Praktik Terbaik Pengelolaan Properti Pemerintah

Ketika semua hal spesifik tentang perencanaan lokasi, desain, dan pendanaan telah dikerjakan sambil mengadopsi praktik terbaik pengelolaan properti pemerintah, para pemimpin masyarakat menghela napas lega.

Pembangunan bisa menjadi proses yang panjang dan penuh tantangan. Sangat mudah untuk mengabaikan bahwa selama berbulan-bulan (atau bertahun-tahun) yang dibutuhkan untuk membangun sebuah properti, komponen-komponen penting dari keberhasilan jangka panjangnya harus dikembangkan.

Definisi Praktik Terbaik

Standar atau serangkaian rekomendasi yang diakui menghasilkan hasil positif jika diikuti. Praktik terbaik pengelolaan properti pemerintah terkait dengan pelaksanaan atau konfigurasi tugas pengelolaan properti untuk properti real estat pemerintah.

Standar praktik terbaik yang ketat dapat ditetapkan oleh komite manajemen atau internal perusahaan.

Apa Saja Praktik Terbaik Pengelolaan Properti Pemerintah?

Masalah yang paling umum dalam pengelolaan properti, baik di properti baru maupun yang sudah ada, dibahas di bagian ini. Bagian ini juga mencantumkan sumber daya dan teknik yang dapat digunakan komunitas untuk mengelola properti secara proaktif.

Anda dapat mengidentifikasi solusi untuk pengelolaan properti yang tidak memadai dengan memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang dimaksud dengan pengelolaan properti yang baik.

Pembelian dan Sewa

Sebelum pekerjaan selesai, pengembang sangat ingin menemukan sejumlah besar kandidat yang memenuhi syarat. Semakin cepat penghuni atau pembeli ditemukan, memenuhi syarat, dan berdedikasi pada proyek, semakin cepat pula dana yang dibutuhkan untuk menutupi biaya akan terkumpul.

Pengembang dapat mengganti pembiayaan konstruksi yang lebih mahal dengan hipotek permanen dengan persyaratan yang lebih menguntungkan saat properti semakin mendekati hunian stabil.

Pelatihan bagi personel, yang sebagian mungkin tidak memiliki pengalaman sebelumnya dalam menangani klien lanjut usia, rumah tangga dengan kebutuhan khusus, atau keluarga berpenghasilan rendah, diperlukan untuk program pra-penyewaan atau penjualan yang efektif. Selain itu, banyak lokasi akan membutuhkan staf penyewaan dwibahasa. Masalah keuangan penghuni, kebutuhan penganggaran, dan pengelolaan rumah tangga akan memerlukan bantuan staf.

Pemilihan Penghuni atau Penduduk

Efektivitas properti sewa bergantung pada pilihan penghuni. Bangunan dengan kondisi keuangan yang solid adalah bangunan yang disewakan segera kepada penghuni yang memenuhi syarat.

Jika sebuah organisasi pemerintah tidak mengelola propertinya sendiri, mereka dapat menggunakan perusahaan sewa atau manajemen. Dalam banyak kasus, satu organisasi dapat menawarkan manajemen properti jangka panjang selain layanan pra-penyelesaian seperti pemasaran, penyewaan, pemeriksaan kelayakan, dan koordinasi kepindahan).

Pengembang sering kali memiliki firma manajemen internal mereka sendiri, yang mampu mengurus apa pun kecuali tuntutan penghuni yang paling khusus.

Proyek yang lebih besar dan lebih kompleks akan memerlukan tim yang lebih besar untuk menjalankan dan menegakkan persyaratan penyewaan dan pengelolaan properti.

Selama musim sibuk pemilihan penghuni dan musim pindah, perusahaan manajemen dengan portofolio beberapa properti akan dapat memindahkan pekerja untuk memenuhi permintaan puncak. Waspadalah terhadap perusahaan manajemen dengan komitmen berlebihan. Tanyakan tentang niat untuk mempekerjakan dan melatih karyawan tambahan.

Pengiriman Layanan

Pemilik properti harus menyelesaikan rencana mereka untuk penyediaan layanan pendukung yang dijanjikan, termasuk namun tidak terbatas pada konseling pekerjaan, penitipan anak, dan kegiatan setelah sekolah, sebelum dimulainya konstruksi.

Rencana pengembangan masyarakat atau penyediaan layanan menguraikan bagaimana orang akan mendapatkan layanan sosial, baik di tempat atau melalui kemitraan dan rujukan. Agar tetap kompetitif dan menangani perubahan penyewa, tempat usaha yang ada harus sering meninjau penawaran mereka.

Rencana ini akan melibatkan kesepakatan dengan pemerintah daerah dan kelompok nirlaba yang menawarkan layanan seperti transportasi, aktivitas rekreasi, makanan di atas roda, program kesehatan, atau kunjungan profesional medis di fasilitas yang melayani orang lanjut usia atau penyandang disabilitas.

Rumah sakit setempat, lembaga amal Katolik, kantor warga senior di kotamadya, Layanan Sosial Lutheran, dan Dewan untuk Lansia Yahudi, di antara kelompok berbasis agama atau berbasis masyarakat lainnya, sering menyediakan layanan ini.

Strategi Pemasaran

Strategi Pemasaran menjelaskan bagaimana pemilik atau pengelola properti akan memberi tahu keluarga yang memenuhi syarat tentang flat yang masih tersedia. Saatnya telah tiba untuk mulai menerima aplikasi untuk daftar tunggu gedung tersebut karena tanggal penyelesaian yang direncanakan semakin dekat. Bagikan materi cetak (brosur, brosur) kepada calon penghuni atau pembeli serta organisasi advokasi masyarakat, konselor, dan organisasi bantuan sosial.

Selain menanggapi pertanyaan publik, pihak berwenang sering kali menempatkan pamflet di fasilitas desa atau kota penting seperti balai kota, perpustakaan, dan pusat lansia.

Iklan perlu dipasang di media cetak regional. Tim pemasaran dapat diminta untuk memberikan presentasi di gereja-gereja terdekat, organisasi warga senior, atau kelompok terkait lainnya.

Tanggung Jawab Penyewa dan Pembeli

Sebelum menyewa atau membeli rumah, calon penghuni harus memiliki pengetahuan tentang daerah tersebut dan siap secara finansial. Meskipun mungkin tampak jelas, banyak orang menyewa atau membeli rumah yang harganya di atas kemampuan mereka, biasanya karena mereka perlu memahami sepenuhnya pengeluarannya.

Calon penghuni harus:

• Siapkan uang untuk uang jaminan, uang muka, atau biaya penutupan.
• Bersiaplah untuk mendapatkan kredit sehingga pengajuan pinjaman atau sewa Anda akan diterima ketika laporan kredit diperoleh untuk tujuan tersebut.
• Lunasi semua kewajiban utilitas yang tersisa.
• Pastikan cicilan bulanan perumahan terjangkau, sisakan cukup uang untuk melunasi kewajiban dan tagihan lain, serta cukup uang untuk ditabung atau diinvestasikan.
• Pertimbangkan biaya transportasi terkait untuk rumah yang dimaksud. Apakah biaya pengiriman yang tinggi akan mengimbangi penghematan biaya rumah?
• Pertimbangkan dengan cermat area tempat mereka ingin menyewa atau membeli rumah, ingatlah bahwa pilihan mereka akan memengaruhi properti sebenarnya dan lingkungan sekitar secara keseluruhan.
• Bila perlu, bekerja samalah dengan kelompok perumahan nirlaba di lingkungan sekitar untuk mendapatkan saran dan pelatihan tentang salah satu atau semua topik yang disebutkan di atas.

Strategi Manajemen Properti

Rencana Pengelolaan Properti menguraikan bagaimana manajer akan menangani pemeliharaan berkelanjutan, personel, penyewaan kembali apartemen, aktivitas lingkungan sekitar, dan kesulitan lain yang timbul.

Seperti yang disebutkan dalam bab-bab sebelumnya dari buku kerja ini, melestarikan dan mengelola bangunan-bangunan tua yang tidak disubsidi pemerintah secara resmi juga diperlukan untuk menyediakan pasokan perumahan pekerja yang murah. Seiring dengan semakin dekatnya pemilik dengan masa pensiun atau perubahan preferensi investor dari waktu ke waktu, properti-properti ini sering kali berganti kepemilikan.

Hubungan Pemilik Tanah dan Penghuni

Hubungan yang sehat antara pemilik dan penyewa sangat penting untuk menjaga integritas struktural bangunan dan memastikan keselamatan penghuninya. Manajer yang baik akan memiliki kebijakan untuk menangani situasi penting seperti pertikaian rumah tangga, pesta yang berisik, atau orang yang berkeliaran di tempat umum.

Undang-undang dan preseden hukum di beberapa komunitas, termasuk Negara Bagian Illinois, memberikan hak khusus kepada penyewa dan tuan tanah. Misalnya, aturan lama tentang tuan tanah dan penyewa di Chicago, Evanston, dan Oak Park menentukan siapa yang bertanggung jawab atas apa dan bagaimana menangani perselisihan.

Menegakkan Peraturan Perumahan

Pemerintah daerah berperan penting dalam pemeliharaannya melalui upaya mereka untuk memastikan bahwa semua persediaan perumahan terjangkau sesuai dengan aturan. Penegakan hukum berkontribusi pada pengelolaan dan pemeliharaan properti yang baik. Di banyak daerah, hunian multikeluarga yang ada harus menjalani pemeriksaan rutin.

Ketika penghuni baru datang, beberapa juga menuntut inspeksi dan penerbitan sertifikat hunian. Pada saat penjualan, beberapa pemerintah yang paling agresif juga menerapkan kriteria ini pada hunian yang ditempati pemiliknya.

Kode setempat dapat membahas persyaratan hunian dan masalah kesehatan dan keselamatan fisik (kebersihan, bahaya kebakaran, kelistrikan, dan perpipaan).

Otoritas perumahan melakukan inspeksi triwulanan terhadap unit LIHTC, Voucher Pilihan Perumahan, dan Bagian 8 (serta unit-unit yang menerima subsidi Bagian 8), dan jumlah mereka maksimal harus memenuhi jumlah maksimum orang yang disetujui per kamar.

Konversi

Meskipun memiliki beberapa kekurangan, konversi properti sewa menjadi kondominium merupakan indikasi pasar perumahan dijual yang sehat.

Karena perumahan sewa kurang tersedia akibat maraknya alih fungsi kondominium, jumlah tempat tinggal di suatu lingkungan lebih sedikit.

Perumahan sewa berfungsi sebagai alternatif kepemilikan rumah yang fleksibel, mudah dikelola, dan seringkali murah bagi banyak anggota masyarakat yang penting, termasuk lulusan perguruan tinggi baru-baru ini, karyawan dengan upah minimum, lansia dengan pendapatan tetap, keluarga baru, dan lain-lain.

Karena struktur kepemilikannya, kompleks kondominium mungkin lebih sulit diatur dari sudut pandang kota. Sementara gedung kondominium memiliki hubungan dengan berbagai pemilik individu, gedung sewa mungkin hanya memiliki satu pemilik atau pengelola properti untuk berinteraksi mengenai masalah pemeliharaan dan keselamatan.

Beberapa pemilik atau investor mungkin menyewakan unit mereka dalam bangunan yang sama, sehingga sangat sulit menangani masalah apa pun yang mungkin timbul akibat pengelolaan yang tidak memadai atas hunian tersebut.

Merupakan tantangan bagi asosiasi untuk memperoleh uang atau mengamankan pembiayaan untuk renovasi bangunan yang signifikan, terutama untuk kompleks kondominium yang lebih kecil.

Pedoman Penilaian Mandiri atas Properti Milik Pemerintah

Mengenai pelaksanaan Penilaian Mandiri Manajemen Properti Kontrak dan mengukur efektivitas sistem manajemen properti, prinsip, definisi, dan metrik ini dianggap sebagai Praktik Unggulan Industri.

Suatu entitas harus memilih metrik yang akan digunakannya dan, pada gilirannya, catatan mana yang akan digunakan secara keseluruhan atau sebagian berdasarkan tingkat pengembangan sistem manajemen properti.

Template Rencana Pengelolaan Properti

Dokumen ini berfungsi sebagai contoh yang dapat digunakan oleh bisnis Anda untuk menjelaskan cara mengelola properti pemerintah. Dokumen ini merupakan praktik terbaik yang diterima di sektor kedirgantaraan dan militer. Menurut FAR 52.245-1 Properti Pemerintah, dokumen ini diperlukan. Anda kemungkinan besar memerlukan bantuan ahli untuk hal ini.

Tips Pengelolaan Aset Pemerintah yang Efektif

Tugas manajer properti komersial sangat luas. Mereka terus berupaya untuk menarik dan mempertahankan penyewa, menanggapi penghuni baru, dan menanggapi perubahan kebutuhan pasar. Mungkin sulit untuk mencapai keseimbangan antara tuntutan ini dan persyaratan struktur.

Empat metode terbaik untuk mengelola properti komersial yang dimungkinkan oleh integrasi yang ditingkatkan secara analitik adalah sebagai berikut:

Pemanfaatan Ruang yang Baik

Pemanfaatan ruang menjadi perhatian penting bagi pemilik properti yang ingin meningkatkan nilai aset mereka, manajer fasilitas yang ingin meningkatkan operasi, dan penyewa yang ingin mendapatkan hasil maksimal dari sewa mereka.

Yang terpenting dalam hal penggunaan ruang adalah berapa banyak orang yang dapat masuk ke suatu area tanpa terasa sempit atau boros. Anda dapat menemukan ruang yang tidak terpakai dan meningkatkan metode pengelolaan untuk memaksimalkan efisiensi dengan membandingkan seberapa banyak ruang yang dibutuhkan individu dengan seberapa banyak ruang yang digunakan.

Metrik penting yang perlu dipikirkan:

• Penggunaan ruang maksimum harian
• Rata-rata penggunaan puncak untuk zona mana pun
• Penghunian sementara

Pendekatan terbaik untuk memperoleh wawasan ini adalah melalui data sensor hunian. Pengelola fasilitas dan penyewa dapat menemukan area mana yang paling banyak menerima aktivitas, area mana yang kurang dimanfaatkan, dan bagaimana hunian berfluktuasi tergantung pada faktor-faktor seperti waktu dengan terus memantau hunian dan menganalisis data hunian dari waktu ke waktu.

Penyewa dapat menggunakan informasi ini untuk menyederhanakan segala hal mulai dari manajemen shift hingga pemesanan ruang konferensi hingga alur kerja. Informasi ini dapat memengaruhi alokasi sumber daya dan meningkatkan segala hal mulai dari desain arsitektur fisik hingga pemanfaatan peralatan untuk manajemen fasilitas.

Meningkatkan Efisiensi Energi

Sistem cerdas menjadi lebih cerdas dan lebih efektif ketika platform analitik memahami bagaimana orang benar-benar memanfaatkan fasilitas. HVAC dan pencahayaan, dua sistem bangunan yang boros energi, dapat merespons dengan segera atau bahkan secara proaktif terhadap perubahan keadaan lingkungan.

Saat ruang konferensi terisi penuh dan suhu meningkat di siang hari, AC mungkin akan ditingkatkan. Lampu di ruangan yang tidak digunakan dapat dimatikan, sementara lampu di ruangan yang terang benderang dapat diredupkan.

Tepat sebelum hari kerja dimulai, suhu dapat ditingkatkan, dan dapat dikurangi setelah fasilitas kosong.

Sistem otomatis berbasis data ini memastikan penyewa merasa nyaman tanpa harus melakukan apa pun. Selain itu, sistem ini mencegah pemborosan energi dan memastikan energi digunakan di tempat dan waktu yang tepat.

Tunjukkan Manfaat Lingkungan yang Nyata

Sebelum epidemi, penyewa ruang komersial mungkin telah mempertimbangkan kualitas udara. Namun, kini hal itu menjadi lebih penting. Arsitektur berbasis analitik tingkat lanjut dapat memberikan wawasan tiap ruangan dan manajemen kualitas udara yang lebih signifikan, sehingga Anda dapat menjaga kesehatan dan keselamatan penghuni.

Misalnya, ventilasi dapat disesuaikan secara otomatis berdasarkan hunian dan data dari sensor kualitas udara.

Yang terpenting, Anda dapat menampilkan ukuran kualitas udara kuantitatif kepada penyewa (dan calon penyewa). Anda dapat menggunakan statistik objektif untuk mendukung klaim Anda bahwa gedung Anda adalah tempat yang aman, yang memberi Anda alat yang berharga untuk menarik dan mempertahankan penyewa.

Efek dari aktivitas perbaikan seperti filter HEPA juga dapat dilihat dengan menggunakan data kualitas udara, yang membantu Anda menentukan tindakan mana yang bermanfaat dan mana yang tidak berguna.

Memperlancar Pemeliharaan

Analisis terkadang tidak dianggap sebagai alat untuk pengoptimalan pemeliharaan, tetapi dalam banyak hal, memang demikian. Platform cerdas yang terus-menerus menganalisis data dapat segera menemukan kelainan, mengubah titik setel, atau memberi tahu pemangku kepentingan yang tepat saat suatu masalah memerlukan tindakan manual.

Selain itu, ia dapat menawarkan saran untuk menangani kesalahan dan inefisiensi.

Salah satu manfaat platform dengan fitur deteksi dan diagnostik kesalahan yang komprehensif adalah kemampuan untuk menemukan masalah dalam sistem yang rumit dan mengurangi peringatan gangguan.

Dengan menghindari perbaikan yang memakan waktu untuk masalah yang tidak penting dan memungkinkan operator menangani situasi yang memerlukan bantuan lebih cepat, ini menyederhanakan proses pemeliharaan.

Untuk menghindari kegagalan peralatan yang parah dan waktu henti yang lama yang dapat berdampak pada penyewa, masalah dapat diprediksi atau diperbaiki pada tahap awal.

Selain itu, platform analitik membantu akuntabilitas dan komunikasi dengan memberi manajemen tempat terpusat untuk:

• Kirimkan perintah kerja
• Kontraktor yang mengirimkan persediaan
• Memantau kemajuan
• Verifikasi perbaikan

Praktik terbaik untuk manajemen real estat komersial meliputi lebih sedikit dokumen, akurasi lebih tinggi, dan keterbukaan lebih besar.

Poin-poin Utama

Properti, blok, lingkungan, dan kota perorangan semuanya bergantung pada administrasi yang efektif. Banyak masyarakat yang terlalu menyadari masalah yang dapat ditimbulkan oleh bangunan yang tidak memenuhi standar, baik fisik maupun sosial, masalah yang membutuhkan lebih banyak waktu dan sumber daya daripada administrasi dan pemeliharaan rutin.

Meskipun sebagian besar kota tidak bergerak dalam industri pengelolaan properti, mereka harus berkolaborasi dengan pembangun, pemilik tanah, dan firma manajemen untuk memastikan bahwa masalah diselesaikan dengan cepat, adil, dan sah.

Pasokan perumahan berkualitas tinggi dapat ditingkatkan melalui bangunan baru dan pelestarian, tetapi pengelolaan berkelanjutan dan pemantauan masyarakat akan menjaga persediaan perumahan tetap kuat untuk tahun-tahun mendatang.

Terakhir, selain praktik terbaik pengelolaan properti pemerintah lainnya, otomatisasi tugas dapat menjadi penting di era modern ini.

Menggunakan sistem manajemen properti pemerintah seperti Booking Ninjas memungkinkan Anda dengan cepat memperoleh data latar belakang dan pemeriksaan kredit sehingga Anda dapat menemukan penyewa dengan kualitas tertinggi.

Anda dapat menyaring terlebih dahulu calon penyewa sebelum memilah aplikasi atau menjadwalkan peninjauan dengan program perangkat lunak manajemen properti kami dan saran yang dipersonalisasi.

Nikmati dasbor manajemen penyewa kami, yang merangkum informasi tentang penyewa Anda saat ini (dan di masa mendatang). Manfaatkan aplikasi dan dokumen yang disediakan melalui perangkat seluler untuk memperoleh riwayat kredit, riwayat kriminal, dan catatan pengusiran penyewa dengan cepat.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang Booking Ninjas dan apa yang kami lakukan, jadwalkan panggilan gratis dengan kami sekarang juga!