Adeus planilhas e olá internet
Tudo migrou para a internet, e os serviços de hospitalidade não são exceção. Já se foram os dias em que seus clientes tinham que ligar para o hotel em horários determinados e fornecer suas informações para serem anotadas.
O mundo inteiro está online hoje em dia e seria um erro não seguir essa tendência. Todo negócio que se preze no setor de hospitalidade possui um sistema integrado de reservas online, e este pode ser o fator decisivo entre o seu e os demais.
A questão não é se vale a pena ou não usar um sistema de reservas online, mas sim qual usar. Você precisa de um serviço que tenha você e seus clientes como prioridades.
O que é um sistema de reservas online?
Como o nome indica, um sistema de reservas online é uma forma de os visitantes reservarem e pagarem por reservas em sua propriedade pela internet, seja por meio de um site ou aplicativo móvel. Ele oferece mais recursos do que os sistemas de reservas tradicionais (o uso de planilhas e diários de bordo), como permitir que os usuários tenham uma visão visual de suas acomodações e maior flexibilidade na gestão.
Geralmente, eles escolhem um horário e uma data convenientes e, se estiverem satisfeitos, fazem o pagamento.
Benefícios dos sistemas de reservas online
1. Serviço 24 horas por dia, 7 dias por semana
Como a maioria das coisas online, este é um dos seus maiores pontos fortes. Imagine uma situação em que um cliente em potencial decide repentinamente fazer uma reserva no seu hotel favorito no meio da noite. Bem, com um sistema de reservas online, não seria necessário esperar até o horário comercial. Ele pode simplesmente acessar o seu site de reservas e fazer planos.
Normalmente, as pessoas fazem os preparativos quando estão de folga. Mas isso também pode coincidir com o horário de folga dos funcionários do hotel. Um sistema de reservas online ajuda a contornar essa situação.
Seja amanhecer, anoitecer ou meia-noite, há uma garantia de que seus clientes sempre serão atendidos.
2. Menos sobrecarga para sua equipe
Sejamos francos. Ficar sentado ao telefone o dia todo, esperando para anotar reservas, é uma experiência desagradável. Com um sistema online implementado, essa tarefa tediosa será resolvida, permitindo que sua equipe se concentre mais em outras áreas, como um melhor atendimento aos hóspedes atuais, aumentando assim a eficiência e a produtividade.
Não haverá mais necessidade de ligar constantemente para lembrar os clientes sobre suas reservas, um sistema online faz isso por você.
3. Uma experiência mais integrada
Com um serviço de reservas online, os clientes não precisarão mais ficar na espera, pois a equipe de atendimento terá tempo para esclarecer os detalhes da acomodação. Eles têm todas as informações necessárias na palma da mão.
Os clientes também não precisam se preocupar com sinal de celular ruim e chamadas desconectadas. Com um sistema de reservas de primeira linha, o andamento do atendimento é salvo mesmo em caso de queda de conexão com a internet, e eles podem retomar a sessão para se encontrarem como se nunca tivessem saído.
4. Acesso mundial
Agora, famílias de outros países em férias não precisam mais se preocupar com tarifas de chamadas internacionais. Basta acessar a internet e fazer uma reserva.
As questões de fuso horário entre países também deixam de ser um problema. Com um sistema de reservas online, seus clientes terão a garantia de presença em qualquer lugar, a qualquer hora.
5. Aumento do número de clientes
À medida que seus serviços passam a ter mais acesso aos cantos mais remotos do mundo, é natural que sua base de clientes veja um aumento significativo. Pessoas que antes não conseguiam entrar em contato com você poderão fazê-lo facilmente.
6. A Impossibilidade de Conflitos de Reserva
Com um serviço de reservas pela internet, o erro humano é efetivamente eliminado. Não há mais confusão de horários no diário de bordo. Quando uma vaga é preenchida, seu status é atualizado automaticamente, e tudo isso é gerenciado pelo sistema de reservas, para que você não precise se preocupar em lidar com isso sozinho.
Você nunca mais passará pelo constrangimento e constrangimento que ocorre quando visitantes diferentes chegam e reivindicam o mesmo quarto.
7. Pagamentos seguros e rápidos
Qualquer sistema de reservas online que se preze tem um método de pagamento online implementado. Não há risco de perda de dinheiro ou cartões de crédito inválidos, o que o torna muito mais seguro.
Ao contrário do sistema de reservas tradicional, que geralmente exige a presença do cliente, os pagamentos on-line são feitos instantaneamente, economizando tempo tanto da empresa quanto dos clientes.
8. Atenção garantida ao cliente
Usar um sistema de reservas online obriga os clientes a cumprirem seus compromissos. Usando celulares, qualquer pessoa pode simplesmente ligar, fazer planos e nunca aparecer. Mas um sistema online os obriga a fazer um depósito sempre que uma reserva é feita. Isso reduz a probabilidade de não comparecimento, e o horário é automaticamente liberado caso o cliente desista, dando a outra pessoa uma chance.
Desafios dos sistemas de reservas online
Afinal, nada é perfeito. Até mesmo um sistema de reservas online tem suas falhas.
1. É necessário um tempo de configuração
A maioria dos sistemas de reservas online costuma ter um tempo de configuração de 24 horas. Isso pode parecer um tempo de inatividade excessivo para as atividades, mas é atenuado pelo fato de que os métodos tradicionais ainda estão ativos durante a configuração. Enquanto aguarda a preparação do sistema, deixe tudo correr normalmente.
2. Curva de Aprendizagem Inicial
A introdução de um novo sistema traz consigo o aspecto de treiná-lo para usá-lo corretamente. Felizmente, a maioria dos sistemas de reservas online vem com um tutorial sobre como usá-los.
Após esse período de treinamento, você certamente verá um grande aumento no desempenho e na produtividade.
3. Aumento da base de clientes
Sim, isso pode ser tanto um ponto positivo quanto negativo. Como diz o ditado popular, "Com grandes poderes vêm grandes responsabilidades". Ter mais clientes pode ser uma faca de dois gumes. Claro, você obtém mais receita, mas, por outro lado, terá que reforçar seus serviços se atualmente administra uma pequena operação. Você pode não conseguir lidar inicialmente com o fluxo de clientes.
4. É necessário acesso constante à Internet
Um sistema de reservas online precisa de um servidor em constante funcionamento para manter o site. Se você decidir abrir mão de serviços de terceiros e implementar o seu próprio, leve isso em consideração. Manter um servidor não é uma tarefa fácil e pode consumir uma grande parte do seu orçamento.
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