YMCA of the North verhuurt cabines in zijn Minnesota-kampen en buitencentra, vooral tijdens het laagseizoen wanneer deze ruimtes gezinnen kunnen verwelkomen en extra inkomsten kunnen genereren.
De oude boekingsopzet maakte dat moeilijker dan nodig was. Cabine-reserveringen waren buiten Salesforce, seizoensgebonden beschikbaarheid vereiste de aandacht van het personeel, en het tweeledige betalingsschema werd handmatig bijgehouden.
De uitdaging: cabineverhuur had zijn eigen regels, maar het oude systeem niet
Dit zijn geen hotelkamers die het hele jaar door beschikbaar zijn. Cabines openen voor boekingen tijdens specifieke laagseizoenvensters, en die data moeten rekening houden met de programma's en schema's van het YMCA-kamp.
Het reserveringsproces had ook verschillende bewegende delen:
- Seizoensgebonden cabinebeschikbaarheid
- Kampprogramma-schema's
- Cabinetype en capaciteit
- Voorzieningen
- Gastinformatie
- 50% boekingsdeposits
- Eindbetalingsdeadlines
- Boekings- en omzetrapporten
Tegelijkertijd gebruikte de YMCA al Salesforce voor leden- en programmad gegevens. Cabine-reserveringen leefden ergens anders, dus het personeel moest informatie tussen de systemen verplaatsen.
Betalingen voegden een andere reguliere taak toe. Gasten betaalden normaal gesproken 50% bij boeking en de andere 50% 30 dagen voor aankomst. Het personeel gebruikte spreadsheets om de tweede betaling bij te houden en op te volgen wanneer deze verschuldigd was.
De oplossing: plaats cabineboekingen waar de gegevens van de YMCA al zijn
Booking Ninjas bouwde de cabine-reserveringsflow op Salesforce in plaats van een andere losgekoppelde boekingsdatabase toe te voegen.
Gezinnen kunnen boeken via de online boekingservaring van de YMCA, terwijl het personeel kan werken met reserveringen, gastinformatie, betalingen en rapportage vanuit dezelfde Salesforce-gebaseerde opzet.
De boekingsregels kunnen ook de echte werking van de YMCA volgen. Cabines kunnen openen of sluiten rond de data die de YMCA kiest in plaats van dat het personeel zich elke seizoensgebonden uitzondering moet herinneren.
De Boekingsmotor ondersteunt regels rond beschikbaarheid, capaciteit, beperkte data en andere boekingslimieten.
Hoe een cabineboekingen door het systeem beweegt
Het gezin zoekt naar een cabine die past bij de data en behoeften van het verblijf.
Seizoensgebonden data, beschikbaarheid, capaciteit en andere regels bepalen wat geboekt kan worden.
De boeking en gastinformatie komen in dezelfde Salesforce-gebaseerde flow.
De juiste aanbetaling of volledige betaling wordt toegepast vanaf de aankomstdatum.
Saldi, boekingsactiviteit en rapportage blijven verbonden na de eerste betaling.
Voor meer details over de regels achter boekbare inventaris, zie Hoe Beschikbaarheid Wordt Beheerd .
Hoe de opzet de dagelijkse problemen oploste
| YMCA behoefte | Booking Ninjas opzet | Wat gemakkelijker werd |
|---|---|---|
| Seizoensgebonden cabineboekingen | Boekingsmotor + Reserveringsbeheer | De YMCA kan zijn eigen boekingsvensters toepassen en cabine-reserveringen in dezelfde Salesforce-omgeving houden. |
| Veranderende beschikbaarheid | Beschikbaarheidsbeheer | Boekingen en wijzigingen kunnen de beschikbaarheid bijwerken zonder een aparte spreadsheetkalender bij te houden. |
| 50/50 betalingsschema | Betalingsautomatisering | Boekingen meer dan 30 dagen van tevoren kunnen 50% eerst nemen en het resterende saldo plannen. Dichterbij gelegen boekingen kunnen volledige betaling vereisen. |
| Losgekoppelde Salesforce-gegevens | Salesforce-native records | Reserveringen, gasten en betalingsgeschiedenis kunnen bij de bredere Salesforce-gegevens blijven in plaats van dezelfde handmatige synchronisatie te vereisen. |
| Cabineprestaties | Rapporten + Dashboards | Boekingsvolume, omzet, bezetting en betalingsactiviteit kunnen worden bekeken vanuit de records die al door de boekingsflow zijn aangemaakt. |
| Boekingsreisgegevens | Google Analytics | Marketing kan zien hoe bezoekers de boekingsreis bereiken en doorlopen. |
Het betalingsschema heeft geen aparte spreadsheet meer nodig
De betalingsregel van de YMCA is eenvoudig uit te leggen, maar gemakkelijk om te veranderen in herhalend werk.
Als een gast meer dan 30 dagen voor aankomst boekt, is 50% verschuldigd bij boeking en de andere 50% is verschuldigd 30 dagen voor het verblijf. Als de boeking binnen 30 dagen wordt gemaakt, is het volledige bedrag verschuldigd.
Booking Ninjas kan die regel toepassen vanaf de boekingsdatum en aankomstdatum. Het personeel heeft geen aparte lijst nodig om te onthouden welk saldo als volgende moet worden geïnd.
Dit helpt ook om de inkomsten te beschermen die al aan een cabineboekingen zijn gekoppeld. De tweede betaling kan de reservering volgen in plaats van afhankelijk te zijn van iemand die de juiste spreadsheetrij op het juiste moment opmerkt.
Het Kenniscentrum legt de bredere relatie uit in Hoe Boekingen Verbonden Zijn Met Facturen .
De boekingsregels behoren tot de YMCA
YMCA of the North hoefde zijn kampkalender niet om te zetten in een generieke hotelkalender.
De cabines, seizoensgebonden vensters, programmadatums, betalingsregels, gastreis en rapportagebehoeften kunnen worden weerspiegeld in de eigen Salesforce-omgeving.
Dat is een nuttig onderdeel van een Salesforce org . De records, workflows, regels, gebruikers en rapportage kunnen worden ingesteld rond de organisatie die het gebruikt.
Wat gemakkelijker werd voor het YMCA-team
Het tweeledige betalingsschema kan de boeking volgen in plaats van een aparte spreadsheet.
Cabineboekingsvensters kunnen de kamp schema's volgen zonder dat personeel elke aanvraag handmatig hoeft te controleren.
Gast-, reserverings- en betalingsrecords hoeven niet dezelfde handmatige beweging tussen systemen te maken.
Gasten kunnen online zoeken en cabines reserveren in plaats van dat personeel elke reservering moet starten.
Dezelfde reserverings- en betalingsactiviteit kan boeking, bezetting, omzet en betalingsweergaven ondersteunen.
Personeel kan zich meer richten op gasten, programma's, faciliteiten en de kampervaring in plaats van routine boekingsadministratie.
Volgende stap: maak de boekingservaring gemakkelijker te gebruiken en gemakkelijker te verkennen
De eerste taak was het fundament goed te krijgen: seizoensregels, reserveringen, betalingen, gastgegevens en rapportage hebben nu een verbonden plek om te werken.
De volgende verbeteringen richten zich meer direct op het gezin dat de boeking maakt.
De boekingservaring wordt verbeterd zodat meer gasten comfortabel de boekingsstappen kunnen vinden, begrijpen en voltooien. Het doel is om vermijdbare barrières te verwijderen terwijl de boekingsregels van de YMCA eronder blijven werken.
De verbeterde lay-out is gepland om gezinnen visueel de locaties van cabines te laten verkennen en over te gaan tot boeking vanaf de cabine die ze op de kaart kiezen. Dit kan het gemakkelijker maken om te begrijpen waar elke cabine zich bevindt voordat ze data, details en beschikbaarheid vergelijken.
Dit is ook waar een betere gastenervaring de inkomstenkant van het project kan helpen. Wanneer gezinnen de keuzes kunnen begrijpen, een beschikbare cabine kunnen vinden en met minder verwarrende stappen naar de boeking kunnen gaan, zijn er minder kansen om een geïnteresseerde gast onderweg te verliezen.
Deze toegankelijkheids- en kaartboekingsverbeteringen zijn de volgende fase van de ervaring en worden hier niet gepresenteerd als voltooide resultaten.
Cabineboekingen kunnen het startpunt zijn, niet de limiet
De kernopzet begint met Boekingsmotor en Reserveringsbeheer omdat dat het belangrijkste probleem was dat de YMCA moest oplossen.
Van daaruit kan hetzelfde platform zich uitbreiden naar andere apps en workflows wanneer er een echte behoefte is, zoals POS, enquêtes, programma's, portals, rapportage of andere YMCA-operaties.
Dat wordt vooral nuttig wanneer programma's, faciliteiten, klanten, betalingen en rapportage meer van dezelfde informatie moeten delen.
Zie de bredere YMCA-oplossing voor hoe Booking Ninjas verder kan gaan dan cabine-reserveringen.
Leer meer over deze boekingsopzet
Zie hoe data, beperkingen, capaciteit en bestaande boekingen bepalen wat gasten kunnen reserveren.
Hoe Beschikbaarheid Wordt Beheerd →Zie hoe een reservering verbonden kan blijven met de facturen en betalingen die daarop volgen.
Hoe Boekingen Verbonden Zijn Met Facturen →Zie hoe de eigen gegevens, workflows, gebruikers, regels en rapportage van een organisatie in de Salesforce-omgeving kunnen leven.
Wat Is Een Salesforce Org? →Maak seizoensgebonden boekingen gemakkelijker voor gasten en gemakkelijker voor personeel.
Zie hoe Booking Ninjas beschikbaarheid, reserveringen, betalingen, klantgegevens en de regels die uw boekingsoperatie uniek maken, kan verbinden.
.jpeg)
.jpg)
.png)
