Praktik Terbaik Tata Kelola Dewan Lembaga Nirlaba: Kiat dan Trik

Agar kelompok mereka tetap bertahan dan berfungsi, terutama di masa bencana, dewan nirlaba memegang peranan yang amat penting.

Melayani tujuan organisasi nirlaba Anda dan memastikan keberlanjutannya adalah dua tujuan yang sangat penting yang dilayani oleh tata kelola dewan organisasi nirlaba.

Dewan dan tata kelola nirlaba, baik secara individu maupun kolektif, menjalankan peran penting dalam industri nirlaba; penting untuk mengenali perbedaan mereka.

Secara sederhana, administrasi adalah tujuannya dan dewan adalah kerangka kerjanya. Administrasi dewan nirlaba memastikan bahwa kelompok tersebut benar-benar mengejar tujuannya dan membantu masyarakat.

Tanggung jawab anggota dewan lembaga amal adalah mengawasi organisasi. Anggota dewan bertanggung jawab atas pilihan yang mereka buat serta langkah yang mereka ambil atas nama lembaga nirlaba dalam kapasitas tersebut.

Daftar Periksa Praktik Terbaik untuk Organisasi Nirlaba

Kami memberi Anda dasar-dasar dan metodologi untuk administrasi dewan nirlaba, apakah Anda seorang pemula dalam industri nirlaba atau Anda hanya butuh penyegaran.

Sumber penting keahlian anggota dewan adalah pengalaman yang mereka peroleh dalam rapat. Anggota dewan dapat mempelajari lebih lanjut tentang administrasi dewan amal melalui program pendampingan, pelatihan, dan pendidikan untuk dewan nirlaba.

Berikut ini adalah ringkasan dasar-dasar administrasi dewan nirlaba yang harus diketahui oleh anggota dewan Anda:

1. Mengidentifikasi tanggung jawab Dewan

Kewajiban seorang anggota dewan ada banyak jumlahnya, dan sebagian besarnya termasuk dalam kewajiban etis yang dikenal sebagai tugas kehati-hatian, tugas ketaatan, dan tugas loyalitas.

Selain itu, anggota dewan harus memastikan tata kelola umum yang baik dengan meninjau tujuan nirlaba, pendanaan tahunan, praktik kompensasi, dan kebijakan.

2. Menetapkan Standar Partisipasi untuk Anggota Dewan

Pada beberapa kesempatan, harapkan anggota dewan hadir di semua rapat, ikut serta dalam percakapan, membuat notulen, dan, jika perlu, bertugas di panel.

3. Mengembangkan Dewan yang Berkualitas

Jumlah ideal untuk dewan amal merupakan pertanyaan yang rumit. Meskipun dewan tidak perlu terlalu besar sehingga percakapan menjadi tidak penting, dewan tersebut harus cukup besar untuk memungkinkan pertimbangan dan dialog yang nyata.

4. Pertimbangkan Keberagaman dalam Pemilihan Dewan Direksi

Dewan yang beragam memberikan berbagai pendapat dalam diskusi dewan. Komite harus berupaya menunjuk anggota dengan berbagai latar belakang ras, budaya, jenis kelamin, dan profesi.

5. Mewajibkan Anggota Dewan untuk Independen

Agar dapat menjabat di suatu dewan, seseorang harus mandiri. Ini berarti mereka tidak boleh menjadi pekerja yang dibayar atau pekerja lepas independen (atau kerabat mereka), dan mereka juga tidak boleh menerima manfaat material dari jabatan mereka.

6. Membuat Kebijakan Kompensasi dan Meninjau Kinerja

Menetapkan strategi untuk kompensasi eksekutif dan mengevaluasi keberhasilan direktur eksekutif setiap tahun. Gaji harus sebanding dengan organisasi amal lainnya.

7. Menentukan Deskripsi Pekerjaan

Menetapkan deskripsi pekerjaan untuk menjamin pemisahan posisi yang jelas. Harus ada orang yang bertanggung jawab atas bendahara, ketua dewan, dan presiden dewan.

8. Mengorganisasikan program pendidikan dewan

Membuat kurikulum pendidikan dewan yang berkelanjutan Agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, anggota dewan harus menyadari kewajiban hukum dan etika mereka serta memahami inisiatif dan upaya organisasi.

9. Melakukan Penilaian Diri

Pertimbangkan untuk melakukan evaluasi diri tahunan. Dewan direksi harus menetapkan prosedur untuk mengevaluasi pekerjaan mereka sebagai dewan direksi dan sebagai individu.

10. Garis Besar Durasi Posisi

Tetapkan batasan masa jabatan. Dewan direksi harus memiliki strategi tersendiri terkait lamanya jabatan dewan direksi dan rentang masa jabatan berturut-turut yang diizinkan.

11. Tinjau Dokumen

Pastikan untuk meninjau tujuan dan dokumen tata kelola secara berkala. Dewan bertanggung jawab untuk memastikan tujuan dan dokumen tata kelola selalu terkini mengingat adanya perubahan persyaratan pemangku kepentingan.

12. Mengembangkan Rencana/Kebijakan Kompensasi Dewan

Membuat strategi pembayaran gaji bagi dewan direksi penting karena anggota dewan direksi nirlaba adalah sukarelawan. Prosedur pembayaran gaji bagi anggota dewan direksi untuk biaya yang berkaitan dengan dewan direksi diuraikan dalam kebijakan remunerasi.

Praktik Terbaik Tata Kelola Lembaga Nirlaba

Bersikap proaktif adalah prinsip panduan bagi semua dewan direksi lembaga amal, apa pun strategi yang digunakan. Buatlah rencana untuk dewan Anda. Pelajari dewan tersebut. Bersiaplah untuk perubahan mendadak apa pun.

Semakin efektif Anda menerapkan prinsip dasar ini, semakin efektif pula komite eksekutif Anda. Praktik terbaik yang tercantum di bawah ini dapat digunakan oleh dewan direksi Anda untuk benar-benar memperkuat perusahaan Anda.

Buatlah Jadwal yang Lengkap untuk Setiap Pertemuan.

Papan Anda akan tetap terorganisir dan sesuai topik, dan Anda akan dapat menetapkan waktu untuk setiap topik sensitif yang harus ditangani.

Suatu pertemuan akan "bermanfaat" jika ada agenda karena agenda tersebut membuat semua orang tetap fokus pada tugas dan memberikan hasil yang maksimal. Berikut ini adalah contoh jadwal yang dapat Anda gunakan.

Untuk Setiap Rapat Dewan, Buat Catatan dan Simpan.

Pilih seorang anggota staf yang bukan pembuat keputusan senior atau ketua dewan untuk bertindak sebagai sekretaris atau pencatat rapat.

Mintalah sekretaris menyusun catatan-catatan ini secara konsisten sehingga anggota dewan dapat memahami dan memanfaatkannya secara efektif saat meninjau catatan-catatan tersebut di masa mendatang.

Setelah Setiap Pertemuan, Susun dan Distribusikan Rencana Aksi.

Ketika pilihan harus dibuat atau langkah harus diambil dalam rapat namun tak seorang pun bertanggung jawab atasnya, seberapa besar manfaat rapat tersebut?

Segala sesuatunya akan diselesaikan dengan meninjau catatan rapat dan memberikan tugas-tugas khusus kepada anggota dewan beserta batas waktunya. Para wali amanat akan bertanggung jawab untuk melaksanakan keputusan yang mereka buat selama konferensi.

Tanyakan kepada Anggota Dewan Tentang Persyaratan Mereka Secara Teratur.

Anggota dewan terkadang enggan membahas secara terbuka perubahan yang ingin mereka lihat dalam cara dewan dikelola.

Mereka mungkin ragu untuk mengungkapkan jenis bantuan yang mereka butuhkan, seperti teknik pendanaan, pengembangan kebijakan, dan lain-lain.

Berkomunikasi secara teratur dengan dewan direksi akan membantu organisasi Anda beroperasi lebih efisien dan menunjukkan kepada anggota dewan bahwa Anda menghargai kontribusi mereka dan menginginkan mereka untuk tetap bergabung.

Tetapkan Strategi Transisi.

Fakta bahwa strategi suksesi memiliki tujuan merupakan fitur terpentingnya. Untuk memastikan kelancaran pemindahan tugas kepada direktur baru, tugas, masa jabatan, dan prestasi anggota dewan harus dicatat sebelum dan selama rapat.

Sangat penting untuk mengganti anggota dewan yang keluar dengan waktu yang cukup untuk menemukan pelamar yang memenuhi syarat untuk pekerjaan tersebut.

Model Tata Kelola Lembaga Nirlaba

Lembaga nirlaba telah mengembangkan dan menggunakan berbagai metode administrasi dewan selama bertahun-tahun.

Untuk membantu Anda memutuskan model administrasi mana yang paling sesuai untuk lembaga amal Anda, kami telah memberikan penjelasan beberapa di antaranya:

Model Dewan Sukarela

Jenis rencana yang paling umum adalah model dewan sukarela. Anggota dewan sering kali memiliki pekerjaan di lingkungan sekitar. Bagi lembaga nirlaba, pekerjaan disediakan oleh staf berbayar dan sukarelawan.

Model Dewan Pelindung

Dalam model ini, jaringan kerja dan pendanaan mendapat banyak perhatian dari anggota dewan. Anggota dewan sering kali memberikan sumbangan yang besar dari sumber daya mereka sendiri.

Model ini biasanya digunakan ketika kerabat anggota dewan menderita penyakit yang merupakan inti dari misi nirlaba.

Model Dewan Penasihat

Beberapa organisasi dimulai dengan satu individu yang menjadi Presiden atau direktur eksekutif.

Agar suatu organisasi dapat dianggap sebagai lembaga amal, organisasi tersebut harus memiliki dewan. Dalam situasi ini, kelompok penasihat membantu mengisi kesenjangan pengetahuan di bidang-bidang seperti hukum, pembukuan, atau pemasaran.

Model Dewan Koperasi

Semua anggota dewan berkolaborasi sebagai satu tim dengan masukan, hak suara, dan kekuasaan yang setara alih-alih menciptakan tugas dan posisi wewenang.

Model Dewan Tata Kelola Kebijakan

Model ini berbeda dari Model Dewan Relawan karena model ini membentuk sejumlah kelompok manajemen dengan yurisdiksi atas berbagai aspek tata kelola.

Operasional sehari-hari lembaga amal dikelola oleh seorang Presiden atau direktur eksekutif.

Model Dewan Pemerintah Keterlibatan Masyarakat

Dewan menyediakan layanan masyarakat dalam bentuk tata kelola ini meskipun bukan anggotanya. Masyarakat dan pemangku kepentingan bertanggung jawab atas masalah yang terkait dengan tata kelola.

Model Tata Kelola Dewan Hibrida atau Campuran

Persyaratan tata kelola lembaga nirlaba dapat dipenuhi dengan menggabungkan dua atau bahkan lebih model tata kelola. Dengan mengembangkan model gabungan yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka, lembaga nirlaba dapat memperoleh manfaat terbaik dari kedua hal tersebut.

Pemikiran Akhir

Sangat penting untuk menetapkan dokumen dan pedoman tata kelola yang tepat dan memastikan bahwa dokumen dan pedoman tersebut tetap terkini, terlepas dari strategi tata kelola dewan nirlaba mana yang dipilih untuk diterapkan oleh dewan Anda.

Tim dan organisasi nirlaba Anda akan berada dalam situasi terbaik untuk mencapai tujuan penting Anda dengan bantuan perekrutan dan administrasi dewan yang cermat dan efisien.

Sumber daya seperti sistem manajemen properti nirlaba Booking Ninjas tersedia untuk membantu jika Anda mencari alat untuk membantu menyederhanakan tugas dan aktivitas operasional Anda.

Ada juga opsi pendanaan yang ampuh dan terjangkau. Dengan alat penggalangan dana mutakhir seperti penggalangan dana peer-to-peer, text-to-give, kampanye keanggotaan, formulir kontribusi berulang, dan banyak lagi, kami mendukung kegiatan amal.

Silakan jadwalkan panggilan gratis dengan kami untuk mengetahui lebih lanjut tentang Booking Ninjas dan apa yang kami lakukan.