A previsão de ocupação é o processo de prever a demanda futura por quartos para otimizar as operações e a gestão de receitas do hotel. É um pilar fundamental para o sucesso no setor hoteleiro, permitindo que os hoteleiros tomem decisões informadas sobre preços, pessoal e alocação de recursos.
No entanto, métodos tradicionais de previsão — como planilhas manuais e dependência de dados históricos estáticos — muitas vezes falham. Esses métodos são propensos a erros, consomem tempo e não conseguem se adaptar a mudanças em tempo real.
A pandemia de COVID-19 complicou ainda mais as previsões, interrompendo padrões históricos de viagens e tornando os dados passados menos confiáveis. Além disso, muitos gestores de receita fazem previsões para apenas um mês de cada vez, repetindo um processo tedioso sem obter insights de longo prazo.
Uma previsão precisa da ocupação oferece benefícios transformadores. Por exemplo, uma redução de 20% no erro de previsão pode se traduzir em um aumento de 1% na receita, além de aprimorar a experiência dos hóspedes e a eficiência operacional.
O que considerar ao prever a ocupação
Dados históricos
- Analise as taxas de ocupação anteriores, ADR (tarifa média diária) e RevPAR (receita por quarto disponível) para o mesmo período.
- Identifique tendências anuais, levando em conta anomalias, como a menor ocupação em outubro de 2021 devido aos cancelamentos de eventos pós-COVID.
- Use dados históricos como base, mas evite confiança excessiva; desempenho passado não é garantia de resultados futuros.
Sazonalidade e Eventos Especiais
- Analisar tendências sazonais, como o aumento da ocupação de inverno em Orlando para convenções ou o turismo de folhagens de outono no nordeste dos EUA.
- Considere feriados, eventos locais e seu impacto previsto na demanda usando calendários de eventos e projeções de participantes.
- Aproveite dados históricos para avaliar como eventos semelhantes influenciaram a ocupação anteriormente.
Tendências de mercado e impulsionadores da demanda
- Monitore as tendências do setor e as condições econômicas. Por exemplo, a STR e a Tourism Economics preveem um aumento de +2,0% no RevPAR em 2024 , impulsionado pela moderação da inflação e pelos fortes balanços patrimoniais das famílias.
- Fique atento às atividades dos concorrentes, como alterações de preços, reformas ou inaugurações de novos hotéis.
- Identifique os principais impulsionadores de demanda em seu mercado, incluindo viagens de negócios, viagens de lazer ou reservas em grupo.
Pickup e ritmo
- Acompanhe o ritmo de reservas em comparação a períodos anteriores para identificar tendências.
- Analise os padrões de coleta para detectar flutuações na demanda, observando quais segmentos de hóspedes estão impulsionando as mudanças.
- Ajuste as previsões em tempo real com base nesses insights.
Segmentação e Padrões de Permanência
- Divida a ocupação por segmentos de hóspedes, como temporários, grupos ou corporativos.
- Analise a duração média da estadia e os padrões dos dias da semana para cada segmento para antecipar possíveis desafios.
- Incorpore taxas de cancelamento nas previsões, com suposições específicas do segmento (por exemplo, uma taxa de cancelamento de 10% para reservas de grupo).
Fatores Únicos
- Considere circunstâncias específicas do hotel, como reformas ou novas comodidades, que podem afetar a disponibilidade ou a demanda dos quartos.
- Considere influências externas, como atividades de concorrentes ou desastres naturais.
- Prepare-se para eventos imprevistos criando flexibilidade em seu processo de previsão.
Etapas para criar uma previsão de ocupação
Defina o período de previsão
Previsões semanais são ideais para ajustes de curto prazo, enquanto previsões mensais ou trimestrais fornecem insights estratégicos. Considere o ritmo das reservas e a dinâmica do mercado para determinar qual período é mais adequado às necessidades do seu hotel.
Reúna dados históricos
Utilize seu Sistema de Gestão Imobiliária (PMS) para extrair dados sobre taxas de ocupação, ADR e RevPAR. Complemente isso com insights de ferramentas de inteligência de mercado para obter uma vantagem competitiva. Dados históricos ajudam a identificar padrões e servem como ponto de partida para previsões.
Analisar os Drivers de Demanda
Considere fatores externos, como eventos, sazonalidade e condições econômicas, que impactam o comportamento de reserva. Analise como esses elementos historicamente influenciaram a demanda e use essas informações para refinar sua previsão.
Uma abordagem proativa à análise da demanda pode melhorar significativamente a precisão.
Segmente seu mercado
Dividir seu mercado em segmentos permite uma previsão mais granular. Analise padrões de hóspedes temporários, reservas de grupos e viajantes corporativos para entender seus comportamentos específicos.
Preste atenção às variações na duração da estadia e nos períodos de reserva para cada segmento. Essa segmentação ajuda a personalizar estratégias para maximizar a receita e a ocupação.
Desenvolver uma previsão de base
A criação de uma previsão de base envolve a síntese de dados históricos e insights de demanda. Use essa projeção inicial como referência para identificar tendências e possíveis lacunas.
Uma previsão de base robusta fornece um ponto de partida claro para ajustes e refinamentos adicionais, garantindo uma abordagem abrangente ao planejamento.
Ajustar previsões
Incorpore dados de retirada e ritmo de reservas para identificar tendências emergentes. Ajuste para variações no mix de mercado e fatores específicos, como cancelamentos ou ações da concorrência.
Essa abordagem dinâmica garante que sua previsão permaneça precisa e acionável.
Monitorar e refinar
A previsão não é uma atividade única, mas um processo contínuo. Atualize sua previsão regularmente para refletir novos dados, tendências e condições de mercado.
O monitoramento e o refinamento contínuos permitem respostas ágeis às mudanças, garantindo que sua estratégia permaneça à frente da curva.
Ferramentas e Tecnologia
Software de previsão de hotéis
Ferramentas modernas de previsão automatizam processos, integram dados em tempo real e fornecem análises avançadas. Opções de software populares geralmente incluem recursos como modelagem preditiva, painéis dinâmicos e planejamento de cenários.
Ferramentas de Business Intelligence
Ferramentas de BI complementam a previsão, fornecendo insights sobre desempenho histórico, tendências de mercado e atividades da concorrência. Essas ferramentas permitem a tomada de decisões baseada em dados e aumentam a precisão das previsões.
Olhando para o futuro: Prevendo o sucesso
A previsão precisa da ocupação é essencial para maximizar a receita, otimizar as operações e proporcionar experiências excepcionais aos hóspedes. Ao adotar uma abordagem baseada em dados e utilizar ferramentas modernas, os hoteleiros podem navegar pelas complexidades do mercado atual com confiança.
Maximize a receita e melhore a satisfação dos hóspedes com um sistema de gerenciamento de propriedades que oferece previsões precisas de ocupação e insights baseados em dados.
