YMCA of the North + Booking Ninjas
Transformeren van seizoensgebonden hutreserveringen op Salesforce
Overzicht
YMCA of the North beheert kampen en buitencentra in Minnesota. Hutverhuur is een belangrijke bron van inkomsten, vooral tijdens het laagseizoen. Hun vorige reserveringssysteem was niet verbonden met Salesforce, had beperkte functionaliteit en vereiste aanzienlijke handmatige inspanning om beschikbaarheid en betalingen te beheren.
De YMCA werkte samen met Booking Ninjas om een Salesforce-native boekingsengine te creëren die seizoensgebonden regels ondersteunt, betalingen automatiseert en alle reserveringsgegevens centraliseert. Het resultaat is een gestroomlijnde digitale ervaring voor gasten en een verenigd operationeel systeem voor het personeel.
Sector
Non-profit / Buitenrecreatie
Regio
Minnesota, VS
Gebruikte Producten
Booking Ninjas PMS, Aangepaste Boekingsengine, Salesforce-integratie, Geautomatiseerde Betalingen, Analytics
Uitdaging
YMCA of the North had een reserveringssysteem nodig dat de werking van hun hutten kon ondersteunen:
Seizoensgebonden Beschikbaarheid
Hutten zijn alleen boekbaar tijdens specifieke laagseizoenvensters. Hun vorige tool kon geen complexe boekingsregels afdwingen of zich aanpassen aan programma'schema's.
Afgekoppelde Systemen
De YMCA was afhankelijk van Salesforce voor leden- en programmad gegevens, maar hutreserveringen bevonden zich op een apart platform. Het personeel synchroniseerde handmatig gegevens tussen systemen, wat de wrijving verhoogde en de nauwkeurigheid verminderde.
Handmatige Betalingsstructuur
Hutverhuur vereiste twee betalingen:
-
50% op het moment van boeken
-
Overige 50% 30 dagen voor aankomst
Personeel volgde deadlines in spreadsheets en volgde handmatig op met gasten. Het proces was tijdrovend en gevoelig voor vertragingen.
Oplossing
Booking Ninjas implementeerde een volledig Salesforce-native reserveringssysteem dat is ontworpen voor het operationele model van de YMCA.
Salesforce-Native Boekingsengine
Hutreserveringen worden nu rechtstreeks in Salesforce aangemaakt, beheerd en opgeslagen. Personeel kan gastgegevens, reserveringen en betalingsgeschiedenis op één plek bekijken. Gasten boeken via een gebrandmerkt online portaal dat in real-time met Salesforce is verbonden.
Aangepaste Seizoenslogica
Het nieuwe systeem handhaaft automatisch seizoensgebonden beschikbaarheidsregels en kampen schema's. Gasten kunnen zoeken op huttype, capaciteit en voorzieningen met verbeterde nauwkeurigheid en duidelijkheid.
Geautomatiseerde Gesplitste Betalingen
Betalingsregels zijn nu volledig geautomatiseerd:
-
Als de aankomst meer dan 30 dagen weg is, rekent het systeem 50% en plant het resterende saldo automatisch in.
-
Als de aankomst binnen 30 dagen is, betalen gasten het volledige bedrag vooraf.
Dit heeft alle handmatige tracking verwijderd en betalingsvertragingen geëlimineerd.
Realtime Rapportage
Booking Ninjas leverde dashboards die boekingsvolume, inkomsten, bezettingstrends en betalingsvoltooiing in realtime tonen. Het leiderschap heeft consistente zichtbaarheid in de prestaties van de hutten.
Geïntegreerde Analytics
Google Analytics werd verbonden om het gedrag in de boekingstunnel, verkeersbronnen en conversieprestaties te volgen. Marketingteams hebben nu nauwkeurige gegevens over bezoekersactiviteit.
Impact
Geünificeerde Operaties
Alle boekings-, gast- en betalingsgegevens bevinden zich nu in Salesforce. Personeel heeft een enkel, betrouwbaar systeem voor reserveringen.
Verminderde Administratieve Werkzaamheden
Handmatige betalingstracking en seizoensregelbeheer zijn geëlimineerd. Personeelstijd wordt herbestemd naar taken met een hogere waarde.
Sterkere Inkomstencontrole
Geautomatiseerde gesplitste betalingen zorgen voor tijdige inning en nauwkeurige rapportage.
Snellere, Eenvoudigere Gastenervaring
Gezinnen kunnen hutten online boeken zonder handmatige tussenkomst of verwarring over seizoensschema's.
Schaalbare Basis
Het platform ondersteunt nu aanvullende modules, zoals POS, gastenonderzoeken en uitgebreide programma's.
.jpeg)
