Es un hecho evidente que el mundo avanza hacia la tecnología y que todos los procesos se están automatizando. Desde la forma en que pagamos hasta cómo recibimos, compramos o realizamos transacciones, las cosas ya no son lo que eran. Por lo tanto, es imperativo que todas las empresas mejoren sus estrategias para mantenerse al día con las últimas novedades dentro y fuera de su negocio. Como propietario de un hotel, ¿cómo desea mejorar sus habilidades de gestión? ¿Cómo quiere asegurarse de utilizar los equipos adecuados para la gestión del hotel y de alcanzar la optimización? Para empezar, podría utilizar un software de contabilidad hotelera.
¿Qué es el software de contabilidad hotelera?
Es un tipo de software especialmente diseñado para hoteles, que les ayuda a gestionar las actividades diarias relacionadas con la contabilidad y la gestión financiera. Este tipo de software abarca todo lo relacionado con la contabilidad del negocio hotelero, desde la presupuestación hasta los asientos, la gestión de salarios, la planificación o previsión, la gestión de beneficios y otros elementos necesarios para el buen funcionamiento de un hotel. Se puede crear un software de contabilidad hotelera específico para cada hotel, según sus necesidades, o bien, uno o más hoteles pueden utilizar un tipo específico si se adapta a sus necesidades. Sin embargo, es responsabilidad del gerente y del contable comprender y saber cuál es el más adecuado para cada uno.
¿Por qué entonces debería cada hotel utilizar un software de gestión hotelera?
1. Mayor eficiencia
El ser humano tiene límites en ciertas cosas y, por supuesto, no se puede lograr una eficiencia total en el trabajo. Como resultado, cometemos errores. ¿Alguna vez has pensado en cómo un error en las finanzas podría llevar a la ruina a un hotel? Problemas fiscales, fraudes, robos y muchas otras cosas podrían ocurrir con personas a cargo. Con el software, estás mucho más cerca de lograr una eficiencia total en la contabilidad de tu hotel. La automatización te ayuda a monitorear cada gasto, control y error. No tienes que preocuparte por engaños o mentiras cuando tu software está al mando. El seguimiento también se simplifica gracias a su memoria de alta capacidad.
2. Almacenamiento
Siguiendo hablando de memoria, otra razón por la que sus hoteles deberían usar un software de contabilidad hotelera es su capacidad de almacenamiento. Ya sea que planee conservar sus registros durante un año, dos años, diez años o incluso más, un excelente software de contabilidad hotelera podrá gestionarlos fácilmente. Elimina la necesidad de llevar grandes libros de contabilidad durante periodos más largos de lo necesario. Con una capacidad de almacenamiento funcional, incluso podrá acceder a sus datos en cualquier momento cuando los necesite. ¿Qué más se puede pedir de este fantástico software?
3. Factor tiempo
Su software de contabilidad hotelera no solo le ofrece eficiencia, sino que también considera el factor tiempo. Con el software, tendrá más tiempo disponible. Ese tiempo que dedica a cuadrar una cuenta, rastrear una falla, liquidar una factura y entender a quién pagar y a quién deducir descuentos, se puede aprovechar al máximo con el software. Solo tiene que asegurarse de que su desarrollador comprenda sus necesidades desde el principio. De esta manera, podrá integrar todas las funciones o aplicaciones que necesita. La contabilidad se simplifica cuando utiliza un buen software de contabilidad hotelera.
4. Planificación de ayudas
Al final de cada año, dedica tiempo a revisar sus balances y planificar o prever el futuro. ¿Sabía que ya no tiene que esperar hasta fin de año? Con un software de contabilidad hotelera, puede tener todos los registros que necesita en tiempo récord. Puede ver, comparar, contrastar y comprender fácilmente el estado financiero del hotel y todo lo que ha estado sucediendo durante mucho tiempo. Incluso puede representarlo en gráficos si eso lo facilita. Con esto, puede planificar a medida que obtiene toda la información que necesita. Esa es otra razón por la que los hoteles deberían usar un software de contabilidad hotelera.
5. Ahorra dinero
La administración se esfuerza al máximo para asegurar el equilibrio de las cuentas. Si es necesario, contratan a contadores o auditores externos que también reciben remuneración por su trabajo. ¿Qué pasaría si pudiera reducir todos estos costos al mínimo? ¿Y si no tuviera que seguir gastando dinero extra en contabilidad? ¡Es posible! Con un software de contabilidad para hoteles, tiene todas las ventajas cubiertas si sabe cómo aprovecharlo al máximo. A menos que sea necesario, la gerencia del hotel no tiene que seguir invitando a los huéspedes para las cuentas. Tampoco tiene que emplear más personal para las entradas. ¡El software lo tiene cubierto!
6. Fácil de usar
El personal administrativo o quien esté a cargo de las cuentas debe saber usar el software eficazmente. Claro que no es difícil; sin embargo, la interfaz puede variar. Aprender a usar un software de contabilidad hotelera es fácil, similar a cómo se manejan las diversas tecnologías o aplicaciones actuales. ¿No todos sus empleados son licenciados en contabilidad? No se preocupe, aprender a usar el software es muy fácil. Basta con entenderlo y cualquiera podrá hacerlo.
7. Flujo de caja optimizado
Un software de contabilidad hotelera ofrece a su negocio hotelero precisión e información real, lo que facilita enormemente la toma de decisiones. Con el software, obtendrá la mejor rentabilidad de su inversión y comprenderá las entradas y salidas de efectivo. Podrá determinar si las tarifas específicas se ajustan al presupuesto y si se asignan. El hotel controla de cerca sus gastos e ingresos para optimizar el flujo de caja. Los informes, las tareas y la gestión son gestionados por el software, en lugar de por personas, lo que garantiza un control total de errores.
8. Accesos múltiples
Actualmente, ¿cuántas personas tienen acceso a los registros contables del hotel? ¿El contable, el recepcionista o parte del personal administrativo? ¿Cuánto tiempo han tenido que esperar para recibir sus comentarios sobre el estado financiero del hotel? ¿Días? ¿Semanas? ¿O incluso meses? Con el software, no tienen que esperar tanto. Cada uno puede acceder a toda la información que necesita en todo momento, desde diferentes lugares. Ya sea que estén al otro lado del mundo o en casa, pueden revisar la contabilidad sin obstaculizar el proceso de trabajo del hotel ni molestar a nadie. Por supuesto, solo las personas necesarias tendrán la contraseña o el método de acceso que elijan. Pueden hablar con su desarrollador sobre esto.
9. Admite otras funciones
¿Sabías que tu software de contabilidad no solo sirve para la contabilidad? Una razón para elegir un software de contabilidad para hoteles es que puedes incorporar otras funciones y actividades que también contribuirían al buen funcionamiento del hotel. Si lo deseas, puedes hablar con tu desarrollador sobre la posibilidad de incluir una función de reservas o de pedidos de comida. Es tu software y puedes adaptarlo a tu estilo de uso. Además, puedes integrarlo en el software principal de tu hotel. Quizás ya tengas una aplicación de software para hoteles; puedes añadir la función de contabilidad para que se adapte a tus necesidades.
10. Seguridad y flexibilidad
¿Está acostumbrado a que la contabilidad se lleve de cierta manera, pero le gustaría introducir un estilo más activo? Hable con su desarrollador. El software se puede ajustar de diversas maneras para garantizar que funcione para los fines previstos. Simplemente tiene que comunicarle su interés a su desarrollador y ambos se ponen de acuerdo sobre las funcionalidades útiles. ¡Muy flexible! Además, ofrece la máxima seguridad para sus datos e información, que están disponibles en el software. El hotel decide a qué puede acceder el público general o qué puede ver o con qué puede trabajar cada trabajador en diferentes etapas.
En todos estos casos, es fundamental utilizar un buen software de contabilidad hotelera , especialmente para hoteles que buscan obtener mayores ganancias, satisfacer a sus clientes e incluso expandirse. Este software facilita el crecimiento del negocio de diversas maneras.
Sin embargo, es fundamental que exista una buena relación entre el desarrollador y la administración o dirección del hotel. Esto permite que el desarrollador cree un buen software para el hotel o le ayude a elegir el más adecuado. La dirección del hotel también debe comprender qué buscan y en qué medida desean que el software de contabilidad sea activo y accesible. Elegir un buen software de contabilidad para hoteles es una oportunidad para que un hotel crezca.
