Come avviare uno spazio di coworking

In un mondo in cui il coworking è il nuovo modo di lavorare, con circa 3,1 milioni di colleghi in tutto il mondo e più di 14mila spazi di coworking in tutto il mondo; non sorprende che tu possa considerare questo momento come il momento migliore per avviare uno spazio di coworking, ma stai considerando questa attività per le giuste ragioni?

Per saperne di più: Cos'è il coworking/spazio di ufficio condiviso?

Qual è il motivo per cui vuoi avviare uno spazio di coworking? È per trarre profitto o beneficiare dell’ambiente creativo in fermento? Non esiste una risposta giusta o sbagliata, ma avere una buona conoscenza del tuo modello di business è fondamentale per il tuo successo.

Trovare risposte alla tua visione, obiettivo e motivazione può sembrare difficile e un compito un po' astratto all'inizio, motivo per cui l'utilizzo di uno strumento può aiutarti a trovare queste risposte nel modo più costruttivo.

Il Business Model Canvas è una tabella di marcia visiva che ti aiuta a capire come proporrai il tuo prodotto e raggiungerai il cliente e un ottimo strumento per determinare le funzioni chiave del tuo spazio di coworking. 

Gli spazi di coworking sono redditizi?

Andiamo dritti al sodo: avviare uno spazio di coworking non è una passeggiata. Secondo il Global Coworking Survey, infatti, solo il 43% degli spazi di coworking sono redditizi, il che significa che il 57% sono dannosi.

Ma questo è solo perché la maggior parte delle persone intraprende l'attività senza utilizzare tutte le principali fonti di entrate degli spazi di coworking. Ecco alcuni modi per aumentare la redditività di uno spazio di coworking; quasi il 90% degli spazi di coworking genera un profitto se soddisfa almeno tre di queste condizioni.

Uffici privati piuttosto che scrivanie

Circa uno spazio di coworking su nove affitta più del 60% del suo spazio come uffici privati. Si sta verificando uno spostamento verso gli uffici privati che sono i più comunemente richiesti e anche le scrivanie apposite che sono necessarie.

Non tutti i soci possono lavorare in un open space. Il modello del coworking e quello dell’ufficio consentono a questi clienti di accedere ad un proprio spazio dedicato.

Sfruttare l'integrazione verticale

L'idea dell'integrazione verticale è quella di aumentare il numero di transazioni per ogni cliente prendendosi cura di ogni esigenza del cliente. Puoi raggiungere questo obiettivo stringendo partnership strategiche e acquisizioni con aziende che soddisfano la maggior parte delle esigenze dei tuoi clienti.

Alcuni servizi aggiuntivi comuni includono colazione, pranzo, cena, asilo nido per bambini, spa, sala massaggi, area di allenamento, corsi educativi, tempo libero, ecc.

Quando sfrutti l'integrazione verticale, non dimenticare di automatizzare tutto (prenotazioni, pagamenti, accesso e altro). Questo ti aiuta a risparmiare denaro e tempo e ad offrire ai tuoi clienti un'esperienza migliore.

Pensare a lungo termine

Qualunque sia il tuo piano per il tuo spazio di coworking, devi avere un quadro a lungo termine da tenere a mente.

Statisticamente, più a lungo lo spazio è in funzione, meglio funziona. Il secondo Global Coworking Survey mostra che il 72% di tutti gli spazi di coworking diventano redditizi dopo più di due anni di attività.

Tieni presente che ci sono fattori che sono stati identificati come elementi essenziali per uno spazio di coworking redditizio. Questi fattori sono:

• L'età dello spazio di coworking e
• Il numero di membri

Entrambi questi fattori dipendono principalmente dal tempo.

Rivolgiti ai clienti benestanti

La maggior parte delle persone che utilizzano spazi di coworking sono infatti liberi professionisti ma, se tutti i tuoi membri sono liberi professionisti, probabilmente non guadagnerai molto in termini di entrate e alcune delle strategie di integrazione verticale che provi potrebbero non funzionare. Perché? Perché la maggior parte dei liberi professionisti non guadagna molto.

Per saperne di più: Come funziona l'associazione al coworking: guida completa

Ciò significa che devi espandere il tuo pubblico target a clienti benestanti come:

• Startup con team in remoto
• Aziende tecnologiche come Google e Facebook
• Grandi aziende come Coca-Cola e Nestlé.
• Imprenditori/manager

La maggior parte dei dipendenti è felice di cambiare ambiente e sperimentare la flessibilità di uno spazio di coworking. Rivolgiti a questo tipo di aziende per vedere se vorrebbero creare un ufficio satellite vicino al tuo spazio di coworking, il che potrebbe, a sua volta, aumentare le tue entrate.

Sfrutta le opportunità per ridurre i costi

Per aiutarti a spendere meno per avviare il tuo spazio di coworking, puoi prendere in considerazione alcuni dei seguenti:

• Inizia il tuo modello con un ambiente ridotto.
• Tratta con un assicuratore privato per il tuo immobile commerciale.
•  Tratta con il tuo proprietario, se sei in affitto, per avere un periodo di dilazione sull'affitto per rendere operativo il tuo spazio.

Cosa devi considerare prima di aprire uno spazio di coworking?

Ora che è stato stabilito il motivo per avviare il tuo spazio di coworking e sono stati discussi i potenziali profitti (sia finanziari che non finanziari), è tempo di parlare delle cose pratiche da considerare prima di aprire uno spazio di coworking.

Qual è il tuo mercato di riferimento?

Quali tipologie di persone hanno maggiori probabilità di utilizzare gli spazi di coworking?

Come accennato in precedenza, la maggior parte delle persone che utilizzano spazi di coworking sono lavoratori a distanza/liberi professionisti. Ma potresti espandere il tuo mercato per servire più persone, comprese piccole aziende/team, clienti aziendali, sviluppatori di software e servizi informatici, servizi finanziari e legali, servizi di marketing e pubblicitari.

Sviluppare un piano di marketing per il coworking che comunichi i tuoi servizi ai tipi di utenti a cui sono utili, è la soluzione migliore perché ti aiuta a identificare le strade per la crescita futura.

Ricerche e analisi di mercato

Il viaggio per avviare uno spazio di coworking inizia con un’esplorazione completa del mercato. In questa fase cruciale, approfondisci meticolosamente ricerche e analisi di mercato per ottenere preziose informazioni che daranno forma alla traiettoria della tua impresa.

Inizia identificando il tuo pubblico target: comprendi le loro esigenze professionali, preferenze e il tipo di servizi che sono adatti a loro. Questa profonda comprensione sarà fondamentale per personalizzare il tuo spazio di coworking in modo da soddisfare le diverse esigenze dei potenziali membri.

Allo stesso tempo, valuta la domanda di coworking nella località prescelta. Esplora le dinamiche dell'ecosistema aziendale locale per accertare la fattibilità della tua impresa. Esamina il panorama economico, le tendenze del settore e le proiezioni di crescita per posizionare strategicamente il tuo spazio di coworking.

È fondamentale un’analisi approfondita della concorrenza. Identifica gli spazi di coworking esistenti nella tua area target, studia le loro offerte, i modelli di prezzo e i dati demografici dei soci. Questa intelligenza competitiva non solo ti aiuterà a perfezionare i tuoi punti di vendita unici, ma anche a scoprire opportunità di differenziazione.

Dotato di una conoscenza approfondita del mercato, puoi creare una proposta di valore convincente per il tuo spazio di coworking. 

Queste basi iniziali gettano le basi per un processo decisionale informato durante le fasi successive di selezione della sede, progettazione e strategia aziendale. In sostanza, il successo del tuo spazio di coworking dipende dalla completezza delle tue ricerche e analisi di mercato.

Dove dovrebbe essere situato il tuo spazio di coworking?

Quando apri uno spazio di coworking, la prima cosa da considerare è sviluppare una comunità di persone interessate a lavorare in uno spazio di coworking. Una volta identificata la domanda in una determinata area, puoi iniziare a cercare l'edificio giusto per ospitare il tuo spazio di coworking.

Il coworking è una questione di comodità, quindi devi considerare cose come la distanza tra il tuo spazio di coworking e il luogo in cui vive la maggior parte del tuo mercato di riferimento e altro ancora.

Oltre l'80% degli operatori stipula un contratto di locazione perché elimina alcuni degli oneri legati alla proprietà dell'immobile, ma spesso questo si traduce in picchi di affitto elevati quando arriva il momento del rinnovo. Il subaffitto è una soluzione più economica e conveniente.

Cosa dovrebbe avere il tuo spazio di coworking?

Indipendentemente dal mercato target che intendi servire, alcuni elementi di base che la maggior parte degli spazi di coworking devono includere sono le seguenti: -

• Mobili e arredi
• Internet
• Wi-Fi
• Cablaggio Ethernet
• Servizi
• Stampanti
• Sala conferenze
• Tè, caffè e snack

Alcuni spazi di coworking forniscono anche risorse per startup che vanno da risorse digitali, coach, consulenti e persino strumenti interessanti come stampanti 3D e altre tecnologie a cui potresti non avere sempre accesso.

Quale sarà il layout/design interno dello spazio di coworking?

Siamo tutti d’accordo sul fatto che le cose belle sono molto efficaci nell’attrarre le persone. Ecco perché l'aspetto del tuo spazio di coworking è importante quasi quanto i servizi che offre.

Gli uffici aziendali tradizionali sperimentano da tempo diversi layout alla ricerca di un modo per migliorare la collaborazione tra i dipendenti. Fortunatamente per gli spazi di coworking, questi hanno un po’ più di flessibilità e possono facilmente creare un “layout misto” di uffici privati, aree comuni e scrivanie comunitarie per fornire un buon equilibrio tra aree di collaborazione e aree dove concentrarsi.

Leggi di più: Idee di design per spazi di coworking per avere successo

Pianificazione di attrezzature e strutture. Strutture e servizi da offrire

Nel panorama dinamico del posto di lavoro moderno, gli spazi di coworking sono emersi come centri vivaci che promuovono la collaborazione, l’innovazione e la comunità. 

Per creare uno spazio di coworking di successo, è fondamentale un’attenzione meticolosa ai servizi e alla pianificazione delle strutture. Questo aspetto va oltre l'offerta delle risorse di base; implica la creazione di un ambiente che soddisfi le diverse esigenze, favorendo al tempo stesso un senso di appartenenza tra i membri.

Comprendere le esigenze dei membri

Prima di immergersi nel processo di pianificazione dei servizi e delle strutture, è essenziale comprendere le esigenze specifiche del pubblico di destinazione. 

Diversi professionisti, startup e liberi professionisti hanno esigenze diverse, che vanno dagli uffici privati agli spazi collaborativi aperti. Conduci sondaggi, organizza focus group e analizza le tendenze del mercato per identificare le preferenze e le priorità dei tuoi potenziali membri.

Design versatile dell'area di lavoro

Uno degli aspetti fondamentali della pianificazione dei servizi è la creazione di un design versatile dello spazio di lavoro. Considerare l’inclusione di uffici privati, scrivanie dedicate e aree aperte per soddisfare una vasta gamma di preferenze lavorative. 

Assicurati che il layout promuova movimenti fluidi fornendo allo stesso tempo spazi per lavoro mirato, collaborazioni di gruppo e interazioni casuali.

Infrastrutture essenziali

Un'infrastruttura affidabile ed efficiente costituisce la spina dorsale di qualsiasi spazio di coworking. Internet ad alta velocità, Wi-Fi sicuro e supporto tecnologico avanzato non sono negoziabili. 

Inoltre, investire in arredi ergonomici, illuminazione di qualità e misure di insonorizzazione contribuisce a creare un ambiente di lavoro confortevole e produttivo.

Spazi d'incontro per ogni occasione

Gli spazi di coworking di successo offrono una varietà di spazi per riunioni su misura per le diverse esigenze. 

Dalle sale riunioni formali per le presentazioni dei clienti alle aree di ritrovo informali per rapide discussioni di gruppo, fornire diversi spazi per riunioni migliora la funzionalità complessiva dello spazio di lavoro.

Cucina e spazi ristoro ben attrezzati

La creazione di un senso di comunità spesso va oltre le attività legate al lavoro. L’inclusione di una cucina ben attrezzata o di aree di ristoro favorisce un’atmosfera informale e sociale in cui i membri possono connettersi davanti a un caffè o ai pasti. 

Questa semplice comodità può contribuire in modo significativo a creare un forte senso di cameratismo tra i colleghi.

Iniziative per la salute e il benessere

L’inclusione di servizi per la salute e il benessere riflette una tendenza crescente negli spazi di coworking. Prendi in considerazione l'inclusione di strutture per il fitness, sale di meditazione o programmi benessere per supportare il benessere olistico dei tuoi membri. 

Queste offerte non solo migliorano l'attrattiva del tuo spazio, ma contribuiscono anche a una comunità più sana e più impegnata.

Flessibilità nei pacchetti di servizi

Riconoscendo che i diversi membri hanno esigenze diverse, fornisci flessibilità nei pacchetti di servizi. 

Che si tratti di offrire piani di abbonamento a più livelli o di consentire ai membri di personalizzare i propri servizi, questo approccio garantisce che le persone possano personalizzare la propria esperienza in base alle proprie esigenze professionali.

Sostenibilità ambientale

Incorporare pratiche sostenibili non è solo una scelta responsabile, ma si allinea anche ai valori di molti professionisti moderni. 

Esplora opzioni ecocompatibili per mobili, un’illuminazione a risparmio energetico e iniziative di riduzione dei rifiuti per creare uno spazio di coworking rispettoso dell'ambiente.

Cicli di feedback regolari

Dopo aver implementato il piano dei servizi e delle strutture, stabilisci cicli di feedback regolari con i tuoi membri. 

Questo dialogo continuo ti consente di rimanere in sintonia con le mutevoli esigenze, identificare le aree di miglioramento e migliorare continuamente l'esperienza complessiva all'interno del tuo spazio di coworking.

In conclusione, una strategia ben ponderata di pianificazione dei servizi e delle strutture è essenziale per il successo di uno spazio di coworking. 

Dando priorità alle esigenze dei membri, promuovendo un ambiente versatile e coinvolgente e rimanendo in sintonia con le tendenze in evoluzione, puoi creare uno spazio che non solo soddisfa ma supera le aspettative della tua comunità diversificata.

I servizi offerti dagli spazi di coworking includono la migliore attrezzatura aziendale e supporto amministrativo per consentirti di creare uno spazio di lavoro ideale, senza spese generali. Ecco un breve elenco dei servizi che puoi offrire:

• Magazzinaggio
• Tè/caffè
• Servizio posta e pacchi
• Indirizzo aziendale virtuale
• Cucina
• Elettricità/Manutenzione
• Parcheggio (non comune)
• Stampa
• Accesso alla sala riunioni
• Area reception/attesa
• Yoga
• Camere per il pisolino

Quanto costa avviare uno spazio di coworking

Una volta trovata una posizione conveniente per i tuoi clienti target, puoi iniziare a considerare costi e budget.

Se hai acquistato una proprietà per avviare il tuo spazio di coworking, dovrai considerare costi aggiuntivi come regolamenti edilizi e permessi comunali, tutte cose che possono rapidamente sommarsi ad altri costi. Determinare quanta flessibilità e controllo desideri nel tuo spazio di coworking aiuterà a determinare il miglior approccio in termini di costi.

Infine, devi decidere come finanziare il tuo spazio di coworking. Utilizzerai i tuoi soldi o troverai degli investitori? Potresti avere un'ampia gamma di fonti per cercare aiuti finanziari da enti governativi locali a persone con un portfolio immobiliare, da amici facoltosi e familiari.

Pianificazione finanziaria e budget 

Il lancio di uno spazio di coworking richiede un’attenta pianificazione finanziaria e un budget per garantire sostenibilità e successo a lungo termine. In questo articolo approfondiremo gli aspetti chiave della gestione finanziaria che gli imprenditori dovrebbero considerare quando si avventurano nel settore del coworking.

Investimento iniziale:

• Uno dei passaggi principali nella pianificazione finanziaria di uno spazio di coworking è determinare l’investimento iniziale richiesto. Ciò include i costi associati alla locazione o all'acquisto di uno spazio adeguato, alla ristrutturazione o alla personalizzazione degli interni e all'acquisto di mobili e attrezzature. È fondamentale condurre un'analisi approfondita dei costi per evitare di sottovalutare il capitale necessario per un lancio di successo.

Costi operativi:

• Una volta che lo spazio di coworking è attivo e funzionante, i costi operativi correnti diventano un fattore significativo. Questi possono includere l'affitto, le utenze, la manutenzione, i servizi di pulizia e le spese per il personale. Una stima accurata di questi costi è essenziale per stabilire prezzi di abbonamento che coprano le spese operative pur rimanendo competitivi sul mercato.

Modelli di abbonamento e strategie di prezzo:

• La scelta dei giusti modelli di abbonamento e delle strategie di prezzo è un aspetto fondamentale della pianificazione finanziaria. Considera fattori come la domanda del mercato locale, i prezzi della concorrenza e la proposta di valore unica del tuo spazio di coworking. Le opzioni possono includere abbonamenti mensili, abbonamenti giornalieri o anche piani specializzati per team o aziende.

Fonti di entrate

• Diversificare le fonti di entrate può contribuire alla stabilità finanziaria di uno spazio di coworking. Oltre agli abbonamenti standard, esplora le opportunità di servizi aggiuntivi come il noleggio di sale riunioni, l'organizzazione di eventi o la fornitura di servizi premium a un costo aggiuntivo. Queste fonti di entrate supplementari possono contribuire in modo significativo alla salute finanziaria complessiva dell’azienda.

Proiezioni di crescita associativa:

• Sviluppa proiezioni realistiche della crescita associativa nel tempo. Prendi in considerazione strategie di marketing, sforzi di costruzione della comunità e iniziative di networking per attirare un afflusso costante di membri. Una strategia di crescita ponderata si allinea con le proiezioni finanziarie e aiuta a pianificare la scalabilità.

Budget per marketing e branding:

• Assegna una parte del tuo budget per iniziative di marketing e branding. Una promozione efficace è fondamentale per attrarre potenziali membri e stabilire una forte presenza del brand nella comunità. Ciò può includere pubblicità online, eventi della comunità e collaborazioni con aziende locali.

Pianificazione di emergenza:

• Non importa quanto meticolosa sia la tua pianificazione finanziaria, potrebbero sorgere difficoltà inaspettate. Costruire un fondo di emergenza nel tuo budget può aiutare a mitigare i rischi e fornire un cuscinetto finanziario in circostanze impreviste come recessioni economiche o costi di manutenzione imprevisti.

Infrastruttura tecnologica:

• Investire in una solida infrastruttura tecnologica è essenziale per i moderni spazi di coworking. Ciò include Internet ad alta velocità, sistemi di accesso sicuri e strumenti di collaborazione. Sebbene questi investimenti contribuiscano alla soddisfazione dei membri, dovrebbero essere presi in considerazione nei budget iniziali e correnti.

Piano aziendale dello spazio di coworking

Un piano aziendale è una panoramica della tua attività di gestione immobiliare e definisce i valori fondamentali, le strategie e il piano di crescita della tua azienda per il prossimo futuro. Spiega i tuoi obiettivi aziendali e la tua strategia per raggiungerli. Include anche ricerche di mercato per supportare i tuoi piani.

Scarica il modello di piano aziendale per uno spazio di coworking

Passaggi per aumentare le dimensioni del tuo spazio di coworking

Avviare il tuo spazio di coworking è una cosa, ma farlo crescere e adattarlo alle sue migliori capacità è un'altra. Ciò dipende da vari fattori come la tua squadra, la forza della tua comunità e le tue strategie di gestione.

Come si gestisce uno spazio di coworking?

Quando sai chi sono i tuoi clienti e cosa vogliono, è importante assumere il giusto gruppo di dipendenti che lavorino con te.

Il numero di persone e le competenze del personale di cui hai bisogno dipendono dalle dimensioni del tuo spazio e dai servizi che offri, ma ecco alcune posizioni che dovresti prendere in considerazione:

• Esperto di tecnologia
• Responsabile dello spazio di coworking
• Addetto alla reception
• Direttore della comunità
• Venditore

Ma la gestione di uno spazio di coworking va oltre il tuo team ed è impossibile gestire uno spazio di coworking moderno senza un software gestionale dedicato. Ogni operatore ne ha bisogno per mantenere le cose organizzate, far crescere il business e la comunità e rendere l'uso quotidiano della struttura, semplice e snello per i clienti. Ecco un breve elenco dei vantaggi che ottieni con un fantastico software di gestione dello spazio di lavoro:

• Un database dei membri unificato
• Automazione delle attività amministrative
• Verifica della disponibilità degli spazi in tempo reale
• Prenotazione online di spazi ufficio, scrivanie e sale riunioni
• App web e mobili self-service per i membri
• Check-in ospiti e accesso digitale
• Fatturazione e pagamento da remoto
• Vendite esterne 
• Gestione eventi
• Servizio Clienti
• Newsfeed, vantaggi dell'abbonamento e promozione di servizi a valore aggiunto
• Ottimizzazione dei costi e monitoraggio delle performance

Per saperne di più: Come incrementare le vendite di membership al coworking

Costruzione di comunità e networking 

Una comunità vivace e impegnata è fondamentale per il successo a lungo termine. Una comunità fiorente non solo attrae membri, ma promuove anche la collaborazione, l’innovazione e il senso di appartenenza. Ecco le strategie essenziali per costruire e coltivare una forte comunità all'interno del tuo spazio di coworking.

Definisci la visione della tua comunità:

• Prima di immergerti nella costruzione di una comunità, articola una visione chiara per il tuo spazio di coworking. Comprendi i valori e gli obiettivi che daranno forma alla cultura della comunità. Ti rivolgi a professionisti della tecnologia, a creativi o a un mix di settori? Definire questa visione guiderà i tuoi sforzi nell’attrarre persone che la pensano allo stesso modo.

Ospita eventi di networking:

• Gli eventi forniscono una piattaforma in cui i membri possono connettersi, condividere idee e costruire relazioni. Organizza regolarmente eventi di networking, workshop e seminari in linea con gli interessi della tua comunità. Queste occasioni creano opportunità di collaborazione e scambio di conoscenze, rafforzando i legami tra i tuoi membri.

Crea piattaforme online:

• Sfrutta gli strumenti digitali per estendere la tua community oltre lo spazio di lavoro fisico. Stabilisci una piattaforma online, come un social network o un forum dedicato, dove i membri possono comunicare, condividere risorse e rimanere aggiornati sugli eventi. Promuovi un senso di continuità e connessione sia nel mondo fisico che in quello virtuale.

Facilita le presentazioni dei membri:

• Presenta attivamente i membri che condividono interessi comuni o competenze complementari. Questo tocco personale può innescare collaborazioni, partenariati e amicizie all’interno della comunità. Incoraggia i membri a fare rete e collaborare su progetti, rafforzando l'idea che lo spazio di coworking non è solo un luogo di lavoro ma un ecosistema collaborativo.

Incoraggia la co-creazione:

• Consenti ai tuoi membri di contribuire all'esperienza di coworking. Chiedi il loro contributo su eventi, servizi e iniziative della comunità. La co-creazione non solo aumenta la soddisfazione dei membri, ma favorisce anche un senso di proprietà, rendendoli maggiormente coinvolti nel successo dello spazio.

Riconosci e celebra i risultati:

• Riconosci i risultati dei tuoi membri, siano essi personali o professionali. Questo riconoscimento può avvenire attraverso un semplice messaggio in una newsletter, ospitando eventi celebrativi o persino fornendo uno spazio fisico ai membri per mostrare il proprio lavoro. Celebrare i risultati favorisce un’atmosfera positiva e di sostegno.

Implementa programmi di tutoraggio:

• Stabilisci programmi di tutoraggio nel tuo spazio di coworking. I membri esperti possono guidare e supportare i nuovi arrivati, condividendo approfondimenti e competenze. I programmi di tutoraggio creano un ambiente favorevole e facilitano il trasferimento delle conoscenze, migliorando la cultura collaborativa complessiva.

Cicli di feedback:

• Cerca regolarmente feedback dalla tua comunità per comprendere le loro esigenze e preoccupazioni. Crea canali per una comunicazione aperta e affronta attivamente eventuali problemi che si presentano. Ciò non solo dimostra che apprezzi il contributo dei tuoi membri, ma aiuta anche ad apportare miglioramenti continui allo spazio di coworking.

Iniziative in materia di diversità e inclusione:

• Promuovi la diversità e l’inclusione all’interno della tua comunità. Incoraggia un mix di background, settori e prospettive. Ciò arricchisce l'ambiente collaborativo, favorisce la creatività e garantisce che il tuo spazio di coworking sia accogliente per persone di ogni ambito sociale.

Coinvolgimento continuo:

• Costruire una comunità è un processo continuo. Rimani coinvolto con i tuoi membri, ascolta le loro esigenze in evoluzione e adatta di conseguenza le tue strategie di costruzione della comunità. Rivedi e aggiorna regolarmente le iniziative della tua community per assicurarti che rimangano pertinenti e di impatto.

In conclusione, il successo di uno spazio di coworking dipende dalla forza della sua comunità. Promuovendo le connessioni, incoraggiando la collaborazione e adattandoti alle esigenze in evoluzione dei tuoi membri, puoi creare un ambiente dinamico e di supporto che attrae e trattiene una vasta gamma di professionisti.

Orientarsi tra considerazioni legali e normative quando si avvia uno spazio di coworking

Avviare uno spazio di coworking è un'impresa entusiasmante che implica una pianificazione meticolosa, dalla scelta della posizione giusta alla progettazione di uno spazio di lavoro stimolante. Tuttavia, tra i passaggi cruciali di questo viaggio c’è la navigazione nel complesso panorama di considerazioni legali e normative. 

In questa sezione approfondiremo gli aspetti chiave che gli aspiranti proprietari di spazi di coworking devono affrontare per garantire la conformità e un avvio regolare.

Comprendere l’urbanistica e i permessi

Prima di firmare qualsiasi contratto di locazione o investire in una proprietà per il tuo spazio di coworking, è fondamentale comprendere le normative urbanistiche locali. Le leggi sull’urbanizzazione variano a seconda delle giurisdizioni e possono stabilire se un luogo particolare è adatto a scopi commerciali come uno spazio di coworking. 

Il dialogo con le autorità locali e l’ottenimento dei permessi necessari è fondamentale per prevenire problemi legali in futuro. Assicurati che l'uso previsto sia in linea con i requisiti urbanistici per evitare potenziali battute d'arresto.

Contratti e trattative di locazione

Garantire una sede adeguata per il tuo spazio di coworking implica negoziare contratti di locazione. Presta molta attenzione ai termini, poiché possono avere un impatto significativo sulla tua attività. Negozia flessibilità in caso di future espansioni o modifiche al tuo modello di business. 

Inoltre, valuta la possibilità di chiedere una consulenza legale durante la revisione dei contratti di locazione per assicurarti di comprendere appieno i termini e gli obblighi.

Conformità alle norme edilizie

Il rispetto delle norme edilizie è essenziale per garantire la sicurezza del tuo spazio di coworking e dei suoi occupanti. Lavora a stretto contatto con architetti e appaltatori per garantire che la progettazione e il layout siano conformi alle normative edilizie locali. 

Le misure di sicurezza antincendio, l'accessibilità per le persone con disabilità e altri requisiti delle norme edilizie devono essere integrati nella progettazione e nella costruzione dello spazio.

Proprietà intellettuale e brand

Proteggere il brand e la proprietà intellettuale del tuo spazio di coworking è un altro aspetto fondamentale. Registra il nome e il logo della tua attività per impedirne l'uso non autorizzato da parte di altri. 

Consulta i professionisti legali per redigere accordi che proteggano i tuoi diritti di proprietà intellettuale e stabiliscano linee guida per la condotta dei membri all'interno dello spazio.

Privacy e sicurezza dei dati

Gli spazi di coworking spesso gestiscono informazioni sensibili grazie alle infrastrutture e alle risorse tecnologiche condivise. Implementa solide misure di privacy e sicurezza dei dati per salvaguardare sia la tua attività che le informazioni riservate dei tuoi membri. 

Stabilisci politiche chiare relative all’utilizzo, all’archiviazione e alla protezione dei dati e garantisci la conformità alle leggi pertinenti sulla protezione dei dati.

Diritto dell'occupazione e del lavoro

Se il tuo spazio di coworking avrà dipendenti, familiarizza con le leggi locali sull'occupazione e sul lavoro. 

Garantisci che i contratti di lavoro, le condizioni di lavoro e i pacchetti retributivi siano in linea con i requisiti legali. È fondamentale creare un ambiente di lavoro positivo e conforme per favorire un rapporto sano con il tuo team.

Copertura assicurativa

Garantire una copertura assicurativa completa è un passo prudente per mitigare i rischi associati alla gestione di uno spazio di coworking. Prendi in considerazione polizze che coprano danni alla proprietà, responsabilità e interruzione dell'attività. 

Consulta i professionisti assicurativi per personalizzare la copertura in base alle esigenze e ai rischi specifici associati alla tua attività.

In conclusione, il panorama giuridico e normativo per gli spazi di coworking è multiforme e richiede un’attenta considerazione. 

Collabora con professionisti legali specializzati in diritto immobiliare commerciale e diritto commerciale per affrontare queste complessità in modo efficace. 

Affrontando queste considerazioni legali in modo proattivo, creerai solide basi per il successo e la sostenibilità del tuo spazio di coworking.

Per saperne di più: Cos'è la creazione di comunità nel coworking: una guida semplice

Perché gli spazi di coworking falliscono?

Secondo Deskmag, il tasso di fallimento degli spazi di coworking è del 10% e chiunque potrebbe esserne una vittima. Anche grandi nomi come WeWork hanno affrontato le difficoltà dello spazio di coworking, ma per fortuna puoi imparare da loro.

Alcune sfide sorgono man mano che fai crescere il tuo spazio di coworking, ma ecco i motivi fondamentali per cui la maggior parte degli spazi di coworking fallisce subito dopo la loro partenza.

Posizione sbagliata

Gli uffici condivisi tendono ad avere meno successo se si trovano nelle zone rurali. Come accennato in precedenza, molti dei tuoi potenziali clienti non sceglieranno la sede se ci vuole molto tempo per raggiungerla.

Anche le strutture attorno a uno spazio di coworking sono essenziali. Dai ristoranti alle palestre e ai parcheggi; è importante scegliere un luogo che disponga di strutture essenziali nella zona.

Layout e infrastruttura scadenti

Se non consideri i tuoi clienti e le loro esigenze lavorative quando crei il tuo progetto, è probabile che creerai un ambiente poco favorevole per loro.

Una pianificazione attenta porterà molti professionisti nel tuo spazio. Le persone esprimono il loro giudizio su un luogo entro venti secondi dall'ingresso e il tuo posto potrebbe essere trascurato se non ha un bell'aspetto.

Mancanza di autenticità

Alcuni spazi di coworking cercano di copiare i modelli di business dei concorrenti, soprattutto di colossi come WeWork o Impact Hub, e non ci riescono soprattutto perché non dispongono delle risorse necessarie.

Ogni spazio di successo ha la sua missione e i suoi valori e attrae una determinata clientela grazie a questi fattori. Definisci la tua filosofia aziendale e otterrai membri i cui valori sono in linea con i tuoi. Punta sempre all'autenticità.

Comunità morta

Il coworking riguarda principalmente il senso di comunità e di networking; pertanto, è essenziale creare un'atmosfera che favorisca la collaborazione e unisca le persone. Gli spazi di coworking che non si preoccupano di costruire una comunità sicura spesso vengono lasciati indietro, indipendentemente da quanti servizi interessanti offrano o da quanto sia bello il loro spazio.

Utilizzo del sistema di gestione della proprietà 

Avviare uno spazio di coworking implica una pianificazione meticolosa e un uso strategico della tecnologia. I sistemi di gestione immobiliare per gli spazi di coworking svolgono un ruolo fondamentale nello snellimento delle operazioni, nel miglioramento dell'esperienza dei membri e nel garantire il successo complessivo della tua impresa. 

Ecco una guida completa su come sfruttare efficacemente il PMS per il tuo spazio di coworking.

Utilizzo efficiente dello spazio:

• Utilizza il PMS per ottimizzare l'allocazione dello spazio di lavoro. Implementa funzionalità che consentano il monitoraggio in tempo reale delle scrivanie, delle sale riunioni e delle aree comuni disponibili. Ciò garantisce che i membri possano facilmente trovare e prenotare lo spazio di cui hanno bisogno, massimizzando l'efficienza complessiva della tua struttura di coworking.

Fatturazione e bollette automatizzati:

• Semplifica i processi finanziari integrando sistemi automatizzati di fatturazione e bollette all'interno del tuo PMS. Questa funzionalità consente un monitoraggio accurato delle quote associative e dei servizi aggiuntivi e facilita le transazioni senza intoppi. L'automazione riduce i costi amministrativi e garantisce un flusso di lavoro finanziario fluido e privo di errori.

Gestione dell'iscrizione:

• Implementa un solido modulo di gestione degli abbonamenti nel tuo PMS. Ciò dovrebbe riguardare i membri in fase di iscrizione, la gestione dei contratti e i dati dei membri. Il PMS può assistere nella creazione di un database centralizzato che include dettagli di contatto, piani di abbonamento e informazioni di fatturazione. Ciò non solo semplifica le attività amministrative, ma fornisce anche preziose informazioni sulle preferenze dei membri e sui modelli di utilizzo.

Controllo accessi e sicurezza:

• Migliora le misure di sicurezza integrando i sistemi di controllo degli accessi nel tuo PMS. Ciò ti consente di gestire l'accesso dei membri a diverse aree dello spazio di coworking in base ai loro piani di abbonamento. Che si tratti di utilizzare chiavi magnetiche, app per cellulari o autenticazione biometrica, PMS può garantire un ambiente sicuro e controllato per i tuoi membri.

Prenotazione e gestione delle risorse:

• Implementa un sistema di prenotazione delle risorse all'interno del tuo PMS per semplificare la prenotazione di sale riunioni, spazi per eventi e altri servizi. I membri dovrebbero essere in grado di prenotare facilmente le risorse attraverso il sistema e il PMS può automatizzare promemoria e notifiche, riducendo i conflitti di pianificazione e migliorando la soddisfazione complessiva dei membri.

Comunicazione e costruzione di comunità:

• Sfrutta le capacità di comunicazione del PMS per facilitare l'interazione tra i membri. Funzionalità come la messaggistica in-app, i forum della community e gli annunci di eventi possono migliorare il senso di comunità all'interno del tuo spazio di coworking. Incoraggia i membri a connettersi, collaborare e condividere idee attraverso questi canali di comunicazione integrati.

Manutenzione e gestione della struttura:

• Utilizza un PMS per monitorare e gestire le richieste di manutenzione e le attività relative alla struttura. Ciò garantisce un ambiente di lavoro curato e piacevole per i tuoi membri. La manutenzione programmata, la pulizia e le riparazioni possono essere coordinate in modo efficiente attraverso il sistema, riducendo al minimo le interruzioni delle operazioni quotidiane.

Analisi dei dati per il processo decisionale:

• Sfrutta la potenza dell'analisi dei dati all'interno del tuo PMS per ottenere informazioni dettagliate sul comportamento dei membri, sull'utilizzo dello spazio e sulle prestazioni generali. L'analisi di questi dati ti consente di prendere decisioni informate, di ottimizzare la disposizione degli spazi in base ai modelli di utilizzo e di personalizzare i servizi per soddisfare al meglio le esigenze della tua comunità.

Integrazione con strumenti esterni:

• Assicurati che il tuo PMS si integri perfettamente con altri strumenti e piattaforme essenziali. Ciò include software di contabilità, sistemi CRM e strumenti di marketing. Un ecosistema ben integrato migliora l’efficienza complessiva e riduce la necessità di inserire e revisionare manualmente i dati.

Scalabilità e essere a prova di futuro:

• Scegli un PMS scalabile e adattabile alla crescita futura. Man mano che il tuo spazio di coworking si espande, è fondamentale disporre di un sistema in grado di ospitare membri, spazi e funzionalità ulteriori. Prendi in considerazione le soluzioni PMS che offrono aggiornamenti e miglioramenti regolari per rimanere allineato alle tendenze del settore e alle esigenze di coworking in evoluzione.

Il futuro del coworking

Secondo Forbes gli spazi di coworking stanno diventando realtà in forte crescita e la Cina è leader nel movimento dell’economia condivisa.

Gli spazi di coworking sono incredibilmente preziosi per la costruzione di comunità, poiché possono ospitare eventi e workshop di networking e fornire un’area in cui le persone possono incontrarsi e fare brainstorming.

Il futuro del coworking è luminoso e pieno di infinite possibilità. Dai calendari sincronizzati alle dashboard interattive e molto altro ancora, gli spazi di coworking sono impostati per utilizzare al massimo tutte le tecnologie più recenti.

Il coworking è qui per restare, e probabilmente continuerà ad espandersi soprattutto grazie ai Millenial e alla Generazione Z di oggi, che rabbrividiscono al pensiero degli uffici convenzionali. Secondo Coworking Resources, "Si prevede che il numero di spazi di coworking in tutto il mondo raggiungerà i 25.968 entro il 2022, con un aumento del 42% rispetto al 2019". Il coworking ha cambiato completamente il modo in cui viene utilizzato lo spazio dell’ufficio e non si può tornare indietro!

Riferimenti

1. Foertsch, Carsten.'2019 Redditività degli spazi di coworking.'SlideShare, 12 settembre 2019, https://www.slideshare.net/carstenfoertsch/2019-profitability-of-coworking-spaces-171146678 . Accesso effettuato il 5 gennaio 2022.
2. Foertsch, Carsten.'Quanto sono redditizi gli spazi di coworking nel 2019?'Deskmag, 4 settembre 2019, https://www.deskmag.com/en/coworking-spaces/how-profitable-are-coworking-spaces-profitability-margins- rapporto-di-mercato-2019 . Accesso effettuato il 5 gennaio 2022.
3. Bhupta, Malini.'Le grandi aziende si affidano a spazi di coworking flessibili per ridurre i costi.'The Financial Express, 19 agosto 2021, https://www.financialexpress.com/industry/large-companies-check-into-flexible-co -spazi-di-lavoro-per-abbattere-costi/2313391/ . Accesso effettuato il 5 gennaio 2022.
4. Tusk, Bradley e Derek Austin.'Perché WeWork ha fallito e cosa significa per il coworking.'Medium, 25 novembre 2019, https://medium.com/derek-develops/why-wework-failed-and-what-it -mezzi-per-coworking-5d6bb209f5e2 . Accesso effettuato il 5 gennaio 2022.
5. Yanie, Durocher.'The Disruption Era: The Future Of Coworking.'Forbes, Forbes, 06 ottobre 2020, https://www.forbes.com/sites/forbesagencycouncil/2020/10/06/the-disruption-era-the -futuro-del-coworking/?sh=119c0bab3850 . Accesso effettuato il 5 gennaio 2022.