Raporlar, özellikle çok sayıda giriş ve çıkışın yapıldığı misafirperverlik sektörü olmak üzere her kurumun önemli parçalarıdır. Sadece bu değil, müşterilerinizi memnun etmek ve güvenliklerini sağlamak için raporlara ihtiyaç vardır. Onları memnun etmek için neyi sevdiklerini ve nasıl sevdiklerini, ne yediklerini ve ne yemediklerini bilmeniz gerekir. Misafirlerinizi kimin ziyaret edebileceğini, uyanma saatlerini, farklı zamanlarda hangi hizmetlerin sunulmasını istediklerini, hangi tesisleri kullanmaktan keyif aldıklarını ve onlara en iyisini sunmak için diğer hayati bilgileri anlamak gerekir.
Elbette, raporlar sadece müşteriler için gerekli değildir; raporlar aynı zamanda organizasyonun büyümesini izlemek için de gereklidir. Karlar, otel güvenliği, otel yönetimi, çalışanların refahı ve otel idaresi ile ilgili soruların hepsi yeterli raporlarla cevaplanabilir.
Diğer kayıtlar ön büroda bulunmasa da, ön büro raporları hayati önem taşır ve müşterilerin ve müşterilerin refahıyla çok ilgilidir. Ön bürodaki resepsiyonistlere, vardiyadan bağımsız olarak soruları yanıtlamaları konusunda rehberlik eder ve uygun otel yönetimine yardımcı olur.
Ön Büroda Rapor Oluşturmanın Önemi
Ön büroda oluşturulan raporlardan bazıları ve bunların nasıl geliştirileceği aşağıdadır.
Varış Raporu
Varış Raporu, konukların varışına ilişkin bilgileri içeren rapordur. Konukların tam olarak ne zaman geldiğini gösterir ve yönetimin o andan itibaren konuk hakkında herhangi bir karar veya sonuç çıkarmasına yardımcı olur.
Varış raporlarının oluşturulması tamamen her bir konaklama işletmesinin kullandığı kayıt tutma stiline bağlıdır. Bilgisayarlı bir işletmede zaman araması tam kayıtlar ve ayrıntılarla sonuçlanabilir. Bu, misafirin adının veya başka yerlerde bir tüzel kişiliğin araması olabilir.
Gösterilen Varış Raporu yalnızca giriş saatiyle birlikte gelmez. Bazen bir misafirin rezervasyon durumunu, rezervasyon saatini ve rezervasyon notlarını, kiralama ve uçuş bilgilerini ve diğer birçok ayrıntıyı gösterebilir.
Ev Temizliği Durum Raporu
Housekeeping Status Report, bir misafirin odasında olup olmadığını ve ne zaman olduğunu belirlemeye yardımcı olur. Bu şekilde, housekeeper'lar rutin temizlik için misafirin odasını ziyaret edebilir. Göz gezdirmek kolaydır ve bir odanın doluluk durumunun belirlenmesine yardımcı olur. Bir misafirin ne kadar süredir uzakta olduğu, kayıtlara veya odalarında bulundurmak istedikleri yatak takımlarının türlerine göre ne kadar süre uzak kalabileceklerini belirlemek için kullanılabilir.
Housekeeping durum raporunun oluşturulması otelin benimsediği otel yönetim sistemine de bağlıdır. Ancak raporun önemli bir kısmı, misafirin giriş ve çıkış yaptığı ön büroda belirlenir.
Kat hizmetleri durum raporunun güncelliğini koruması ve odanın temizlenip temizlenmediğine dair bilgi vermesi için zaman zaman güncellenmesi önemlidir.
Rezervasyon Raporu
Oluşturulabilecek ön büro raporlarından bir diğeri de Rezervasyon Raporu'dur. Rezervasyon raporları, rezervasyonların tüm ayrıntılarını, zaman ve yapılan ödemeyle birlikte kapsar. Rezervasyon anından misafirlerin binaya girmesine kadar kayıtları takip eder. Otellerin ne kadar iyi performans gösterdiklerini, yılın hangi zamanında en yüksek rezervasyonlara sahip olduklarını ve işlere ne kadar kaynak ayırdıklarını takip etmelerine yardımcı olur.
Rezervasyon yazılımı, misafirlerden toplanan bilgileri düzenlediği için rezervasyon hakkında ne kadar bilgi alınabileceğini belirler. Bununla birlikte, veriler genellikle ayrıntılı bilgi sağladıkları için doğrudur. Genellikle rezervasyon raporları bir etiketle gelir ve bu da her rezervasyonu veya her misafirin otelde geçirdiği gün sayısını takip etmeyi kolaylaştırır.
Raporda kalın
Konaklama raporu, bir misafirin konaklama kayıtlarını kapsayan bir rapordur. Bir misafirin ziyaretinin ayrıntılarına ve sevdiği hizmet türlerine erişim sağlar. Bir misafir daha önce belirli bir rezervasyon adı altında otelinizde kalmışsa, geri döndüklerinde onlara her zaman daha iyi hizmet verme şansına sahip olduğunuzdan emin olabilirsiniz. Konaklama raporu, bir misafirin ziyaret alışkanlıkları hakkında daha fazla bilgi vermeye yardımcı olur, örneğin oteli ziyaret etmeyi sevdikleri yılın zamanı ve konakladıkları sırada yaptıkları aktiviteler.
Bir konaklama raporunun oluşturulması, misafirin mevcut konaklamasına dayalı olabilir ve kendisine sunulacak bekleyen hizmetleri içerebilir. Otelde kullanılan sistemler ayrıca raporun nasıl sunulacağını ve dönümlerinin hangi yönlerinin verildiğini belirlemeye yardımcı olur.
Olay Raporu
Ön bürodaki bir olay raporu, operasyonlar sırasında ortaya çıkan olağandışı olayları veya sorunları belgelemek için kullanılır. Olayın türü (örneğin, müşteri şikayetleri, güvenlik ihlalleri veya kayıp eşyalar), meydana geldiği saat ve tarih ve dahil olan kişiler gibi ayrıntıları içerir. Ek olarak, rapor sorunu çözmek için alınan eylemleri özetler, yönetimin durumu değerlendirmesine ve gelecekteki önleme için gerekli takip eylemlerini almasına yardımcı olur.
Müşteri Geri Bildirim ve Şikayet Raporu
Müşteri Geri Bildirimi ve Şikayet Raporu, resepsiyondaki ziyaretçi veya müşteri deneyimlerini anlamak için çok önemlidir. Hem olumlu geri bildirimleri hem de olumsuz şikayetleri yakalayarak, iyileştirme alanları ve müşteri memnuniyeti hakkında içgörüler sunar. Rapor genellikle geri bildirimin tarihini ve saatini, müşterinin yorumlarının ayrıntılarını ve sorunları çözmek için alınan herhangi bir takip eylemini içerir. Bu bilgiler, yönetimin endişeleri derhal ele almasına ve hizmet kalitesini artırmasına yardımcı olur. Rapor ayrıca tekrarlayan sorunları takip ederek uzun vadeli iyileştirmeler sağlar ve şikayetlerin nasıl ele alındığına dair bir kayıt sağlayarak daha iyi müşteri ilişkileri yönetimine katkıda bulunur.
Ayrılış Raporu
Misafirlerin ayrıldığı saat hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Ayrılış raporu size tüm ayrıntıları verecektir. Misafirin kullandığı üniteyi, oda numarasını veya katı, ayrılış gününü, rezervasyon adını, geçirilen gece sayısını ve otel binasından ayrılmak için nihai olarak çıkış yaptıkları saati kapsar.
Otelden ayrılmadan önceki son irtibat noktası olan resepsiyon, aynı zamanda otel yönetiminin kullandığı her türlü yönetim aracıyla tüm bu bilgilerin kolayca üretilebildiği yerdir.
Ayrılış raporu, misafirin anahtarlarını resepsiyonda bırakıp başka işlere gittiği her sefer hakkında daha fazla bilgi veren bir günlük gibidir. Elbette, tüm bu bilgilere genel erişimi yalnızca yetkili kişilere verir.
Rutin ve Acil Durum Raporlarının Oluşturulmasına İlişkin Standart Prosedür
Otel yönetiminin karar almak ve gelecek için plan yapmak amacıyla belirli aralıklarla raporlara ihtiyacı vardır. Yönetim bu raporları her yıl belirli bir zamanda isteyebilir ve Yöneticiler acil durumlarda bunlara ihtiyaç duyabilir. Bazen raporlar sadece işletmenin mevcut durumunu ve kaç odanın müsait olduğunu bildirmek için gerekebilir. Günlük, haftalık veya diğer zaman aralıklarında oluşturulabilirler. Aşağıda ön büroda rapor oluştururken izlenecek bazı prosedürler yer almaktadır
Vardiya Devir Teslim Raporu
Vardiya devir raporu, giden ve gelen personel arasında sürekliliği sağlayarak ön büroda olmazsa olmaz bir belgedir. Tamamlanan görevler, bekleyen sorunlar ve bir sonraki vardiya için önemli güncellemeler hakkında ayrıntılı bir hesap sunar. Bu rapor genellikle çözülmemiş müşteri soruları, bakım talepleri veya yaklaşan etkinlikler için özel talimatlar hakkında bilgi içerir. Ayrıca, vardiya sırasında gözlemlenen güvenlik endişeleri veya gelmesi beklenen VIP misafirler gibi herhangi bir olayı veya düzensizliği vurgular. Devam eden faaliyetlere ilişkin net bir genel bakış sunarak, vardiya devir raporu sorunsuz bir geçişi kolaylaştırır, yanlış iletişimi önler ve ön büro operasyonlarının tutarlı olmasını sağlar.
Baskı
Genellikle, belirli bir zaman aralığında, gerektiği gibi, raporlar yazdırılır. Baskı, esas olarak gece vardiyasında yapılır çünkü bu noktada faaliyetlerin yavaşladığına inanılır. Dijital bir yönetim sistemi kullanmak, bunları verimli bir şekilde bir araya getirip pdf gibi yazdırılabilir bir biçime dönüştürebildiğiniz ve ardından kullanım için yazdırabildiğiniz için tüm baskı sürecini de kolaylaştırır.
Yazdırılacak çeşitli rapor türleri olduğundan, yazdırılacak olanları belirtmek ve dolayısıyla karışıklıkları önlemek için bunları bir araya getirmek gerekir. Bu seviyede, departman raporları yazdırılır ve her departman kendi raporunu işler.
Sıralama
Sıralama, raporların tümünün geldikleri departmanlara ve nereye gittiklerine göre düzenlenmesidir. Ev işleri departmanının ne kadar iş yaptığını söylemek için ev işleri durum kayıtlarını mı kullanacaksınız? Bu, oda başına ödeme veya başka bir şeyi belirlemenize yardımcı olacak mı? Sıralama, havayı temizler ve bununla birlikte karar alma parametreleri hakkında net göstergeler elde edersiniz.
Şirket içi baskı
Genel baskıya benzetilebilecek departman baskısından başka, şirket içinde belirli raporların basılması da gerekir. Bu ek raporlar, oda numarası, zaman damgaları ve diğerleri gibi diğer gerekli şeylere dayanır. Yılın başında otelinizde yeni bir oda eklediyseniz veya yeni bir oturum oluşturduysanız, bunun gibi özel raporlar, alanın ne kadar iyi gittiğini ve insanların şu ana kadar ne kadar harcadığını anlamanıza yardımcı olur. Geri bildirimleri ve soruları da görebilir ve bu nedenle hizmetleri çoğaltıp daha kullanılabilir hale getirip getirmeme sorusunu yanıtlayabilirsiniz.
Kesinti Raporları
Otelin dışından erişmek isteyeceğiniz başka raporlar var mı? O zaman bu aşama onlara gitme zamanıdır. Havaalanı karşılama hizmetleri, teslimat, etkinlik/fonksiyon planlama ve yönetimi, rezervasyonlar hakkında bilgiler burada devreye girer. Günlük rapor oluşturma durumunda, bu tür hizmetlerden sorumlu kişilere bunların gerçekleştirilmesini sağlamak için bildirimde bulunulan nokta burasıdır. Otelin günlük açılış bakiyesini ve kapanış bakiyesini biliyorsunuz. Varış listesi ve yapılan özel istekler incelenir, oda numarasına göre ayrılış saati, tesis içi misafir listesi, fiyat farkı raporu, hizmet dışı oda listesi, kasiyer durumu ve kullanım dışı oda listeleri rapor oluşturmanın bu aşamasında yapılır.
Dosyalama
Tüm kesinti raporlarını elde etmenin nihai yolu, bunları uygun çeyreklere dosyalayabilmek veya kullanılması gerektiği şekilde kullanabilmektir. Dosyalama, bunları doğru departmana göndermeye yardımcı olur ve ardından bekleyen sorunlarla ilgilenilir. Gerekli hizmetler de sunulur ve karar alma sürecine yardımcı olunur.
Ön Büroda Rapor Oluşturmada Mülk Yönetim Sisteminin Kullanılması
Bir Mülk Yönetim Sistemi (PMS), resepsiyonda çeşitli raporlar oluşturmak için paha biçilmezdir. Kapsamlı içgörüler sağlamak için otel veya mülk operasyonlarının farklı yönlerinden gelen verileri entegre eder. Örneğin, girişleri, çıkışları ve misafir etkileşimlerini toplayarak otomatik olarak Günlük Aktivite Raporları oluşturabilir. PMS ayrıca, bireysel misafir işlemlerini ve bakiyelerini ayrıntılandıran Misafir Folio Raporlarını da yönetir. Doluluk Raporları oda müsaitliğini ve rezervasyon modellerini gösterirken, Gelir Raporları oda satışlarından ve yardımcı hizmetlerden gelen finansal performansı izler. Ek olarak, zamanında hizmet sağlamak için Kat Hizmetleri Raporları ve Bakım Talepleri yönetilebilir. Bu raporları otomatikleştirerek, PMS ön büro operasyonlarını kolaylaştırmaya, doğruluğu artırmaya ve karar vermeyi iyileştirmeye yardımcı olur.
Son Düşünce
Kararlar her organizasyonun ayrılmaz bir parçasıdır ve bu nedenle, bunları almak için kullanılacak raporlar yeterli şekilde sağlanmalıdır. Dijitalleştirilmiş araçlar ve sistemlerle, Oteller bu raporları herhangi bir engel olmadan hızlı bir şekilde üretebilir.
Booking Ninjas'ın Mülk Yönetim Sistemi, tesislerinize misafir katılımını otomatikleştirmek ve basitleştirmek için benzersiz bir platform ve şablon sunar. Müşterilerimize bulut tabanlı, küresel olarak erişilebilir bir platformdan tüm mülk yönetimini ele almaları için benzersiz, tek noktadan bir platform sunuyoruz. Booking Ninjas sistemini kendiniz görmek için Pilot sayfamızı ziyaret ettiğinizden emin olun.
_-_A_Complete_Guide.png)
