Die Hotelbranche ist mit rasanten Veränderungen vertraut, doch in den letzten Jahren hat der technologische Fortschritt jeden Aspekt des Hotelmanagements grundlegend verändert. Eine aktuelle Umfrage von HotelTechReport ergab, dass 81 % der Hoteliers davon ausgehen, dass Technologie in den nächsten fünf Jahren entscheidend für den Erfolg sein wird , während 99 % davon ausgehen, dass ihre Kollegen mehr technische Lösungen zur Optimierung des Hotelbetriebs einsetzen werden .
In diesem Umfeld ist die Verbesserung der Personaleffizienz zur obersten Priorität geworden, um wettbewerbsfähig zu bleiben, die Gästezufriedenheit zu gewährleisten und den Gewinn zu maximieren. Hier ist ein Plan zur Optimierung der Personalabläufe – von der Technologieintegration bis hin zu durchdachtem Ressourcenmanagement.
1. Technologie als Rückgrat des Betriebs nutzen
Hoteliers setzen hohe Erwartungen in die Rolle der Technologie bei der Verbesserung der Effizienz. 39 % nennen die betriebliche Effizienz als wichtigsten Wertbeitrag der Technologie . Die Einführung eines robusten Property-Management-Systems (PMS) ist dabei von entscheidender Bedeutung. 86 % der Hoteliers sind sich einig, dass es das wichtigste System für den täglichen Betrieb ist .
Mithilfe von PMS-Plattformen können Hotels Aufgaben wie Check-in, Zimmerzuweisung und Housekeeping-Anfragen automatisieren. Dadurch wird der Bedarf an manueller Arbeit reduziert und das Personal kann sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Darüber hinaus unterstützen ein gut integriertes Revenue-Management-System und ein Channel-Manager Hotels bei der Buchungsverfolgung, Bestandsverwaltung und Nachfrageprognose. So können Mitarbeiter datenbasierte Entscheidungen treffen, ohne mühsam Tabellen analysieren oder Buchungen manuell bearbeiten zu müssen. Dank nahtloser, datenbasierter Tools und einer starken technischen Basis können Mitarbeiter in kürzerer Zeit und mit weniger Fehlern mehr erreichen.
2. Nutzen Sie mobile Kommunikationstools
In einem stark frequentierten Hotel ist effektive Kommunikation unerlässlich. Mobile Apps, die Instant Messaging zwischen Mitarbeitern ermöglichen, können die Effizienz deutlich steigern. Housekeeping-Mitarbeiter, Rezeptionspersonal und Wartungsteams profitieren von Echtzeit-Updates, die Missverständnisse und Wartezeiten reduzieren.
Wenn ein Gast eine Zimmerauffrischung wünscht, kann die Rezeption das Housekeeping umgehend über die App benachrichtigen, sodass die Aufgabe umgehend erledigt werden kann. Diese Tools optimieren die Abläufe, sorgen dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind, und reduzieren den Bedarf an zeitraubenden Check-ins per Funk oder persönlich.
Intelligente Warnmeldungen und mobile Benachrichtigungen sind besonders hilfreich, um zeitkritische Probleme schnell zu lösen. Von der Benachrichtigung des Personals über die Zimmerverfügbarkeit bis hin zur Bewältigung von Wartungsnotfällen: Mobile Kommunikationstools beschleunigen die Reaktionszeiten und minimieren die Verzögerung zwischen Anfrage und Lösung – ein Muss in gästeorientierten Umgebungen.
3. Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben, um Personalressourcen freizusetzen
Der Hotelbetrieb umfasst unzählige wiederkehrende Aufgaben – von der Bearbeitung von Reservierungen bis zur Organisation von Rechnungsinformationen. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben können Hotels Zeit sparen und Personal in Bereichen einsetzen, in denen menschliches Engagement gefragt ist.
Automatisierte Check-in-Automaten beispielsweise reduzieren den Arbeitsaufwand des Rezeptionspersonals, das sich so auf die herzliche Begrüßung und die Unterstützung bei komplexeren Anfragen konzentrieren kann. So können Gäste einfache Transaktionen selbstständig durchführen, was den Prozess beschleunigt und Warteschlangen verkürzt.
Verbesserte digitale Concierge-Services können ebenfalls die Gästezufriedenheit steigern und gleichzeitig das Hotelpersonal entlasten. Chatbots können häufige Anfragen wie Restaurantempfehlungen oder Parkinformationen bearbeiten, ohne dass das Personal eingreifen muss. Automatisierte Antworten sorgen dafür, dass Gäste sofort eine Antwort erhalten, während sich das Personal auf personalisierte Services und die Verbesserung des Gesamterlebnisses konzentrieren kann.
4. Optimieren Sie die Planung und Aufgabenzuweisung mit intelligenten Tools
Eine der größten Herausforderungen im Hotelmanagement besteht darin, die Personaleinsatzpläne mit schwankenden Belegungsraten in Einklang zu bringen.
Mithilfe fortschrittlicher Planungssoftware können Manager den Personalbestand basierend auf der erwarteten Nachfrage, saisonalen Trends und Belegungsraten optimieren und so Über- oder Unterbesetzungen reduzieren. Mit dieser Software können Manager die Arbeitskosten verfolgen, Überstunden vermeiden und Dienstpläne problemlos anpassen.
Auch Aufgabenmanagement-Software spielt eine wichtige Rolle bei der Erstellung klarer und überschaubarer Aufgaben. Das Housekeeping kann beispielsweise eine mobile App nutzen, die anzeigt, welche Räume gereinigt werden müssen und über erledigte Aufgaben informiert. Diese Organisation reduziert Ausfallzeiten, verhindert Überschneidungen und sorgt für einen produktiveren Arbeitsablauf.
5. Investieren Sie in die Schulung Ihrer Mitarbeiter für technische Kompetenz
Angesichts des technologischen Fortschritts sind Investitionen in die Mitarbeiterschulung unverzichtbar. 31 % der Hoteliers sind überzeugt, dass der Hauptnutzen von Technologie in der Optimierung des Gästeerlebnisses liegt . Dennoch benötigen Mitarbeiter oft Anleitung, um diese Tools effektiv zu nutzen. Regelmäßige Schulungen zu Kernsystemen wie dem PMS oder mobilen Kommunikationstools geben den Mitarbeitern mehr Sicherheit in ihrer Rolle.
Auch bereichsübergreifendes Training kann hilfreich sein. So können Mitarbeiter an der Rezeption beispielsweise die Grundlagen einer Housekeeping-Software erlernen, sodass sie gezielter einspringen können, wenn in einem Bereich hohe Anforderungen bestehen.
Durch kontinuierliches Lernen bleiben Mitarbeiter zudem über neue technische Entwicklungen auf dem Laufenden und können kleinere Probleme selbstständig beheben. Schulungen zu allen Themen, von Automatisierungstools bis hin zu Strategien für die Gästeinteraktion, sorgen für eine kompetentere und anpassungsfähigere Belegschaft.
6. Reduzieren Sie die Zimmerwechselzeit durch optimierte Housekeeping-Verfahren
Das Housekeeping ist eine der zeitintensivsten Abteilungen, und selbst kleine Verzögerungen können zu Engpässen führen. Um die Effizienz der Zimmerübergabe zu verbessern, können Hotels digitale Housekeeping-Systeme einführen, die Reinigungsaufgaben in Echtzeit basierend auf dem Check-out der Gäste zuweisen.
Durch Aktualisierungen des Zimmerstatus auf Mobilgeräten kann das Housekeeping belegte Zimmer oder dringende Anfragen priorisieren, was zu weniger Verzögerungen und zufriedeneren Gästen führt.
Die Verwendung einer standardisierten Checkliste für jedes Zimmer gewährleistet Gründlichkeit ohne Abstriche bei der Geschwindigkeit. Dank Statusaktualisierungen in Echtzeit kann das Rezeptionspersonal die Gäste zuverlässig darüber informieren, wann ihr Zimmer bezugsfertig ist, und so die Erwartungen der Gäste erfüllen.
7. Analysieren Sie Daten, um Abläufe zu optimieren und Engpässe zu identifizieren
Ein effektives PMS sammelt wertvolle Daten über Gästegewohnheiten, Personalbedarf und Betriebskosten. Durch regelmäßige Überprüfung dieser Daten können Hotels Trends, Spitzenzeiten und Bereiche mit Effizienzsteigerungspotenzial erkennen. Zeigen die Daten beispielsweise eine hohe Nachfrage nach Check-ins zwischen 16 und 18 Uhr, kann das Management in diesem Zeitraum zusätzliches Personal an der Rezeption einplanen.
Wenn es hingegen zu ständigen Verzögerungen bei bestimmten Prozessen kommt, liefern die Daten die nötigen Erkenntnisse, um Arbeitsabläufe anzupassen und eine Lösung zu finden.
Ebenso können Daten zur Belegung und zu den Vorlieben der Gäste Einfluss auf die Housekeeping-Zeitpläne, die Essenszubereitung und die Auffüllung der Annehmlichkeiten nehmen. Mithilfe datenbasierter Erkenntnisse können Hotels gezielte Verbesserungen vornehmen, die die Produktivität steigern, Abfall reduzieren und so einen reibungslosen Betrieb gewährleisten.
8. Fördern Sie eine Kultur der Effizienz und Teamarbeit
Mitarbeitereffizienz hängt nicht nur von der Technologie ab, sondern auch von der Einstellung. Schaffen Sie eine Unternehmenskultur, in der Teammitglieder den Wert von Effizienz verstehen, und fördern Sie dadurch Verantwortungsbewusstsein und Stolz auf Ihre Aufgaben. Belohnen Sie Mitarbeiter, die Einfallsreichtum, Pünktlichkeit und proaktive Problemlösungsstrategien zeigen.
Durch die Förderung der Teamarbeit, beispielsweise durch abteilungsübergreifende Kommunikation zwischen Rezeption und Housekeeping, wird die Effizienz weiter gesteigert, indem ein unterstützendes Umfeld geschaffen wird, in dem alle auf gemeinsame Ziele hinarbeiten.
Wenn sich Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen, sind sie eher bereit, sich für das Hotel und seine Gäste besonders einzusetzen. Ein motiviertes Team ist belastbarer, anpassungsfähiger und engagierter, was sich in besserem Service und letztlich einem effizienteren Betrieb niederschlägt.
9. Integrieren Sie Energieeffizienz und intelligente Wartung
Betriebseffizienz geht über die Aufgaben des Personals hinaus – sie umfasst auch die physische Umgebung. Intelligente Energiemanagementsysteme, die Beleuchtung, Heizung und Kühlung automatisch anpassen, können Kosten sparen und gleichzeitig den Bedarf an manuellen Anpassungen durch das Personal reduzieren.
Intelligente Wartungssysteme, die Probleme erkennen, bevor sie entstehen, tragen ebenfalls zu einem reibungsloseren Betrieb bei. Zeigt beispielsweise eine Klimaanlage Anzeichen von Verschleiß, kann die vorausschauende Wartung das Personal vor einem Ausfall warnen. Das minimiert Störungen und schont Ressourcen.
10. Verändern Sie das Gästeerlebnis, um die Arbeitsbelastung des Personals zu reduzieren
Technologie steigert nicht nur die Effizienz des Personals, sondern auch das Gästeerlebnis und reduziert oft die Abhängigkeit der Gäste vom Hotelpersonal. Selbstbedienungsoptionen, wie Tablets im Zimmer, mit denen Gäste den Zimmerservice bestellen oder zusätzliche Handtücher anfordern können, ohne die Rezeption anrufen zu müssen, reduzieren die Belastung der Mitarbeiter. 31 % der Hoteliers sind der Meinung, dass Technologie genutzt werden sollte, um das Gästeerlebnis zu verbessern . Durch die Erfüllung der Gästebedürfnisse mit digitalen Tools können sich die Mitarbeiter auf wichtige Aufgaben konzentrieren.
Die Verbesserung der Mitarbeitereffizienz ist für ein florierendes Hotelgeschäft unerlässlich. Die Integration der richtigen Technologie in eine kompetente Belegschaft schafft die Grundlage für langfristigen Erfolg. Um diese Effizienz optimal zu nutzen, sollten Sie das Property-Management-System von Booking Ninjas in Betracht ziehen. Es vereint Mitarbeiterabläufe, Gästeerlebnis und Technologie nahtlos in einer optimierten Lösung.
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