Relatórios de recepção são parte significativas de qualquer instituição, especialmente no setor de hospitalidade, onde muitos check-ins e check-outs são realizados. Não apenas isso, mas para satisfazer seus clientes e garantir sua segurança, os relatórios são necessários. Para satisfazê-los, você precisa saber o que eles gostam e como gostam, o que comem e o que não. É necessário entender quem pode visitar seus hóspedes, a hora em que acordam, quais serviços gostam de receber em diferentes momentos, as instalações que gostam de usar e outras informações vitais para garantir que você ofereça o melhor a eles.
É claro que os relatórios não são necessários apenas para o bem dos clientes; os relatórios adequados também são necessários para monitorar o crescimento do seu negócio, além de responderem a perguntas sobre lucros, segurança, gestão do hotel, bem-estar dos trabalhadores e administração.
Embora outros registros possam não estar disponíveis no balcão de atendimentos, os relatórios de recepção são cruciais e têm muito a ver com o bem-estar dos clientes. Eles orientam os recepcionistas ao responder perguntas, independentemente do turno, e ajudam na administração adequada do hotel.
Aqui estão alguns modelos de relatórios gerados na recepção e como desenvolvê-los.
Relatório de chegada
O relatório de chegada contém informações sobre a chegada dos hóspedes. Ele mostra precisamente quando os hóspedes chegaram e ajuda a administração a tomar decisões ou conclusões sobre o hóspede desse momento em diante.
A geração dos relatórios de chegada depende exclusivamente do estilo de registro usado por cada empresa de hospitalidade. Uma pesquisa de horários em um negócio informatizado pode revelar todos os registros e detalhes. Pode ser uma pesquisa pelo nome do hóspede ou outro tipo de busca.
O relatório de chegada, quando exibido, não vem apenas com o horário de check-in. Às vezes, pode indicar o status de reserva do hóspede, horário e observações da reserva, informações de aluguel e voo, entre muitos outros detalhes.
Relatório de status da limpeza
O relatório de status da limpeza ajuda a determinar se e quando um hóspede está em seu quarto. Dessa forma, os camareiros podem visitar os quartos dos hóspedes para limpeza de rotina. É fácil determinar o estado de ocupação de um quarto e informações como quanto tempo um hóspede esteve ausente pode ser usada para determinar uma base de registros de quanto tempo eles geralmente ficam fora para a limpeza. Outras informações, como quais tipos de roupas de cama que eles gostam de ter em seu quarto, também podem aparecer nesses relatórios.
A geração do relatório de status da limpeza também depende do sistema de gerenciamento hoteleiro adotado pelo hotel. No entanto, uma parte significativa do relatório é determinada na recepção, onde o hóspede faz check-in e check-out.
É essencial atualizar o relatório de status da limpeza de tempos em tempos para manter sua relevância e fornecer informações sobre se um quarto foi limpo.
Relatório de reserva
O relatório de reserva é um outro modelo de relatório de recepção. Eles cobrem todos os detalhes das reservas com horário e pagamento efetuado e acompanham os registros desde o momento da reserva até os hóspedes estarem no prédio. Isso ajuda os hotéis a acompanhar como estão se saindo, o período do ano em que têm mais reservas e quanto de recursos estão investindo.
O software de reserva determina quanta informação pode ser obtida sobre a reserva, já que regula as informações coletadas dos hóspedes. No entanto, os dados costumam ser precisos, pois fornecem informações detalhadas. Frequentemente, os relatórios de reservas vêm com um rótulo, facilitando o rastreamento de cada reserva ou o número de dias que cada hóspede passou no hotel.
Relatório de permanência
O relatório de permanência é um relatório que abrange os registros de permanência de um hóspede. Ele dá acesso aos detalhes da visita de um hóspede e aos tipos de serviços que eles gostam. Se um hóspede já se hospedou em seu hotel sob um nome de reserva específico, então você pode ter a certeza de que sempre terá a chance de atendê-los melhor quando retornarem. Um relatório de permanência ajuda a saber mais sobre o hábito de visita de um hóspede, como o período do ano em que eles gostam de visitar o hotel e suas atividades durante a estadia.
Gerar um relatório de permanência na recepção pode ser baseado na estadia presente do hóspede e pode conter serviços pendentes que serão oferecidos a eles. Os sistemas usados no hotel também ajudam a determinar como o relatório é apresentado e quais aspectos de suas áreas são concedidos.
Relatório de saída
Quer saber mais sobre o horário em que os hóspedes saem? O relatório de saída lhe dará todos os detalhes. Ele cobre a unidade que o hóspede usou, o número ou andar do quarto, o dia da saída, o nome da reserva, o número de noites passadas e o horário exato em que finalmente fizeram o check-out para sair do prédio do hotel.
A recepção costuma ser o último local de contato entre o hóspede e a instituição, ou seja, ela acaba sendo o local ideal de coleta dessas informações e da consequente geração desses relatórios para a administração do hotel.
O relatório de saída é como um registro que conta mais sobre cada vez que o hóspede deixou as instalações, deixando suas chaves na recepção para realizar outros negócios. É claro que ele dá acesso geral a todas essas informações apenas às pessoas autorizadas.
Procedimento padrão para gerar relatórios de recepção para rotina e emergência
Em intervalos regulares, a administração do hotel precisa de relatórios para tomar decisões e planejar o futuro. A gerência pode solicitar esses relatórios a cada ano em um horário específico, e os funcionários responsáveis podem precisar deles em situações urgentes. Às vezes, os relatórios podem ser necessários apenas para informar sobre o estado atual do negócio e quantos quartos estão disponíveis. Eles podem ser gerados diariamente, semanalmente ou em outros intervalos de tempo. Para gerar relatórios de recepção é preciso seguir alguns procedimentos, conheça:
Impressão dos relatórios de recepção
Normalmente, em intervalos de tempo específicos, conforme necessário, os relatórios são impressos. A impressão é realizada principalmente durante o turno da noite, pois acredita-se que as atividades diminuam neste momento. O uso de um sistema de gestão digital também torna todo o processo de impressão mais fácil, pois você pode reunir e converter eficientemente os relatórios em um formato imprimível, como PDF, e então imprimi-los para uso.
Como existem vários tipos de relatórios a serem impressos, é necessário indicar aqueles que serão impressos e, portanto, organizá-los para evitar confusões. Neste nível, os relatórios de departamento são impressos, e cada departamento cuida dos seus.
Classificação dos relatórios de recepção
A classificação é a organização dos relatórios com base nos departamentos de onde vieram e para onde estão indo. Você usará os registros de status da limpeza para saber quanto trabalho o departamento de limpeza tem feito? Isso ajudará você a determinar o pagamento por quarto ou qualquer outro tipo de coisa? A classificação esclarece o panorama, e com ela, você obtém indicações claras sobre os parâmetros para tomada de decisão.
Impressão interna
Imprimir relatórios específicos internamente é tão importante quanto a impressão de departamentos e a impressão geral. Informações extras, como número dos quartos e carimbos de data e hora também ajudam a basear esses relatórios adicionais. Se você adicionou um novo quarto ou criou uma nova sessão em seu hotel no início do ano, relatórios especiais como este ajudarão a entender o desempenho do espaço e quanto as pessoas gastaram nele até agora. Você também pode ver o feedback e as consultas e, portanto, pode responder à pergunta de se deve duplicar os serviços e torná-los mais disponíveis ou não.
Relatórios de tempo de inatividade
Há outros relatórios de fora do hotel que você gostaria de acessar? Então, esta etapa é o momento de buscá-los. Informações sobre serviços de transporte para o aeroporto, entrega, planejamento e gestão de eventos/funções, reservas entram aqui. No caso da geração diária de relatórios, este é o ponto em que as pessoas responsáveis por tais serviços são notificadas para garantir que sejam realizados. Você conhece o saldo de abertura e de fechamento diário do hotel. A lista de chegada, bem como os pedidos especiais feitos, são examinados, assim como o horário de saída por número de quarto, lista de hóspedes internos, relatório de variação de tarifa, lista de quartos fora de serviço, status do caixa e listas de quartos fora de ordem são todos feitos nesta etapa da geração de relatórios.
Arquivamento
Arquivá-los adequadamente ajuda a garantir que o departamento certo receba o relatório e resolva os problemas pendentes, além de auxiliar na tomada de decisões e na providência de serviços necessários.
Conclusão
Ferramentas adequadas e sistemas digitalizados ajudam a gerar relatórios de recepção com facilidade. Esses relatórios fazem parte das instituições hoteleiras e ajudam a tomar de decisões.
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