Il settore dell'ospitalità non è estraneo ai rapidi cambiamenti, ma negli ultimi anni i progressi tecnologici hanno rimodellato ogni aspetto della gestione alberghiera. Un recente sondaggio di HotelTechReport ha rivelato che l'81% degli albergatori si aspetta che la tecnologia sia fondamentale per il successo nei prossimi cinque anni , mentre il 99% prevede che i propri pari adotteranno più soluzioni tecnologiche per ottimizzare le operazioni alberghiere .
In questo panorama, migliorare l'efficienza del personale è diventata una priorità assoluta per restare competitivi, mantenere la soddisfazione degli ospiti e massimizzare i profitti. Ecco una tabella di marcia per semplificare le operazioni del personale, dall'integrazione della tecnologia alla gestione ponderata delle risorse.
1. Adottare la tecnologia come spina dorsale delle operazioni
Gli albergatori hanno grandi aspettative per il ruolo della tecnologia nel migliorare l'efficienza, con il 39% che cita l'efficienza operativa come la proposta di valore più importante della tecnologia . Adottare un solido sistema di gestione immobiliare (PMS) è fondamentale, poiché l'86% degli albergatori concorda sul fatto che sia il sistema più importante per le operazioni quotidiane.
Le piattaforme PMS consentono agli hotel di automatizzare attività come il check-in, l'assegnazione delle camere e le richieste di pulizia, riducendo la necessità di lavoro manuale e liberando il personale affinché possa concentrarsi su responsabilità di livello superiore.
Inoltre, un sistema di gestione delle entrate e un gestore dei canali ben integrati aiutano gli hotel a monitorare le prenotazioni, gestire l'inventario e prevedere la domanda, consentendo al personale di prendere decisioni basate sui dati senza doversi affannare ad analizzare dei fogli di calcolo o a gestire le prenotazioni manualmente. Fornendo strumenti fluidi e basati sui dati, una solida base tecnologica consente al personale di fare di più in meno tempo e con meno errori.
2. Sfrutta gli strumenti di comunicazione mobile
In un hotel affollato, una comunicazione efficace è essenziale. Le app per dispositivi mobili che consentono la messaggistica istantanea tra i membri dello staff possono aumentare significativamente l'efficienza. Il personale addetto alle pulizie, il personale della reception e i team di manutenzione beneficiano di aggiornamenti in tempo reale, riducendo incomprensioni e tempi di attesa.
Se un ospite chiede di rinfrescare la stanza, la reception può immediatamente avvisare il personale delle pulizie tramite l'app e il compito può essere completato senza ritardi. Questi strumenti semplificano le operazioni, mantengono tutti sulla stessa pagina e riducono la necessità di check-in via radio o di persona, che possono far perdere tempo prezioso.
Gli avvisi smart e le notifiche su dispositivi mobili sono particolarmente utili per garantire che i problemi urgenti vengano risolti rapidamente. Dalla notifica al personale della disponibilità della camera alla gestione delle emergenze di manutenzione, gli strumenti di comunicazione mobile velocizzano i tempi di risposta e riducono al minimo il ritardo tra richiesta e risoluzione, un must negli ambienti incentrati sugli ospiti.
3. Automatizzare le attività ripetitive per liberare risorse umane
Le operazioni alberghiere comportano innumerevoli attività ripetitive, dal mettere in ordine le prenotazioni all'organizzazione delle informazioni di fatturazione. Automatizzando queste attività, gli hotel possono risparmiare tempo e assegnare il personale alle aree che necessitano di un tocco umano.
Ad esempio, le postazioni per i check-in automatizzati riducono il carico di lavoro del personale della reception, che può quindi concentrarsi sul fornire un caloroso benvenuto e sull’assistenza per le richieste più complesse. Ciò consente agli ospiti di completare semplici transazioni in modo indipendente, velocizzando il processo e riducendo le code.
I servizi di concierge digitale migliorati possono anche aiutare la soddisfazione degli ospiti, alleggerendo il carico di lavoro del personale dell'hotel. I chatbot possono gestire le richieste comuni, come i consigli sui ristoranti o le informazioni sul parcheggio, senza richiedere l'intervento del personale. Le risposte automatiche assicurano che gli ospiti ricevano risposte immediate, mentre il personale può concentrarsi su servizi più personalizzati e migliorare l'esperienza complessiva degli ospiti.
4. Ottimizza la pianificazione e l'assegnazione delle attività con strumenti intelligenti
Una delle sfide più grandi nella gestione alberghiera è conciliare gli orari del personale con i tassi di occupazione variabili.
Un software di pianificazione avanzato può aiutare i gestori ad ottimizzare i livelli di personale in base alla domanda prevista, alle tendenze stagionali e ai tassi di occupazione, riducendo i casi di personale in eccesso o in difetto. Questo software consente ai gestori di monitorare i costi del lavoro, prevenire gli straordinari e modificare i programmi con facilità.
Il software di gestione delle attività svolge anche un ruolo fondamentale nella creazione di incarichi chiari e gestibili. Le pulizie, ad esempio, possono utilizzare un'app mobile che mostra quali stanze necessitano di pulizia e aggiornamenti sulle attività completate. Questo livello di organizzazione riduce i tempi di inattività, impedisce sovrapposizioni e garantisce un flusso di lavoro più produttivo.
5. Investire nella formazione del personale per la competenza tecnologica
Con l'avvento della tecnologia, investire nella formazione del personale non è negoziabile. Il 31% degli albergatori ritiene che il valore principale della tecnologia risieda nella trasformazione dei percorsi degli ospiti , ma spesso il personale ha bisogno di una guida per utilizzare questi strumenti in modo efficace. Frequenti sessioni di formazione sui sistemi principali, come il PMS o gli strumenti di comunicazione per dispositivi mobili, consentono ai dipendenti di sentirsi sicuri nei loro ruoli.
Anche la formazione trasversale può essere utile: ad esempio, gli addetti alla reception possono apprendere le basi del software di gestione delle pulizie, il che consentirà loro di prestare assistenza quando c'è molta richiesta in un'area specifica.
Un impegno per l'apprendimento continuo consente inoltre ai dipendenti di rimanere aggiornati sui nuovi sviluppi tecnologici e di risolvere autonomamente piccoli problemi. Le sessioni di formazione su tutto, dagli strumenti di automazione alle tattiche di interazione con gli ospiti, portano a una forza lavoro più competente e adattabile.
6. Ridurre i tempi di ricambio delle stanze con procedure di pulizia semplificate
Il servizio di pulizia è uno dei reparti che richiede più tempo e anche piccoli ritardi possono causare colli di bottiglia. Per migliorare l'efficienza del ricambio delle camere, gli hotel possono adottare sistemi di pulizia digitali che assegnano le attività di pulizia in tempo reale in base ai check-out degli ospiti.
Gli aggiornamenti sullo stato delle camere sui dispositivi mobili consentono al personale addetto alle pulizie di dare priorità alle camere occupate o alle richieste urgenti, riducendo così i ritardi e rendendo gli ospiti più soddisfatti.
Incoraggiare una checklist standardizzata per ogni stanza assicura la completezza senza sacrificare la velocità. E, con aggiornamenti di stato in tempo reale, il personale della reception può informare con sicurezza gli ospiti quando la loro stanza sarà pronta, mantenendo le aspettative allineate.
7. Analizzare i dati per perfezionare le operazioni e identificare i colli di bottiglia
Un PMS efficace raccoglie dati preziosi sulle abitudini degli ospiti, sul bisogno di personale e sui costi operativi. Esaminando regolarmente questi dati, gli hotel possono identificare tendenze, orari di punta del servizio e aree in cui l'efficienza potrebbe migliorare. Ad esempio, se i dati mostrano un'elevata domanda di check-in tra le 16:00 e le 18:00, la direzione può pianificare personale di reception aggiuntivo durante quella finestra.
In alternativa, se determinati processi subiscono ritardi costanti, i dati forniranno le informazioni necessarie per adattare i flussi di lavoro e trovare una soluzione.
Allo stesso modo, i dati sull'occupazione e sulle preferenze degli ospiti possono dare informazioni per i programmi di pulizia, la preparazione del cibo e il rifornimento dei servizi. L'utilizzo di informazioni basate sui dati consente agli hotel di apportare miglioramenti mirati che aumentano la produttività e riducono gli sprechi, garantendo un funzionamento regolare.
8. Incoraggiare una cultura di efficienza e lavoro di squadra
L'efficienza del personale non riguarda solo la tecnologia, ma anche la mentalità. Creare una cultura in cui i membri del team comprendano il valore dell'efficienza aiuta a promuovere un senso di appartenenza e orgoglio nei loro ruoli. Riconosci e premia i dipendenti che dimostrano intraprendenza, puntualità e un approccio proattivo alla risoluzione dei problemi.
Incoraggiare il lavoro di squadra, ad esempio attraverso la comunicazione interdipartimentale tra reception e addetti alle pulizie, aumenta ulteriormente l'efficienza, favorendo un ambiente di supporto in cui tutti lavorano per raggiungere obiettivi comuni.
Quando i dipendenti si sentono apprezzati, è più probabile che facciano il possibile per l'hotel e per i suoi ospiti. Un team motivato è più resiliente, adattabile e impegnato, il che si traduce in un servizio migliore e, in definitiva, in un'operazione più efficiente.
9. Incorporare l'efficienza energetica e la manutenzione intelligente
L'efficienza operativa si estende oltre le semplici attività del personale, coinvolgendo anche l'ambiente fisico. I sistemi di gestione energetica intelligenti che regolano automaticamente illuminazione, riscaldamento e raffreddamento possono portare a risparmi sui costi riducendo al contempo la necessità di regolazioni manuali da parte del personale.
I sistemi di manutenzione intelligenti che rilevano i problemi prima che diventino problemi contribuiscono anche a operazioni più fluide. Ad esempio, se un'unità di aria condizionata mostra segni di usura, la manutenzione predittiva può avvisare il personale prima che si rompa, riducendo al minimo le interruzioni e preservando le risorse.
10. Trasformare l'esperienza degli ospiti per ridurre i carichi di lavoro del personale
La tecnologia non solo migliora l'efficienza del personale, ma migliora anche l'esperienza degli ospiti, spesso riducendo la dipendenza degli ospiti dal personale dell'hotel. Le opzioni self-service, come i tablet in camera che consentono agli ospiti di ordinare il servizio in camera o richiedere asciugamani aggiuntivi senza chiamare la reception, riducono lo stress dei dipendenti. Il 31% degli albergatori ritiene che la tecnologia debba essere utilizzata per trasformare i viaggi degli ospiti e, soddisfacendo le esigenze degli ospiti con strumenti digitali, il personale è libero di concentrarsi su attività ad alto impatto.
Migliorare l'efficienza del personale è essenziale per un'attività alberghiera fiorente e integrare la giusta tecnologia con una forza lavoro potenziata preparerà il terreno per un successo a lungo termine. Per sfruttare davvero queste efficienze, prendi in considerazione il sistema di gestione immobiliare di Booking Ninjas per rendere lineari e senza intoppi i flussi di lavoro del personale, l'esperienza degli ospiti e l’uso della tecnologia con una soluzione semplificata.
