كيفية إدارة موظفيك بكفاءة باستخدام نظام عبر الإنترنت

نظام الإدارة هو نظام يُمكّن الشركات من مراقبة أعمالها وصيانتها. يُسهّل هذا النظام التواصل وتوزيع المهام، بغض النظر عن حجم الشركة. يُعدّ نظام الإدارة ضروريًا لتخطيط المشاريع وتنفيذها، وبناء مجتمع عمل مُناسب وتعاوني وقابل للتطوير.

على الرغم من إدراك العديد من المؤسسات لفعالية النظام وقدرته على إنجاز الكثير في وقت قصير، إلا أن الخطأ الذي يرتكبه الكثيرون هو الاعتقاد بأن السياسة الصارمة هي أفضل طريقة لفرض الانضباط وتطبيقه. إلا أن ذلك يُصعّب على الموظفين التفاعل مع النظام نظرًا لمحدودية قدراتهم. فالأساليب التي يمكنهم تطبيقها مُحكمة ومحدودة، وحتى الأفكار التي يطرحونها لا تُستغل على النحو الأمثل إذا لم يكونوا على دراية كافية بنظام الإدارة.

هل مؤسستك تتطلع إلى نظام إدارة لموظفيها؟ إذًا، من الأفضل أن تركز على أمور أكثر من مجرد إنجاز العمل. نعم! إنجاز العمل مهم، ولكن من الجوانب المهمة التي لا يجب إغفالها سهولة استخدام النظام. فمدى قدرة موظفيك على استخدام نظام الإدارة في عملهم أمر بالغ الأهمية.

فيما يلي بعض المزايا التي يمكنك الحصول عليها من خلال نظام إدارة صديق للأعضاء في مكان عملك.

1. يحافظ على سعادة الأعضاء وتحفيزهم

من المؤكد أن نظام إدارة مُلائم للأعضاء يُحافظ على سعادتهم وتحفيزهم. فهم قادرون على استخدام النظام بسهولة ويسر، مما يُمكّنهم من مواكبة وتيرة العمل وأداء عملهم بكفاءة. يُتاح لهم تحديد الأهداف والعمل عليها وتحقيقها عند استخدامهم للنظام. يُزيل عنهم عناء القلق بشأن كيفية استخدام النظام وفهم آلية عمله، وبالتالي، يُصبح أداء عملهم في الوقت المُحدد أمرًا سهلاً. ولا شك أن الموظف السعيد والمُحفز يُساهم بشكل إيجابي في نمو الشركة.

2. يسهل التواصل بشكل أفضل

من مزايا نظام إدارة مُيسّر للأعضاء في مكان عملك أنه يُسهّل التواصل بشكل أفضل. بغض النظر عن القسم أو الموقع، يُمكن للموظفين العمل والتفاهم، والحصول على منصة أفضل لتبادل الأفكار. بهذه الطريقة، يُمكنهم تجميع الأفكار، والترشيح، والتصويت، بالإضافة إلى إنجاز مهام مُختلفة دون عناء الحضور الشخصي. بالمقارنة مع طريقة التواصل التقليدية، وهي البريد الإلكتروني، يُعدّ هذا النظام مفيدًا للغاية، خاصةً وأن البريد الإلكتروني قد ينتهي به المطاف في مجلد البريد العشوائي أو يستغرق وقتًا للرد عند تأجيله. عند استخدام نظام إدارة مُيسّر للأعضاء، هل تحتاج إلى إجابة على سؤال؟ اسأل واحصل على ردك فورًا.

3. يجعل الدفع أسهل من خلال تبسيط

يُتوقع من كل عضو في الفريق أن يكون مُدرجًا في نظام الإدارة الخاص بعمله. بهذه الطريقة، إذا كان الدفع يعتمد على حجم العمل المُنجز، يُمكن قياسه، ويُمكن الدفع بسهولة. سواءً داخل المؤسسة أو خارجها، يُمكن الدفع في موعده المُحدد. بهذه الطريقة، يتم تجنب الذهاب إلى البنوك لسداد الدفعات، بالإضافة إلى تجنب التوتر. تدعم معظم البرامج الدفع، كما تحتفظ بسجلات للاستخدام المُستقبلي. كما يتم تجنب المخاطر المُرتبطة بالتعامل مع الأموال أو استخدام منصة خاطئة.

4. إنه يجلب الراحة للأعضاء

هل سبق لك أن اضطررتَ للتسرع للقاء زملائك؟ مغادرة المنزل، وركوب الحافلات، وتجاوز ازدحام المرور، وكل ما يصاحب ذلك من ضغوط، ليس بالأمر الهيّن عادةً. ولكن ماذا لو كان موظفوك وزملاؤك في العمل مرتاحين لعقد اجتماعاتهم من المنزل واستخدام النظام لإنجاز المهام؟ سيكون هذا أفضل ما في الأمر. الراحة هي إحدى المزايا الأخرى التي تأتي مع استخدام نظام إدارة سهل الاستخدام للأعضاء. لم تعد فكرة الاجتماعات تُخيف الموظفين، ويشعرون بالراحة للانضمام من أي مكان في العالم أثناء الانشغال بأمور أخرى.

5. يتم تقديم الاتساق

يستطيع الأعضاء الذين يرتاحون لنظام الإدارة المُستخدم في مؤسستهم وضع خطط عمل، ويُطبّقون مبدأ الاتساق. يمكنك أنت وزملاؤك تطوير أسلوب أو نمط يناسب الجميع، بحيث تنتقل المشاريع من مرحلة إلى أخرى حتى اكتمالها. بعد الانتهاء من مشروع، يُمكن تطبيق نفس الأسلوب على مشروع آخر، أو مشاريع أخرى كثيرة. بهذه الطريقة، يكون هناك اتساق في طريقة إنجاز الأمور أو التعامل معها، مما يُسهّل إدارة العمل.

6. يجعل الإدارة سهلة

بالنسبة لقادة الفرق الذين غالبًا ما يتعاملون مع العديد من الموظفين التابعين لهم - متدربون، زملاء، موظفون متعاقدون، وموظفون عن بُعد - عادةً ما تخرج الإدارة عن السيطرة لأن كل فرد قد يتطلب نهجًا مختلفًا. للأسف، غالبًا ما يكون من الصعب مواكبة هذا الوضع. مع نظام إدارة سهل الاستخدام في مكان عملك، تُسهّل مهام قادة الفرق والمديرين العامين، إذ يُصبح التعامل مع الموظفين على مختلف المستويات أسهل. جميع الكفاءات التي تتطلبها مناصبهم تأتي دون أي ضغوط، ويمكنهم مساعدة الآخرين على تحقيق المزيد في وقت قصير.

7. النمو

إن استخدام نظام إدارة مُلائم للأعضاء يُسهم في نمو المنظمة، ليس فقط للأعضاء، بل للمنظمة أيضًا. فبفضل إمكانية تعديل نظام الإدارة لأداء مهام مُختلفة، يُسهّل على المنظمة قبول اقتراحات الأعضاء. وبفضل معرفة الأعضاء بالنظام، يُمكنهم اقتراح التغييرات عند الحاجة، وإضافة آرائهم أو أفكارهم الخاصة، والاستفادة من عمل الإدارة على أفكارهم. وفي حال نجاحه، سيؤدي ذلك إلى نمو المنظمة وتطورها.

8. إمكانية الوصول

نظام الإدارة هو برنامج يُمكن تثبيته على أي جهاز رقمي متوافق معه. وبالتالي، يُمكن حمله واستخدامه على النحو الأمثل. تُزال العوائق التي تُعيق السفر والتنقل، أو تلك التي تُعيق الأداء المُناسب، عندما يتمكن الموظفون من العمل من أي مكان في العالم. كل ما يلزم، ربما اتصال بالإنترنت وبطارية مشحونة. ومن هناك، يُمكن إجراء الاستشارات، وتوقيع الصفقات، وطرح الأسئلة، وحتى تقديم الاستفسارات. وبالطبع، تُعدّ سهولة الوصول أمرًا بالغ الأهمية لتسهيل عمليات أي شركة.

9. يجعل الأعمال أسرع

بفضل التواصل المستقر، وسهولة الوصول من أي مكان في العالم، والتحفيز، وحتى الراحة، تُصبح إنجاز المهام أسرع. لا يضطر الموظفون إلى الانتظار أيامًا حتى يستجيب مشرفهم للمشروع، بل يُمكن إجراء التصحيحات بسرعة، مما يُمكّن من نقل المشروع إلى القسم أو المجموعة التالية. بفضل نظام إدارة مُيسّر للأعضاء، يُنجز كل فرد دوره في وقت قصير، ويُسلّم المشروع إلى المجموعة التالية التي ستتولى المرحلة. يُنجز المزيد من المشاريع في وقت قصير.

10. سهولة التعاون

هل يعمل لديك موظفون من مختلف أنحاء العالم؟ نظام إدارة سهل الاستخدام هو ما تحتاجه بالتأكيد. سيوفر لك منصة عمل مشتركة لموظفيك، بغض النظر عن أصولهم. يمكنك أيضًا جعل نظام الإدارة يدعم لغات متعددة، فلا تُشكّل اللغة أي مشكلة. عندما يكتب شخص ما بلغة معينة، يستطيع الآخر ترجمتها وفهمها ثم الرد عليها. يمكنك أيضًا جعل النظام يدمج ميزات وتطبيقات ضرورية أخرى تُسهّل إنشاء المحتوى، والجدولة، والرسم، والتصميم، وحتى الطلاء.

نظام الإدارة الصديق للأعضاء هو نظام أو برنامج لا يهتم فقط بالنتيجة التي يمكن للموظفين تحقيقها، بل يهتم أيضًا بمدى قدرته على قيادة الموظفين مع ضمان نموهم.

بصفتك مديرًا عامًا أو صاحب عمل لديه عدة موظفين أو صاحب مشروع صغير يتطلع إلى التوسع، من المهم أن تأخذ في الاعتبار مكونات نظام الإدارة لديك والأهداف التي تسعى لتحقيقها. يُحدد الموظفون جزءًا كبيرًا من نجاح أي مؤسسة، لذا يجب أخذهم في الاعتبار عند اختيار نوع برنامج الإدارة المناسب. يمكنك طلب رأيهم من خلال إرسال استبيانات، أو مطالبتهم بتعبئة نماذج، أو إرسال اقتراحاتهم حول الميزات التي يعتقدون أنها ستُحسّن أعمالهم. إذا كان لديك أشخاص ذوو خبرة في العمل على برامج الإدارة، يمكنك أيضًا أن تطلب منهم اقتراح برنامج سهل الاستخدام للأعضاء سبق لهم استخدامه. إذا كنت تفكر في بناء برنامجك الخاص، فيمكنك أيضًا طلب المشورة من المطور.

لماذا يعد Booking Ninjas خيارًا مناسبًا لك

يجمع نظام Booking Ninjas بين نظام إدارة العقارات (PMS) ونظام إدارة علاقات العملاء (CRM) ليمنح مستخدمينا تجربة متكاملة عبر منصة واحدة. ولا يمكن لمثل هذا النظام أن ينجح إلا إذا بُني على منصة قوية وملائمة له.

مع وضع ذلك في الاعتبار، نضمن لكم أفضل تجربة إدارة رقمية متاحة. نخطط للتحرك بما يضمن تحقيق رؤيتنا، وهي أن نكون المزود الرائد للحلول الرقمية الموجهة للضيوف في قطاع الضيافة. ولن نصل إلى ذلك إلا بتوفير حلول رقمية مفيدة وطويلة الأمد لجميع مستخدمينا.