Los propietarios pueden utilizar un software de gestión de viviendas corporativas para funcionar con mayor eficacia, mantener sus propiedades de forma sencilla y aumentar el valor de sus inversiones con mayor regularidad.
Los sistemas de software modernos proporcionan un conjunto diverso de herramientas orientadas a una amplia gama de tipos de propietarios y, a medida que mejora la calidad del software accesible a los propietarios, disminuye el coste de su uso.
Los softwares de gestión de viviendas corporativas han experimentado una revolución en los últimos años. Se han convertido en un recurso muy útil y económico para todos los propietarios.
¿Qué es la gestión de viviendas corporativas?
La gestión de viviendas corporativas es la administración, el mantenimiento y la supervisión de las propiedades de viviendas corporativas.
La gestión de propiedades actúa como enlace entre los propietarios y los ocupantes. El gestor de propiedades suele encargarse de la conservación y el mantenimiento, así como de obtener ingresos e interactuar con los inquilinos.
¿Deberías gestionar tu propia propiedad?
Algunos propietarios optan por gestionar sus propios inmuebles y, para hacerlo con eficacia, debes participar activamente en las operaciones diarias, visitar tus edificios con frecuencia y responder rápidamente a los problemas de alquiler y a las preocupaciones de los inquilinos.
Además, antes de optar por gestionar tus propias propiedades, debes tener en cuenta tu propio nivel de experiencia.
Algunos propietarios tienen una amplia experiencia en la gestión de propiedades, mientras que otros compran propiedades como inversión pero nunca antes han gestionado en el sector inmobiliario.
Han hecho dinero en una industria completamente diferente y no son capaces de asumir la gestión de sus propiedades.
Por lo general, dejar la gestión de tus propiedades en manos de profesionales es la mejor opción para tu negocio de viviendas corporativas. Sin embargo, si optas por la autogestión a pesar de todo, puede que quieras reconsiderarlo:
- Si no resides cerca de tu propiedad
- Si posees un gran número de unidades de alquiler
- Si tienes demasiadas cosas que hacer
Si no tienes en cuenta estos factores, puedes sentirte abrumado y terminar haciendo un trabajo terrible, poniendo en riesgo la rentabilidad y el desarrollo de tu negocio.
¿Qué es el software de gestión de viviendas corporativas?
Los softwares de gestión de viviendas corporativas ofrecen a los propietarios la libertad de automatizar tareas administrativas que consumen mucho tiempo. El software puede ayudar a supervisar no sólo las actividades de los inquilinos, sino también las de los gestores inmobiliarios.
También ayuda a conocer mejor los datos de inquilinos y contratistas, lo que te permite pensar de forma más crítica y mejorar sus servicios sin aumentar los costes operativos.
Finalidad del software de gestión de viviendas corporativas
El software de gestión de propiedades debe encargarse de cuatro responsabilidades clave en la gestión de propiedades inmobiliarias:
- Finanzas
- Marketing
- Inquilinos y ocupación
- Instalaciones
- Administración y gestión de riesgos
Analicemos cada una de estas responsabilidades con más detalle a continuación:
Finanzas
La gestión inmobiliaria exige conocer los costes operativos y los presupuestos.
Los precios de alquiler adecuados se determinan en función de esta información, que se equilibra con el mercado existente y lo que éste soportará en términos de alquileres.
El software de gestión de propiedades debe ayudarte a familiarizarte con los registros contables, el flujo de caja, los impuestos sobre la renta y el marketing.
Marketing
El software de gestión de viviendas corporativas, registra automáticamente una gran cantidad de información relativa a la edad del inquilino, el sexo, el motivo del alquiler, el número de contacto y los patrones de compra o gasto. Estas variables pueden evaluarse posteriormente por motivos de marketing para descubrir tendencias y distribuciones concretas.
Gestión de inquilinos
El software de gestión de viviendas corporativas ayuda a gestionar de manera eficaz a los inquilinos. Esta función requiere una comprensión de las demandas de los ocupantes. El software de gestión de propiedades atiende sus peticiones y realiza un seguimiento de sus actividades en relación con la normativa de arrendamiento.
También ofrece funciones que ayudan a cobrar el alquiler a tiempo y a evaluar la satisfacción de los ocupantes con las instalaciones de la propiedad en comparación con las que ofrecen las viviendas de alquiler de la competencia en la región. También incluye el indeseable deber de desahucio por incumplimiento o impago.
Mantenimiento de instalaciones
La gestión física y la administración de edificios, instalaciones y espacios exteriores forman parte de la gestión de la propiedad. La propiedad física incluye jardinería, iluminación, fontanería, tejados, electrodomésticos y mucho más.
Con las funciones de programación y recordatorios, los softwares de gestión de propiedades pueden encargarse de mantener conexiones con constructores y establecimientos de reparación, desarrollar presupuestos de renovación y supervisar la eficacia de todas las reparaciones y el mantenimiento.
Administración y gestión de riesgos
Para las operaciones de vivienda corporativa, deben cumplirse ciertos criterios de información. Los registros fiscales y contables deben mantenerse cuidadosamente.
Los sistemas de gestión de propiedades de viviendas corporativas documentan adecuadamente todas las acciones, actividades, eventos e intercambios de inquilinos durante un tiempo determinado, por cuestiones de responsabilidad. En la mayoría de las jurisdicciones, existen normas muy estrictas para la utilización del pago proporcionado por los inquilinos.
Características básicas de los softwares de gestión de viviendas corporativas
Estas son seis características básicas que una gestión de viviendas corporativas estándar ofrece a través de su software:
Cobro de alquileres en línea
El software de gestión de viviendas corporativas online casi siempre ofrece algún tipo de pago online, ya sea a través de una conexión de terceros o de una solución interna.
La sencillez de los pagos en línea puede ayudarte a recaudar más dinero y dar a tus ocupantes una sensación de profesionalidad.
Las múltiples opciones de pago, como Paypal, tarjeta de débito, tarjeta de crédito, cripto y otras, que se encuentran en los sistemas pueden motivar a sus inquilinos a realizar los pagos. Además, a principios de mes, puedes evitar ir al banco varias veces por semana.
Automatiza las notificaciones
Una relación sólida se basa en una comunicación adecuada. Afortunadamente, el software de gestión de propiedades hace que esto sea sencillo. Los programas de gestión de propiedades pueden incluir alertas de alquiler que avisan a los inquilinos cuando hay que completar el papeleo, cuando vence el alquiler o cualquier otro pago y cuando el contrato está a punto de expirar. Estos recordatorios se envían automáticamente, sin que el propietario tenga que hacer nada.
Si necesitas informar a los inquilinos de las renovaciones, mantenimiento, o un aviso de la comunidad, la mayoría de los servicios de software de gestión de la propiedad de vivienda corporativa como Booking Ninjas te permitirá hacerlo por correo electrónico, SMS, o a través de una aplicación.
Estas notificaciones también son rastreadas, algo que puede ser muy beneficioso en caso de desacuerdo o, si te enfrentas a un desalojo.
Automatiza la contabilidad
Con el software de gestión de viviendas corporativas, notarás que la automatización es una tendencia común. Encontrar métodos para descargar el trabajo te permite centrarte en ampliar tu negocio o relajarte en tu tiempo libre.
Además, la contabilidad es una de las cosas más mundanas que tendrás que hacer como propietario de forma regular. Implica controlar el alquiler, documentar los costes y preparar la cuenta de resultados.
Todo esto puede automatizarse fácilmente con el software adecuado. Cuando un inquilino paga su alquiler por Internet, queda registrado. Si estás en la tienda comprando suministros, puedes hacer una foto rápida del recibo e introducirlo en el software.
Algunos programas de gestión de propiedades permiten incluso conectar directamente con el banco, lo que permite registrar cómodamente los gastos junto con los ingresos.
Encontrar inquilinos
Los inquilinos equivocados pueden costarte importantes gastos y tiempo. Encontrar mejores inquilinos es fundamental y, afortunadamente, el software de gestión de propiedades puede ser de gran ayuda.
La mayoría de los software de gestión inmobiliaria incluyen funciones que te permiten promocionar cómodamente tus viviendas en diversas plataformas como Craigslist y Zillow. Esto casi garantiza que sólo recibas consultas de los mejores candidatos.
Además, la mayoría de estos sistemas de software de gestión de viviendas corporativas incluyen funciones de selección. Si no lo estás haciendo, deberías examinar a tus inquilinos.
Un historial financiero, legal y de desahucios puede revelar mucho sobre un inquilino potencial para tu vivienda y ayudarte a evitar individuos que sólo te causarán problemas.
Seguimiento sencillo del mantenimiento
Hacer el mantenimiento puede ser una gran molestia. A nadie le gusta revelar su información de contacto personal a sus inquilinos, pero si no revisas tu bandeja de entrada de correo electrónico con frecuencia, es más probable que te pierdas consultas y comunicaciones esenciales con tus inquilinos.
Compartir el progreso del mantenimiento con los trabajadores de mantenimiento y los inquilinos también puede ser complicado.
Sin embargo, el software de gestión de propiedades, que casi siempre incluye algún tipo de portal de mantenimiento, supera estos problemas.
Por lo general, los inquilinos pueden enviar descripciones, fotos, vídeos y cualquier otra información que necesiten para expresar sus problemas de mantenimiento. Esta información se guarda en tu software y puede revisarse siempre que lo desees.
Recibirás una alerta del programa, a través de correo electrónico o mensaje de texto. Esto significa que no hay necesidad de dar tu información personal.
Puedes enviar estos tickets a tu departamento de mantenimiento o incluso añadirlos a tu software de alquiler. Ellos tendrán acceso y la opción de configurar sus propias preferencias de notificaciones.
Almacenamiento en la nube
Probablemente has notado esto en algunos de nuestros puntos anteriores: el almacenamiento en la nube y la facilidad de acceso a tus registros, datos y documentos desde cualquier lugar es bastante beneficioso.
Si has estado en la industria de gestión de viviendas corporativas el tiempo suficiente, es probable que hayas escuchado innumerables historias de propietarios cuyos discos duros se rompieron, borrando años de alquiler y la historia de la empresa.
Es una auténtica pesadilla, sobre todo si recibes una inquietante carta de Hacienda. Este riesgo se elimina por completo con el software de gestión inmobiliaria. Hace más que simplemente almacenar tus datos de forma segura; también te permite verlos desde cualquier lugar.
Si un huésped te pregunta cuánto debe mientras estás fuera, no tienes que volver a casa para averiguarlo.
Booking Ninjas soporta almacenamiento en la nube eficiente para la gestión de la propiedad de vivienda corporativa. Con esta característica, puedes simplemente sacar tu teléfono, entrar en tu cuenta y obtener la respuesta de inmediato.
Características de un buen software de gestión de viviendas corporativas
Los requisitos, los sistemas y los métodos de contabilidad pueden variar considerablemente de una empresa a otra. Aquí tienes cuatro consejos a tener en cuenta:
Software específico del sector
Hay una gran variedad de empresas de software de gestión inmobiliaria y prestan servicios de diferentes maneras. Pueden especializarse en:
- Gestión comercial: para oficinas, locales comerciales y estructuras industriales.
- Gestión de propiedades residenciales/de hostelería: para alquileres vacacionales, residencias de estudiantes y viviendas para empresas.
- Gestión de propiedades de estratos: para propiedades de múltiples unidades en copropiedad.
Contratar a una empresa de software de gestión de propiedades especializada en hostelería es la opción más adecuada para la vivienda corporativa. Ofrecen servicios específicos del sector, para propiedades que se concentran en ofrecer una experiencia más relajada a sus ocupantes.
Acceso a la información
El software de gestión de propiedades basado en la nube proporciona acceso a toda la información y los datos en cualquier momento y lugar. Esto indica que no es necesario estar presente en la oficina para supervisar los datos del software.
Este programa facilita la gestión y el uso de los datos, con todos tus datos e información principales accesibles en línea y a tu disposición.
Escalabilidad
Independientemente de si tienes una propiedad pequeña o grande, un software de gestión inmobiliaria moderno debería gestionar todos los tipos y tamaños sin problemas.
Una solución de software avanzada está constantemente abierta al crecimiento, la modificación y las actualizaciones más recientes. Un software de gestión de propiedades que es escalable debe evolucionar fácilmente con tus demandas y necesidades cambiantes.
Booking Ninjas se basa en Salesforce, que proporciona una infraestructura robusta para hacer crecer tu negocio. La plataforma Salesforce siempre está evolucionando para adaptarse a las necesidades de nuestro clima empresarial contemporáneo, a la vez que crea nuevos estándares de la era digital.
Echa un vistazo a nuestro sistema de gestión de propiedades en Salesforce.
Seguridad
Con un software de gestión de propiedades inteligente, puedes estar seguro de que toda tu información vital y personal se mantiene a salvo.
Una buena solución de software de gestión de la propiedad también debe crear un entorno seguro que incluya cifrado, firewall y módulos de recuperación/copia de seguridad. Booking Ninjas está asociado con Salesforce, que tiene seguridad de primera categoría.
El mejor software de gestión de viviendas corporativas
El mejor software de gestión de vivienda corporativa permite a los propietarios gestionar digitalmente cada parte de su empresa.
Booking Ninjas es un software completo de gestión de alquiler que permite a los administradores de propiedades gestionar todo, desde los pagos de alquiler virtual hasta el seguimiento de vacantes, horarios de mantenimiento, operaciones de la empresa, arrendamiento y contabilidad.
A través de la supervisión de inquilinos y contratos de arrendamiento, recordatorios automáticos de alquileres y cuotas, informes bajo demanda y contabilidad completa, agiliza el ciclo de cobro de alquileres.
Conclusión
Es fundamental tener en cuenta las características no sólo de tu propiedad, sino también de lo que quieres que sea en el futuro.
¿La plataforma que elijas podrá escalar contigo? ¿Es rentable mientras aún estás desarrollando tu cartera de propiedades? En nuestro análisis anterior, hemos compartido algunas ideas que te ayudarán a responder a estas preguntas.
En términos de calidad y autenticidad, Booking Ninjas ha demostrado ser un sistema de gestión de propiedades hoteleras basado en resultados que funcionará bien para tus necesidades de gestión de vivienda corporativa.
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