Um die Überlebensfähigkeit und Funktionsfähigkeit ihrer Gruppen zu erhalten, sind die Vorstände gemeinnütziger Organisationen insbesondere in Katastrophenzeiten von entscheidender Bedeutung.
Die Ziele Ihrer gemeinnützigen Organisation zu verfolgen und ihre Nachhaltigkeit zu sichern, sind zwei sehr wichtige Ziele der Unternehmensführung einer gemeinnützigen Organisation.
Die Vorstände und die Leitung gemeinnütziger Organisationen spielen sowohl einzeln als auch gemeinsam eine entscheidende Rolle in der Non-Profit-Branche. Es ist wichtig, ihre Unterschiede zu erkennen.
Vereinfacht ausgedrückt: Die Verwaltung ist der Zweck und der Vorstand der Rahmen. Die gemeinnützige Vorstandsverwaltung stellt sicher, dass die Organisation ihre Ziele tatsächlich verfolgt und der Öffentlichkeit hilft.
Die Aufgabe eines Vorstandsmitglieds einer gemeinnützigen Organisation besteht darin, die Organisation zu beaufsichtigen. Die Vorstandsmitglieder sind für ihre Entscheidungen und die Maßnahmen verantwortlich, die sie in dieser Funktion im Namen der gemeinnützigen Organisation ergreifen.
Best Practices-Checkliste für gemeinnützige Organisationen
Wir vermitteln Ihnen die Grundlagen und Methoden der Vorstandsverwaltung gemeinnütziger Organisationen, unabhängig davon, ob Sie ein Neuling in der Non-Profit-Branche sind oder einfach nur eine Auffrischung benötigen.
Eine wichtige Quelle der Expertise eines Vorstandsmitglieds ist die Erfahrung, die es in Sitzungen sammelt. Vorstandsmitglieder können durch Mentoring, Schulungen und Bildungsprogramme für gemeinnützige Vorstände mehr über die Verwaltung von Wohltätigkeitsvorständen erfahren.
Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der Grundlagen der Vorstandsverwaltung gemeinnütziger Organisationen, die Ihre Vorstandsmitglieder kennen sollten:
1. Festlegung der Vorstandsverantwortlichkeiten
Die Pflichten eines Vorstandsmitglieds sind vielfältig und fallen größtenteils unter die ethischen Pflichten, die als Sorgfaltspflicht, Gehorsamspflicht und Treuepflicht bekannt sind.
Darüber hinaus müssen Vorstandsmitglieder eine allgemein gute Unternehmensführung sicherstellen, indem sie die Ziele, die jährliche Finanzierung, die Vergütungspraktiken und die Richtlinien der gemeinnützigen Organisation überprüfen.
2. Festlegung von Teilnahmestandards für Vorstandsmitglieder
In manchen Fällen wird von Vorstandsmitgliedern erwartet, dass sie bei allen Sitzungen anwesend sind, an Gesprächen teilnehmen, Protokoll führen und, falls erforderlich, in Gremien mitwirken.
3. Bilden Sie einen qualifizierten Vorstand
Die ideale Größe für einen Wohltätigkeitsvorstand ist eine komplexe Frage. Der Vorstand muss zwar nicht so groß sein, dass Gespräche sinnlos sind, aber er sollte groß genug sein, um echte Überlegungen und Dialoge zu ermöglichen.
4. Berücksichtigen Sie die Vielfalt bei der Vorstandsauswahl
Vielfältige Gremien bringen zahlreiche Meinungen in Ihre Vorstandsdiskussionen ein. Ausschüsse sollten sich bemühen, Mitglieder mit unterschiedlichem ethnischen, kulturellen, geschlechtlichen und beruflichen Hintergrund zu ernennen.
5. Fordern Sie von den Vorstandsmitgliedern Unabhängigkeit
Um in einem Vorstand tätig zu sein, muss eine Person unabhängig sein. Das bedeutet, dass es sich weder um einen bezahlten Arbeitnehmer noch um einen unabhängigen Freiberufler (oder deren Angehörige) handeln darf und dass sie aus ihrer Position auch keine materiellen Vorteile ziehen darf.
6. Erstellen einer Vergütungsrichtlinie und Überprüfen der Leistung
Festlegung einer Strategie für die Vergütung der Führungskräfte und jährliche Bewertung des Erfolgs des Geschäftsführers. Das Gehalt sollte mit dem anderer Wohltätigkeitsorganisationen vergleichbar sein.
7. Stellenbeschreibungen definieren
Festlegung von Arbeitsbeschreibungen, um eine klare Aufgabentrennung zu gewährleisten. Es sollte eine klare Person geben, die für den Schatzmeister, den Vorstandsvorsitzenden und den Vorstandsvorsitzenden zuständig ist.
8. Organisation eines Programms zur Vorstandsschulung
Erstellen eines fortlaufenden Schulungsprogramms für den Vorstand: Um ihre Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen zu können, müssen sich die Vorstandsmitglieder ihrer rechtlichen und ethischen Verpflichtungen bewusst sein und mit den Initiativen und Bemühungen der Organisation vertraut sein.
9. Führen Sie Selbsteinschätzungen durch
Erwägen Sie die Durchführung jährlicher Selbstevaluationen. Die Vorstände sollten ein Verfahren zur Bewertung ihrer Arbeit als Vorstand und als Einzelpersonen einrichten.
10. Gliederungsposition Dauer
Amtszeitbeschränkungen festlegen. Vorstände sollten eine klare Strategie hinsichtlich der Dauer von Vorstandsmandaten und der zulässigen Anzahl aufeinanderfolgender Amtszeiten haben.
11. Dokumente überprüfen
Überprüfen Sie die Ziel- und Verwaltungsdokumente regelmäßig. Der Vorstand ist dafür verantwortlich, dass die Ziel- und Verwaltungsdokumente angesichts der sich ändernden Anforderungen der Stakeholder aktuell sind.
12. Entwickeln Sie einen Vergütungsplan/eine Vergütungsrichtlinie für den Vorstand
Die Entwicklung einer Vergütungsstrategie für den Vorstand ist wichtig, da Vorstandsmitglieder gemeinnütziger Organisationen ehrenamtlich tätig sind. Die Verfahren zur Bezahlung von Vorstandsausgaben sind in einer Vergütungsrichtlinie festgelegt.
Best Practices für die Non-Profit-Governance
Proaktives Handeln ist das Leitprinzip für jeden Vorstand einer Wohltätigkeitsorganisation, unabhängig von der Strategie. Erstellen Sie einen Plan für Ihren Vorstand. Lernen Sie ihn kennen. Seien Sie auf abrupte Veränderungen vorbereitet.
Je effektiver Sie dieses Grundprinzip umsetzen, desto effektiver wird Ihr Vorstand sein. Die unten aufgeführten Best Practices können Ihrem Vorstand helfen, Ihr Unternehmen nachhaltig zu stärken.
Erstellen Sie ausführliche Zeitpläne für jede einzelne Versammlung.
Ihr Board bleibt organisiert und beim Thema und Sie können für jedes sensible Thema, das behandelt werden muss, Zeit einplanen.
Eine Besprechung lohnt sich, wenn es eine Tagesordnung gibt, denn sie hält alle bei der Sache und sorgt für maximale Ergebnisse. Hier ist ein Beispielplan für Sie.
Machen Sie sich zu jeder Vorstandssitzung Notizen und bewahren Sie diese auf.
Wählen Sie einen Mitarbeiter aus, der kein leitender Entscheidungsträger oder Vorstandsvorsitzender ist, und der als Sekretär oder Protokollant der Sitzung fungiert.
Lassen Sie den Sekretär diese Notizen einheitlich strukturieren, damit die Vorstandsmitglieder sie verstehen und bei der zukünftigen Überprüfung der Notizen effektiv nutzen können.
Erstellen und verteilen Sie nach jedem Treffen einen Aktionsplan.
Wie fruchtbar kann ein Meeting sein, wenn außerhalb des Meetings Entscheidungen getroffen oder Schritte unternommen werden müssen, aber niemand dafür zur Verantwortung gezogen wird?
Die Aufgaben werden durch die Besprechung der Sitzungsprotokolle und die Erteilung konkreter Aufgaben mit Fälligkeitsterminen an die Vorstandsmitglieder erledigt. Die Treuhänder sind für die Umsetzung der während der Konferenz getroffenen Entscheidungen verantwortlich.
Fragen Sie die Vorstandsmitglieder regelmäßig nach ihren Anforderungen.
Manchmal zögern Vorstandsmitglieder, offen über die Änderungen zu sprechen, die sie sich bei der Führung des Vorstands wünschen.
Sie zögern möglicherweise, die Art der benötigten Unterstützung offenzulegen, beispielsweise in Bezug auf Finanzierungstechniken, die Entwicklung von Richtlinien usw.
Durch regelmäßige Kommunikation mit dem Vorstand können Sie die Effizienz Ihrer Organisation steigern und Ihren Vorstandsmitgliedern zeigen, dass Sie ihre Beiträge wertschätzen und möchten, dass sie an Bord bleiben.
Erstellen Sie eine Übergangsstrategie.
Die Zielstrebigkeit einer Nachfolgestrategie ist ihr wichtigstes Merkmal. Um einen reibungslosen Übergang der Aufgaben an ein neues Vorstandsmitglied zu gewährleisten, sollten die Aufgaben, Amtszeiten und Leistungen der Vorstandsmitglieder im Vorfeld und während der Sitzungen dokumentiert werden.
Es ist von entscheidender Bedeutung, ausscheidende Vorstandsmitglieder so zu ersetzen, dass genügend Zeit bleibt, um einen qualifizierten Bewerber für die Stelle zu finden.
Non-Profit-Governance-Modelle
Gemeinnützige Organisationen haben im Laufe der Jahre eine Vielzahl von Methoden zur Vorstandsverwaltung entwickelt und eingesetzt.
Um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welches Verwaltungsmodell am besten zu Ihrer Wohltätigkeitsorganisation passt, haben wir einige davon beschrieben:
Freiwilliges Vorstandsmodell
Die gängigste Form des Plans ist das Modell der ehrenamtlichen Mitarbeit. Die Mitglieder des Beirats haben häufig einen Arbeitsplatz in der Nachbarschaft. Für die gemeinnützige Organisation wird die Arbeit sowohl von bezahlten Mitarbeitern als auch von Freiwilligen geleistet.
Patron-Board-Modell
In diesem Modell legen die Vorstandsmitglieder großen Wert auf die Vernetzung und Finanzierung. Die Ratsmitglieder leisten häufig einen großzügigen Beitrag aus ihren eigenen Mitteln.
Dieses Modell wird typischerweise dann angewendet, wenn ein Angehöriger eines Vorstandsmitglieds an einer Krankheit leidet, die für die Mission der gemeinnützigen Organisation von zentraler Bedeutung ist.
Beiratsmodell
Einige Organisationen beginnen mit einer Einzelperson, die Präsident oder Geschäftsführer wird.
Damit eine Organisation als gemeinnützig gilt, muss sie einen Rat haben. In diesem Fall hilft ein Beratungsgremium dabei, Wissenslücken in Bereichen wie Recht, Buchhaltung oder Marketing zu schließen.
Genossenschaftsvorstandsmodell
Alle Vorstandsmitglieder arbeiten als Team mit gleichem Einfluss, Stimmrechten und Macht zusammen, anstatt Pflichten und Autoritätspositionen zu schaffen.
Das Policy Governance Board-Modell
Dieses Modell unterscheidet sich vom Volunteer Board-Modell dadurch, dass es zahlreiche Managementgruppen einsetzt, die für verschiedene Aspekte der Unternehmensführung zuständig sind.
Die täglichen Geschäfte der Wohltätigkeitsorganisation werden von einem Präsidenten oder Geschäftsführer geleitet.
Modell des Regierungsgremiums zur Einbindung der Gemeinschaft
Der Rat erbringt in dieser Verwaltungsform kommunale Dienstleistungen, obwohl er kein Mitglied der Verwaltung ist. Die Gemeinde und die Interessengruppen übernehmen die Verantwortung für Fragen der Verwaltung.
Hybrides oder gemischtes Board-Governance-Modell
Die Governance-Anforderungen einer Non-Profit-Organisation können durch die Kombination zweier oder mehrerer Governance-Modelle erfüllt werden. Durch die Entwicklung eines maßgeschneiderten Blend-Modells, das ihren Anforderungen entspricht, können Non-Profit-Organisationen vom Besten aus beiden Welten profitieren.
Abschließende Gedanken
Es ist wichtig, die richtigen Governance-Dokumente und -Richtlinien zu erstellen und sicherzustellen, dass diese aktuell bleiben, unabhängig davon, welche Governance-Strategie für gemeinnützige Organisationen Ihr Vorstand umsetzen möchte.
Mithilfe einer durchdachten und effizienten Vorstandsrekrutierung und -verwaltung sind Ihr Team und Ihre gemeinnützige Organisation in der bestmöglichen Lage, Ihr wichtiges Ziel zu erreichen.
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