannen, methoden en processen voor vastgoedbeheer ontwikkelen en implementeren om de belangen van de overheid te beschermen en risico's te voorkomen. De volgende belangrijke aspecten van de strategie moeten worden aangepakt:

• Eigendomsverwerving

• Registraties van ontvangstbewijzen van overheidseigendommen
• Fysieke inventaris van overheidseigendommen
• Controle door onderaannemers
• Rapporten
• Gebruik van overheidseigendommen
• Onderhoud en verzorging
• Afsluiting van onroerend goed

Diensten aangeboden door overheidsinstellingen voor vastgoedbeheer

Beoordelingen

Het identificeren en aanpakken van tekortkomingen in een vastgoedbeheersysteem kan het verschil maken tussen een succesvolle en een mislukte overheidsaudit. We kunnen een gapanalyse uitvoeren van uw huidige vastgoedsysteem en u een lijst met complianceproblemen en verbeterpunten aanbieden.

Uitvoering

Het team werkt met u samen om best practices, regels en protocollen te implementeren en uw personeel op te leiden en te trainen om het systeem zelfstandig te beheren, ongeacht of u nieuw bent in het proces of hulp nodig hebt bij het upgraden van het bestaande systeem.

Beleidshandboek

Het opstellen van voldoende richtlijnen en procedures is de eerste stap naar goed vastgoedbeheer. Sommige professionele overheidsinstanties voor vastgoedbeheer kunnen een vastgoedhandboek opstellen met procedures die aansluiten bij het beleid.

Zelfbeoordeling door aannemers (CSA)

Een functioneel vastgoedbeheerplatform moet jaarlijks interne zelfbeoordelingen van uw gebouw uitvoeren. Ze voeren CSA's uit voor aannemers van elke omvang om u te helpen aan deze verplichting te voldoen. Om aan uw behoefte aan een jaarlijkse CSA te voldoen, zal het personeel uw locatie bezoeken, deze audits uitvoeren en een rapport opstellen dat u kunt indienen bij DCMA.

Opleiding

Onze trainingen kunnen online of zelfs bij u op locatie worden gevolgd. We bieden cursussen op maat, afgestemd op uw specifieke vastgoedbehoeften. We richten ons op het opleiden van uw personeel over uw regels, processen en FAR- en DFARS-nalevingsbehoeften.

Het behandelen van verzoeken om corrigerende maatregelen (CAR's)

Wanneer DCMA een audit uitvoert, zijn aanbieders van vastgoedontwikkelingsdiensten hier soms slechts gedeeltelijk op voorbereid. Als een DCMA-vastgoedaudit CAR's aan het licht brengt, kunnen sommige overheidsinstanties voor vastgoedbeheer u op een heldere manier helpen bij de afhandeling hiervan. Om correct en snel op CAR's te kunnen reageren, kunnen wij op uw verzoek contact opnemen met de auditinstantie.

Contractbeëindiging en afstoting van eigendommen

Wat moet u doen als een contract afloopt en u federale of staatseigendommen overhoudt? Wij kunnen ervoor zorgen dat overheidseigendommen correct worden afgehandeld tijdens de afronding van het contract. Overheidsinstanties voor vastgoedbeheer kunnen rechtstreeks samenwerken met de verantwoordelijken voor het opruimen van de grond en problemen met de afronding aanpakken.

Apparatuurbeheer en verlies van overheidseigendommen

De aannemer kan aansprakelijk worden gesteld voor tekortkomingen, verlies of schade aan activa van de overheid als de marges die in het contract, de materiaallijst of andere geschikte criteria zijn gespecificeerd, onredelijk worden overschreden, afhankelijk van de contractvoorwaarden en de omstandigheden van het specifieke geval.

Alle gevallen van verlies, beschadiging of vernietiging van overheidseigendommen die onder de hoede of het beheer van de aannemer vallen, moeten worden onderzocht en gemeld aan de beheerder van het eigendom. Er moet een rapport worden opgesteld wanneer voltooide en goedgekeurde producten of artikelen verloren gaan, beschadigd raken of vernietigd worden terwijl ze onder het beheer van de aannemer vallen.

De aannemer moet zijn onderaannemers die verantwoordelijk zijn voor of in het bezit zijn van overheidseigendommen, opdracht geven om onderzoek te doen naar eventuele incidenten van verlies, schade of vernietiging van die eigendommen en deze te melden.

Systeem voor overheidseigendomsbeheer

Aanbieders van systemen voor het beheer van overheidsvastgoed kunnen aannemers helpen bij het ontwikkelen en implementeren van conforme methoden voor het beheer van overheidsvastgoed. Onze professionals hebben uitgebreide expertise op het gebied van systemen en audits voor overheidsvastgoed.

Slecht beheer van overheidseigendommen kan ernstige gevolgen hebben voor aannemers. Onze groep bestaat uit DCMA-auditors en voormalige beheerders van overheidseigendommen die u kunnen helpen ervoor te zorgen dat uw vastgoedsysteem voldoet aan contractuele verplichtingen.

Voordat de aannemer wijzigingen doorvoert, moet hij de vastgoedbeheerder op de hoogte stellen van eventuele belangrijke wijzigingen in zijn vastgoedbeheersysteem.

Voor de uitvoering van dit contract mag de aannemer (behalve waar dit verboden is door de wet of regelgeving) gebruikmaken van gebruikelijke zakelijke praktijken, vrijwillige consensusnormen of toonaangevende praktijken en normen in de sector die een effectief en efficiënt beheer van overheidseigendommen garanderen.

Het is essentieel om taken in vastgoedbeheer te automatiseren. Dit doe je door tools of procedures te gebruiken die je handmatige werk verminderen door technologie het werk voor je te laten doen. Dit wordt vastgoedbeheerautomatisering genoemd.

Met een overheidseigendomsbeheersysteem zoals Booking Ninjas worden uw werkzaamheden gestroomlijnd, verlopen uw workflows eenvoudiger en worden repetitieve taken geautomatiseerd.

Heeft u een goedgekeurd overheidseigendomsbeheersysteem nodig?

U hebt een systeem nodig dat voldoet aan de criteria van de clausule als FAR 52.245-1 in uw contracten is opgenomen. Er is echter geen specifieke software, systeem of toestemming vereist.

Om de overheidseigendommen in zijn bezit te beheren, dient de aannemer te beschikken over een systeem van interne controles. Dit systeem moet toereikend zijn om aan de criteria van deze clausule te voldoen. Om overheidseigendommen effectief en efficiënt te beheren, moet de aannemer de systemen, processen, registraties, procedures en methodologieën opzetten en onderhouden.

Zoals bij elk systeem zijn de processen, controles, rapporten en bewijzen van systeemtesten, training en updates belangrijker dan de software of hardware.

Er zijn specifieke normen voor ontvangst, etikettering en inventarisatie, hoewel het, zoals al gezegd, mogelijk is om standaard bedrijfs- of sectorprocessen toe te passen. Pronk met je vaardigheden, meen wat je zegt en lever bewijs voor je beweringen.

Belangrijkste punten

Het coördineren van de taken van de planning, receptie, verkoop, gastenbeheer, verkoop en rapportage wordt eenvoudiger gemaakt door overheidssystemen voor vastgoedbeheer .

Door de status van alle hotels te centraliseren, kunnen hoteleigenaren de receptieactiviteiten, prijzen, promoties en klantloyaliteitsgegevens beheren.

Wilt u meer weten over Booking Ninjas en wat wij doen? Plan dan nu een gratis gesprek met ons in!