Obwohl es überwältigend sein kann, Aufträge für die Verwaltung von Bundesimmobilien zu erhalten und zu vergeben, sollten sich die Auftragnehmer schnell darauf einlassen.
Einführung in die Verwaltung von Regierungsimmobilien
Bei der Verwaltung von Regierungseigentum beaufsichtigt ein externer Auftragnehmer den täglichen Betrieb von Regierungsimmobilien.
Der Definition zufolge umfasst staatliches Eigentum alle wesentlichen Immobilien im Besitz der Regierung. Dazu gehören auch die geleasten Immobilien. Es gibt zwei Arten von geleasten Immobilien: solche, die von der Regierung geleast werden, und solche, die vom Auftragnehmer geleast werden.
In Wirklichkeit ist die Regierung nicht Eigentümerin der Grundstücke, die sie von einer Leasinggesellschaft pachtet. Wenn die Verwaltung ein Grundstück pachtet und es dann im Rahmen eines Vertrags an einen Auftragnehmer übergibt, weist sie diesen an, das Grundstück für die Dauer des Vertrags so zu behandeln, als wäre es Eigentum der Regierung.
Dieses Eigentum muss in Übereinstimmung mit der vertraglichen Vereinbarung und dem Property Management System des Auftragnehmers verwaltet, geregelt, gesichert und erhalten werden.
Wenn der Vertrag ausläuft oder das Mietobjekt nicht mehr erwünscht ist, muss die Regierung eine Verfügungsanordnung erlassen. Je nach den Bedingungen und Umständen des Leasingvertrags kann das gemietete Eigentum an das Leasingunternehmen übergeben oder erworben werden.
Eigentum, das vom Auftragnehmer geleast und anschließend für die Projektabwicklung verwendet wird, fällt nicht unter die Definition von „Staatseigentum“, selbst wenn die Regierung die Leasinggebühr zahlt. Die Bedingungen des Leasingvertrags, den der Auftragnehmer mit dem Leasingunternehmen geschlossen hat, sind für ihn bindend.
Für Immobilienverwaltungsagenturen können Teile oder die Gesamtheit dieser Bestimmung gelten, wobei die damit verbundenen Verwaltungskosten von der Art des Vertrags und dem vertraglichen Umfeld abhängen.
In vielerlei Hinsicht ist die Immobilienverwaltung der öffentlichen Hand ebenso verwirrend und voller potenzieller Fallstricke wie die Buchführung über öffentliche Aufträge.
Wie viele Arten von Staatseigentum gibt es?
Spezialwerkzeuge, Ausrüstung, Material, spezielle Testgeräte und Immobilien sind die fünf Kategorien oder Arten von staatlichem Eigentum.
Beispiele für staatliches Eigentum
Öffentliches Eigentum sind alle Immobilien, die sich im Besitz der Regierung oder einer Regierungsbehörde und nicht im Besitz einer privaten Einrichtung oder eines Unternehmens befinden.
Es gehört der Allgemeinheit. Einige Beispiele für staatliches Eigentum sind Straßen, Wege, Bibliotheken, Gehwege, Spielplätze und Schulen, die häufig von der Allgemeinheit genutzt werden.
Verwaltungsplan für staatliches Eigentum
Die GP-Klausel verlangt von den Auftragnehmern die Entwicklung und Umsetzung von Plänen, Methoden und Prozessen für das Eigentumsmanagement", unabhängig von der Vertragsart, um die Interessen der Regierung zu schützen und Risiken zu vermeiden. Die folgenden wichtigen Aspekte der Strategie sollten dabei berücksichtigt werden:
- Erwerb von Eigentum
- Aufzeichnungen über den Erhalt von Staatseigentum
- Inventarisierung von Staatseigentum
- Kontrolle von Unterauftragnehmern
- Berichte
- Nutzung von Staatseigentum
- Instandhaltung und Wartung
- Abschluss von Immobilien
Dienstleistungen von staatlichen Immobilienverwaltungsagenturen
Beurteilungen
Das Erkennen und Beheben von Mängeln in einem Immobilienverwaltungssystem kann den Unterschied zwischen einer erfolgreichen und einer erfolglosen staatlichen Prüfung ausmachen. Wir können eine Lückenanalyse Ihres derzeitigen Immobiliensystems durchführen und Ihnen eine Liste mit Problemen bei der Einhaltung der Vorschriften und Ideen für Verbesserungen vorlegen.
Umsetzung
Das Team arbeitet mit Ihnen zusammen, um bewährte Praktiken, Regeln und Protokolle einzuführen, und schult Ihre Mitarbeiter, damit sie das System selbstständig verwalten können, unabhängig davon, ob es sich um einen neuen Prozess handelt oder ob Sie Hilfe bei der Aktualisierung des bestehenden Systems benötigen.
Handbuch der Politik
Die Erstellung ausreichender Leitlinien und Verfahren ist der erste Schritt zu einer guten Immobilienverwaltung. Einige professionelle Immobilienverwaltungsagenturen können Ihr Immobilienhandbuch verfassen, das mit den Richtlinien kompatible Verfahren enthält.
Selbsteinschätzung des Auftragnehmers (CSA)
Eine funktionierende Immobilienverwaltungsplattform muss jährlich interne Selbstbewertungen Ihrer Struktur durchführen. Sie führen CSAs für Auftragnehmer aller Größenordnungen durch, um Sie bei der Erfüllung dieser Verpflichtung zu unterstützen. Um Ihren Bedarf an einer jährlichen CSA zu erfüllen, besuchen die Mitarbeiter Ihren Standort, führen diese Audits durch und erstellen einen Bericht, den Sie der DCMA vorlegen können.
Schulung
Unsere Schulungen können online oder sogar bei Ihnen vor Ort absolviert werden, und wir bieten Kurse an, die auf Ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Wir konzentrieren uns darauf, Ihre Mitarbeiter in Bezug auf Ihre Regeln, Prozesse und die Einhaltung der FAR- und DFARS-Vorschriften zu schulen.
Bearbeitung von Anträgen auf Korrekturmaßnahmen (CARs)
Wenn die DCMA ein Audit durchführt, sind die Anbieter von Immobilienentwicklungsdiensten nur manchmal darauf vorbereitet. Wenn eine DCMA-Prüfung von Immobilien CARs aufdeckt, können einige staatliche Immobilienverwaltungsagenturen Ihnen dabei helfen, diese auf klare Art und Weise zu behandeln. Um korrekt und schnell auf CARs zu reagieren, können wir auf Ihren Wunsch mit der prüfenden Behörde kommunizieren.
Vertragsbeendigung und Eigentumsentsorgung
Was sollten Sie tun, wenn ein Vertrag ausläuft und Sie noch Eigentum des Bundes oder des Staates besitzen? Wir helfen Ihnen dabei, sicherzustellen, dass das Eigentum der Regierung während des Vertragsabschlusses ordnungsgemäß entsorgt wird. Staatliche Vermögensverwaltungsagenturen können direkt mit den Verantwortlichen für die Werksräumung zusammenarbeiten und sich um Schwierigkeiten bei der Vertragsbeendigung kümmern.
Ausrüstungsmanagement und Verlust von Staatseigentum
Der Auftragnehmer kann für Mängel, Verlust oder Beschädigung von Regierungseigentum zur Verantwortung gezogen werden, wenn er die im Vertrag, in der Stückliste oder in anderen geeigneten Kriterien festgelegten Freibeträge je nach den Vertragsbedingungen und den Umständen des Einzelfalls unangemessen überschreitet.
Jeder Fall von verloren gegangenem, beschädigtem oder zerstörtem Staatseigentum, das sich in der Obhut oder unter der Verwaltung des Auftragnehmers befindet, ist zu untersuchen und dem Vermögensverwalter zu melden. Der Verlust, die Beschädigung oder die Zerstörung von fertigen und genehmigten Produkten oder Gegenständen, die sich in der Obhut des Auftragnehmers befinden, ist zu melden.
Der Auftragnehmer muss alle seine Unterauftragnehmer, die für Regierungseigentum verantwortlich oder in dessen Besitz sind, anweisen, alle Vorfälle von Verlust, Beschädigung oder Zerstörung dieses Eigentums zu untersuchen und zu melden.
Verwaltungssystem für staatliches Eigentum
Anbieter von Systemen für die Verwaltung von Regierungseigentum können Auftragnehmern dabei helfen, konforme Methoden für die Verwaltung von Regierungseigentum zu entwickeln und einzuführen. Unsere Fachleute verfügen über ein großes Fachwissen im Umgang mit staatlichen Eigentumssystemen und Audits.
Eine mangelhafte Verwaltung von Staatseigentum kann schwerwiegende Folgen für Auftragnehmer haben. Zu unserer Gruppe gehören DCMA-Auditoren und ehemalige Verwalter von Regierungseigentum, die Ihnen dabei helfen können, sicherzustellen, dass Ihr Eigentumssystem mit den vertraglichen Verpflichtungen übereinstimmt.
Vor der Durchführung von Änderungen muss der Auftragnehmer den Vermögensverwalter über alle wesentlichen Änderungen an seinem Vermögensverwaltungssystem informieren.
Für die Durchführung dieses Vertrages kann der Auftragnehmer (außer in Fällen, in denen dies durch Gesetze oder Vorschriften untersagt ist) auf übliche Geschäftspraktiken, freiwillige Konsensstandards oder branchenführende Praktiken und Standards zurückgreifen, die eine wirksame und effiziente Verwaltung des staatlichen Eigentums gewährleisten.
Es ist wichtig, die Aufgaben der Eigentumsverwaltung zu automatisieren. Dies geschieht durch die Verwendung von Werkzeugen oder Verfahren, die Ihnen die manuelle Arbeit abnehmen, indem Sie Technologie einsetzen, um die Arbeit für Sie zu erledigen, was als Automatisierung der Immobilienverwaltung bezeichnet wird.
Mit einemImmobilienverwaltungssystem wie Booking Ninjas werden Ihre Abläufe gestrafft, die Arbeitsabläufe vereinfacht und sich wiederholende Aufgaben automatisiert.
Benötigen Sie ein zugelassenes Property Management System der Regierung?
Sie müssen über ein System verfügen, das die Kriterien der Klausel erfüllt, wenn FAR 52.245-1 in Ihren Verträgen enthalten ist, obwohl keine bestimmte Software, kein bestimmtes System und keine bestimmte Genehmigung erforderlich sind.
Zur Verwaltung des in seinem Besitz befindlichen staatlichen Eigentums muss der Auftragnehmer über ein System interner Kontrollen verfügen. Das System muss ausreichend sein, um die Kriterien dieser Klausel zu erfüllen. Um staatliches Eigentum effektiv und effizient zu kontrollieren, muss der Auftragnehmer Systeme, Prozesse, Aufzeichnungen, Verfahren und Methoden einrichten und pflegen.
Wie bei jedem System sind die Prozesse, Kontrollen, Berichte und Nachweise über Systemtests, Schulungen und Aktualisierungen wichtiger als die Software oder Hardware.
Es gibt spezifische Standards für den Empfang, die Etikettierung und die Inventarisierung, obwohl es, wie bereits gesagt, möglich ist, standardmäßige Geschäfts- oder Industrieprozesse anzuwenden. Geben Sie mit Ihren Fähigkeiten an, meinen Sie, was Sie sagen, und liefern Sie Beweise für Ihre Behauptungen.
Wichtigste Erkenntnisse
Die Koordinierung der Aufgaben von Planung, Rezeption, Verkauf, Gästemanagement, Vertrieb und Berichtswesen wird durchstaatliche Property-Management-Systeme erleichtert.
Durch die Zentralisierung des Status aller Hoteleigentümer ermöglicht es den Eigentümern, die Abläufe an der Rezeption, die Preisgestaltung und Werbeaktionen sowie die Kundenbindungsdaten zu verwalten.
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