.jpeg)
Transformeren van Aanwezigheid, Lidmaatschapsbeheer en Ledenervaring
Flying Tree Yoga is een community-gedreven yogastudio die een verscheidenheid aan lessen en lidmaatschapsopties aanbiedt. Naarmate de studio groeide, nam ook de operationele complexiteit achter de schermen toe. Aanwezigheidstracking, pasgebruik en lidmaatschapsbevriezingen werden allemaal handmatig beheerd via spreadsheets—een aanpak die snel tijdrovend, foutgevoelig en moeilijk schaalbaar werd.
De Uitdaging
Het gebruik van spreadsheets betekende dat:
-
Aanwezigheid handmatig moest worden geregistreerd en vergeleken na elke les
-
Lidmaatschapsbevriezingen inconsistent werden bijgehouden, wat leidde tot verwarring en geschillen
-
Personeel uren per week besteedde aan het onderhouden van gegevens in plaats van zich te concentreren op leden
-
Leden geen duidelijk zicht hadden op hun passtatus of resterende sessies
-
Verlengingen vaak vertraagd of gemist werden door gebrek aan tijdige herinneringen en inzicht
Het team had een gecentraliseerd systeem nodig dat handmatig werk zou elimineren, de nauwkeurigheid zou verbeteren en een soepelere ervaring zou creëren voor zowel personeel als leden.
De Oplossing
Flying Tree Yoga implementeerde Booking Ninjas op Salesforce om hun aanwezigheid en lidmaatschapsoperaties volledig te digitaliseren.
Met Booking Ninjas konden ze:
-
Aanwezigheid van lessen in real-time volgen, waarbij ledenrecords automatisch worden bijgewerkt
-
Lidmaatschapspassen en -bevriezingen beheren met duidelijke regels, tijdlijnen en volledige geschiedenis
-
Spreadsheets volledig vervangen door een enkele bron van waarheid
-
Een ledenportaal lanceren waar studenten hun aanwezigheid, pasbalansen, bevriezingsperiodes en verlengingsstatus kunnen bekijken
-
Workflows rond pasverval en verlengingen automatiseren
De Resultaten
De impact was onmiddellijk en meetbaar:
-
Significante tijdsbesparing: Personeel elimineerde uren handmatige gegevensinvoer per week, waardoor ze zich konden concentreren op lesgeven, klantenservice en gemeenschapsbetrokkenheid.
-
Geen operationele fouten: Aanwezigheid, bevriezingen en pasbalansen worden nu automatisch bijgehouden, waardoor de inconsistenties en fouten die met spreadsheets gepaard gingen, zijn verwijderd.
-
Snellere en soepelere verlengingen: Leden kunnen duidelijk zien wanneer passen bijna op zijn of vervallen, wat leidt tot snellere beslissingen en minder gemiste verlengingen.
-
Hogere omzetbehoud: Verbeterde zichtbaarheid en tijdige verlengingen verminderden het verloop en verhoogden de terugkerende omzet.
-
Betere ledenervaring: Leden kregen vertrouwen en vertrouwen in het systeem, met volledige transparantie en zelfbedieningstoegang via het portaal.
-
Schaalbaarheid voor groei: De studio kan nu haar lidmaatschap laten groeien zonder extra administratieve overhead.
De Impact
Door over te stappen van spreadsheets naar een modern, geïntegreerd platform, heeft Flying Tree Yoga zijn dagelijkse operaties getransformeerd. Wat ooit reactief en handmatig was, is nu proactief, nauwkeurig en schaalbaar.
Booking Ninjas heeft niet alleen de interne efficiëntie verbeterd—het heeft Flying Tree Yoga geholpen een professionelere, betrouwbaardere en aantrekkelijkere ervaring voor zijn leden te creëren, wat direct bijdraagt aan een hoger behoud, sterkere relaties en langdurige groei.
