اعتماد أنظمة برمجية لتتبع الصيانة

لماذا تعتمد شركات إدارة الممتلكات بشكل متزايد على أنظمة البرامج لتتبع الصيانة؟

تتبادر إلى الأذهان كلمة "صيانة" ذات دلالة سلبية عندما يتعلق الأمر بإدارة العقارات. فالصيانة مسؤولية تقع على عاتق المستثمر. ويرغب معظم مالكي العقارات في امتلاك محفظة كبيرة من الأصول دون أي تكاليف إضافية.

قد تكون الصيانة الدورية مهمةً شاقة، خاصةً عندما يُطلب إنجاز كل شيء يدويًا. ولكن في الواقع، سهّلت أنظمة البرمجيات مهمة ضمان سلامة العقار للمستأجر التالي. تُسهّل هذه الأنظمة عمليات الانتقال والخروج، إذ توفر دائمًا صورًا ومقاطع فيديو لمقارنة حالة العقار قبل وبعد مغادرة المستأجر. بهذه الطريقة، يُمكن الحفاظ على قيمة العقار جيدًا وتقليل النفقات الإضافية غير الضرورية.

قد يُفسد المستأجرون العقارات إذا لم تُراقب بشكل صحيح لضمان سير الأمور على ما يُرام. تُجيد أنظمة تتبع الصيانة هذه تحديد متى تُحاسب المستأجرين على أي تلف أو تضرر في العقار.

لقد غيّرت التقنيات المتطورة طريقة تعامل مديري العقارات مع مهام الصيانة المختلفة، من خلال ضمان عمليات ضبط فعّالة وفعّالة. في الواقع، يُعدّ توفير الصيانة الدورية للعقار جزءًا من رضا المستأجرين، ولكن بشكل عام، تمنع الصيانة الدورية خطر تعرُّض العقار لخطر التلف الشديد.

إذا كنت تنتمي إلى قطاع الضيافة أو ترغب في امتلاك واحد لنفسك، إذن، الاستعانة بخدمات شركة إدارة عقارات قوية يجب أن يكون نظام إدارة العقارات من أهم أولوياتك، خاصةً إذا لم تكن تتخيل يومًا إدارة عملية. في هذه المقالة، ستتعرف على معنى نظام إدارة العقارات، ولماذا يُعدّ أساسيًا لنجاحك في قطاع الضيافة، ولماذا تعتمد شركات إدارة العقارات بشكل متزايد على أنظمة برمجية لتتبع الصيانة.

ما هو نظام إدارة الممتلكات؟

نظام إدارة العقارات، واختصاره PMS، هو تطبيق برمجي تقني يستخدمه قطاع الضيافة، والقطاع التجاري، وملاك العقارات السكنية المؤجرة، في مجالات الخدمات اللوجستية، والملكية الفكرية، والعديد من المجالات الإدارية الأخرى. وبمعنىً أدق، يُمكن القول إن نظام إدارة العقارات هو وسيلة رقمية تُحسّن إدارة وصيانة العقارات الخاصة، والجوانب القانونية، والموظفين، من خلال نظام وظيفي واحد.

يُعد نظام إدارة الممتلكات (PMS) جزءًا من نظام برمجي مُصمم لمراقبة العمليات اليومية لقطاع الضيافة والعقارات الخاصة وغيرها. في قطاع الضيافة الحديث، جعلت هذه التقنية المبتكرة الأساليب الورقية قديمة الطراز.

كما هو الحال مع الأنظمة الأخرى، يختلف هذا النظام أيضًا في ميزاته. فإذا اعتبرنا الفندق مثالًا مثاليًا لقطاع الضيافة، فسنجد أنه يُساعد مديري الفنادق وموظفيها بشكل كبير في إدارة أمور مثل حجز الغرف والمطاعم والمعلومات المحاسبية الضرورية، خاصةً للمؤسسات الكبيرة. علاوة على ذلك، يُسهّل نظام إدارة العقارات غالبًا تتبع المقاييس الرئيسية مثل متوسط ​​سعر الغرفة (ADR) وإيرادات الغرفة المتاحة (RevPAR). كما يُمكن لشركات العقارات الاستعانة بأنظمة برمجية موثوقة للإشراف على الخطط والمهام والأفراد.

لماذا يعد نظام إدارة الممتلكات ضروريًا؟

ولّت أيامُ صعوبةِ تنفيذِ الصيانة، إذ كان كلُّ ما كان يُمكِنُ فعلهُ هو نقلُ ملاحظاتٍ لاصقةٍ على السبورة البيضاء. الآن، تُوظِّفُ إدارةُ العقاراتِ أكثرَ الأدواتِ كفاءةً وفعاليةً من حيثِ التكلفةِ لتبسيطِ سيرِ العملِ وتحقيقِ أقصى استفادةٍ من الاستثماراتِ بتكلفةٍ ونفقاتٍ أقلِّ نسبيًا. يُلبِّي نظامُ إدارةِ الممتلكاتِ جميعَ المتطلباتِ، ويمكنُ تخصيصُه وتعديلُه بسهولةٍ لتلبيةِ المتطلباتِ اللازمةِ لإدارةِ الاستثمارِ بنجاح.

الاستخدام السائد لأنظمة إدارة العقارات في قطاع الضيافة يُظهر جليًا أهمية متابعة جميع مراحل الاستثمار العقاري، إذا كان النجاح من أهم أولوياته. على مدار العقدين الماضيين، ازداد استخدام هذا النظام بشكل كبير، لا سيما مع انتشار استخدام التخزين السحابي. يوفر نظام إدارة العقارات العديد من المزايا، منها سهولة إدارة التقويم، مما يُقلل من الأخطاء المُكلفة.

يُساعد هذا النظام الموظفين على العمل بفعالية أكبر وبسرعة أكبر. لذا، تتطلع العديد من شركات الضيافة إلى اعتماد نظام إدارة العقارات، نظرًا لأهميته التي تفوق سلبياته بكثير. وتسعى هذه الشركات إلى تجنب وضع نفسها في وضع تنافسي سيء من خلال اتباع عملية الإدارة اليدوية التقليدية، والتي غالبًا ما تكون مُرهقة وغير فعالة.

الأمر الأكثر إثارة للاهتمام هو أن مُلّاك العقارات يتجهون أيضًا نحو استخدام نظام إدارة عقارات إلكتروني للمساعدة في أتمتة أي طريقة يستخدمونها، وتوفير الوقت والمال. يمكن أن يكون وجود حل برمجي أفضل مفيدًا للغاية في تقليل أعباء العمل بشكل كبير مع زيادة العائدات.

يمكننا القول إن التكنولوجيا الرقمية التي تُساعد في تتبع معلومات المستأجرين موجودة منذ فترة. ومع ذلك، لم يُستثمر الكثير من مُلّاك العقارات في هذه التكنولوجيا ليتمكنوا من إدارة عقاراتهم بكفاءة. تتميز أنظمة برامج إدارة العقارات بجودتها العالية، حيث تضمن قبول المدفوعات تلقائيًا، وتُعدّ تقارير الأعمال.

إن أهمية انخفاض التكاليف العامة وزيادة التركيز على التحليلات دفعت مُلّاك العقارات المُترددين إلى إعادة النظر في ترددهم في البداية في قبول هذه التقنية. يُوفر نظام إدارة العقارات (PMS) مزايا عديدة لإدارة العقارات، ولذلك لا مانع من استخدامه. سواء كنتَ مترددًا أو تُفكّر فيه بالفعل، فإن هذه المزايا ستُساعدك على اختيار حزمة برامج مُناسبة. في هذه المقالة، سنُركز بشكل أكبر على إحدى فوائد استخدام نظام إدارة العقارات لإدارة عقاراتك، وهي تتبّع الصيانة.

تتبع الصيانة

صيانة العقار من الأنشطة الأساسية التي يجب الاهتمام بها بكفاءة لإدارة العقار بفعالية. تُعد أعمال الصيانة، مثل تنظيف المزاريب المتراكمة عليها الأوراق، وإصلاح المراحيض المكسورة، والأحواض المتسربة، وفلاتر الأفران المتسخة، جزءًا من أعمال التأجير التي لا يمكن أتمتتها؛ لذا، يجب تتبعها باستخدام أنظمة برمجية وإصلاحها يدويًا.

رضا المستأجرين شاغلٌ أساسيٌّ للمُلّاك، ولذلك يجب معالجة شكاواهم المتعلقة بالصيانة فورًا. من ناحيةٍ أخرى، يعتبر المُلّاك هذه الصيانة مسؤوليةً عليهم، لأنها لا تُحقّق سوى استنزاف الإيرادات، مع ضرورة الاهتمام بها. ونظرًا لأهمية صيانة العقار، فقد طُوّرت العديد من أنظمة البرمجيات لتخفيف عبء تتبّع مشاكل الصيانة وإصلاحها.

أحد هذه الأنظمة هو النظام السحابي، الذي يُنبهك بوجود مشكلة صيانة بمجرد إضافة أمر عمل إليه. صُممت هذه الأنظمة بكفاءة عالية، وتعمل كبوابة خدمة عملاء، حيث تتيح للمستأجرين إنشاء ما يشبه التذكرة. تُعدّ هذه التذكرة وسيلةً لتقديم شكاواهم ضد المالك، والأهم من ذلك، أنها تُمكّنهم من إرفاق صور للمناطق المتضررة التي تحتاج إلى صيانة.

لا تُوفر هذه الأنظمة البرمجية للمستأجرين الرضا الذي يحتاجونه فحسب، بل تضمن أيضًا نزاهة شركة إدارة العقارات. يعمل هؤلاء المقاولون بكفاءة من خلال الوصول بانتظام إلى قاعدة بيانات السحابة للتحقق من التذاكر وجدولة أعمالهم بفعالية. كما يُبلغون المستأجرين بأي سبب لتأخير عملية الصيانة.

تُعدّ أنظمة إدارة العقارات ذات أهمية بالغة لمستثمري العقارات وشركات إدارة العقارات والمستأجرين. تضمن هذه الأنظمة للملاك امتلاك سجل صيانة موثّق جيدًا، بالإضافة إلى قدرتهم على تتبع تكاليف كل إصلاح.

4 مزايا لأنظمة تتبع الصيانة لأصحاب العقارات

- يتم إخطار المالك عندما يقدم المستأجرون شكاوى تتعلق بالصيانة والإصلاح والتي تحتاج إلى معالجة في أي وقت من الأوقات

- يجعل التمرير عبر النصوص الضخمة وسجلات المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني أمرًا ممكنًا من خلال الاحتفاظ بجميع الطلبات في مكان واحد

- يضمن التواصل الفعال مع المستأجرين في المنزل بشكل أسهل ويمكن القيام به في نفس الوقت

- يفيد في إنشاء سجل للصيانة والإصلاحات، وتكاليف كل إصلاح، والمحادثة مع كل مستأجر.

4 مزايا لأنظمة تتبع الصيانة للمستأجرين

- يسهل على المستأجرين تقديم طلبات الصيانة والإصلاح الخاصة بهم من أي جهاز

- من المفيد للمستأجرين إرفاق صور وفيديوهات للصيانة الفعلية التي يجب القيام بها

- كما أنه مفيد في متابعة حالة الإصلاح المطلوب

- يتيح نظام البرنامج إمكانية إشراك مواطنيك في المحادثة مع المالك أو شركة صيانة العقار التي قد تتعامل مع العقار.

خاتمة

صيانة العقارات أمرٌ أساسي، وقد صُممت بعض أنظمة البرمجيات لتسهيل ذلك. هذه الأنظمة متعددة الأغراض، فهي لا تقتصر على تتبع الصيانة فحسب، بل تُعدّ أيضًا إدارةً شاملةً للعقارات من خلال مراعاة جوانب أساسية مثل فحص المستأجرين، وتسويق الأصول، وعمليات الدفع.

يجب فهم استثمار إدارة العقارات لاختيار نظام تتبع الصيانة الأنسب، فكما هو الحال مع البرامج الأخرى، تختلف هذه البرامج من حيث الحجم والتعقيد والفوائد الإجمالية. تذكر أيضًا الاستفادة القصوى من نظام البرنامج الذي تراه الأنسب لك.

معلومات عنا

يجمع نظام Booking Ninjas بين نظام إدارة العقارات (PMS) ونظام إدارة علاقات العملاء (CRM) ليمنح مستخدمينا تجربة متكاملة عبر منصة واحدة. ولا يمكن لمثل هذا النظام أن ينجح إلا إذا بُني على منصة قوية وملائمة له.

مع وضع ذلك في الاعتبار، نضمن لكم أفضل تجربة إدارة رقمية متاحة. نخطط للتحرك بما يضمن تحقيق رؤيتنا، وهي أن نكون المزود الرائد للحلول الرقمية الموجهة للضيوف في قطاع الضيافة. ولن نصل إلى ذلك إلا بتوفير حلول رقمية مفيدة وطويلة الأمد لجميع مستخدمينا.