De hotelsector is geen onbekende met snelle veranderingen, maar de afgelopen jaren hebben technologische ontwikkelingen elk aspect van hotelmanagement ingrijpend veranderd. Uit een recent onderzoek van HotelTechReport blijkt dat 81% van de hoteliers verwacht dat technologie de komende vijf jaar cruciaal zal zijn voor succes , terwijl 99% verwacht dat hun concurrenten meer technologische oplossingen zullen implementeren om de hotelactiviteiten te optimaliseren .
In dit landschap is het verbeteren van de personeelsefficiëntie een topprioriteit geworden om concurrerend te blijven, de gasttevredenheid te behouden en de winst te maximaliseren. Hier is een stappenplan om de personeelsactiviteiten te stroomlijnen, van technologie-integratie tot doordacht resourcemanagement.
1. Omarm technologie als ruggengraat van de bedrijfsvoering
Hoteliers hebben hoge verwachtingen van de rol van technologie bij het verbeteren van de efficiëntie. 39% noemt operationele efficiëntie als de belangrijkste waardepropositie van technologie . Het omarmen van een robuust property management systeem (PMS) is essentieel, aangezien 86% van de hoteliers het erover eens is dat dit het meest cruciale systeem is voor de dagelijkse bedrijfsvoering.
Dankzij PMS-platforms kunnen hotels taken als inchecken, kamertoewijzingen en schoonmaakverzoeken automatiseren. Hierdoor is er minder handmatig werk nodig en kunnen medewerkers zich richten op verantwoordelijkheden op een hoger niveau.
Bovendien helpen een goed geïntegreerd revenue management-systeem en channel manager hotels bij het bijhouden van boekingen, het beheren van de voorraad en het voorspellen van de vraag. Zo kunnen medewerkers datagedreven beslissingen nemen zonder spreadsheets te hoeven analyseren of boekingen handmatig te verwerken. Door naadloze, datagestuurde tools te bieden, stelt een sterke technologische basis medewerkers in staat om meer te doen in minder tijd en met minder fouten.
2. Maak gebruik van mobiele communicatietools
In een druk hotel is effectieve communicatie essentieel. Mobiele apps die directe berichten tussen medewerkers mogelijk maken, kunnen de efficiëntie aanzienlijk verhogen. Schoonmaakpersoneel, receptiepersoneel en onderhoudsteams profiteren van realtime updates, waardoor misverstanden en wachttijden worden verminderd.
Als een gast een kamerverversing aanvraagt, kan de receptie de housekeeping direct via de app op de hoogte stellen, waarna de taak direct kan worden uitgevoerd. Deze tools stroomlijnen de werkzaamheden, zorgen ervoor dat iedereen op één lijn zit en verminderen de noodzaak voor telefonische of persoonlijke check-ins, die kostbare tijd kunnen kosten.
Slimme meldingen en mobiele meldingen zijn vooral handig om ervoor te zorgen dat tijdgevoelige problemen snel worden opgelost. Van het informeren van personeel over de beschikbaarheid van kamers tot het aanpakken van onderhoudsnoodgevallen: mobiele communicatietools versnellen de reactietijd en minimaliseren de vertraging tussen aanvraag en oplossing, een must in gastgerichte omgevingen.
3. Automatiseer repetitieve taken om personeel vrij te maken
Hotelactiviteiten omvatten talloze repetitieve taken – van het sorteren van reserveringen tot het ordenen van factuurgegevens. Door deze taken te automatiseren, kunnen hotels tijd besparen en personeel inzetten voor gebieden die een menselijke benadering nodig hebben.
Geautomatiseerde incheckzuilen verminderen bijvoorbeeld de werkdruk voor receptiepersoneel, dat zich vervolgens kan concentreren op het bieden van een warm welkom en het assisteren bij complexere vragen. Hierdoor kunnen gasten eenvoudige transacties zelfstandig uitvoeren, wat het proces versnelt en wachtrijen vermindert.
Verbeterde digitale conciërgediensten kunnen ook de gasttevredenheid verhogen en tegelijkertijd het hotelpersoneel ontlasten. Chatbots kunnen veelvoorkomende vragen, zoals restaurantaanbevelingen of parkeerinformatie, afhandelen zonder tussenkomst van het personeel. Geautomatiseerde reacties zorgen ervoor dat gasten direct antwoord krijgen, terwijl het personeel zich kan richten op meer gepersonaliseerde services en het verbeteren van de algehele gastervaring.
4. Optimaliseer planning en taaktoewijzingen met slimme tools
Een van de grootste uitdagingen in hotelmanagement is het in balans houden van de personeelsroosters en de wisselende bezettingsgraad.
Geavanceerde planningssoftware kan managers helpen de personeelsbezetting te optimaliseren op basis van de verwachte vraag, seizoenstrends en bezettingsgraden, waardoor over- of onderbezetting wordt verminderd. Deze software stelt managers in staat om arbeidskosten te volgen, overwerk te voorkomen en roosters eenvoudig aan te passen.
Taakbeheersoftware speelt ook een cruciale rol bij het creëren van duidelijke, beheersbare taken. Zo kan de huishouding een mobiele app gebruiken die laat zien welke kamers schoongemaakt moeten worden en updates geeft over voltooide taken. Deze mate van organisatie vermindert downtime, voorkomt overlappingen en zorgt voor een productievere workflow.
5. Investeer in personeelstraining voor technische vaardigheden
Met de opkomst van technologie is investeren in personeelstraining onontkoombaar. 31% van de hoteliers gelooft dat de belangrijkste waarde van technologie ligt in het transformeren van de gastervaring , maar toch hebben medewerkers vaak begeleiding nodig om deze tools effectief te gebruiken. Regelmatige trainingssessies over kernsystemen, zoals het PMS of mobiele communicatietools, geven medewerkers het vertrouwen in hun rol.
Ook kruistraining kan nuttig zijn. Zo kunnen medewerkers bij de receptie de basisbeginselen van schoonmaaksoftware leren, zodat ze kunnen ingrijpen als er op een bepaald gebied veel vraag is.
Een streven naar continue educatie stelt medewerkers bovendien in staat om op de hoogte te blijven van nieuwe technologische ontwikkelingen en zelfstandig kleine problemen op te lossen. Trainingen over alles, van automatiseringstools tot gastinteractietactieken, leiden tot een competenter en flexibeler personeelsbestand.
6. Verkort de kamerwisseltijd met gestroomlijnde schoonmaakprocedures
De schoonmaak is een van de afdelingen die het meest tijdrovend is, en zelfs kleine vertragingen kunnen knelpunten veroorzaken. Om de kameromloopsnelheid te verbeteren, kunnen hotels digitale huishoudsystemen implementeren die schoonmaaktaken in realtime toewijzen op basis van het uitchecken van gasten.
Dankzij updates over de kamerstatus op mobiele apparaten kan de huishouding voorrang geven aan bezette kamers of dringende verzoeken. Dit leidt tot minder vertragingen en tevreden gasten.
Het gebruik van een gestandaardiseerde checklist voor elke kamer garandeert grondigheid zonder dat dit ten koste gaat van de snelheid. En met realtime statusupdates kunnen receptiemedewerkers gasten vol vertrouwen informeren wanneer hun kamer klaar is, zodat de verwachtingen op één lijn liggen.
7. Analyseer gegevens om de bedrijfsvoering te verfijnen en knelpunten te identificeren
Een effectief PMS verzamelt waardevolle gegevens over gastgewoonten, personeelsbehoefte en operationele kosten. Door deze gegevens regelmatig te bekijken, kunnen hotels trends, piektijden en gebieden identificeren waar de efficiëntie kan worden verbeterd. Als de gegevens bijvoorbeeld een grote vraag naar inchecken tussen 16.00 en 18.00 uur laten zien, kan het management extra receptiepersoneel inplannen voor die periode.
Wanneer bepaalde processen daarentegen voortdurend vertraging oplopen, kunnen de gegevens de inzichten bieden die nodig zijn om workflows aan te passen en een oplossing te vinden.
Gegevens over bezetting en gastvoorkeuren kunnen eveneens van invloed zijn op de schoonmaakroosters, de voedselbereiding en het aanvullen van voorzieningen. Door datagestuurde inzichten te gebruiken, kunnen hotels gerichte verbeteringen doorvoeren die de productiviteit verhogen en verspilling verminderen, wat zorgt voor een soepele bedrijfsvoering.
8. Stimuleer een cultuur van efficiëntie en teamwork
Efficiëntie van medewerkers draait niet alleen om technologie, maar ook om mindset. Het creëren van een cultuur waarin teamleden de waarde van efficiëntie begrijpen, draagt bij aan een gevoel van eigenaarschap en trots op hun rol. Erken en beloon medewerkers die blijk geven van vindingrijkheid, stiptheid en een proactieve aanpak van probleemoplossing.
Door teamwerk te stimuleren, bijvoorbeeld door communicatie tussen afdelingen, zoals de receptie en de schoonmaak, wordt de efficiëntie verder verbeterd. Er ontstaat dan een stimulerende omgeving waarin iedereen aan gemeenschappelijke doelen werkt.
Wanneer medewerkers zich gewaardeerd voelen, zijn ze eerder geneigd een stapje extra te zetten voor zowel het hotel als de gasten. Een gemotiveerd team is veerkrachtiger, flexibeler en betrokkener, wat zich vertaalt in betere service en uiteindelijk een efficiëntere bedrijfsvoering.
9. Integreer energie-efficiëntie en slim onderhoud
Operationele efficiëntie gaat verder dan alleen de taken van het personeel – het omvat ook de fysieke omgeving. Slimme energiebeheersystemen die automatisch verlichting, verwarming en koeling regelen, kunnen kostenbesparingen opleveren en de noodzaak voor handmatige aanpassingen door personeel verminderen.
Slimme onderhoudssystemen die problemen detecteren voordat ze daadwerkelijk problemen worden, dragen ook bij aan soepelere processen. Als een airconditioning bijvoorbeeld tekenen van slijtage vertoont, kan predictief onderhoud het personeel waarschuwen voordat deze defect raakt, waardoor verstoringen worden geminimaliseerd en middelen worden bespaard.
10. Transformeer de gastervaring om de werklast van het personeel te verminderen
Technologie verbetert niet alleen de efficiëntie van het personeel, maar verbetert ook de gastervaring, waardoor gasten vaak minder afhankelijk zijn van het hotelpersoneel. Selfserviceopties, zoals tablets op de kamer waarmee gasten roomservice kunnen bestellen of extra handdoeken kunnen aanvragen zonder de receptie te bellen, verminderen de druk op medewerkers. 31% van de hoteliers is van mening dat technologie gebruikt moet worden om de gastervaring te transformeren . Door met digitale tools aan de behoeften van gasten te voldoen, krijgen medewerkers meer tijd om zich te concentreren op taken met een grote impact.
Het verbeteren van de efficiëntie van het personeel is essentieel voor een bloeiende hotelsector. De integratie van de juiste technologie met een competent personeelsbestand legt de basis voor succes op de lange termijn. Om deze efficiëntie echt te benutten, kunt u het property management systeem van Booking Ninjas overwegen. Dit systeem stemt de workflow van het personeel, de gastervaring en de technologie naadloos af op één gestroomlijnde oplossing.