ما هي الميزات التي يجب أن يتمتع بها برنامج المحاسبة للضيافة؟

لكل قطاع من قطاعات إدارة الفنادق، تُطبّق تقنيات متنوعة لضمان نمو الأعمال ورعاية النزلاء. وبالمثل، عند اختيار أفضل برنامج محاسبة، تُراعى عدة عوامل وتُطبّق. قد تنطبق هذه العوامل على جميع قطاعات إدارة الفنادق، وقد تكون خاصة ببعضها. ومن أهم هذه العوامل التي يجب مراعاتها الميزات التي يتضمنها البرنامج. تساعد هذه الميزات في توجيه المستخدمين ومديري الفنادق إلى ما يمكنهم تحقيقه باستخدام البرنامج.

11 ميزة أساسية في برامج المحاسبة (الكلمة الرئيسية)

كما هو الحال في العديد من القطاعات الأخرى، يجب أن يكون برنامج المحاسبة الخاص بالضيافة قادرًا على مساعدة الفندق على توفير التكاليف والوقت، وأن يُثبت كفاءته في الحسابات والميزانيات. كما يجب أن يكون آمنًا ومُصممًا خصيصًا للاستخدام الفندقي. كما يجب أن يكون البرنامج سهل الوصول إليه، وقادرًا على تحليل الإيرادات والخدمات، التي حققت أعلى وأدنى الأرقام، بالإضافة إلى الخدمات والعوامل أو المواسم المختلفة التي أثرت على استخدامها. بهذه الطريقة، يمكن لإدارة الفندق معرفة مجالات التركيز ونوع الابتكارات التي يجب إدخالها لتحسين الخدمة. باختصار، يجب أن يكون البرنامج بمثابة دليل يُساعد الفندق على اتخاذ القرارات التي تصب في مصلحة العملاء.

لتحقيق كل ذلك، يجب أن تتوفر ميزات معينة في البرنامج. بعض هذه الميزات مذكورة أدناه.

1. ميزات إدارة العلاقات

من الأهداف الأساسية للفنادق في قطاع الضيافة ضمان رضا العملاء وحصولهم على ما يريدون على المدى الطويل. ولذلك، من أهم ميزات برامج حسابات الضيافة تعزيز هذه العلاقة. يجب أن يكون البرنامج قادرًا على الاحتفاظ بسجلات تساعد الفندق على بناء علاقة وطيدة مع العملاء تتجاوز مجرد التواصل لمرة واحدة. كما يجب أن يكون قادرًا على حفظ سجلات محاسبية تُستخدم في الأبحاث أو التسويق لتعزيز العلاقة بين الفندق والعملاء. على سبيل المثال، إذا أخذ الفندق في الاعتبار أن مبيعات عصير البرتقال أعلى من عصير التفاح خلال الصيف، فإنه بعد ملاحظة ذلك من خلال الحسابات، سيُجهز ويُخزّن كميات إضافية في المواسم القادمة. وقد يتمكن أيضًا من تقديم أنواع مختلفة لتعزيز الأعمال وترفيه العملاء.

2. ميزات التعاون

على الرغم من كونه برنامج حسابات مخصصًا للضيافة، إلا أنه يجب أن يكون قادرًا على التواصل مع الأقسام الأخرى والعمل معها. تحتاج أقسام التسويق والإعلان، وحتى النظافة، في الفندق إلى تبادل المعلومات فيما بينها. لذلك، من الضروري أن يتمكن كل برنامج من نقل البيانات من تحليلاته واستنتاجاته إلى أقسام أخرى قد تجدها مفيدة. يجب أن يكون البرنامج قادرًا على إنجاز ذلك بسرعة ودقة متناهية. ومن ثم، تُعتبر نقطة التبادل أو الاتصال هي نقطة ضمان رضا العملاء.

3. الأتمتة والتكامل

من الميزات الأساسية الأخرى التي يجب أن تتوفر في برامج محاسبة الضيافة ميزات الأتمتة والتكامل. أولًا، من مزايا استخدام البرامج توفيرها للأتمتة. لذلك، ستكون برامج محاسبة الضيافة عديمة الفائدة إذا لم تتمكن من تنفيذ الأنشطة الأساسية تلقائيًا. من الضروري أيضًا أن يتمكن البرنامج من دمج ميزات أخرى ضرورية لإدارة أعمال الفنادق. يجب أن يكون هناك مجال للتواصل مع الإضافات الأخرى، مما يُساعد البرنامج على أداء وظيفته. قد لا يتمكن برنامج حساب فردي للضيافة من الاستمرار أو العمل بفعالية.

4. ميزات التقارير

كما هو الحال مع ميزات إدارة العلاقات، ينبغي أن تتضمن برامج المحاسبة الخاصة بالضيافة ميزة إعداد تقارير تُساعد المدير على فهم بعض المعلومات من النظرة الأولى. يجب أن تراقب هذه البرامج الاتجاهات والمشتريات والعروض والنفقات مع تقلباتها في قطاع الفنادق. هل كان العملاء يتجنبون غرفة معينة لأشهر؟ سيظهر تقرير المشتريات من تلك الغرفة بالتأكيد، مما يثير شكوك الإدارة بشأن بعض المخالفات. من خلال التقارير، يمكن قول الكثير عن التحسين.

5. ميزة مراقبة الحجز

إلى جانب ميزات المحاسبة الأساسية، يُمكن لبرنامج حسابات الضيافة أن يتضمن ميزة الحجز. يُسهّل هذا الأمر إدارة الأمور، إذ يجمع عمليتين في مكان واحد. يُمكن حجز غرفة من البرنامج مع الدفع في الوقت نفسه، مما يُسهّل تتبع مصدر كل دفعة. بهذه الطريقة، يُمكن للإدارة حساب إجمالي إيرادات الحجز عند الحاجة. إلى جانب ميزة حجز الفنادق، يُمكن أيضًا تضمين عدد من الميزات الأخرى التي تُتيح للعملاء الدفع مقابل الخدمات. تُعد هذه الميزة إحدى المزايا المُرفقة بالبرنامج.

6. واجهة جيدة

لا يكتمل برنامج محاسبة الضيافة بدون لوحة تحكم رئيسية وواجهات استخدام أخرى. وظيفة هذه اللوحات والواجهات هي تسهيل عملية استخدام برنامج محاسبة الضيافة بأكملها. فما فائدة البرنامج إذا كان استخدامه صعبًا؟ لتحقيق هدفه المتمثل في سهولة الاستخدام وتوفير الوقت، لا بد من واجهة استخدام ممتازة. عند توفرها، لن يتطلب التنقل بين الأقسام وتنفيذ الأنشطة جهدًا أو خبرة تقنية كبيرة.

7. ميزات مراقبة النفقات

في سعيها لإرضاء العملاء، يجب على إدارة الفندق ألا تنسى الاهتمام بالفندق أيضًا. لذلك، من الضروري تركيب خاصية مراقبة النفقات. تتم مراقبة مبلغ الإصلاحات، وأجور العمال، وقطع الغيار المُصنعة، والمشتريات، وغيرها من الأمور الحيوية لمساعدة الإدارة على اتخاذ القرارات وتجنب الخسائر.

8. ميزات الميزانية

سواءً كان الأمر يتعلق بالطعام أو المناشف أو غيرها، يجب أن يكون برنامج المحاسبة للضيافة قادرًا على المساعدة في وضع الميزانية. ويمكنه تحقيق ذلك من خلال استخدام معلومات مُتراكمة على مر السنين. ما هي كمية الطعام المُستهلكة عادةً في وقت مُحدد من السنة، وما نوع أو كمية الطعام المُهدر، ومتى تم تغيير قائمة الطعام، وكيف أثر ذلك على الدخل؟ إذا استطاع البرنامج الإجابة على كل هذه الأسئلة، فيمكن استخدامه بسهولة لوضع الميزانية. في الواقع، يُمكن استخدامه أيضًا كوسيلة لجرد البضائع. في النهاية، ستساعد ميزة وضع الميزانية في تحقيق أقصى قدر من التحكم في الهدر أو النفقات غير الضرورية المُتكبدة في إدارة الفنادق.

9. ميزات إمكانية الوصول

من أهم مزايا برامج المحاسبة الفندقية إمكانية الوصول إليها في أي وقت ومن أي مكان. ولتحقيق ذلك، يجب إضافة ميزات تُمكّن من ذلك. لا يُمكن تصميم البرنامج بحيث يقتصر الوصول إليه على نظام واحد في مكان محدد. بالطبع، تقع مسؤولية تطوير البرنامج على عاتق المطور، ولكن من الضروري أن تُركز إدارة الفندق على ما تريده وقدرات البرنامج. يجب أن تكون الجهات المعنية قادرة على استخدامه، مما يُخفف عناء الانتظار.

10. ميزات الأمان

للحماية من الوصول غير المصرح به ومنع الهجمات، يجب توفير ميزات تضمن أمان البرنامج. يُعرّض الأشخاص الذين لا يملكون خبرة في تشغيل البرنامج البرنامج للخطر، إذ قد يحذفون معلومات مهمة قد تكون مفيدة مع مرور الوقت. لذلك، فإن أفضل طريقة لضمان الحد من الحوادث هي وجود نظام أمان متين. عندها، لا يتمكن سوى الأشخاص الذين يحق لهم الوصول إلى البيانات المتاحة من الوصول إليها. يمكن أيضًا حفظ نسخة احتياطية في خدمة تخزين سحابية لضمان وجود مرجع للرجوع إليه في حالة حدوث أي عطل.

11. التخطيط الفعال والتنبؤ

بفضل العديد من الميزات، مثل ميزات الميزانية وإدارة العلاقات، يُفترض أن يكون الفندق قادرًا على التخطيط لمستقبله أو تحديد أهدافه للعام المقبل. عند الاطلاع على التقارير، يُفترض اكتشاف الثغرات بسهولة لتصحيحها مستقبلًا، والتخطيط لها. وبالطبع، لا ينبغي أن تكون عملية الحصول على النتائج شاقة، فهي جانب مهم.

فوائد استخدام برامج المحاسبة في قطاع الضيافة

إن تطوير برامج المحاسبة المستندة إلى السحابة لمساعدة مقدمي خدمات الضيافة في إدارة الإيرادات هو نتيجة للاتجاه الحالي في حلول إدارة المؤسسات نحو السحابة.

إلى جانب كل الخصائص المذكورة أعلاه، يتمتع برنامج المحاسبة السحابي أيضًا بالمزايا التالية:

إدارة تكاليف الغذاء

إذا لم يتم التحكم في استهلاك الغذاء وهدره بعناية، فقد يؤدي ذلك إلى تكاليف كبيرة.

تحتوي بعض برامج المحاسبة على ميزات التنبؤ والميزانية التي تمكن المديرين من توقع الطلبات أو المناسبات الخاصة أو تعديلات القائمة بناءً على الاختلافات بين الاستخدام المتوقع والفعلي للمكونات، والتلف، والطلبات المقدمة عن طريق الخطأ، وغير ذلك من عدم الكفاءة.

يعد عنصر التحكم في نفقات الطعام المدمج في نظام المحاسبة أمرًا بالغ الأهمية بالنسبة للفنادق التي لديها عملاء أو تقدم خدمات تقديم الطعام والمشروبات.

الراحة والدقة

يتم إعداد الفواتير وكشوف الحسابات وإيصالات الرواتب تلقائيًا باستخدام حلول محاسبية متطورة، مما يجعلها أكثر دقة وسهولة في التحكم. ستكون جميع الحسابات اللاحقة خالية من الأخطاء إذا تم إدخال البيانات بشكل صحيح، مما يُجنّب الأخطاء اليدوية الاعتيادية.

سهولة الاستخدام

يتم تقليص وقت التكيف بالنسبة لمحترفي المحاسبة مع التكنولوجيا الجديدة بشكل كبير من خلال سهولة استخدام برامج المحاسبة اللاحقة، والتي تحتوي على صيغ وواجهة مستخدم تشبه عدد من أدوات التحليل المالي القياسية.

إمكانية الوصول من أي مكان وفي أي وقت

بغض النظر عن حجم أعمال الضيافة، فإن برامج المحاسبة السحابية هي الخيار المفضل بسبب خطة الدفع القابلة للتخصيص وتوافر المعلومات عالية الجودة في الوقت الفعلي من أي جهاز محمول.

الأداء والفعالية

وسوف يعمل قسم المحاسبة بسرعة أكبر بكثير، وبدقة أكبر، وبزيادة في الإنتاج بسبب قدرته على أتمتة العمليات اليدوية.

لقد تبنى أصحاب الفنادق المبتكرون حلول إدارة الممتلكات السحابية، والتي تأتي مع ميزات محاسبية متقدمة متكاملة يمكنها مساعدة الشركات على توفير الوقت والجهد والمال مع تعزيز الكفاءة.

أنواع برامج المحاسبة (الكلمة الرئيسية للقسم)

جداول البيانات

غالبًا ما تستخدم الشركات الصغيرة تطبيقات جداول البيانات مثل Microsoft Excel وGoogle Sheets وOpenOffice للمساعدة في المحاسبة. يمكن تعديل جدول البيانات لتلبية أي متطلبات محاسبية بسيطة تقريبًا.

يمكن استخدام برامج جداول البيانات، على سبيل المثال، لإدراج النفقات أو المبيعات أو غيرها من البيانات المالية ذات الصلة، فضلاً عن إدارة العمليات المحاسبية الأكثر تعقيدًا.

تُستخدم جداول البيانات عادةً بالتزامن مع عمليات المحاسبة الأخرى؛ ولا ينبغي للشركات البسيطة للغاية الاعتماد عليها بشكل كامل لإدارة المحاسبة.

برنامج المحاسبة التجارية

يمكن تلبية غالبية متطلبات المحاسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم، إن لم يكن كلها، من خلال أنظمة المحاسبة التجارية مثل TurboCash وQuickBooks وFreshBooks.

يتكامل برنامج المحاسبة مع كل أنواع المؤسسات تقريبًا ويمكّنك من تصميم ميزات مخصصة لتلبية متطلباتك الفريدة.

غالبًا ما تحتوي برامج المحاسبة التجارية على تقارير تُعطي لمحة عن وضع الشركة المالي والنماذج المطلوبة للضرائب، بالإضافة إلى رسوم بيانية تُلخص البيانات. وتختلف مزايا وعيوب كل برنامج من برامج المحاسبة التجارية.

برنامج محاسبة المؤسسات

تساعد برامج المحاسبة للمؤسسات في إدارة التعقيدات التشغيلية التي قد تواجهها الشركات الأكبر حجمًا.

تتضمن برامج المحاسبة للشركات الكبيرة في بعض الأحيان عمليات حفظ الدفاتر مع خدمات برمجية إضافية بما في ذلك تخطيط المشاريع وتحليلات الأعمال وإدارة سير العمل.

عندما تختار شركة كبيرة هذا النوع من برامج المحاسبة، فإنها تتبع في كثير من الأحيان روتينًا متعدد المراحل يتضمن سؤال بائعي برامج المحاسبة للحصول على معلومات، ورؤية المنتج أثناء العمل، والتحدث مع الشركات الأخرى التي تستخدم البرنامج أيضًا.

تعتمد برامج المؤسسات في كثير من الأحيان على أنظمة قواعد البيانات بدلاً من جداول البيانات ثنائية الأبعاد لأن هذه القواعد البيانات يمكنها إظهار الاتصالات بين مجموعات مختلفة من المعلومات، مثل حجم المبيعات من جميع العملاء فيما يتعلق بمناطقهم أو عدد العمال في كل شركة.

SAP، وOracle، وMicrosoft Dynamics GP هي ثلاثة أمثلة لبرامج المحاسبة الشائعة للشركات.

برنامج محاسبة مخصص

قد تُطوّر الشركات أحيانًا برامج محاسبية خاصة بها. يحدث هذا غالبًا بالصدفة: فمع توسّع الشركة، قد يُطلب من الموظفين المهرة تطوير برامج لإدارة العديد من الحالات المحاسبية.

في النهاية، قد تكتشف الشركة أنها صممت برنامج محاسبة خاصًا بها. في حالات أخرى، تُطوّر الشركة برنامجها الخاص نظرًا لعدم وجود أدوات محاسبة تجارية قادرة على تلبية متطلباتها.

الحل الأمثل (حجز نينجا PMS)

يقدم نظام إدارة العقارات Booking Ninjas حلولاً فريدة تُساعدك على تلبية المتطلبات المذكورة أعلاه بسهولة. تضمن أدواتنا الرقمية وتكاملاتنا لك ولمستأجريك الاستفادة من مزايا تجربة العقارات الرقمية العديدة. يمكنك توفير الوقت والمال والموارد بالتركيز على المهام الأكثر أهمية، وترك الباقي لتطبيق Booking Ninjas.

النقاط الرئيسية

يخدم برنامج حسابات الضيافة أغراضًا متعددة للفندق، إذ يُمكّنه في النهاية من الحفاظ على عملائه وإرضائهم. فيعود العملاء ويصبحون زبائن دائمين عندما يقتنعون بأن شؤونهم ذات أهمية قصوى.

وفي مجال النمو والتطوير أيضًا، يتمكن الفندق من العثور على موطئ قدم له حيث يمكنه التعافي من الخسائر أو الأضرار بشكل أسرع عندما ترى الإدارة كل ذلك من خلال الأتمتة.

يعد برنامج الحسابات أمرًا ضروريًا بشكل عام لأنه أحد الجوانب التي يجب على كل صاحب فندق النظر فيها إذا كان يريد بناء الأعمال ووضع جميع الموارد موضع الاستخدام.

لمعرفة المزيد عن Booking Ninjas وما نقوم به، قم بجدولة مكالمة مجانية معنا الآن!