Afin de maintenir la viabilité et le fonctionnement de leurs groupes, notamment en cas de catastrophe, les conseils d’administration des organismes à but non lucratif sont d’une importance cruciale.
Servir l’objectif de votre organisme à but non lucratif et assurer sa pérennité sont deux objectifs essentiels servis par la gouvernance du conseil d’administration d’un organisme à but non lucratif.
Les conseils d’administration et la gouvernance des organismes à but non lucratif, tant individuellement que collectivement, jouent un rôle crucial dans le secteur à but non lucratif ; il est essentiel de reconnaître leurs différences.
En termes simples, l'administration est la finalité et le conseil d'administration en est le cadre. L'administration du conseil d'administration d'une association à but non lucratif veille à ce que l'organisation poursuive réellement ses objectifs et aide le public.
La responsabilité d'un membre du conseil d'administration d'un organisme de bienfaisance est de superviser l'organisation. Les membres du conseil sont responsables de leurs choix et des mesures qu'ils prennent à ce titre au nom de l'organisme.
Liste de contrôle des meilleures pratiques pour les organismes sans but lucratif
Nous vous donnons les fondamentaux et les méthodologies de l'administration du conseil d'administration d'un organisme à but non lucratif, que vous soyez un débutant dans le secteur à but non lucratif ou que vous ayez simplement besoin d'un rappel.
L'expérience acquise lors des réunions constitue une source importante d'expertise pour les membres du conseil d'administration. Ils peuvent en apprendre davantage sur l'administration des conseils d'administration d'organismes de bienfaisance grâce à des programmes de mentorat, de formation et d'éducation destinés aux conseils d'administration d'organismes à but non lucratif.
Voici un résumé des principes fondamentaux de l’administration d’un conseil d’administration à but non lucratif que les membres de votre conseil doivent connaître :
1. Identifier les responsabilités du conseil d'administration
Les obligations d’un membre du conseil d’administration sont nombreuses et la majorité d’entre elles relèvent des obligations éthiques connues sous le nom de devoir de diligence, de devoir d’obéissance et de devoir de loyauté.
De plus, les membres du conseil d’administration doivent assurer une bonne gouvernance générale en examinant l’objectif de l’organisme à but non lucratif, le financement annuel, les pratiques de rémunération et les politiques.
2. Établissement de normes de participation pour les membres du conseil d'administration
Dans certains cas, attendez-vous à ce que les membres du conseil soient présents à toutes les réunions, participent aux conversations, rédigent des procès-verbaux et, si nécessaire, siègent à des comités.
3. Développer un conseil d'administration qualifié
La taille idéale du conseil d'administration d'un organisme de bienfaisance est une question complexe. Bien que le conseil ne doive pas nécessairement être si grand que les discussions soient inutiles, il doit être suffisamment grand pour permettre une réflexion et un dialogue réels.
4. Tenir compte de la diversité dans la sélection du conseil d'administration
Les conseils d'administration diversifiés offrent une multitude d'opinions lors de leurs discussions. Les comités doivent s'efforcer de nommer des membres issus de milieux ethniques, culturels, de genre et d'horizons professionnels variés.
5. Exiger que les membres du conseil d’administration soient indépendants
Pour siéger à un conseil d'administration, une personne doit être autonome. Cela signifie qu'elle ne peut être salariée ni indépendante (ni ses proches), ni percevoir d'avantages matériels liés à sa fonction.
6. Création d'une politique de rémunération et évaluation des performances
Établir une stratégie de rémunération des dirigeants et évaluer chaque année la réussite du directeur général. Le salaire doit être comparable à celui des autres organisations caritatives.
7. Définition des descriptions de poste
Établir des descriptions de poste pour garantir une séparation claire des postes. Une personne distincte devrait être responsable du trésorier, du président du conseil d'administration et du président du conseil d'administration.
8. Organiser un programme d'éducation du conseil
Créer un programme de formation continue pour le conseil d'administration Afin de s'acquitter correctement de leurs tâches, les membres du conseil d'administration doivent être conscients de leurs obligations légales et éthiques et être familiarisés avec les initiatives et les efforts de l'organisation.
9. Effectuer des auto-évaluations
Envisager de procéder à des auto-évaluations annuelles. Les conseils d'administration devraient mettre en place une procédure d'évaluation de leur travail, en tant que conseil et en tant qu'individus.
10. Décrire la durée du poste
Définir la durée des mandats. Les conseils d'administration devraient adopter une stratégie claire concernant la durée des mandats et la durée des mandats consécutifs autorisés.
11. Examiner les documents
Assurez-vous de revoir régulièrement les objectifs et les documents de gouvernance. Le conseil d'administration est tenu de s'assurer que ces objectifs et documents de gouvernance sont à jour compte tenu de l'évolution des exigences des parties prenantes.
12. Élaborer un plan/une politique de rémunération du conseil d'administration
L'élaboration d'une stratégie de rémunération des membres du conseil d'administration est essentielle, car les administrateurs d'organismes à but non lucratif sont bénévoles. Les modalités de rémunération des membres du conseil d'administration pour leurs frais liés à leur mandat sont décrites dans une politique de rémunération.
Meilleures pratiques de gouvernance à but non lucratif
Être proactif est le principe directeur de tout conseil d'administration d'organisme de bienfaisance, quelle que soit la stratégie adoptée. Élaborez un plan pour votre conseil, apprenez à le connaître et préparez-vous à tout changement brutal.
Plus vous mettrez en pratique ce principe fondamental, plus votre comité exécutif sera efficace. Les bonnes pratiques énumérées ci-dessous peuvent être utilisées par votre conseil d'administration pour renforcer véritablement votre entreprise.
Créez des calendriers détaillés pour chaque rassemblement.
Votre tableau restera organisé et sur le sujet, et vous pourrez consacrer du temps à chaque sujet sensible qui doit être traité.
Une réunion est « utile » lorsqu'elle est assortie d'un ordre du jour, car elle permet à chacun de se concentrer sur la tâche et d'obtenir un rendement maximal. Voici un exemple de programme à votre disposition.
Pour chaque réunion du conseil d’administration, prenez des notes et enregistrez-les.
Choisissez un membre du personnel qui n’est ni un décideur de haut niveau ni un président du conseil d’administration pour servir de secrétaire ou de preneur de notes pour la réunion.
Demandez au secrétaire de structurer ces notes de manière cohérente afin que les membres du conseil puissent les comprendre et les utiliser efficacement lors de leur examen ultérieur.
Après chaque réunion, rédigez et distribuez un plan d’action.
Lorsque des choix doivent être faits ou des mesures doivent être prises en dehors de la réunion, mais que personne n’en est tenu responsable, dans quelle mesure la réunion peut-elle être fructueuse ?
Les choses se feront en examinant les comptes rendus des réunions et en confiant aux membres du conseil des tâches précises avec des échéances. Les administrateurs seront tenus responsables de l'application des décisions prises lors de la conférence.
Demandez régulièrement aux membres du conseil d’administration quelles sont leurs exigences.
Les membres du conseil d’administration peuvent parfois être réticents à discuter ouvertement des changements qu’ils souhaiteraient voir dans la manière dont le conseil est géré.
Ils pourraient hésiter à divulguer le type d’assistance dont ils ont besoin, comme les techniques de financement, l’élaboration de politiques, etc.
Communiquer régulièrement avec le conseil d’administration aidera votre organisation à fonctionner plus efficacement et montrera aux membres de votre conseil que vous appréciez leurs contributions et que vous souhaitez qu’ils restent à bord.
Établir une stratégie de transition.
La pertinence d'une stratégie de succession est son élément le plus crucial. Pour assurer une transition harmonieuse vers un nouvel administrateur, les fonctions, mandats et réalisations des membres du conseil d'administration doivent être consignés avant et pendant les réunions.
Il est essentiel de remplacer les membres du conseil d’administration qui partent en leur laissant suffisamment de temps pour trouver un candidat qualifié pour le poste.
Modèles de gouvernance à but non lucratif
Les organismes sans but lucratif ont développé et utilisé diverses méthodes d’administration du conseil d’administration au fil des ans.
Pour vous aider à décider quel modèle d'administration convient le mieux à votre organisme de bienfaisance, nous avons fourni des descriptions de quelques-uns d'entre eux :
Modèle de conseil d'administration bénévole
Le modèle le plus courant est celui du conseil d'administration bénévole. Les membres du conseil ont souvent un emploi dans le quartier. Pour l'association, le travail est assuré à la fois par des salariés et des bénévoles.
Modèle de tableau des donateurs
Dans ce modèle, le réseautage et le financement retiennent l'attention des membres du conseil. Ceux-ci contribuent souvent généreusement de leurs propres ressources.
Ce modèle est généralement utilisé lorsqu’un proche d’un membre du conseil d’administration souffre d’une maladie qui est au cœur de la mission de l’organisme à but non lucratif.
Modèle de conseil consultatif
Certaines organisations démarrent avec une seule personne qui devient président ou directeur exécutif.
Pour qu'une organisation soit considérée comme caritative, elle doit disposer d'un conseil. Dans ce cas, un groupe consultatif contribue à combler les lacunes en matière de connaissances dans des domaines tels que le droit, la comptabilité ou le marketing.
Modèle de conseil d'administration coopératif
Tous les membres du conseil collaborent en équipe avec des contributions, des droits de vote et un pouvoir équitables plutôt que de créer des devoirs et des positions d’autorité.
Le modèle de conseil de gouvernance des politiques
Ce modèle diffère du modèle du conseil d’administration bénévole en ce qu’il établit de nombreux groupes de gestion ayant compétence sur diverses facettes de la gouvernance.
Les opérations quotidiennes de l’organisme de bienfaisance sont gérées par un président ou un directeur exécutif.
Modèle de conseil gouvernemental d'engagement communautaire
Le conseil fournit des services communautaires dans le cadre de ce mode de gouvernance, même s'il n'en est pas membre. La communauté et les parties prenantes assument la responsabilité des questions liées à la gouvernance.
Modèle de gouvernance de conseil hybride ou mixte
Les exigences de gouvernance d'une organisation à but non lucratif peuvent être satisfaites en combinant deux, voire plusieurs, modèles de gouvernance. En développant un modèle mixte sur mesure, adapté à leurs besoins, les organisations à but non lucratif peuvent bénéficier du meilleur des deux mondes.
Réflexions finales
Il est essentiel d’établir les documents et les lignes directrices de gouvernance appropriés et de veiller à ce qu’ils restent à jour, quelle que soit la stratégie de gouvernance du conseil d’administration à but non lucratif que votre conseil choisit de mettre en œuvre.
Votre équipe et votre organisation à but non lucratif seront dans la meilleure situation possible pour atteindre votre objectif vital avec l’aide d’un recrutement et d’une administration du conseil d’administration réfléchis et efficaces.
Des ressources telles que le système de gestion immobilière à but non lucratif de Booking Ninjas sont disponibles pour vous aider si vous recherchez un outil pour vous aider à rationaliser vos tâches et vos activités opérationnelles.
Nous proposons également des options de financement performantes et abordables. Grâce à des outils de collecte de fonds de pointe comme la collecte de fonds entre particuliers, les dons par SMS, les campagnes d'adhésion, les formulaires de contribution récurrente, et bien plus encore, nous soutenons les associations caritatives.
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