Software zur Verwaltung von Serviced Apartments

Mithilfe einer Software zur Verwaltung von Serviced Apartments können Sie zahlreiche Vorgänge automatisieren.

Den perfekten Softwareanbieter zu finden, ist allerdings keine leichte Aufgabe. Schließlich behaupten mehrere Unternehmen, dass ihre Lösungen viele der wesentlichen Funktionen der Immobilienverwaltung abdecken.

Was ist eine Serviced Apartment-Verwaltungssoftware?

Kurz gesagt handelt es sich bei einer Serviced-Apartment-Management-Software um ein System, das einen einheitlichen Kanal für Buchungen und andere Betriebsaufgaben für Ihr Serviced-Apartment-Geschäft bereitstellt.

Weiterlesen: So führen Sie ein Serviced-Apartment-Geschäft

Wichtige Funktionen, auf die Sie bei einer Software zur Verwaltung von Serviced Apartments achten sollten

Bei der Suche nach Immobilienverwaltungssoftware ist es wichtig zu wissen, welche Funktionen die verschiedenen Programme bieten. Hier sind einige der gängigsten Funktionen dieser Tools.

Buchhaltung

Die Buchhaltungsfunktionen in Serviced-Apartment-Immobilienverwaltungssystemen ähneln den Finanzbuchhaltungsfunktionen in anderen Systemen.

Sie ermöglichen präzise und aktuelle Zahlen. Hauptbücher, Prognosen und Berichte liefern ein umfassendes Bild der Ausgaben und Einnahmen. Berichte dienen der Informationsübermittlung an Stakeholder sowie der Erkennung von Mustern und Chancen.

Mieter- und Mietverfolgung

Diese Funktion steht im Mittelpunkt jedes Serviced-Apartment-Verwaltungssystems, da sie bei der Organisation und Nachverfolgung aller relevanten Informationen zu Bewohnern und Mietverträgen hilft.

Dazu können Informationen wie rückwirkende Zahlungen, wichtige Mietfristen und Kontaktdaten gehören. Viele Systeme bieten im Rahmen der Mieterverfolgung auch die Möglichkeit zur Mieterüberprüfung.

Budgetierung und Prognose

Diese Funktionen steigern den Wert einer Software zur Verwaltung von Serviced Apartments, indem sie alle aktuellen Finanzdaten und historischen Mietdetails synchronisieren, sodass genaue Schätzungen und Prognosen zukünftiger Ausgaben bereitgestellt werden können.

Mithilfe von Berichtstools können personalisierte Berichte erstellt werden, die den Stakeholdern schnell und einfach übermittelt werden können.

Gebäudeinstandhaltung

Mieter und Mitarbeiter können über eine Online-Schnittstelle Aufträge für Anfragen aller Art – von baulichen Schwierigkeiten über Reinigungsprobleme bis hin zu Insektenproblemen – übermitteln, überwachen und zuweisen.

Um eine zeitnahe Reaktion zu ermöglichen, weisen viele Systeme den Wartungsmitarbeitern außerdem automatisch Aufträge zu.

Mieterportal

Über ein Online-Portal, das rund um die Uhr verfügbar ist, können die Bewohner mit ihren Vermietern oder anderen Mitarbeitern in Kontakt treten.

Mieter können ihre Kontaktdaten ändern, Rechnungen bezahlen, Wartungsarbeiten anfordern, Mietunterlagen prüfen und Kontakt mit dem Helpdesk aufnehmen.

Automatisierter Check-in- und Check-out-Prozess

Die Software soll automatisierte Check-in- und Check-out-Prozesse ermöglichen, um das Gästeerlebnis zu verbessern. Funktionen wie schlüssellose Zugangssysteme und mobile Check-ins sparen nicht nur Zeit für Gäste und Personal, sondern tragen auch zu einem moderneren und komfortableren Aufenthalt für die Gäste bei.

Integriertes Channel Management

Ein effektives SAPMS sollte sich in verschiedene Vertriebskanäle integrieren lassen, um die Sichtbarkeit zu optimieren und ein breiteres Publikum zu erreichen. Dazu gehört die Integration mit beliebten OTAs, Buchungsplattformen für Unternehmen und der eigenen Website der Unterkunft.

Ein zentrales System, das Preise und Lagerbestände über alle Kanäle hinweg verwaltet, hilft dabei, Konsistenz zu wahren und Unstimmigkeiten zu vermeiden.

Dynamisches Preis- und Umsatzmanagement

Dynamische Preisgestaltung ist unerlässlich, um den Umsatz zu maximieren und sich an Marktschwankungen anzupassen. Suchen Sie nach einem SAP-Management-System mit robusten Revenue-Management-Tools, mit denen Immobilienverwalter flexible Preisstrategien basierend auf Nachfrage, Saisonalität und anderen Faktoren festlegen können. Dies gewährleistet optimale Preise für jede Buchung und führt zu höherer Rentabilität.

Gästebeziehungsmanagement (GRM)

Der Aufbau enger Beziehungen zu Gästen ist entscheidend für Folgeaufträge. Ein SAPMS mit einem umfassenden Guest Relationship Management (GRM)-System trägt dazu bei, das Gästeerlebnis zu personalisieren. Dazu gehören die Erfassung von Gästepräferenzen, die Verwaltung von Treueprogrammen und der Versand gezielter Kommunikation zur Steigerung der Gästezufriedenheit und -treue.

Wie viel kostet eine Software zur Verwaltung von Serviced Apartments?

Da haben Sie es. Der allzu vertraute Preis-Tab. Die Leute zögern, den Button zu drücken, weil sie nicht sicher sind, was sie finden werden.

Der Preis einer Immobilienverwaltungssoftware hängt häufig von einigen wichtigen Faktoren ab, wie zum Beispiel:

• Anzahl der Einheiten, die Sie unter Ihrer Kontrolle haben
• Anzahl der Anwendungen, die Sie benötigen
• Wie Sie das System implementieren möchten

Viele Unternehmen berechnen Preise pro Einheit und viele sogar pro Monat. Unabhängig von der Preisstruktur sollten Sie sich jedoch darüber im Klaren sein, dass die meisten von ihnen monatliche Mindestpreise haben.

Berücksichtigen Sie auch zusätzliche Kosten wie Implementierung, Wartungsgebühren und Hardwarekosten.

Darüber hinaus können die Kosten für die Bereitstellung vor Ort und in der Cloud unterschiedlich sein; für Cloud-basierte Software sind häufig geringere Anfangsinvestitionen erforderlich.

Die Kosten für eine Software zur Verwaltung von Serviced Apartments können zwischen 400 und 7.000 US-Dollar pro Monat liegen. Dies hängt von verschiedenen Faktoren und der Anzahl der Einheiten ab, die Sie verwalten möchten.

Manche Unternehmen bieten bestimmte Funktionen vergünstigt an und bieten Kunden kostenlose Testversionen an. Nach der Vereinbarung einer Demo erfahren Sie, ob Sie Anspruch auf eine kostenlose Testversion haben.

Um sich einen besseren Überblick zu verschaffen, können Sie sich den Preisleitfaden für die Immobilienverwaltungssoftware von Booking Ninjas ansehen. Darin finden Sie alle Preisinformationen, die Sie benötigen.

Möglichkeit versteckter Kosten

Obwohl die meisten Hausverwaltungssoftwares eine einfache Preisstruktur haben, fallen bei manchen Systemen Kosten an, die dem Vermieter möglicherweise nicht bewusst sind. Berücksichtigen Sie zusätzlich zum monatlichen Preis pro Einheit folgende Gebühren:

• Zusatzkomponenten, die nicht zum vom Vermieter gewählten Tarif hinzugefügt werden können.
• Implementierungsgebühren für die erfolgreiche Einrichtung des Programms.
• Möglichkeiten zur Schulung des Personals der Serviced-Apartment-Anlage im effizienten Einsatz des Systems.
• API-Zugriff, der eine weitere Anpassung des Programms an die Anforderungen eines Vermieters ermöglicht.

Wettbewerbsvorteile durch den Einsatz von PMS

Immobilienverwaltungssoftware bietet die für die Erledigung alltäglicher Aufgaben erforderlichen Funktionen, unabhängig davon, ob sie zur Verwaltung eines einzelnen Mehrfamilienhauses oder Hunderter Gewerbeimmobilien verwendet wird. So kann sich ein Immobilieneigentümer auf andere Aspekte seines Geschäfts konzentrieren:

• Erweitern Sie Ihr Unternehmen – Dank Automatisierungsfunktionen wie der integrierten Mieterprüfung zur Ermittlung der besten Mieter oder Pächter kann ein Immobilienverwalter mehr Zeit für die Vermarktung von Immobilien und die Koordination anderer Aspekte des Geschäfts aufwenden.
• Mithilfe einiger Marketingtools können Benutzer mit nur wenigen Klicks freie Stellen auf mehreren Websites wie Apartments.com veröffentlichen.
• Erhöhen Sie die Benutzerfreundlichkeit – Bewohner können die Miete rund um die Uhr über ein Online-Mieterportal bezahlen, was für sie bequem ist und für Vermieter die Mieteinziehung erheblich vereinfacht.
• Darüber hinaus stellt die Site einen Kontaktkanal zwischen den Bewohnern, dem Büro und dem Wartungsteam her, sodass jeder sofort über relevante Ankündigungen informiert wird.
• Erhalten Sie einen Überblick über die Rentabilität und die finanzielle Kontrolle – Vermieter können Analyse- und Berichtssysteme verwenden, um Buchhaltungs-, Mieter- und Verkaufsdaten zu sammeln und so Muster zu erkennen, die sich auf ihr Geschäft auswirken könnten, oder Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen.

Lesen Sie mehr: Vollständiger Leitfaden zur Verwaltung eines Mehrfamilienhauses

Kann mir PMS bei der Vermarktung meines Serviced-Apartment-Geschäfts helfen?

Absolut! Immobilienverwalter haben die Aufgabe, ihre freien Immobilien zu vermarkten und in den veröffentlichten Fotos und Inhalten Qualität zu vermitteln.

Moderne Immobilienverwaltungssysteme für Serviced Apartments umfassen Funktionen wie Branding, Buchungsmaschinen, Social-Media-Integration und die Umsetzung umfassender Marketingkampagnen, um die Verwaltung von Leerständen und Websites zu erleichtern.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie ein PMS Sie beim Marketing unterstützen kann:

Verfügbarkeit und Preise in Echtzeit

Ein PMS liefert Echtzeit-Updates zur Wohnungsverfügbarkeit und den Preisen über alle Kanäle hinweg. Dies hilft, Überbuchungen zu vermeiden und stellt sicher, dass potenzielle Gäste auf genaue Informationen zugreifen können, was Vertrauen und Zuverlässigkeit fördert. Konsistente Preise und Verfügbarkeiten sind entscheidend für die Gewinnung und Bindung von Kunden.

Online-Buchungsmaschine

Eine benutzerfreundliche Online-Buchungsmaschine, die in Ihr PMS und Ihre Website integriert ist, ermöglicht potenziellen Gästen eine einfache Direktbuchung. Direktbuchungen führen oft zu höheren Gewinnmargen, da Sie Provisionen von Drittanbieter-Buchungsplattformen vermeiden. Anreize wie Rabatte oder exklusive Vergünstigungen für Direktbuchungen können dies zusätzlich fördern.

Werbeaktionen und Marketingkampagnen

Nutzen Sie Ihr PMS, um Werbeaktionen oder Marketingkampagnen zu erstellen und zu verwalten. Ob saisonale Rabatte, spezielle Pakete oder Treueprogramme – Ihr PMS hilft Ihnen, die Effektivität dieser Kampagnen zu automatisieren und zu verfolgen. Dies kann ein wirksames Instrument sein, um neue Gäste zu gewinnen und bestehende zu binden.

Datenanalyse und Berichterstattung

PMS-Lösungen umfassen in der Regel Analyse- und Berichtsfunktionen. Nutzen Sie diese Tools, um Einblicke in Ihre Geschäftsentwicklung zu erhalten, Buchungstrends zu verstehen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Datenbasierte Entscheidungen können Ihre Marketingstrategien verbessern, indem Sie bestimmte Zielgruppen ansprechen, Preise anpassen und Werbemaßnahmen optimieren.

Social Media Integration

Einige PMS-Lösungen bieten Social-Media-Integration, sodass Sie Ihre Serviced Apartments auf verschiedenen Plattformen präsentieren können. Die Integration in soziale Medien kann die Markensichtbarkeit erhöhen, potenzielle Gäste ansprechen und nutzergenerierte Inhalte wie positive Bewertungen und Erfahrungsberichte nutzen.

Gibt es Nachteile bei der Verwendung von Serviced Apartment PMS?

Obwohl die Hausverwaltung von Serviced Apartments sehr profitabel ist und ihre Nutzung keine besonderen Nachteile mit sich bringt, liegt es in der Verantwortung des Hausverwalters, dafür zu sorgen, dass es funktioniert.

Sie müssen verstehen, dass es nicht alle Ihre Probleme sofort löst, aber es kann Ihnen helfen, einige Ihrer zeitaufwändigsten täglichen Aktivitäten zu automatisieren.

Allerdings ist es, wie bei jeder Softwareinvestition, entscheidend, für den Dienst ein klares Ziel vor Augen zu haben.

Ein definiertes Ziel ermöglicht Ihrem Unternehmen, die spezifischen Funktionen zu bestimmen, die zum Erreichen des Erfolgs erforderlich sind.

Hier sind einige Überlegungen:

Anfängliche Kosten und Implementierungszeit:

Die Implementierung eines SAPMS kann erhebliche Vorlaufkosten verursachen, darunter Softwarelizenzen, Hardware und Schulungen. Darüber hinaus kann die Zeit, die die Mitarbeiter für die Einarbeitung in das neue System benötigen, die Produktivität während der Übergangsphase vorübergehend beeinträchtigen.

Integrationsherausforderungen

Bei manchen Immobilienverwaltungssystemen kann die Integration in bestehende Systeme oder Anwendungen von Drittanbietern problematisch sein. Kompatibilitätsprobleme können zu Betriebsunterbrechungen oder zusätzlichen Kosten für die Anpassung führen.

Lernkurve für Mitarbeiter

Mitarbeiter müssen sich bei der Umstellung auf ein neues SAPMS möglicherweise erst an die neue Situation gewöhnen. Schulungen und Onboardingprozesse können einige Zeit in Anspruch nehmen, und während dieser Zeit kann es zu einem vorübergehenden Effizienzverlust kommen.

Balance zwischen Automatisierung und Personalisierung

In der Serviced-Apartment-Branche ist Property-Management-Software (PMS) zu einem Eckpfeiler für einen effizienten Betrieb geworden.

Mit der fortschreitenden technologischen Entwicklung ist es für Immobilienverwalter zu einer zentralen Überlegung geworden, das empfindliche Gleichgewicht zwischen Automatisierung und Personalisierung zu finden.

Im Folgenden gehen wir auf die Herausforderungen und Chancen ein, die mit der Herstellung dieses Gleichgewichts verbunden sind, und untersuchen, wie die neuesten Fortschritte bei der Serviced Apartment Property Management Software (SAPMS) im Jahr 2024 das Gästeerlebnis verbessern und gleichzeitig eine menschliche Note bewahren können.

Der Aufstieg der Automatisierung

Die Automatisierung innerhalb von SAPMS hat die Verwaltung von Immobilien zweifellos revolutioniert. Von optimierten Check-in-Prozessen bis hin zu dynamischen Preisstrategien bietet Automatisierung Effizienzgewinne, die zu operativer Exzellenz beitragen. Es stellt sich jedoch die Frage: Wie viel Automatisierung ist zu viel und wo sollte die Grenze gezogen werden, um den menschlichen Aspekt zu bewahren?

Effizienzsteigerung ohne Abstriche bei der Personalisierung

SAPMS-Anbieter konzentrieren sich nun auf die Entwicklung von Funktionen, die nicht nur Routineaufgaben automatisieren, sondern auch die Personalisierung verbessern. Intelligente Algorithmen analysieren die Präferenzen der Gäste und ermöglichen es Hotels, Dienstleistungen, Zimmerpräferenzen und sogar Sonderangebote individuell anzupassen. So wird ein ausgewogenes Verhältnis zwischen betrieblicher Effizienz und personalisiertem Gästeerlebnis geschaffen.

Entwicklung des Gästebeziehungsmanagements (GRM)

Die GRM-Komponente von SAPMS ist über die reine Datenspeicherung hinausgegangen. Sie dient nun als Werkzeug, um eine echte Verbindung zu Gästen aufzubauen. Dank fortschrittlicher GRM-Funktionen können Hotels Gästepräferenzen speichern, vergangene Interaktionen verfolgen und sogar Bedürfnisse antizipieren, um ein persönlicheres und unvergesslicheres Erlebnis zu schaffen.

Datengesteuerte Personalisierung

Durch Datenanalysen kann SAPMS Einblicke in das Verhalten und die Vorlieben von Gästen liefern. Durch das Verständnis dieser Muster können Hotels Angebote anpassen, personalisierte Services empfehlen und sogar zukünftige Gästebedürfnisse vorhersagen.

Diese datengesteuerte Personalisierung steigert die Zufriedenheit und Treue der Gäste.

Strategien zur Aufrechterhaltung einer menschlichen Note

Automatisierung ist zwar entscheidend, aber die menschliche Note ist ebenso wichtig. Hotels können Strategien wie personalisierte Willkommensnachrichten, handschriftliche Notizen oder die Interaktion mit dem Personal umsetzen, damit sich Gäste wertgeschätzt und persönlich betreut fühlen.

Direkte Kommunikationskanäle

Moderne SAPMS bieten nun direkte Kommunikationskanäle, über die Gäste problemlos mit dem Hotelpersonal in Kontakt treten können. Dies fördert die Erreichbarkeit und Reaktionsfähigkeit und ermöglicht es Gästen, Anliegen direkt zu äußern, Anfragen zu stellen oder Empfehlungen einzuholen, was ihr Gesamterlebnis verbessert.

Feedbackschleifen für kontinuierliche Verbesserung

Durch die Einrichtung von Feedbackschleifen innerhalb des SAPMS können Gäste ihre Erfahrungen teilen. Dieser wertvolle Input kann genutzt werden, um Services zu verbessern, Schwachstellen zu beheben und das Gesamterlebnis der Gäste kontinuierlich zu verbessern. So entsteht eine symbiotische Beziehung zwischen Technologie und Gästezufriedenheit.

Die Rolle des Personals bei der Personalisierung

SAPMS sollte Mitarbeiter befähigen, aktiv zum Personalisierungsprozess beizutragen. Wenn Mitarbeiter über die Wünsche ihrer Gäste informiert sind und die notwendigen Werkzeuge für personalisierte Dienstleistungen besitzen, stärkt dies die menschliche Note und trägt zu einer positiven Wahrnehmung der Gäste bei.

Anpassungsoptionen für Eigenschaften

Da jede Unterkunft ihre eigene Identität hat, ermöglicht das neueste SAPMS individuelle Anpassungen. Von Branding-Elementen bis hin zu Serviceangeboten können Hotels die Software an ihre spezifische Markenpersönlichkeit anpassen und so ihren Gästen ein individuelles und personalisiertes Erlebnis bieten.

Strategien zum Ausgleich von Kosten und Nutzen

Die Implementierung eines modernen SAPMS ist mit Kosten verbunden, sowohl in finanzieller Hinsicht als auch in Bezug auf die Mitarbeiterschulung. Immobilienverwalter müssen diese Kosten sorgfältig gegen die Vorteile der verbesserten Effizienz und Personalisierung abwägen. Ein strategischer Ansatz stellt sicher, dass die Investition den Zielen der Unterkunft und den Erwartungen der Gäste entspricht.

Unternehmensgrößen und -typen, die eine Software zur Verwaltung von Serviced Apartments nutzen

Die Bedürfnisse eines Immobilienverwalters hängen von der Größe und Art seines Portfolios ab. Immobilienbesitzer aller Art können von den Funktionen der Immobilienverwaltung profitieren. Zu den potenziellen Kunden zählen unter anderem:

• Käufer von Ein- und Mehrfamilienhäusern. Diese Kunden sind die beliebteste Form der Hausverwaltung und haben Zugriff auf eine breite Palette von Dienstleistungen, die sie bei der Verwaltung von Wohnungen, Eigentumswohnungen oder Eigenheimen unterstützen, darunter Buchhaltung und Mieterverfolgung sowie Portale und Leerstandsmarketing.
• Käufer in Nischenmärkten – während die meisten Immobilienverwaltungssysteme dieselben grundlegenden Aufgaben ausführen, ist die Software zur Verwaltung von Serviced Apartments auf bestimmte Arten von Mietobjekten spezialisiert.
• Investoren für Ferienwohnungen – technisch gesehen sind Ferienwohnungen auch Serviced Apartments, mit leichten Unterschieden. Um Eigentümern eine größere Reichweite bei potenziellen Mietern zu bieten, konzentriert sich die Verwaltungssoftware für Serviced Apartments auf Online-Buchungsverwaltung und Marketing-Tools, die Ferienwohnungen nutzen können.
• Käufer auf Unternehmensebene – diejenigen, die innerhalb einer Unternehmensorganisation für viele Immobilien verantwortlich sind – entscheiden sich möglicherweise für ein Serviced-Apartment-System, das einen umfassenden Überblick über ihr gesamtes Portfolio bietet.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Die Serviced Apartment Property Management Software von Booking Ninjas ist für ihre hochmodernen Lösungen zur Immobilienverwaltung bekannt.

Die Gründer des Unternehmens haben es sich zum Ziel gesetzt, allen Beteiligten an der Immobilie – Managern, Eigentümern, Gästen und Dienstleistern – ein außergewöhnliches Erlebnis zu bieten. Unsere Systeme ermöglichen die Verwaltung von Gebühren, den Vertrieb und einfache Buchungen.

Sie können Preise und Buchungen für viele Unterkünfte jederzeit und auf jedem Gerät koordinieren. Mit unserem speziell entwickelten zentralen Rechnungsmodul verwalten Sie außerdem Zahlungen und Einnahmen. Unsere zukunftssicheren Lösungen sind flexibel genug, um mit Ihrem Unternehmen zu wachsen.

Für einen kostenlosen, individuellen Kostenvoranschlag wenden Sie sich bitte an das Vertriebsteam/den Kundendienst des Immobilienverwaltungssystems von Booking Ninjas .