مهما كان ما تستخدمه في عملك حاليًا - دفاتر حسابات ورقية، جداول بيانات، محاسبة، أو أي برنامج آخر، سيأتي وقت التغيير المناسب. لكن، خلافًا للاعتقاد السائد، هذا التغيير ليس أمرًا مخيفًا، بل هو أمر يجب عليك تقبّله وتوقعه.
عند الانتقال إلى نظام إدارة عقارات جديد، هناك العديد من الأمور التي يجب مراعاتها. أهمها مدى كفاءة هذا النظام الجديد في خدمتك. لا شيء يضاهي ذلك. للتأكد من ذلك، ستحتاج إلى إثبات قدرة النظام على أداء جميع وظائفه ومدة استخدامه.
هناك أمور أخرى يجب مراعاتها عند الانتقال إلى نظام إدارة عقارات جديد، وسنناقشها في هذه المقالة. قبل ذلك، سنناقش سبب رغبتك في الانتقال من البداية. بعد ذلك، عليك فهم مراحل التنفيذ، بالإضافة إلى تنظيف البيانات والإعداد المناسب.
هل أنت مستعد لتعلم كيفية الانتقال إلى نظام إدارة عقارات جديد بالطريقة الصحيحة؟ لنبدأ!
لماذا الانتقال إلى نظام إدارة الممتلكات الجديد؟
لا شك أن فوائد الانتقال إلى نظام إدارة عقارات جديد وأفضل لا تُحصى. فهو يتضمن كل ما تتوقعه من مزايا.
1. برنامج إدارة العقارات الجديد يوفر لك الوقت
غالبًا ما تستهلك مهامٌ متكررة، مثل المحاسبة وإدارة الضيوف، وقتًا طويلًا في إدارة الأعمال. صحيحٌ أن هذه المهام مهمة، ولكن هناك طريقةٌ أفضل لاستغلال الوقت. مع برنامج إدارة العقارات الجديد الذي يُساعدك على التعامل مع جميع هذه المهام المتكررة، يُمكنك توفير وقتٍ كافٍ للقيام بمهام أكثر أهمية.
من الجدير بالذكر أنه إذا كنت ترغب في تبسيط سير عملك، فإن إضاعة الوقت في مهام يدوية غير ضرورية ومتكررة وغير فعالة ليس الحل الأمثل. سيساعدك برنامج إدارة عقارات جديد مثل BookingNinjas على توفير الوقت.
2. يوفر المال
يساعدك نظام إدارة العقارات الجديد على توفير المال. مقولة "الوقت من ذهب" صحيحة، فعندما توفر الوقت، يمكنك التركيز على المهام المدرة للدخل وتحقيق نتائج فعّالة.
إلى جانب إدارة الوقت التي تُسهم في توفير المال، غالبًا ما يتضمن الانتقال إلى نظام إدارة عقارات جديد خدمات مُجمّعة تُوفّر المال. تشمل هذه الخدمات المُجمّعة إدارة النزلاء، ومعالجة المدفوعات، وإدارة الشؤون المالية.
3. نظام إدارة الممتلكات الجديد ينمي أعمالك
عند انتقالك إلى نظام إدارة عقارات جديد يُؤدي وظيفته بكفاءة، لن يمر وقت طويل قبل أن تُحسّن نمو أعمالك. يدعم نظام إدارة العقارات الجديد نمو أعمالك من خلال تفاعل رقمي أفضل، وتجارب أفضل للضيوف، وتحليل بيانات مُحسّن.
فهم ما ينطوي عليه التنفيذ
يعتمد تحقيق أقصى استفادة من نظام إدارة العقارات الجديد على فهم كامل لجميع مراحل تنفيذه. أولًا، يجب أن تعلم أن التنفيذ يتطلب وقتًا وجهدًا.
اعتمادًا أيضًا على حجم عملك وحجم النظام، قد تحتاج إلى أن يكون أحد أفراد فريقك على اتصال مباشر بخبراء التنفيذ لدى مزود النظام.
من الناحية المثالية، تبدأ عملية التنفيذ بمكالمة أولية بينك أو بين أحد أعضاء فريقك وموفر النظام. ستحتاج إلى تخصيص بعض الوقت لفهم آلية عمل نظام إدارة العقارات الجديد وكيف سيُحسّن أعمالك. سيتولى المزود مسؤولية فهم مشكلتك وإطلاعك على كيفية استفادتك من نظامه.
بمجرد اقتناعك بأن النظام سيفيد عملك، يمكنك البدء بالتنفيذ. قد تستغرق العملية بأكملها، من الاتصال الأولي وحتى نهاية التنفيذ، ما يصل إلى ثلاثة أشهر، لذا قد تحتاج إلى التحلي بالصبر ريثما يقوم مزود الخدمة بعمله.
بالطبع، يجب أن تكون على دراية بكل مرحلة من مراحل التنفيذ، فهذا يُسهم في الحفاظ على الثقة. لا تتردد في طرح الأسئلة عندما لا تكون متأكدًا من كيفية عمل ميزة ما، أو إذا كنت تأمل أن يحتوي النظام على ميزة وأنت غير متأكد من تضمينها.
الآن بعد أن فهمت ما ينطوي عليه التنفيذ، ما هي الخطوات التالية التي يجب اتخاذها؟
تنظيف البيانات
من أهم المهام التي يجب عليك القيام بها، خاصةً إذا كنت تستخدم نظام إدارة عقارات قبل التخطيط للانتقال إلى نظام جديد، تنظيف بياناتك. باختصار، عليك تنظيف بياناتك قبل الانتقال.
حتى لو كنت تستخدم دفاتر حسابات ورقية، فلا يزال عليك التأكد من صحة البيانات المُدخلة في النظام الجديد وتحديثها. قد تكون بياناتك غير صحيحة أو غير مُحدثة لأسباب مُختلفة، وسيكون إدخال بيانات غير صحيحة في نظام إدارة العقارات الجديد مُدمرًا. سيؤدي ذلك إلى صعوبة التنفيذ بشكل عام، ويُعرّض عملك لخطر الفشل.
الآن، كيف تقوم بتنظيف البيانات؟
- التحقق من جميع عمليات التفتيش ومهام الصيانة التي تحتاج إلى الإغلاق
- مراجعة المعلومات الشخصية للإدارة وضيوف العقار
- التحقق من تواريخ تجديد الإيجار أو عقد الإيجار
- مراجعة الفواتير المستحقة
- إزالة جميع المعلومات غير ذات الصلة من قاعدة البيانات
التوجيه
الخطوة التالية هي الترحيب بنظام إدارة العقارات الجديد في عملك. لقد قام المُزوّد بالعمل الشاق، وقمتَ بتنظيف بياناتك وإدخالها في النظام، والآن يمكنك بدء العمل، أليس كذلك؟ لا، عليك حضور جلسات تعريفية.
ليس من المتوقع أن تفهم كيفية عمل النظام بين عشية وضحاها، ولذلك تُعد جلسة التوجيه مهمة. وحسب حجم عملك وقوة النظام، قد تتضمن جلسة التوجيه جلسات متعددة وتدريبًا لأكثر من شخص في فريقك. مهما كان شكلها، فإن الهدف هنا هو ضمان حصولك على أفضل قيمة لأموالك وأكثر من نظام إدارة العقارات الجديد.
في جلسات التوجيه، ستتمكن من طرح أسئلة على مزود الخدمة الخاص بك فيما يتعلق بالميزات المختلفة، وسير العمل، وكيفية عمل لوحات المعلومات.
في الأساس، يمكنك توقع تقسيم عملية التوجيه إلى جلسات مثل؛
- مقدمة للميزات والوظائف الأساسية
- وظائف وأدوار إدارة الممتلكات
- وظائف إدارة ضيوف العقار
- إدارة المالية
- تنفيذ الاستراتيجية ودمج تطبيقات الطرف الثالث
-وغيرها الكثير.
إذا كان لدى مزوّد النظام قاعدة معلومات أو مركز مساعدة يحتوي على مقاطع فيديو ومقالات وفيديوهات مفيدة، فسيوجهك إليها أيضًا. ستساعدك قاعدة المعلومات أثناء جلسات التوجيه وبعدها على تحقيق أقصى استفادة من نظام إدارة العقارات الجديد.
بعد الانتهاء من الإعداد، يمكنك الآن بدء العمل مباشرةً وإعلام عملائك بالتغيير الجديد وما قد يستفيدونه من النظام. حتى بعد التنفيذ، يجب أن تظل على اتصال بفريق خدمة العملاء لدى المزوّد ليتمكنوا من مساعدتك في حال واجهت أي مشكلة.
خاتمة
قد يكون نظام إدارة عقارات جديد كل ما تحتاجه شركتك للوصول إلى مستوى جديد من النمو. لن يقتصر الأمر على توفير الوقت والمال، بل سيضعك نظام إدارة عقارات متكامل في صدارة قطاعك.
مع أنظمة إدارة العقارات مثل BookingNinjas، يمكنك إدارة عقارك أينما كنت من أي مكان في العالم وفي أي وقت. هذا يعني أنك لن تكون مقيدًا بجهاز أو بموقع جغرافي لإجراء جميع التغييرات اللازمة لازدهار عملك.
BookingNinjas نظام إدارة عقارات موثوق به. يتميز بجميع التكاملات المثالية، وهو أكثر قابلية للتخصيص لعقارك من أي نظام آخر. جرّبه الآن .
_-_A_Complete_Guide.png)
