O setor de hospitalidade está acostumado a mudanças rápidas, mas, nos últimos anos, os avanços tecnológicos remodelaram todas as facetas da gestão hoteleira. Uma pesquisa recente do HotelTechReport revelou que 81% dos hoteleiros esperam que a tecnologia seja fundamental para o sucesso nos próximos cinco anos , enquanto 99% preveem que seus pares adotarão mais soluções tecnológicas para otimizar as operações hoteleiras .
Nesse cenário, melhorar a eficiência da equipe tornou-se uma prioridade para se manter competitivo, manter a satisfação dos hóspedes e maximizar os lucros. Aqui está um roteiro para otimizar as operações da equipe, desde a integração de tecnologias até a gestão criteriosa de recursos.
1. Adote a tecnologia como a espinha dorsal das operações
Os hoteleiros têm grandes expectativas quanto ao papel da tecnologia na melhoria da eficiência, com 39% citando a eficiência operacional como a proposta de valor mais importante da tecnologia . Adotar um sistema de gestão de propriedades (PMS) robusto é fundamental, pois 86% dos hoteleiros concordam que é o sistema mais crítico para as operações diárias.
As plataformas PMS permitem que os hotéis automatizem tarefas como check-in, atribuição de quartos e solicitações de limpeza, reduzindo a necessidade de trabalho manual e liberando a equipe para se concentrar em responsabilidades de nível mais alto.
Além disso, um sistema de gestão de receitas e um gerenciador de canais bem integrados ajudam os hotéis a rastrear reservas, gerenciar o estoque e prever a demanda, permitindo que a equipe tome decisões baseadas em dados sem precisar analisar planilhas ou gerenciar reservas manualmente. Ao fornecer ferramentas integradas e baseadas em dados, uma base tecnológica sólida permite que a equipe faça mais em menos tempo e com menos erros.
2. Aproveite as ferramentas de comunicação móvel
Em um hotel movimentado, a comunicação eficaz é essencial. Aplicativos móveis que permitem mensagens instantâneas entre os funcionários podem aumentar significativamente a eficiência. Equipes de limpeza, recepção e manutenção se beneficiam de atualizações em tempo real, reduzindo mal-entendidos e tempos de espera.
Se um hóspede solicitar uma renovação do quarto, a recepção pode notificar imediatamente a equipe de limpeza pelo aplicativo, e a tarefa pode ser concluída sem demora. Essas ferramentas agilizam as operações, mantêm todos alinhados e reduzem a necessidade de check-ins por rádio ou presenciais, que podem consumir um tempo valioso.
Alertas inteligentes e notificações móveis são especialmente úteis para garantir que problemas urgentes sejam resolvidos rapidamente. Da notificação à equipe sobre a disponibilidade do quarto ao atendimento de emergências de manutenção, as ferramentas de comunicação móvel aceleram os tempos de resposta e minimizam o atraso entre a solicitação e a resolução, essenciais em ambientes centrados no hóspede.
3. Automatize tarefas repetitivas para liberar recursos humanos
As operações hoteleiras envolvem inúmeras tarefas repetitivas — desde a triagem de reservas até a organização de informações de cobrança. Ao automatizar essas tarefas, os hotéis podem economizar tempo e alocar funcionários para áreas que exigem um toque humano.
Por exemplo, quiosques de check-in automatizados reduzem a carga de trabalho da equipe da recepção, que pode se concentrar em proporcionar uma recepção calorosa e auxiliar em consultas mais complexas. Isso permite que os hóspedes concluam transações simples de forma independente, agilizando o processo e reduzindo as filas.
Serviços de concierge digitais aprimorados também podem contribuir para a satisfação dos hóspedes, aliviando a carga de trabalho da equipe do hotel. Chatbots podem lidar com consultas comuns, como recomendações de restaurantes ou informações sobre estacionamento, sem a necessidade de intervenção da equipe. Respostas automatizadas garantem que os hóspedes recebam respostas instantâneas, enquanto a equipe pode se concentrar em serviços mais personalizados e na melhoria da experiência geral do hóspede.
4. Otimize o agendamento e a atribuição de tarefas com ferramentas inteligentes
Um dos maiores desafios na gestão hoteleira é equilibrar as agendas dos funcionários com as taxas de ocupação flutuantes.
Um software avançado de agendamento pode ajudar os gestores a otimizar os níveis de pessoal com base na demanda esperada, tendências sazonais e taxas de ocupação, reduzindo casos de excesso ou falta de pessoal. Este software permite que os gestores acompanhem os custos de mão de obra, evitem horas extras e ajustem os cronogramas com facilidade.
Softwares de gerenciamento de tarefas também desempenham um papel vital na criação de atribuições claras e gerenciáveis. A equipe de limpeza, por exemplo, pode usar um aplicativo móvel que mostra quais cômodos precisam de limpeza e atualiza as tarefas concluídas. Esse nível de organização reduz o tempo de inatividade, evita sobreposições e garante um fluxo de trabalho mais produtivo.
5. Invista em treinamento de equipe para proficiência em tecnologia
Com o avanço da tecnologia, investir em treinamento de funcionários é inegociável. 31% dos hoteleiros acreditam que o principal valor da tecnologia reside na transformação da jornada dos hóspedes , mas os funcionários frequentemente precisam de orientação para usar essas ferramentas de forma eficaz. Sessões de treinamento frequentes sobre os principais sistemas, como o PMS ou ferramentas de comunicação móvel, capacitam os funcionários a se sentirem confiantes em suas funções.
O treinamento cruzado também pode ser benéfico; por exemplo, os funcionários da recepção podem aprender o básico sobre software de limpeza, o que lhes permite ajudar quando há alta demanda em uma área.
O compromisso com o aprendizado contínuo também permite que os funcionários se mantenham atualizados com os novos desenvolvimentos tecnológicos e solucionem pequenos problemas de forma independente. Sessões de treinamento sobre tudo, desde ferramentas de automação até táticas de interação com os hóspedes, resultam em uma força de trabalho mais competente e adaptável.
6. Reduza o tempo de rotatividade dos quartos com procedimentos de limpeza simplificados
A limpeza é um dos departamentos que mais demandam tempo, e até mesmo pequenos atrasos podem causar gargalos. Para melhorar a eficiência da rotatividade de quartos, os hotéis podem adotar sistemas digitais de limpeza que atribuem tarefas de limpeza em tempo real com base no check-out dos hóspedes.
As atualizações de status dos quartos em dispositivos móveis permitem que a equipe de limpeza priorize quartos ocupados ou solicitações urgentes, resultando em menos atrasos e hóspedes mais felizes.
Incentivar uma lista de verificação padronizada para cada quarto garante a precisão sem comprometer a rapidez. E, com atualizações de status em tempo real, a equipe da recepção pode informar os hóspedes com segurança quando seus quartos estarão prontos, mantendo as expectativas alinhadas.
7. Analisar dados para refinar operações e identificar gargalos
Um PMS eficaz coleta dados valiosos sobre hábitos dos hóspedes, necessidades de pessoal e custos operacionais. Ao revisar esses dados regularmente, os hotéis podem identificar tendências, horários de pico de serviço e áreas onde a eficiência pode ser aprimorada. Por exemplo, se os dados mostrarem alta demanda por check-ins entre 16h e 18h, a gerência pode escalar funcionários adicionais na recepção durante esse período.
Como alternativa, se certos processos forem constantemente atrasados, os dados fornecerão os insights necessários para ajustar os fluxos de trabalho e encontrar uma solução.
Da mesma forma, dados sobre ocupação e preferências dos hóspedes podem orientar a rotina de limpeza, preparação de alimentos e reposição de comodidades. O uso de insights baseados em dados permite que os hotéis implementem melhorias direcionadas que aumentam a produtividade e reduzem o desperdício, garantindo uma operação tranquila.
8. Incentive uma cultura de eficiência e trabalho em equipe
A eficiência da equipe não se resume apenas à tecnologia — trata-se de mentalidade. Criar uma cultura em que os membros da equipe entendam o valor da eficiência ajuda a promover um senso de propriedade e orgulho de suas funções. Reconheça e recompense os funcionários que demonstram desenvoltura, pontualidade e uma abordagem proativa na resolução de problemas.
Incentivar o trabalho em equipe, como a comunicação entre a recepção e a limpeza, aumenta ainda mais a eficiência ao promover um ambiente de apoio onde todos trabalham em prol de objetivos comuns.
Quando os funcionários se sentem valorizados, é mais provável que se esforcem ao máximo, tanto pelo hotel quanto pelos hóspedes. Uma equipe motivada é mais resiliente, adaptável e engajada, o que se traduz em um serviço melhor e, em última análise, em uma operação mais eficiente.
9. Incorporar eficiência energética e manutenção inteligente
A eficiência operacional vai além das tarefas da equipe — ela também envolve o ambiente físico. Sistemas inteligentes de gestão de energia que ajustam automaticamente a iluminação, o aquecimento e o resfriamento podem gerar economia de custos, reduzindo a necessidade de ajustes manuais pela equipe.
Sistemas inteligentes de manutenção que detectam problemas antes que eles se tornem problemas também contribuem para operações mais tranquilas. Por exemplo, se um aparelho de ar condicionado apresentar sinais de desgaste, a manutenção preditiva pode alertar a equipe antes que ele quebre, minimizando interrupções e preservando recursos.
10. Transforme a experiência do hóspede para reduzir a carga de trabalho da equipe
A tecnologia não só melhora a eficiência da equipe, como também aprimora a experiência do hóspede, muitas vezes reduzindo a dependência dos hóspedes em relação à equipe do hotel. Opções de autoatendimento, como tablets no quarto que permitem aos hóspedes solicitar serviço de quarto ou toalhas adicionais sem precisar ligar para a recepção, reduzem a pressão sobre os funcionários. 31% dos hoteleiros acreditam que a tecnologia deve ser usada para transformar a jornada do hóspede e, ao atender às suas necessidades com ferramentas digitais, a equipe fica livre para se concentrar em tarefas de alto impacto.
Melhorar a eficiência da equipe é essencial para um negócio hoteleiro próspero, e integrar a tecnologia certa a uma força de trabalho capacitada preparará o terreno para o sucesso a longo prazo. Para realmente aproveitar essas eficiências, considere o sistema de gestão de propriedades da Booking Ninjas para alinhar perfeitamente os fluxos de trabalho da equipe, a experiência do hóspede e a tecnologia em uma solução otimizada.
