Wanneer alle details van de planning, het ontwerp en de financiering van de locatie zijn uitgewerkt en de beste praktijken voor overheidsvastgoedbeheer zijn toegepast, halen gemeenschapsleiders opgelucht adem.
Ontwikkeling kan een langdurig en uitdagend proces zijn. Het is gemakkelijk om over het hoofd te zien dat gedurende de maanden (of jaren) die het kost om een woning te bouwen, cruciale componenten voor het succes ervan op de lange termijn ontwikkeld moeten worden.
Definitie van beste praktijken
Een standaard of reeks aanbevelingen waarvan erkend wordt dat ze positieve resultaten opleveren wanneer ze worden opgevolgd. Best practices voor overheidsvastgoedbeheer met betrekking tot de uitvoering of configuratie van vastgoedbeheertaken voor overheidsvastgoed.
Strikte normen voor beste praktijken kunnen worden vastgesteld door een managementcomité of binnen een bedrijf.
Wat zijn enkele best practices voor het beheer van overheidseigendommen?
In dit hoofdstuk worden de meest voorkomende problemen met vastgoedbeheer in zowel nieuwe als bestaande panden besproken. Ook worden de middelen en technieken besproken die een gemeenschap kan gebruiken om vastgoed proactief te beheren.
U kunt oplossingen voor ontoereikend vastgoedbeheer identificeren als u een duidelijk beeld hebt van wat uitstekend vastgoedbeheer inhoudt.
Aankoop en leasen
Voordat de werkzaamheden zijn afgerond, willen ontwikkelaars graag een aanzienlijke groep geschikte kandidaten vinden. Hoe eerder bewoners of kopers gevonden, gekwalificeerd en enthousiast zijn over het project, hoe sneller het benodigde geld om de kosten te dekken, bijeengebracht kan worden.
De projectontwikkelaar kan duurdere bouwfinancieringen omzetten in permanente hypotheken met gunstiger voorwaarden wanneer een pand stabieler wordt voor bewoning.
Het opleiden van personeel, waarvan sommigen mogelijk geen ervaring hebben met het werken met oudere cliënten, huishoudens met speciale behoeften of gezinnen met een laag inkomen, is noodzakelijk voor een effectief pre-leasing- of verkoopprogramma. Bovendien zullen veel locaties tweetalig leasingpersoneel nodig hebben. De financiële problemen, budgetteringsbehoeften en het beheer van het huishouden van bewoners vereisen de hulp van personeel.
De selectie van de bewoner of bewoner
De effectiviteit van een huurwoning hangt af van de keuze van de bewoner. Gebouwen met een solide financiële positie zijn gebouwen die snel verhuurd worden aan gekwalificeerde bewoners.
Als een overheidsorganisatie haar eigen vastgoed niet beheert, kan zij een lease- of beheermaatschappij inschakelen. In veel gevallen kan één organisatie naast diensten voorafgaand aan de oplevering (zoals marketing, verhuur, toelatingscontroles en coördinatie bij de verhuizing) ook langetermijnbeheer van vastgoed aanbieden.
Projectontwikkelaars hebben vaak hun eigen interne managementbedrijven, die alles behalve de meest gespecialiseerde eisen van bewoners kunnen uitvoeren.
Voor een groter en complexer project is een groter team nodig om de eisen rondom verhuur en beheer van het vastgoed uit te voeren en te handhaven.
Tijdens de drukke periode van werving en selectie van nieuwe bewoners en de periode waarin ze verhuizen, kunnen beheerders met een portefeuille van meerdere panden werknemers overplaatsen om aan de piekvraag te voldoen. Wees op uw hoede voor beheerders met buitensporige verplichtingen. Informeer naar de intenties om extra personeel aan te nemen en op te leiden.
De dienstverlening
De eigenaar van het pand moet een plan hebben opgesteld voor de levering van de beloofde ondersteunende diensten, waaronder maar niet beperkt tot beroepsbegeleiding, kinderopvang en naschoolse activiteiten, vóór de aanvang van de bouw.
Een plan voor gemeenschapsontwikkeling of dienstverlening beschrijft hoe mensen sociale diensten kunnen ontvangen, hetzij ter plaatse, hetzij via partnerschappen en doorverwijzingen. Om concurrerend te blijven en te kunnen omgaan met wijzigingen in de huurovereenkomsten, moeten bestaande instellingen hun aanbod regelmatig herzien.
Deze plannen zouden overeenkomsten inhouden met lokale overheden en non-profitorganisaties die diensten aanbieden zoals vervoer, vrijetijdsactiviteiten, maaltijdvoorziening, wellnessprogramma's of bezoekende medische professionals in een voorziening voor ouderen of mensen met een beperking.
Lokale ziekenhuizen, katholieke liefdadigheidsinstellingen, gemeentelijke bureaus voor ouderen, Lutherse sociale diensten en raden voor joodse ouderen, naast andere geloofs- of gemeenschapsgerichte groepen, bieden deze diensten regelmatig aan.
De marketingstrategie
De marketingstrategie legt uit hoe de eigenaar of beheerder van het pand gekwalificeerde gezinnen zal attenderen op de appartementen die nog beschikbaar zijn. Het is tijd om aanmeldingen voor de wachtlijst van het gebouw te accepteren naarmate de geplande opleveringsdatum nadert. Verspreid gedrukt materiaal (flyers, brochures) onder potentiële bewoners of kopers, evenals onder maatschappelijke belangenorganisaties, adviseurs en organisaties voor maatschappelijke ondersteuning.
Naast het beantwoorden van vragen van het publiek, verspreiden de autoriteiten regelmatig pamfletten bij belangrijke voorzieningen in dorpen en steden, zoals gemeentehuizen, bibliotheken en bejaardentehuizen.
Advertenties in regionale gedrukte media zijn noodzakelijk. Het marketingteam kan worden gevraagd presentaties te geven voor nabijgelegen kerken, ouderenorganisaties of andere relevante groepen.
Verantwoordelijkheden van huurders en kopers
Voordat potentiële huurders een huis huren of kopen, moeten ze goed op de hoogte zijn van de omgeving en financieel voorbereid zijn. Hoewel het misschien voor de hand liggend lijkt, huren of kopen veel mensen een huis dat boven hun stand ligt, meestal omdat ze de kosten volledig moeten begrijpen.
Aanstaande bewoners moeten:
- Zorg dat u geld reserveert voor een waarborgsom, aanbetaling of afsluitkosten.
- Zorg dat u kredietwaardig bent, zodat uw aanvraag voor een lening of huur wordt geaccepteerd wanneer hiervoor een kredietrapport wordt opgevraagd.
- Betaal alle resterende nutsvoorzieningen af.
- Zorg ervoor dat de maandelijkse woonlasten betaalbaar zijn, zodat u genoeg geld overhoudt om andere verplichtingen en rekeningen te betalen en om geld opzij te zetten of te investeren.
- Houd rekening met de bijbehorende transportkosten voor de betreffende woning. Zullen de hoge verzendkosten de besparing op het huis tenietdoen?
- Denk goed na over de buurt waar ze een huis willen huren of kopen. Hun keuze heeft invloed op de daadwerkelijke woning en de buurt als geheel.
- Indien nodig kunt u samenwerken met een non-profitorganisatie voor woningbouw in de buurt om advies en training te krijgen over een of alle hierboven genoemde onderwerpen.
Strategie voor vastgoedbeheer
In het Property Management Plan staat beschreven hoe de beheerder omgaat met doorlopend onderhoud, personeel, herverhuur van appartementen, activiteiten in de buurt en andere problemen die zich kunnen voordoen.
Zoals vermeld in eerdere hoofdstukken van dit werkboek, is het behoud en succesvol beheer van oudere gebouwen die de overheid niet officieel subsidieert, ook noodzakelijk om te voorzien in een aanbod van goedkope woningen voor werknemers. Naarmate eigenaren de pensioengerechtigde leeftijd naderen of de voorkeuren van investeerders in de loop der tijd veranderen, wisselen deze panden regelmatig van eigenaar.
Relaties tussen verhuurder en bewoner
Gezonde relaties tussen verhuurders en huurders zijn cruciaal voor het behoud van de structurele integriteit van een gebouw en de veiligheid van de bewoners. Goede beheerders hebben beleid voor het omgaan met ingrijpende situaties zoals huiselijke conflicten, luidruchtige feesten of mensen die rondhangen in openbare ruimtes.
Wetten en jurisprudentie in verschillende gemeenschappen, waaronder de staat Illinois, geven huurders en verhuurders speciale rechten. Zo bepalen al lang bestaande regels voor verhuurders en huurders in Chicago, Evanston en Oak Park wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe geschillen moeten worden afgehandeld.
Handhaving van huisvestingsregels
Lokale overheden spelen een belangrijke rol in het onderhoud ervan door ervoor te zorgen dat alle betaalbare woningen aan de normen voldoen. Handhaving van de wet draagt bij aan goed vastgoedbeheer en -onderhoud. In veel gebieden moeten bestaande appartementencomplexen regelmatig worden geïnspecteerd.
Wanneer een nieuwe bewoner arriveert, eisen sommigen ook een inspectie en de afgifte van een gebruiksvergunning. Bij verkoop hanteren sommige van de meest agressieve overheden deze criteria ook voor woningen die door de eigenaar worden bewoond.
De plaatselijke regelgeving kan betrekking hebben op zowel de eisen voor de bezetting als op problemen met de fysieke gezondheid en veiligheid (schoonheid, brandgevaar, elektrische en loodgieterswerkzaamheden).
De huisvestingsautoriteit voert elk kwartaal inspecties uit van LIHTC-, Housing Choice Voucher- en Section 8-eenheden (alsook de eenheden die Section 8-subsidies ontvangen). Er mogen maximaal het goedgekeurde maximum aantal personen per kamer verblijven.
Conversie
Hoewel er zekere nadelen aan kleven, is het ombouwen van huurwoningen tot appartementen een indicatie van een gezonde markt voor koopwoningen.
Omdat er minder huurwoningen beschikbaar zijn vanwege de grootschalige verbouwing van appartementencomplexen, zijn er in een buurt minder plekken om te wonen.
Huurwoningen vormen een flexibel, beheersbaar en vaak goedkoop alternatief voor het kopen van een eigen huis voor veel belangrijke leden van de gemeenschap, zoals pas afgestudeerden, mensen die het minimumloon verdienen, ouderen met een vast inkomen, nieuwe gezinnen en anderen.
Door de eigendomsstructuur kan het lastig zijn om appartementencomplexen vanuit gemeentelijk oogpunt te besturen. Terwijl appartementencomplexen verbonden zijn aan verschillende individuele eigenaren, kan een huurgebouw slechts één eigenaar of beheerder hebben om mee te communiceren over onderhouds- en veiligheidsproblemen.
Het kan voorkomen dat meerdere eigenaren of investeerders hun woningen binnen hetzelfde gebouw verhuren. Daardoor kan het heel lastig zijn om problemen op te lossen die kunnen ontstaan door gebrekkig beheer van die woningen.
Voor verenigingen is het lastig om geld of financiering te verkrijgen voor ingrijpende renovaties aan gebouwen, vooral als het om kleinere appartementencomplexen gaat.
Richtlijn voor zelfbeoordeling van overheidseigendom
Wat betreft de uitvoering van zelfevaluaties van contractueel eigendomsbeheer en het meten van de effectiviteit van een vastgoedbeheersysteem, worden deze principes, definities en meetmethoden beschouwd als toonaangevende praktijken in de sector.
Een entiteit moet kiezen welke metrieken zij gaat gebruiken en vervolgens welke van deze records zij geheel of gedeeltelijk gaat inzetten, afhankelijk van het ontwikkelingsniveau van het vastgoedbeheersysteem.
Sjabloon voor vastgoedbeheerplan
Dit document dient als voorbeeld dat uw bedrijf kan gebruiken om te beschrijven hoe het overheidseigendommen beheert. Het bevat geaccepteerde best practices in de lucht- en ruimtevaart en de militaire sector. Volgens FAR 52.245-1 Overheidseigendommen is dit document noodzakelijk. U heeft hiervoor waarschijnlijk deskundige hulp nodig.
Tips voor effectief beheer van overheidseigendommen
De taken van beheerders van commercieel vastgoed zijn uitgebreid. Ze streven er continu naar om huurders aan te trekken en te behouden, te reageren op nieuwe huurders en in te spelen op veranderende marktbehoeften. Het kan een uitdaging zijn om een evenwicht te vinden tussen deze eisen en de eisen van het gebouw.
De vier beste methoden voor het beheren van commerciële panden die mogelijk zijn gemaakt door integratie met behulp van analyses, zijn als volgt:
Goed ruimtegebruik
Ruimtegebruik is een belangrijk aandachtspunt voor vastgoedeigenaren die de waarde van hun activa willen verhogen, facility managers die hun bedrijfsvoering willen verbeteren en huurders die het maximale uit hun huurcontracten willen halen.
Wat het meest van belang is bij ruimtegebruik, is hoeveel mensen er in een bepaalde ruimte passen zonder dat het krap of verspillend aanvoelt. U kunt ongebruikte ruimtes vinden en uw beheermethoden verbeteren om de efficiëntie te maximaliseren door te vergelijken hoeveel ruimte mensen nodig hebben en hoe de ruimte wordt gebruikt.
Belangrijke statistieken om over na te denken:
- Dagelijks maximaal ruimtegebruik
- Gemiddeld piekgebruik voor elke zone
- Tijdelijke bezetting
De beste manier om deze inzichten te verkrijgen is via data van bezettingssensoren. Facilitymanagers en huurders kunnen ontdekken welke ruimtes het meest actief zijn, welke onderbenut zijn en hoe de bezetting fluctueert afhankelijk van factoren zoals het tijdstip op de dag. Dit doen ze door de bezetting continu te monitoren en bezettingsgegevens in de loop van de tijd te analyseren.
Huurders kunnen deze informatie gebruiken om alles te stroomlijnen, van het beheer van diensten tot het reserveren van vergaderruimtes en de workflow. Het kan de toewijzing van middelen beïnvloeden en alles verbeteren, van het fysieke architectonische ontwerp tot het gebruik van apparatuur voor facility management.
Verhoog de energie-efficiëntie
Slimme systemen worden slimmer en effectiever wanneer een analyseplatform begrijpt hoe mensen hun faciliteiten daadwerkelijk gebruiken. HVAC en verlichting, twee energie-intensieve gebouwsystemen, kunnen direct of zelfs proactief reageren op veranderende omgevingsomstandigheden.
Naarmate vergaderruimtes voller raken en de temperatuur overdag stijgt, kan de airconditioning harder moeten worden gezet. In ongebruikte ruimtes kunnen de lichten worden uitgeschakeld, terwijl in natuurlijk verlichte ruimtes de lichten kunnen worden gedempt.
Vlak voor aanvang van de werkdag kan de verwarming hoger worden gezet, en zodra de ruimte leeg is, kan deze weer lager worden gezet.
Dit geautomatiseerde, datagestuurde systeem zorgt ervoor dat huurders zich op hun gemak voelen zonder dat ze er iets voor hoeven te doen. Bovendien voorkomt het energieverspilling en zorgt het ervoor dat energie wordt gebruikt waar en wanneer dat nodig is.
Toon echte milieuvoordelen aan
Vóór de epidemie besteedden huurders van commerciële ruimtes mogelijk aandacht aan de luchtkwaliteit. Maar nu is het belangrijker dan ooit. Geavanceerde, op analyses gebaseerde architectuur kan inzicht bieden in elke kamer en een effectiever beheer van de luchtkwaliteit, waardoor u de gezondheid en veiligheid van uw gebruikers kunt waarborgen.
Zo kan de ventilatie automatisch worden aangepast op basis van de bezetting en gegevens van sensoren voor de luchtkwaliteit.
Belangrijk is dat u kwantitatieve luchtkwaliteitsmetingen kunt tonen aan huurders (en potentiële huurders). U kunt objectieve statistieken gebruiken om uw beweringen te onderbouwen dat uw gebouw een veilige plek is, wat u een waardevol instrument geeft om huurders te lokken en te behouden.
De effecten van verbetermaatregelen zoals HEPA-filters kunt u ook zien aan gegevens over de luchtkwaliteit. Daarmee kunt u bepalen welke maatregelen de moeite waard zijn en welke nutteloos.
Stroomlijn onderhoud
Analytics wordt soms niet gezien als een hulpmiddel voor onderhoudsoptimalisatie, maar in veel opzichten is dat het wel. Een intelligent platform dat continu data analyseert, kan afwijkingen direct signaleren, instelpunten aanpassen of de juiste belanghebbenden waarschuwen wanneer een probleem handmatige actie vereist.
Bovendien kan het suggesties geven voor het omgaan met fouten en inefficiënties.
Een voordeel van platforms met uitgebreide functies voor foutdetectie en diagnose is de mogelijkheid om problemen in complexe systemen te lokaliseren en hinderlijke waarschuwingen te verminderen.
Doordat tijdrovende oplossingen voor onbelangrijke problemen niet meer nodig zijn en operators situaties die assistentie vereisen sneller kunnen afhandelen, wordt het onderhoudsproces gestroomlijnd.
Om ernstige storingen in de apparatuur en langdurige uitvaltijden te voorkomen die gevolgen kunnen hebben voor huurders, kunnen problemen in een vroeg stadium worden voorspeld of opgelost.
Bovendien helpt een analyseplatform bij de verantwoording en communicatie, omdat het management op één centrale plek toegang heeft tot:
- Werkorders insturen
- Aannemers die leveringen leveren
- Voortgang bewaken
- Controleer de oplossingen
Aanbevolen werkwijzen voor commercieel vastgoedbeheer zijn onder meer minder papierwerk, hogere nauwkeurigheid en meer openheid.
Belangrijkste punten
Een individueel pand, een blok, een buurt en een stad zijn allemaal afhankelijk van effectief beheer. Veel gemeenschappen zijn zich maar al te goed bewust van de problemen die een ondermaats gebouw kan veroorzaken, zowel fysiek als sociaal. Problemen die veel meer tijd en middelen vergen dan routinematig beheer en onderhoud.
Hoewel de meeste gemeenten niet actief zijn in het vastgoedbeheer, moeten ze toch samenwerken met bouwers, landeigenaren en beheerbedrijven om ervoor te zorgen dat problemen snel, eerlijk en volgens de wet worden opgelost.
Het aanbod van kwalitatief hoogwaardige woningen kan worden vergroot door nieuwbouw en behoud, maar voortdurend beheer en toezicht door de gemeenschap zorgen ervoor dat de woningvoorraad nog jarenlang sterk blijft.
Naast andere best practices voor het beheer van overheidseigendommen kan taakautomatisering in deze moderne tijd essentieel zijn.
Als u gebruikmaakt van een overheidseigendomsbeheersysteem zoals Booking Ninjas, kunt u snel achtergrond- en kredietcontrolegegevens verkrijgen, zodat u huurders van het hoogste niveau kunt vinden.
U kunt potentiële huurders alvast screenen voordat u de aanvragen doorneemt of bezichtigingen plant met behulp van onze vastgoedbeheersoftware en persoonlijke suggesties.
Maak gebruik van ons dashboard voor huurdersbeheer, dat de informatie over uw huidige (en toekomstige) huurders samenvat. Gebruik applicaties en documenten die via mobiele apparaten beschikbaar zijn om snel de kredietgeschiedenis, strafblad en uitzettingsgegevens van huurders te verkrijgen.
Wilt u meer weten over Booking Ninjas en wat wij doen? Plan dan nu een gratis gesprek met ons in!