Wenn alle Einzelheiten der Standortplanung, des Designs und der Finanzierung unter Berücksichtigung bewährter Verfahren der staatlichen Immobilienverwaltung ausgearbeitet wurden, können die Gemeindevorsteher erleichtert aufatmen.
Die Entwicklung kann ein langwieriger und anspruchsvoller Prozess sein. Man übersieht leicht, dass während der Monate (oder Jahre), die der Bau einer Immobilie benötigt, entscheidende Komponenten für ihren langfristigen Erfolg entwickelt werden müssen.
Definition der Best Practices
Ein Standard oder eine Reihe von Empfehlungen, deren Befolgung nachweislich positive Ergebnisse liefert. Best Practices für die Verwaltung von Staatseigentum im Zusammenhang mit der Durchführung oder Konfiguration von Aufgaben der Immobilienverwaltung für staatliche Immobilien.
Strenge Best-Practice-Standards können von einem Managementausschuss oder intern im Unternehmen festgelegt werden.
Was sind bewährte Verfahren für die Verwaltung staatlichen Eigentums?
In diesem Abschnitt werden die häufigsten Probleme bei der Immobilienverwaltung sowohl in Neubau- als auch in Bestandsimmobilien behandelt. Außerdem werden die Ressourcen und Techniken aufgeführt, die eine Gemeinschaft zur proaktiven Verwaltung ihrer Immobilien einsetzen kann.
Sie können Lösungen für eine unzureichende Immobilienverwaltung finden, indem Sie sich ein klares Bild davon machen, was eine hervorragende Immobilienverwaltung ausmacht.
Kauf und Leasing
Bevor die Arbeiten abgeschlossen sind, möchten Bauträger einen großen Pool geeigneter Kandidaten finden. Je schneller qualifizierte und engagierte Bewohner oder Käufer gefunden werden, desto schneller können die Kosten gedeckt werden.
Der Bauträger kann teurere Baufinanzierungen durch dauerhafte Hypotheken zu günstigeren Konditionen ersetzen, wenn eine Immobilie einer stabilen Belegung näher kommt.
Für ein effektives Vorvermietungs- oder Verkaufsprogramm ist die Schulung von Personal erforderlich, das möglicherweise keine Erfahrung mit älteren Kunden, Haushalten mit besonderen Bedürfnissen oder Familien mit geringem Einkommen hat. Darüber hinaus benötigen viele Standorte zweisprachiges Vermietungspersonal. Die finanziellen Probleme der Bewohner, ihre Budgetplanung und die Haushaltsführung erfordern die Unterstützung des Personals.
Die Bewohner- oder Bewohnerauswahl
Die Effektivität einer Mietimmobilie hängt von der Wahl des Mieters ab. Gebäude mit solider Bonität zeichnen sich dadurch aus, dass sie schnell an qualifizierte Mieter vermietet werden.
Wenn eine staatliche Organisation ihre Immobilien nicht selbst verwaltet, kann sie eine Leasing- oder Verwaltungsgesellschaft beauftragen. In vielen Fällen bietet eine solche Organisation neben Dienstleistungen vor Fertigstellung (wie Marketing, Leasing, Eignungsprüfungen und Einzugskoordination) auch die langfristige Immobilienverwaltung an.
Bauträger verfügen häufig über eigene interne Verwaltungsfirmen, die sich um alles kümmern können, außer um die speziellsten Wünsche der Bewohner.
Ein größeres und komplexeres Projekt erfordert ein größeres Team, um die Anforderungen an die Immobilienvermietung und -verwaltung umzusetzen und einzuhalten.
Während der arbeitsintensiven Zeit für die Wohnungsauswahl und den Einzug können Verwaltungsgesellschaften mit einem Portfolio aus mehreren Immobilien Mitarbeiter versetzen, um Spitzennachfragen zu decken. Seien Sie vorsichtig bei Verwaltungsgesellschaften mit übermäßigen Verpflichtungen. Fragen Sie nach der Absicht, zusätzliche Mitarbeiter einzustellen und einzuarbeiten.
Die Servicebereitstellung
Der Grundstückseigentümer muss seinen Plan für die Bereitstellung aller versprochenen unterstützenden Dienste, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Berufsberatung, Kindertagesstätte und außerschulische Aktivitäten, vor Baubeginn fertigstellen.
Ein Gemeindeentwicklungs- oder Dienstleistungsplan beschreibt, wie Menschen soziale Dienste erhalten können, entweder vor Ort oder durch Partnerschaften und Empfehlungen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und Mieterwechsel zu bewältigen, müssen bestehende Einrichtungen ihr Angebot regelmäßig überprüfen.
Zu diesen Plänen würden Vereinbarungen mit lokalen Regierungen und gemeinnützigen Gruppen gehören, die Dienstleistungen wie Transport, Freizeitaktivitäten, Essen auf Rädern, Wellnessprogramme oder Besuche von medizinischem Fachpersonal in einer Einrichtung anbieten, die sich auf ältere Menschen oder Menschen mit Behinderungen spezialisiert hat.
Diese Dienste werden häufig von örtlichen Krankenhäusern, katholischen Wohltätigkeitsorganisationen, Seniorenämtern der Gemeinden, lutherischen Sozialdiensten und jüdischen Seniorenräten sowie anderen religiösen oder gemeindebasierten Gruppen angeboten.
Die Marketingstrategie
Die Marketingstrategie erläutert, wie der Eigentümer oder die Verwaltung qualifizierte Familien auf die noch verfügbaren Wohnungen aufmerksam macht. Da der geplante Fertigstellungstermin näher rückt, ist es an der Zeit, Bewerbungen für die Warteliste des Gebäudes entgegenzunehmen. Verteilen Sie Drucksachen (Flyer, Broschüren) an potenzielle Bewohner oder Käufer sowie an Interessenvertretungen, Beratungsstellen und Sozialhilfeeinrichtungen.
Zusätzlich zur Beantwortung öffentlicher Fragen legen die Behörden häufig Broschüren in wichtigen Einrichtungen von Dörfern oder Städten aus, beispielsweise in Rathäusern, Bibliotheken und Seniorenzentren.
Es ist notwendig, Anzeigen in regionalen Printmedien zu schalten. Das Marketingteam kann gebeten werden, Präsentationen bei nahegelegenen Kirchen, Seniorenorganisationen oder anderen relevanten Gruppen zu halten.
Pflichten des Mieters und Käufers
Bevor potenzielle Mieter ein Haus mieten oder kaufen, sollten sie sich über die Gegend informieren und finanziell abgesichert sein. Auch wenn es offensichtlich erscheint, mieten oder kaufen viele Menschen Häuser, die über ihren Verhältnissen liegen, meist weil sie die Kosten genau abschätzen müssen.
Zukünftige Bewohner sollten:
- Legen Sie Geld für eine Kaution, eine Anzahlung oder Abschlusskosten zurück.
- Seien Sie kreditbereit, damit Ihr Kredit- oder Mietantrag angenommen wird, wenn zu diesem Zweck eine Kreditauskunft eingeholt wird.
- Begleichen Sie alle verbleibenden Versorgungsverpflichtungen.
- Stellen Sie sicher, dass die monatlichen Mietzahlungen tragbar sind und dass genügend Geld übrig bleibt, um andere Verpflichtungen und Rechnungen zu begleichen und genug, um etwas zurückzulegen oder anzulegen.
- Berücksichtigen Sie die damit verbundenen Transportkosten für die betreffende Immobilie. Werden die hohen Versandkosten die Einsparungen beim Haus aufwiegen?
- Überlegen Sie sich gut, in welcher Gegend Sie ein Haus mieten oder kaufen möchten, und bedenken Sie dabei, dass Ihre Wahl sowohl Auswirkungen auf die Immobilie selbst als auch auf die Nachbarschaft als Ganzes hat.
- Arbeiten Sie bei Bedarf mit einer gemeinnützigen Wohnungsbaugruppe in Ihrer Nachbarschaft zusammen, um Rat und Schulung zu einem oder allen der oben genannten Themen zu erhalten.
Immobilienverwaltungsstrategie
Der Immobilienverwaltungsplan beschreibt, wie der Verwalter mit der laufenden Instandhaltung, dem Personal, der Neuvermietung von Wohnungen, Aktivitäten in der Nachbarschaft und anderen auftretenden Schwierigkeiten umgeht.
Wie bereits in früheren Kapiteln dieses Arbeitsbuchs erwähnt, ist der Erhalt und die erfolgreiche Verwaltung älterer Gebäude, die nicht offiziell staatlich subventioniert werden, ebenfalls notwendig, um günstige Arbeiterwohnungen bereitzustellen. Da Eigentümer in den Ruhestand gehen oder sich die Präferenzen der Investoren im Laufe der Zeit ändern, wechseln diese Immobilien häufig den Eigentümer.
Vermieter-Bewohner-Beziehungen
Ein gutes Mietverhältnis ist entscheidend für die bauliche Integrität eines Gebäudes und die Sicherheit der Bewohner. Gute Verwalter verfügen über Richtlinien für den Umgang mit schwerwiegenden Situationen wie häuslichen Streitigkeiten, lauten Partys oder dem Herumlungern von Personen in öffentlichen Bereichen.
Gesetze und Präzedenzfälle in verschiedenen Kommunen, darunter auch im Bundesstaat Illinois, gewähren Mietern und Vermietern besondere Rechte. So legen beispielsweise seit langem bestehende Miet- und Mietrechtssysteme in Chicago, Evanston und Oak Park fest, wer für was zuständig ist und wie Streitigkeiten zu regeln sind.
Durchsetzung der Wohnregeln
Die lokalen Behörden leisten einen wichtigen Beitrag zur Erhaltung der baulichen Verhältnisse, indem sie dafür sorgen, dass der gesamte bezahlbare Wohnraum den geltenden Vorschriften entspricht. Die Einhaltung der Gesetze trägt zu einer guten Immobilienverwaltung und -instandhaltung bei. In vielen Gebieten müssen bestehende Mehrfamilienhäuser regelmäßig überprüft werden.
Beim Einzug eines neuen Bewohners verlangen manche Behörden Inspektionen und die Ausstellung einer Bewohnbarkeitsbescheinigung. Beim Verkauf von Eigentumswohnungen wenden manche Regierungen diese Kriterien zusätzlich an.
Die örtlichen Vorschriften können sowohl die Anforderungen an die Belegung als auch die physischen Gesundheits- und Sicherheitsprobleme (Sauberkeit, Brandgefahr, Elektrik und Sanitäranlagen) betreffen.
Die Wohnungsbehörde führt vierteljährlich Inspektionen der LIHTC-, Housing Choice Voucher- und Section 8-Einheiten (sowie der Einheiten, die Section 8-Zuschüsse erhalten) durch und in diesen Einheiten darf sich nicht mehr als die genehmigte Höchstzahl an Personen pro Zimmer befinden.
Konvertierung
Auch wenn die Umwandlung von Mietobjekten in Eigentumswohnungen gewisse Nachteile mit sich bringt, ist sie doch ein Anzeichen für einen gesunden Immobilienmarkt zum Verkauf.
Da aufgrund der weit verbreiteten Umwandlung von Wohnungen in Eigentumswohnungen weniger Mietwohnungen verfügbar sind, gibt es in einem Viertel weniger Wohnraum.
Für viele wichtige Mitglieder der Gemeinschaft, darunter Hochschulabsolventen, Mindestlohnempfänger, Senioren mit festem Einkommen, junge Familien und andere, ist eine Mietwohnung eine flexible, überschaubare und häufig kostengünstige Alternative zum Eigenheimbesitz.
Aufgrund der Eigentümerstruktur können Eigentumswohnungskomplexe aus kommunaler Sicht schwieriger zu verwalten sein. Während Eigentumswohnungen mit verschiedenen Eigentümern verbunden sind, gibt es in einem Mietshaus oft nur einen Eigentümer oder Hausverwalter, mit dem man bei Wartungs- und Sicherheitsproblemen zusammenarbeiten kann.
Es kann sein, dass mehrere Eigentümer oder Investoren ihre Einheiten im selben Gebäude vermieten. Dadurch wird es äußerst schwierig, etwaige Probleme zu bewältigen, die sich aus einer unzureichenden Verwaltung dieser Wohnungen ergeben können.
Für Eigentümergemeinschaften ist es eine Herausforderung, Geld für umfangreiche Gebäudesanierungen zu beschaffen oder die Finanzierung sicherzustellen, insbesondere bei kleineren Eigentumswohnungskomplexen.
Leitfaden zur Selbstbewertung von staatseigenem Eigentum
Im Hinblick auf die Durchführung von Selbstbewertungen im Rahmen der Vertragsimmobilienverwaltung und die Beurteilung der Wirksamkeit eines Immobilienverwaltungssystems gelten diese Grundsätze, Definitionen und Kennzahlen als branchenführende Praktiken.
Ein Unternehmen muss die zu verwendenden Messgrößen auswählen und wiederum basierend auf dem Entwicklungsstand des Immobilienverwaltungssystems entscheiden, welche dieser Datensätze es vollständig oder teilweise nutzt.
Vorlage für einen Immobilienverwaltungsplan
Dieses Dokument dient als Muster, anhand dessen Ihr Unternehmen den Umgang mit Regierungseigentum beschreiben kann. Es stellt anerkannte Best Practices in der Luft- und Raumfahrt sowie im Militärbereich dar. Gemäß FAR 52.245-1 Regierungseigentum ist dieses Dokument erforderlich. Sie benötigen hierfür höchstwahrscheinlich fachkundige Unterstützung.
Tipps für eine effektive Verwaltung staatlicher Liegenschaften
Die Aufgaben von Gewerbeimmobilienverwaltern sind umfangreich. Sie sind ständig bestrebt, Mieter zu gewinnen und zu halten, auf neue Mieter zu reagieren und auf veränderte Marktbedürfnisse einzugehen. Es kann eine Herausforderung sein, diese Anforderungen mit den Anforderungen des Gebäudes in Einklang zu bringen.
Die vier besten Methoden zur Verwaltung von Gewerbeimmobilien, die durch die analysegestützte Integration möglich wurden, sind die folgenden:
Gute Raumausnutzung
Die Raumnutzung ist ein wichtiges Anliegen für Immobilienbesitzer, die den Wert ihrer Anlagen steigern möchten, für Facility Manager, die ihre Betriebsabläufe verbessern möchten, und für Mieter, die das Beste aus ihren Mietverträgen herausholen möchten.
Bei der Raumnutzung kommt es vor allem darauf an, wie viele Personen in einem bestimmten Bereich Platz finden, ohne dass es beengt oder verschwenderisch wirkt. Sie können ungenutzte Räume finden und Ihre Verwaltungsmethoden optimieren, um die Effizienz zu maximieren, indem Sie den Platzbedarf einzelner Personen mit der tatsächlichen Raumnutzung vergleichen.
Wichtige Kennzahlen, über die Sie nachdenken sollten:
- Tägliche maximale Speicherplatznutzung
- Durchschnittlicher Spitzenverbrauch für jede Zone
- Momentane Belegung
Der beste Ansatz, um diese Erkenntnisse zu gewinnen, ist die Nutzung von Belegungssensordaten. Facility Manager und Mieter können durch kontinuierliche Überwachung und Analyse der Belegungsdaten im Zeitverlauf herausfinden, welche Bereiche am stärksten genutzt werden, welche unterausgelastet sind und wie die Belegung je nach Faktoren wie der Tageszeit schwankt.
Mieter können diese Informationen nutzen, um alles zu optimieren – vom Schichtmanagement über die Konferenzraumbuchung bis hin zum Arbeitsablauf. Sie können die Ressourcenzuweisung beeinflussen und alles verbessern, von der physischen Architektur bis hin zur Gerätenutzung im Facility Management.
Steigern Sie die Energieeffizienz
Intelligente Systeme werden intelligenter und effektiver, wenn eine Analyseplattform erfasst, wie Menschen Einrichtungen tatsächlich nutzen. Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik (HVAC) und Beleuchtung, zwei energieintensive Gebäudesysteme, können sofort oder sogar proaktiv auf veränderte Umweltbedingungen reagieren.
Wenn sich Konferenzräume füllen und die Temperatur im Tagesverlauf steigt, kann die Klimaanlage stärker geschaltet werden. In ungenutzten Räumen kann die Beleuchtung ausgeschaltet werden, in Räumen mit Tageslicht kann die Beleuchtung gedämpft werden.
Kurz vor Arbeitsbeginn kann die Heizung erhöht und nach Verlassen der Anlage wieder abgesenkt werden.
Dieses automatisierte, datengesteuerte System sorgt für den Komfort der Mieter, ohne dass diese etwas tun müssen. Darüber hinaus verhindert es Energieverschwendung und stellt sicher, dass die Energie dort eingesetzt wird, wo sie benötigt wird.
Demonstrieren Sie echte Vorteile für die Umwelt
Vor der Pandemie hätten sich Mieter von Gewerbeflächen Gedanken über die Luftqualität machen können. Heute ist sie jedoch noch wichtiger. Eine fortschrittliche, analytikbasierte Architektur kann Einblicke in jeden einzelnen Raum und ein effektiveres Luftqualitätsmanagement ermöglichen und so die Gesundheit und Sicherheit der Bewohner gewährleisten.
Beispielsweise kann die Belüftung automatisch an die Belegung und die Daten von Luftqualitätssensoren angepasst werden.
Wichtig ist, dass Sie Mietern (und potenziellen Mietern) quantitative Luftqualitätsmessungen präsentieren. Sie können Ihre Behauptung, Ihr Gebäude sei ein sicherer Ort, anhand objektiver Statistiken untermauern und so wertvolle Mieter gewinnen und halten.
Die Auswirkungen von Verbesserungsmaßnahmen wie HEPA-Filtern können auch anhand von Luftqualitätsdaten sichtbar gemacht werden, sodass Sie feststellen können, welche Maßnahmen sinnvoll und welche nutzlos sind.
Optimieren Sie die Wartung
Analytik wird manchmal nicht als Werkzeug zur Wartungsoptimierung angesehen, ist es aber in vielerlei Hinsicht. Eine intelligente Plattform, die kontinuierlich Daten analysiert, kann Anomalien sofort erkennen, Sollwerte anpassen oder die entsprechenden Beteiligten benachrichtigen, wenn ein Problem manuelle Maßnahmen erfordert.
Darüber hinaus kann es Vorschläge zum Umgang mit Fehlern und Ineffizienzen bieten.
Ein Vorteil von Plattformen mit umfassenden Fehlererkennungs- und Diagnosefunktionen besteht darin, dass sie Probleme in komplexen Systemen genau lokalisieren und lästige Warnungen reduzieren können.
Dadurch wird der Wartungsprozess rationalisiert, da zeitaufwändige Fehlerbehebungen für unwichtige Probleme vermieden werden und die Bediener Situationen, in denen Hilfe erforderlich ist, schneller bewältigen können.
Um verheerende Geräteausfälle und lange Ausfallzeiten mit Auswirkungen auf die Mieter zu vermeiden, können Probleme frühzeitig vorhergesehen oder behoben werden.
Darüber hinaus unterstützt eine Analyseplattform die Verantwortlichkeit und Kommunikation, indem sie dem Management einen zentralen Ort für Folgendes bietet:
- Arbeitsaufträge einsenden
- Auftragnehmer, die Lieferungen liefern
- Überwachen Sie den Fortschritt
- Fehlerbehebungen überprüfen
Zu den Best Practices für die Verwaltung gewerblicher Immobilien gehören weniger Papierkram, höhere Genauigkeit und mehr Offenheit.
Die wichtigsten Erkenntnisse
Eine einzelne Immobilie, ein Häuserblock, ein Viertel und sogar eine Stadt sind auf eine effektive Verwaltung angewiesen. Viele Gemeinden sind sich der Probleme bewusst, die ein minderwertiges Gebäude verursachen kann – seien sie physischer oder sozialer Natur – und die deutlich mehr Zeit und Ressourcen erfordern als routinemäßige Verwaltung und Instandhaltung.
Auch wenn die Mehrheit der Städte nicht in der Immobilienverwaltungsbranche tätig ist, müssen sie mit Bauträgern, Grundbesitzern und Verwaltungsfirmen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Probleme schnell, gerecht und rechtmäßig gelöst werden.
Das Angebot an hochwertigem Wohnraum kann durch Neubauten und Erhaltung erhöht werden, doch durch kontinuierliches Management und gemeinschaftliches Monitoring wird der Wohnungsbestand auch in den kommenden Jahren stark bleiben.
Schließlich kann die Automatisierung von Aufgaben in der heutigen Zeit neben anderen bewährten Verfahren zur Verwaltung von Staatseigentum von entscheidender Bedeutung sein.
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