ليس من السهل العمل في مجال الفنادق، خاصةً مع وجود أقسام متنوعة لإدارتها وعشرات الضيوف الذين يجب خدمتهم. إن لم تكن مشغولاً بأمرٍ ما، فمن المرجح أن تكون مشغولاً بأمرٍ آخر. بصفتك مديراً أو مالكاً، يُتوقع منك الإشراف على العمليات العامة والتأكد من أن جميع موظفي الأقسام يؤدون عملهم كما هو متوقع.
بينما أنت مشغول بإدارة الفندق، لديك حياتك الشخصية أيضًا وتتمنى دائمًا الحصول على مزيد من الوقت للقيام بأشياء إنتاجية أخرى.
إليك ١٥ نصيحة فعّالة لإدارة الوقت. أؤكد لك أنها ستجدها مفيدة.
1. تفويض
التفويض أسلوبٌ لا يُنسى، ولا يُمكن أن يكون مُفرطًا. من أهم أسرار تحرير نفسك وتوفير المزيد من الوقت هو تفويض أكبر قدرٍ مُمكن. تفقّد فرقك، وافهم كل فرد، ومهاراته، ومواهبه، وما يُبدع فيه، وكيف يعمل، واستغل ذلك لصالحك. لا تخشَ ألا يُؤدّوا العمل بالطريقة التي تُريدها. أجل! لن يفعلوا. لكلٍّ أسلوب عمل مُختلف. ومع ذلك، الأهم هو أن تكون النتيجة عملًا مُتقنًا ومنتجًا رائعًا.
من تراه مناسبًا للوظيفة قد لا يُتقنها من المرة الأولى. مع ذلك، بالتوجيه والتدريب، سيتمكن من إنجاز نصف ما كنت ستنجزه، بل ربما أفضل.
2. احرص على إعداد قائمة مهام وجدول زمني
نعم! قد تظهر ظروف غير متوقعة بين الحين والآخر، ولكن ماذا عن الأمور التي توقعتها والتي يمكنك التحكم بها؟ خطط لكيفية التعامل معها. دوّن يوميًا ما تخطط للقيام به، ودوّن في ذهنك ما ستفعله بنفسك وما ستفوضه للآخرين. يُنصح بتدوينه حتى لا تنساه، وحتى تتمكن دائمًا من مراجعته ومتابعته. خطط ليومك، وكيف ستنجز كل ما عليك فعله، بالتساوي. لا تُغفل أي شيء من جدولك، فقد تصبح الأمور التي ظنناها ثانوية، جوهرية ومهمة.
3. تقسيم المهام
لا ينبغي تأجيل المهام الكبيرة أو تأجيلها، بل يجب تقسيمها إلى مراحل لتسهيل إنجازها. بهذه الطريقة، توفر وقتك، فلا داعي للقلق بشأن إنجازها أو التعامل معها بطريقة تستغرق وقتًا طويلًا. عليك جرد احتياجاتك وتحديدها. نفّذ كل شيء خطوة بخطوة. يمكنك أولاً تحديد المهام المهمة المطلوبة باستمرار، ثم الانتقال إلى المهام الأقل أهمية. سيساعدك التقسيم أيضًا على تحديد المهام التي يمكنك تفويضها.
4. اعتماد التكنولوجيا
اليوم، يُمكن تنفيذ العديد من أنشطة إدارة الفنادق باستخدام برامج مختلفة. لمَ لا تستشير خبيرًا وتعتمد برنامجًا جيدًا لفندقك؟ يتولى نظام إدارة الفنادق إدارة جوانب مختلفة من إدارة الفنادق، مما يُتيح لك وقتًا أطول مما تتخيل. مع ذلك، عند اختيار نظام إدارة الفنادق، فكّر في احتياجاتك، وما يجب عليك فعله، وكيف يُمكن للبرنامج مساعدتك على إنجاز كل ذلك بشكل أسرع.
5. توظيف أيادي ماهرة
إن توظيف أشخاص أكفاء لشغل الوظائف في فندقك يُسهّل عملية التفويض. فعندما تثق بأنهم سيؤدون العمل على أكمل وجه، ستستمتع بالتفويض وتشعر بالارتياح. كما أن توظيف أيادٍ ماهرة يعني أنك تقضي وقتًا أقل في مراجعة الأعمال السابقة. حتى عند الحاجة إلى تصحيح، ستجد أن الأمر ليس بنفس القدر الذي يكون عليه عندما يعمل فريقك مع أشخاص غير أكفاء.
6. تدريب أعضاء فريقك
هل تعتقد أن أعضاء فريقك بحاجة إلى مزيد من التعلم لمساعدتك؟ درّبهم! شجّعهم على تلقي تدريب خارج المؤسسة، أو استعن بخبراء لتدريبهم، أو خصص بضع ساعات شهريًا للقيام بذلك بنفسك. في النهاية، ستجد أنك توفر على نفسك وقتًا أطول بالتدريب. ساعتان أسبوعيًا في تدريبهم قد تمنحك عشرين ساعة من وقت الفراغ لاحقًا عندما يصبحون مؤهلين.
7. كن مركزًا
من السهل تشتيت انتباهك عند بدء العمل على شيء ما، خاصةً إذا كان انتباهك مطلوبًا في مكان آخر. مع ذلك، عند الجلوس لإنجاز مهمة ما، تأكد من إتمامها قبل المغادرة، إلا إذا كان هناك موقف طارئ يتطلب انتباهك. لا تترك الكثير من المهام في منتصفها؛ فهي تُشتت انتباهك وتُفسد خططك. حدد إطارًا زمنيًا للمهام التي عليك إنجازها، واستبعد أي مُشتتات من حولك، وركز على إنجازها، وأنجزها!
8. اطلب النصيحة
بصفتك المسؤول العام عن الفندق، قد تجد صعوبة في طلب المشورة من فريقك. لكن الحقيقة هي أن فريقك أقرب إلى ضيوفك منك. يتفاعلون مع الضيوف مباشرةً، ويعرفون ما يريدونه وكيفية تقديمه لهم على أفضل وجه. يمكنك حل هذه المشكلة بتخصيص وقتك لمناقشة جماعية مع فريقك. اطلب النصيحة من فريقك، واستمع إليهم، وانظر إلى الأمور من وجهة نظرهم.
يمكنك أيضًا التواصل مع أصحاب الفنادق ذوي الخبرة الآخرين خارج نطاق عملك للحصول على مزيد من المعلومات حول كيفية التعامل مع المشكلات المحددة التي قد تستغرق وقتك.
9. تحديد أولويات المهام
من الطرق الأخرى لتوفير الوقت تحديد أولويات المهام المطلوبة. حدد المهام المهمة وخطط لكيفية تنفيذها. رتب المهام حسب أهميتها، مع مراعاة الإطار الزمني والعوامل الأساسية الأخرى. هذا سيسمح لك بالتركيز أكثر على ما عليك فعله، وبالتالي تجنب الاندفاع في اللحظات الأخيرة.
10. كن في الوقت المحدد!
قد يبدو الوصول مبكرًا إلى الاجتماعات والفعاليات وغيرها أمرًا غير ضروري، ولكنه سيساعدك أيضًا على إدارة وقتك. فالحضور مبكرًا يعني اهتمامك بوقت الآخرين ووقتك أيضًا، لأن الاجتماعات تبدأ وتنتهي أسرع، وتتوصل إلى قرار في لمح البصر. كما يساعدك الوصول مبكرًا على الالتزام بجدولك الزمني بدقة، فكل دقيقة تعني لك الكثير، وتسعى لإنجاز المهام في الوقت المناسب.
11. التواصل
هل ترغب في معرفة طريقة أخرى لإدارة وقتك؟ من خلال التواصل! تواصل مع فريقك في جميع تعاملاتك! أخبرهم بما تريد منهم فعله واقترح عليهم كيفية القيام به. اعقد اجتماعات عند الضرورة وتوصل إلى اتفاقات قبل الانتقال إلى مهام أخرى. كل هذا سيساعدك على توفير الوقت الذي قد يُهدر في الأعمال المفترضة. كن واضحًا بشأن المهام التي بين يديك، وشجع موظفيك على التعبير عن احتياجاتهم بوضوح.
12. تعلم، ونمو، واكتسب عادات جديدة
لتحسين مهاراتك الإدارية العامة وإدارة وقتك، طوّر نفسك! قراءة الكتب، والتعلم، والتخطيط لنموك الشخصي يساعدك على اكتساب عادات جديدة. كلما قرأت وتعلمت أكثر، زادت فرصك في إدارة الأمور وتحسين أدائك في منصبك، مما يوفر وقتك ويستثمر جهودك في أمور مفيدة أخرى.
13. توقف عن المماطلة
التسويف من أكبر مُضيّعي الوقت. لذلك، إذا كنت ترغب حقًا في إنجاز أمور رائعة بوقتك دون التأثير على عملك، فمن الضروري الحرص على التخلص منه. توقف عن تأجيل الأعمال التي عليك إنجازها! توقف عن اختلاق الأعذار وابدأ العمل. هذه طريقة أخرى حقيقية لمساعدة نفسك.
14. كن واعيًا للوقت
إذا كنت تسعى لتوفير وقتك واستغلاله على النحو الأمثل، فعليك أن تنتبه لكيفية إنفاقه. اعرف كم من الوقت يستغرقك لإنجاز مهام محددة، وكم من الجهد يتطلب ذلك. اضبط منبهًا لتذكيرك بأشياء معينة عليك إنجازها. حدد لنفسك مواعيد نهائية واعمل على الالتزام بها. عند تحديد مواعيد نهائية لإنجاز العمل، تجنب القيام بأنشطة تافهة أخرى قد تستهلك وقتك، أو تشتت انتباهك، أو تمنعك من العمل. إذا لم تكن خبيرًا في ذلك، فلا تقم بمهام متعددة في وقت واحد، فهذا لن يؤدي إلا إلى عدم إنجاز أي شيء ذي قيمة. استغل الوقت وابذل قصارى جهدك للالتزام به.
15. كن منظمًا
النصيحة الأخيرة هنا هي التنظيم. ابقَ منظمًا، وكن منظمًا، وحافظ على تنظيم مكان عملك. عندما تكون منظمًا، تمنح نفسك القدرة على التركيز بشكل أكبر. مدير الفندق المنظم يعني أن تكون الأشياء في مكانها الصحيح، وأن تظهر في الوقت المحدد لأنك حريص على الوقت، وأن تُبلغ موظفيك باحتياجاتك. ولأن التنظيم يعني أنك لست مشتتًا، وأنك تعرف مكان الأشياء، فسيساعدك ذلك على رؤيتها عند الحاجة، وبالتالي لا تُضيع وقتًا مخصصًا لمهام أخرى في البحث عن أدوات لإنجاز مهمة أخرى.
باعتبارك صاحب فندق، فإن إدارة الوقت أمر ضروري لأنه يساعدك على البقاء في قمة أدائك، وتحقيق المزيد، والقيام بالمزيد.
توفر Booking Ninjas منصةً ونموذجًا فريدين لأتمتة وتبسيط عملية استقبال الضيوف في مرافقكم. نوفر لعملائنا منصةً شاملةً فريدةً لإدارة جميع شؤون العقارات من منصة سحابية متاحة عالميًا. تفضلوا بزيارة صفحة الإصدار التجريبي لتجربة نظام Booking Ninjas بأنفسكم.
_-_A_Complete_Guide.png)
