Ainda que obter e fornecer contratos de gestão de propriedades federais possa ser intimidador, os contratantes devem estar prontos para assumi-los.
Introdução à Gestão de Propriedades Governamentais
A gestão de propriedades governamentais ocorre quando um contratante terceirizado supervisiona as operações diárias de imóveis governamentais.
Por definição, o conceito de propriedade governamental engloba todos os bens substanciais de propriedade do governo. A propriedade locada também está incluída. Existem dois tipos de propriedades locadas: aquelas alugadas pelo governo e aquelas alugadas pelo contratante.
Na realidade, o governo não é proprietário do imóvel que aluga de uma empresa de locação. Quando a administração aluga uma propriedade e a entrega posteriormente a um contratante sob contrato, instrui o contratante a tratar a propriedade como se fosse Propriedade do Governo durante o período vigente do contrato.
Essa propriedade deve ser gerenciada, regulamentada, protegida e conservada de acordo com o acordo do contrato e o Sistema de Gestão de Propriedades do Contratante.
O governo deve emitir instruções de prescrição quando da data em que o contrato expira, ou quando a propriedade alugada não é mais desejada. Dependendo dos termos e circunstâncias do contrato de locação, a propriedade alugada pode ser devolvida à empresa de locação ou adquirida.
A propriedade alugada pelo contratante e subsequentemente usada na entrega do projeto não está incluída na definição de "Propriedade do Governo", mesmo que o governo pague a taxa de locação. Os termos do contrato de locação que o contratante tem com a empresa de locação os vinculam.
Agências de gestão de propriedades podem estar sujeitas a partes ou à totalidade destes dispositivos, com as despesas administrativas associadas dependendo do tipo de contrato e do ambiente contratual.
De muitas maneiras, a gestão de propriedades governamentais é tão complexa e repleta de armadilhas potenciais quanto a contabilidade de contratos governamentais.
Quantos Tipos de Propriedade Governamental Existem?
Ferramentas especiais, equipamentos, materiais, equipamentos de teste especiais e propriedades imobiliárias são as cinco categorias ou tipos de propriedades governamentais.
Exemplos de Propriedades Governamentais
A propriedade pública é qualquer propriedade imobiliária de propriedade do governo ou de uma agência governamental, em vez de uma entidade privada ou uma corporação.
Ela pertence ao público em geral. Alguns exemplos de propriedades governamentais são ruas, bibliotecas, calçadas, playgrounds e escolas, frequentemente utilizados pelo público em geral.
Plano de Gestão de Propriedades Governamentais
A cláusula GP exige que os contratantes desenvolvam e implementem planos, métodos e processos de gestão de propriedades, independentemente do tipo de contrato, para proteger os interesses do governo e evitar riscos. Os seguintes aspectos significativos do plano devem ser abordados:
- Aquisição de Propriedades
- Registros de Recebimento de Propriedades do Governo
- Inventário Físico de Propriedades do Governo
- Controle de Subcontratados
- Relatórios
- Utilização de Propriedades do Governo
- Manutenção e Conservação
- Encerramento de Imóveis
Serviços Oferecidos por Agências de Gestão de Propriedades Governamentais
Avaliações
Identificar e abordar deficiências em um sistema de gestão de propriedades pode ser a diferença entre uma auditoria governamental bem-sucedida e mal-sucedida. Podemos fazer uma análise de lacunas em seu sistema de propriedades atual e fornecer uma lista de preocupações de conformidade e ideias para melhorias.
Implementação
A equipe colabora para adotar as melhores práticas, regras e protocolos, enquanto ensina e treina sua equipe para administrar o sistema independentemente, independentemente se você é novo no processo ou precisa de ajuda para atualizar o sistema existente.
Manual de Políticas
Elaborar diretrizes e procedimentos suficientes é o primeiro passo para ter uma boa gestão de propriedades. Algumas agências profissionais de gestão de propriedades governamentais podem redigir seu manual de propriedades que inclui procedimentos compatíveis com as políticas.
Autoavaliação do Contratante (CSA)
Uma plataforma funcional de gestão de propriedades deve conduzir autoavaliações internas anuais de sua estrutura. Eles realizam CSAs para contratantes de todos os tamanhos para ajudá-lo a cumprir essa obrigação. Para atender às suas necessidades de CSA anual, a equipe visitará seu local, realizará essas auditorias e fornecerá um relatório que você poderá enviar ao DCMA.
Treinamento
Nossa formação pode ser concluída online ou até mesmo em seu local, e oferecemos cursos adaptados às suas necessidades específicas de propriedade. Concentramo-nos em educar sua equipe sobre suas regras, processos e requisitos de conformidade do FAR e DFARS.
Atendimento a Pedidos de Ação Corretiva (CARs)
Quando o DCMA conduz uma auditoria, os provedores de serviços de desenvolvimento de propriedades estão apenas algumas vezes preparados. Se uma auditoria de propriedades do DCMA descobrir CARs, algumas agências de gestão de propriedades governamentais podem ajudá-lo a lidar com eles de maneira clara. Para responder corretamente e rapidamente aos CARs, podemos nos comunicar com a agência de auditoria a seu pedido.
Encerramento do Contrato e Disposição de Propriedades
O que você deve fazer quando um contrato expira e você fica com propriedades federais ou estaduais? Podemos ajudar a garantir que qualquer propriedade governamental seja corretamente disposta durante o processo de encerramento do contrato. As agências de gestão de propriedades governamentais podem colaborar diretamente com os oficiais de limpeza de fábricas e lidar com dificuldades relacionadas ao encerramento.
Gerenciamento de Equipamentos e Perda de Propriedades Governamentais
O contratante pode ser responsabilizado por avaria, perda ou dano a bens do governo se exceder injustificadamente as autorizações especificadas no contrato, na lista de materiais ou em outros critérios adequados, dependendo dos termos do contrato e das circunstâncias do caso específico.
Quaisquer casos de propriedades governamentais perdidas, danificadas ou destruídas sob a responsabilidade ou administração do contratante devem ser investigados e relatados ao administrador de propriedades. Um relatório deve ser fornecido quando produtos ou itens acabados forem perdidos, danificados ou destruídos enquanto estiverem sob o controle do contratante.
O contratante deve instruir quaisquer subcontratados sob sua responsabilidade ou posse de propriedades do governo a investigar e relatar quaisquer incidentes de perda, dano ou destruição dessa propriedade.
Sistema de Gestão de Propriedades Governamentais
Os provedores de serviços de sistemas de gestão de propriedades governamentais podem ajudar os contratantes a criar e implementar métodos compatíveis para gerenciar propriedades governamentais. Nossos profissionais têm muita experiência lidando com sistemas e auditorias de propriedades governamentais.
O gerenciamento inadequado de propriedades governamentais pode ter repercussões graves para os contratantes. Nosso grupo inclui auditores do DCMA e ex-gerentes de propriedades governamentais que podem ajudá-lo a garantir que seu sistema de propriedades cumpra as obrigações contratuais.
Antes de implementar quaisquer alterações, o contratante deve notificar o Administrador de Propriedades sobre quaisquer mudanças significativas em seu sistema de gestão de propriedades.
Para fins de realização deste contrato, o contratante pode (exceto quando proibido por lei ou regulamento) utilizar práticas comerciais habituais, padrões de consenso voluntário ou práticas e padrões líderes do setor que garantam a administração eficaz e eficiente de propriedades do governo.
É essencial fazer o melhor uso possível da automação de tarefas de gestão de propriedades. Isso é feito utilizando ferramentas ou procedimentos que diminuem seu trabalho manual adotando a tecnologia para fazer o trabalho por você, o que é considerado automação de gestão de propriedades.
Com um sistema de gestão de propriedades governamentais como o Booking Ninjas, suas operações serão simplificadas, os fluxos de trabalho serão mais fáceis e as tarefas repetitivas serão automatizadas.
Você Precisa de um Sistema de Gestão de Propriedades Governamentais Aprovado?
Você precisa ter um sistema que cumpra os critérios da cláusula se FAR 52.245-1 estiver incluída em seus contratos, embora nenhum software, sistema ou permissão específica seja necessária.
Para gerenciar as propriedades do governo em sua posse, o contratante deve ter um sistema de controles internos. O sistema deve ser suficiente para atender aos critérios desta cláusula. Para controlar eficaz e eficientemente as propriedades do governo, o contratante deve estabelecer e manter sistemas, processos, registros, procedimentos e metodologias.
Como qualquer sistema, os processos, controles, relatórios e evidências de teste de sistema, treinamento e atualização são mais críticos do que o software ou hardware.
Existem padrões específicos para recepção, rotulagem e inventário, embora, como já foi dito, seja possível aplicar processos de negócios ou industriais padrão. Orgulhe-se de suas habilidades, cumpra o que promete e forneça provas para suas reivindicações.
Principais Considerações
Coordenar as funções de planejamento, recepção, vendas, gestão de hóspedes, vendas e relatórios é facilitado pelos sistemas de gestão de propriedades governamentais.
Ao centralizar o status de todas as propriedades do hotel, permite que os proprietários de propriedades gerenciem operações de recepção, preços e promoções, e dados de fidelidade do cliente.
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