أفضل ممارسات حوكمة مجلس إدارة المؤسسات غير الربحية: نصائح وحيل

من أجل إبقاء مجموعاتها قابلة للحياة وفعّالة، وخاصة في أوقات الكوارث، فإن مجالس الإدارة في المنظمات غير الربحية لها أهمية بالغة.

إن خدمة أهداف مؤسستك غير الربحية وضمان استدامتها هما غرضان أساسيان للغاية تخدمهما حوكمة مجلس إدارة مؤسستك غير الربحية.

تلعب مجالس الإدارة وحوكمة المؤسسات غير الربحية، سواء بشكل فردي أو جماعي، أدوارًا حاسمة في صناعة المؤسسات غير الربحية؛ ومن المهم للغاية إدراك الاختلافات بينهما.

ببساطة، الإدارة هي الهدف، والمجلس هو الإطار. تضمن إدارة مجلس إدارة المنظمة غير الربحية سعي المجموعة جاهدةً لتحقيق أهدافها وخدمة الجمهور.

تقع على عاتق عضو مجلس إدارة المؤسسة الخيرية مسؤولية الإشراف على المنظمة. ويتحمل أعضاء المجلس مسؤولية القرارات التي يتخذونها، وكذلك الخطوات التي يتخذونها نيابةً عن المؤسسة غير الربحية.

قائمة مراجعة أفضل الممارسات للمنظمات غير الربحية

نحن نقدم لك الأساسيات والمنهجيات اللازمة لإدارة مجلس إدارة المؤسسات غير الربحية، سواء كنت مبتدئًا في مجال المؤسسات غير الربحية أو كنت بحاجة فقط إلى تجديد معلوماتك.

من أهم مصادر خبرة أعضاء مجلس الإدارة الخبرة التي يكتسبونها من الاجتماعات. ويمكن لأعضاء مجلس الإدارة التعرّف على المزيد حول إدارة مجالس إدارة المؤسسات الخيرية من خلال برامج الإرشاد والتدريب والتثقيف المُخصّصة لمجالس إدارة المؤسسات غير الربحية.

فيما يلي ملخص للمبادئ الأساسية لإدارة مجلس إدارة المؤسسة غير الربحية التي ينبغي لأعضاء مجلس إدارتك أن يكونوا على دراية بها:

1. تحديد مسؤوليات مجلس الإدارة

إن التزامات عضو مجلس الإدارة عديدة، ومعظمها تندرج تحت الالتزامات الأخلاقية المعروفة بواجب الرعاية، وواجب الطاعة، وواجب الولاء.

بالإضافة إلى ذلك، يجب على أعضاء مجلس الإدارة ضمان الحوكمة الجيدة العامة من خلال مراجعة هدف المنظمة غير الربحية، والتمويل السنوي، وممارسات التعويض، والسياسات.

2. وضع معايير المشاركة لأعضاء مجلس الإدارة

في بعض المناسبات، من المتوقع أن يحضر أعضاء مجلس الإدارة جميع الاجتماعات، ويشاركوا في المحادثات، ويدونوا المحاضر، وإذا لزم الأمر، يخدموا في اللجان.

3. تطوير مجلس إدارة مؤهل

إن تحديد المبلغ الأمثل لمجلس إدارة جمعية خيرية مسألة معقدة. مع أن المجلس لا يشترط أن يكون كبيرًا لدرجة أن تُفقد المحادثات جدواها، إلا أنه يجب أن يكون كبيرًا بما يكفي لإتاحة الفرصة للتفكير والحوار الجاد.

4. مراعاة التنوع في اختيار أعضاء مجلس الإدارة

تُقدّم المجالس المتنوعة آراءً متعددةً لمناقشاتكم. ينبغي على اللجان أن تبذل جهدًا لتعيين أعضاء من خلفيات عرقية وثقافية وجنسانية ومهنية متنوعة.

5. اشتراط أن يكون أعضاء مجلس الإدارة مستقلين

لكي يكون الشخص عضوًا في مجلس إدارة، يجب أن يتمتع بالاستقلالية. هذا يعني أنه لا يجوز أن يكون موظفًا بأجر أو مستقلًا (أو أقاربه)، ولا يجوز له الحصول على مزايا مادية من منصبه.

6. إنشاء سياسة التعويضات ومراجعة الأداء

وضع استراتيجية لتعويضات المديرين التنفيذيين وتقييم نجاحهم سنويًا. يجب أن يكون الراتب مساويًا لرواتب المنظمات الخيرية الأخرى.

7. تحديد أوصاف الوظائف

وضع أوصاف وظيفية لضمان فصل واضح للمناصب. ينبغي أن يكون هناك مسؤول مستقل عن أمين الصندوق، ورئيس مجلس الإدارة، ورئيس مجلس الإدارة.

8. تنظيم برنامج للتعليم في مجلس الإدارة

إنشاء منهج تعليمي مستمر لمجلس الإدارة لكي يتمكنوا من أداء مهامهم على النحو الصحيح، يجب أن يكون أعضاء مجلس الإدارة على دراية بالتزاماتهم القانونية والأخلاقية بالإضافة إلى التعرف على مبادرات المنظمة وجهودها.

9. إجراء التقييمات الذاتية

فكّروا في إجراء تقييمات ذاتية سنوية. ينبغي على مجالس الإدارة وضع إجراءات لتقييم عملهم كمجلس إدارة وكأفراد.

10. مخطط مدة الوظيفة

تحديد مدة العضوية. ينبغي أن تتبنى مجالس الإدارة استراتيجية واضحة بشأن مدة العضوية وعدد الفترات المتتالية المسموح بها.

11. مراجعة المستندات

تأكد من مراجعة الأهداف ووثائق الحوكمة بانتظام. يتحمل مجلس الإدارة مسؤولية التأكد من تحديث الأهداف ووثائق الحوكمة في ضوء متطلبات أصحاب المصلحة المتغيرة.

12. وضع خطة/سياسة لتعويضات مجلس الإدارة

يُعدّ وضع استراتيجية لدفع رواتب أعضاء مجلس الإدارة أمرًا بالغ الأهمية، لأن أعضاء مجلس إدارة المنظمات غير الربحية متطوعون. وتُوضّح سياسة المكافآت إجراءات دفع رواتب أعضاء مجلس الإدارة لتغطية نفقاتهم.

أفضل ممارسات حوكمة المنظمات غير الربحية

المبادرة هي المبدأ التوجيهي لأي مجلس إدارة مؤسسة خيرية، بغض النظر عن الاستراتيجية التي يتبعها. ضع خطة لمجلسك. تعرّف على أعضاء المجلس. كن مستعدًا لأي تغييرات مفاجئة.

كلما استطعتَ تطبيق هذا المبدأ الأساسي بفعالية، زادت فعالية لجنتك التنفيذية. يمكن لمجلس إدارتك الاستفادة من أفضل الممارسات المدرجة أدناه لتعزيز شركتك بشكل كبير.

إنشاء جداول زمنية شاملة لكل تجمع.

سيظل لوحك منظمًا ومرتبطًا بالموضوع، وستتمكن من تحديد وقت لكل موضوع حساس يجب التعامل معه.

يكون الاجتماع "مثمرًا" بوجود جدول أعمال، إذ يُبقي الجميع مُنشغلين بمهامهم ويُحقق أقصى إنتاجية. إليك مثال على جدول زمني لاستخدامه.

بالنسبة لكل اجتماع مجلس الإدارة، قم بتدوين الملاحظات وحفظها.

اختر أحد أعضاء الفريق الذي ليس من كبار صانعي القرار أو رئيس مجلس الإدارة ليعمل كسكرتير أو مسجل للملاحظات في الاجتماع.

اطلب من السكرتير أن يقوم بتنظيم هذه الملاحظات بشكل متسق حتى يتمكن أعضاء المجلس من فهمها واستخدامها بشكل فعال عند مراجعة الملاحظات في المستقبل.

بعد كل اجتماع، قم بإعداد خطة عمل وتوزيعها.

عندما يتعين اتخاذ خيارات أو اتخاذ خطوات بعيدًا عن الاجتماع ولكن لا أحد يتحمل المسؤولية عنها، فإلى أي مدى يمكن أن يكون الاجتماع مثمرًا؟

سيتم إنجاز المهام من خلال مراجعة محاضر الاجتماعات وتكليف أعضاء مجلس الإدارة بمهام محددة مع تحديد مواعيد استحقاقها. وسيتحمل الأمناء مسؤولية تنفيذ القرارات التي اتخذوها خلال المؤتمر.

اسأل أعضاء مجلس الإدارة عن متطلباتهم بشكل منتظم.

قد يتردد أعضاء مجلس الإدارة في بعض الأحيان في مناقشة التغييرات التي يرغبون في رؤيتها في طريقة إدارة مجلس الإدارة بشكل مفتوح.

وقد يترددون في الكشف عن نوع المساعدة التي يحتاجون إليها، مثل تقنيات التمويل، وتطوير السياسات، وغير ذلك.

إن التواصل المنتظم مع مجلس الإدارة سيساعد مؤسستك على العمل بكفاءة أكبر ويظهر لأعضاء مجلس الإدارة أنك تقدر مساهماتهم وتريد منهم البقاء على متن الطائرة.

إنشاء استراتيجية انتقالية.

إن كون استراتيجية الخلافة هادفةً هو أهم سماتها. ولضمان سلاسة انتقال المهام إلى مدير جديد، ينبغي تسجيل واجبات أعضاء مجلس الإدارة وفترة عملهم وإنجازاتهم قبل الاجتماعات وأثناءها.

ومن الأهمية بمكان استبدال أعضاء مجلس الإدارة المغادرين بوقت كافٍ للعثور على متقدم مؤهل للوظيفة.

نماذج حوكمة المنظمات غير الربحية

لقد طورت المنظمات غير الربحية واستخدمت مجموعة متنوعة من أساليب إدارة مجلس الإدارة على مر السنين.

لمساعدتك في تحديد نموذج الإدارة الأفضل لمؤسستك الخيرية، قمنا بتوفير أوصاف لبعض منها:

نموذج مجلس الإدارة التطوعي

النموذج الأكثر شيوعًا للخطط هو نموذج المجلس التطوعي. غالبًا ما يكون لأعضاء المجلس وظائف في الحي. أما بالنسبة للمنظمات غير الربحية، فيتم توفير العمل من خلال موظفين مدفوعي الأجر ومتطوعين.

نموذج لوحة الرعاية

في هذا النموذج، يحظى التواصل والتمويل باهتمام كبير من أعضاء مجلس الإدارة. وكثيرًا ما يُساهم أعضاء المجلس بسخاء من مواردهم الخاصة.

يتم استخدام هذا النموذج عادة عندما يعاني أحد أقارب عضو مجلس الإدارة من مرض يشكل عنصرا أساسيا في مهمة المنظمة غير الربحية.

نموذج المجلس الاستشاري

تبدأ بعض المنظمات بشخص واحد يصبح رئيسًا أو مديرًا تنفيذيًا.

لكي تُعتبر أي منظمة خيرية، يجب أن يكون لديها مجلس. في هذه الحالة، تُساعد المجموعة الاستشارية في سد الثغرات المعرفية في مجالات مثل القانون، والمحاسبة، والتسويق.

نموذج مجلس التعاون

يتعاون جميع أعضاء مجلس الإدارة كفريق واحد مع تقديم مدخلات متساوية وحقوق التصويت والسلطة بدلاً من إنشاء واجبات ومناصب سلطة.

نموذج مجلس حوكمة السياسات

يختلف هذا النموذج عن نموذج مجلس المتطوعين في أنه ينشئ مجموعات إدارية عديدة تتمتع بسلطة قضائية على جوانب مختلفة من الحوكمة.

يتم إدارة العمليات اليومية للجمعية الخيرية من قبل رئيس أو مدير تنفيذي.

نموذج مجلس الحكومة للمشاركة المجتمعية

يقدم المجلس خدمات مجتمعية في إطار هذا النوع من الحوكمة، حتى وإن لم يكن عضوًا فيه. ويتحمل المجتمع وأصحاب المصلحة مسؤولية القضايا المتعلقة بالحوكمة.

نموذج حوكمة مجلس الإدارة الهجين أو المختلط

يمكن تلبية متطلبات حوكمة المنظمات غير الربحية من خلال الجمع بين نموذجين أو أكثر من نماذج الحوكمة. ومن خلال تطوير نموذج مُدمج مُصمم خصيصًا لتلبية احتياجاتها، يمكن للمنظمات غير الربحية الاستفادة من أفضل ما في كلا النموذجين.

الأفكار النهائية

من الضروري إنشاء وثائق وإرشادات الحوكمة المناسبة والتأكد من أنها تظل محدثة، بغض النظر عن استراتيجية حوكمة مجلس إدارة المنظمة غير الربحية التي يختار مجلس إدارتك تنفيذها.

سيكون فريقك ومنظمتك غير الربحية في أفضل وضع ممكن لتحقيق هدفك الحيوي بمساعدة التوظيف والإدارة المدروسة والفعالة.

تتوفر موارد مثل نظام إدارة الممتلكات غير الربحي الخاص بـ Booking Ninjas لمساعدتك إذا كنت تبحث عن أداة تساعدك على تبسيط مهامك وأنشطتك التشغيلية.

تتوفر أيضًا خيارات تمويل فعّالة وبأسعار معقولة. بفضل أدوات جمع التبرعات المتطورة، مثل جمع التبرعات بين الأقران، والتبرع عبر الرسائل النصية، وحملات العضوية، ونماذج التبرعات الدورية، وغيرها، ندعم الجمعيات الخيرية.

يرجى جدولة مكالمة مجانية معنا لمعرفة المزيد عن Booking Ninjas وما نقوم به.