Introductie van het International Student House en het Managementteam
International Student House van Washington, DC (ISH) is een historische woongemeenschap gelegen in het hart van de nationale hoofdstad. Opgericht in 1936, biedt het huisvesting, gemeenschap en ondersteunende diensten aan internationale afgestudeerde studenten, bezoekende wetenschappers en stagiaires die naar de VS komen voor studie en onderzoek.
Gevestigd in drie historische gebouwen nabij Dupont Circle, kan ISH tot 100 bewoners tegelijk huisvesten uit meer dan 70 landen. Het prachtige Tudor-stijl hoofdgebouw verwelkomt al meer dan 80 jaar bewoners van over de hele wereld.
De Uitdaging: Het stroomlijnen van een complexe huisvestingsoperatie
Met bewoners die variëren van 6 maanden tot 1 jaar en afkomstig zijn uit meer dan 70 verschillende landen, stond ISH voor immense complexiteit in het beheren van huisvestingsoperaties en het leveren van diensten die op elke individuele behoefte zijn afgestemd.
De vorige systemen voor huisvestingstoewijzingen, facturering, betalingen en communicatie met bewoners waren steeds omslachtiger met 100 bewoners tegelijk. Het personeel besteedde uren aan handmatige taken in plaats van zich te richten op de interactie met bewoners.
ISH had een geautomatiseerd systeem nodig dat variabele verblijfsduur, aangepaste facturerings- en betalingsplannen en communicatie via meerdere kanalen kon afhandelen. Het belangrijkste was dat het een platform vereiste dat een gepersonaliseerde, ondersteunende ervaring voor elke bewoner kon bieden.
De zoektocht was begonnen naar een intuïtief vastgoedbeheersysteem dat de operaties kon optimaliseren terwijl het personeel zich kon richten op het opbouwen van een gemeenschap en het ondersteunen van het succes van studenten.
De Oplossing: Implementatie van het Booking Ninjas Platform
Na het beoordelen van verschillende vastgoedbeheersystemen, koos ISH voor Booking Ninjas om de huisvestingsoperaties te optimaliseren. De belangrijkste beslissingsfactoren waren:
- Geautomatiseerde boekingen voor variabele verblijfsduur
- Communicatie en operaties met bewoners via meerdere kanalen
- Betalingsmechanismen voor gemakkelijke betalingen via het bewonersportaal
- Maandelijkse prijzen en facturering voor bewoners
- Overdracht van het rekening saldo naar de huidige bewonersverklaringen
Het belangrijkste is dat Booking Ninjas op maat gemaakte ondersteuning biedt bij elke stap van de bewonersreis - van boeking tot facturering en gedurende hun verblijf.
De uitvoerend directeur leidde het besluitvormingsproces met input van het ISH-personeel. Na het zien van een demo en het bespreken van de vereisten, was het team het erover eens dat Booking Ninjas de juiste keuze was.
Met gestroomlijnde operaties en ondersteunende tools voor bewoners, stelde Booking Ninjas het ISH-team in staat om zich te concentreren op het creëren van een gemeenschap en het verrijken van de bewonerservaring.
Onboarding en Integratie
Het team van Booking Ninjas zorgde voor uitgebreide onboarding en training voor het ISH-personeel. Ze legden uit hoe elke rol - toelating, bewonersadviseurs, faciliteiten en boekhouding - het bewonersportaal kon gebruiken om een betere gebruikerservaring te creëren.
De coördinator toelating verwierf vaardigheid in het beheren van boekingen en geautomatiseerde wachtlijsten. Bewonersadviseurs leerden het bewonersportaal en communicatietools. De boekhouding paste de factureringsregels aan, plande betalingen en facturen.
Gedurende een periode van 2 maanden heeft Booking Ninjas het systeem geïntegreerd met de bestaande processen van ISH. Bewonersgegevens werden geïmporteerd in de nieuwe bewonersprofielen.
Binnen de eerste maand voerde ISH boekingen en betalingen uit in het nieuwe systeem. De uitgebreide onboarding zorgde ook voor een naadloze overgang voor bewoners.
Verbeteringen
De implementatie van het Booking Ninjas-platform heeft aanzienlijke verbeteringen gebracht in de huisvestingsoperaties en de bewonerservaring van ISH, waarbij de eerder ondervonden uitdagingen werden aangepakt en de basis werd gelegd voor voortdurende verbetering.
Hier zijn de opmerkelijke verbeteringen die zijn waargenomen:
Gestroomlijnde Operaties: De overgang naar Booking Ninjas heeft de huisvestingsoperaties gestroomlijnd, waardoor de handmatige werklast voor het personeel is verminderd en het aanvraagproces voor het ISH-studentenhuis is verbeterd.
Gepersonaliseerde Bewonerservaring: Door het intuïtieve bewonersportaal en aangepaste factureringsopties is ISH in staat geweest om een meer gepersonaliseerde ervaring voor elke bewoner te bieden, waarbij beter wordt ingespeeld op hun individuele behoeften en voorkeuren met meer gemak en flexibiliteit.
Verbeterde Communicatie: De communicatietools voor bewoners via meerdere kanalen die door Booking Ninjas worden aangeboden, hebben de communicatie tussen personeel en bewoners verbeterd, waardoor tijdige updates, meldingen en ondersteuning gedurende de bewonersreis zijn gegarandeerd.
Verbeterd Gegevensbeheer: De rapportage- en data-analysecapaciteiten van het platform hebben ISH in staat gesteld waardevolle inzichten te verkrijgen in de huisvestingsoperaties, bewonersvoorkeuren en trends, waardoor datagestuurde besluitvorming en strategische planning voor de toekomst mogelijk zijn.
Efficiënte Onboarding en Integratie: De uitgebreide onboarding en training die door het team van Booking Ninjas werd geboden, vergemakkelijkte een naadloos integratieproces, waardoor verstoringen voor zowel personeel als bewoners tot een minimum werden beperkt en de adoptie van het nieuwe systeem werd versneld.
Focus op Gemeenschapsopbouw: Met gestroomlijnde operaties en geautomatiseerde processen heeft het ISH-personeel meer tijd en middelen kunnen besteden aan initiatieven voor gemeenschapsopbouw, waardoor een ondersteunende en verrijkende omgeving voor bewoners wordt bevorderd.
Strategische Planning en Groei: De geautomatiseerde rapportage van Booking Ninjas elimineert de noodzaak voor tijdrovende handmatige gegevensverzameling en analyse. Met volledig gedetailleerde rapporten die direct beschikbaar zijn, kan ISH weloverwogen strategische beslissingen nemen om bestaande diensten te optimaliseren en te plannen voor toekomstige groei. De schaalbaarheid van het platform zorgt ervoor dat ISH kan blijven aanpassen en gedijen naarmate de behoeften evolueren.
Door voortdurend te streven naar verbetering en gebruik te maken van de mogelijkheden van het Booking Ninjas-platform, blijft ISH zich inzetten voor zijn missie van interculturele uitwisseling en kijkt het ernaar uit om de bewonerservaring de komende jaren te verrijken.
De Bewonerservaring Blijven Verrijken
Met gestroomlijnde operaties en op maat gemaakte ondersteuning via Booking Ninjas, is ISH voorbereid op de toekomst. Het personeel kan meer tijd besteden aan het betrekken van bewoners, het plannen van evenementen en het faciliteren van interculturele uitwisseling.
Vooruitkijkend, is ISH van plan om de rapportage en data-analyse van Booking Ninjas te benutten om inzichten te verkrijgen die strategische beslissingen informeren. Geautomatiseerde meldingen en berichten zullen meer gepersonaliseerde, tijdige communicatie met bewoners mogelijk maken.
Na meer dan 80 jaar het verwelkomen van internationale studenten en wetenschappers, blijft ISH zich inzetten voor zijn missie van interculturele uitwisseling. Geoptimaliseerd door Booking Ninjas, kijkt het team ernaar uit om de bewonerservaring de komende jaren te verrijken.
.jpeg)
