Uluslararası Öğrenci Evi ve Yönetim Ekibine Giriş
Washington, DC'deki Uluslararası Öğrenci Evi (ISH), ülkenin başkentinin kalbinde yer alan tarihi bir konut topluluğudur. 1936 yılında kurulan bu yer, ABD'ye eğitim ve araştırma için gelen uluslararası lisansüstü öğrenciler, misafir akademisyenler ve stajyerler için konaklama, topluluk ve destek hizmetleri sunmaktadır.
Dupont Circle yakınlarındaki üç tarihi binada bulunan ISH, aynı anda 70'ten fazla ülkeden gelen 100'e kadar sakini ağırlayabilmektedir. Güzel Tudor tarzı ana bina, 80 yılı aşkın süredir dünyanın dört bir yanından gelen sakinleri ağırlamaktadır.
Karşılaşılan Zorluk: Karmaşık Konaklama Operasyonunu Basitleştirmek
Sakinlerin 6 aydan 1 yıla kadar kaldığı ve 70'ten fazla farklı ülkeden geldiği ISH, konaklama operasyonlarını yönetmekte ve her bireye özel hizmetler sunmakta büyük bir karmaşıklıkla karşı karşıya kalmıştır.
Önceki konaklama atamaları, faturalama, ödemeler ve sakin iletişimleri için kullanılan sistemler, aynı anda 100 sakinle birlikte giderek daha da karmaşık hale gelmiştir. Personel, sakinlerle etkileşimde bulunmak yerine manuel görevlerde saatler harcamaktadır.
ISH, değişken kalış sürelerini, özelleştirilmiş faturalama ve ödeme planlarını, çok kanallı iletişimi yönetebilecek otomatik bir sisteme ihtiyaç duymaktaydı. En önemlisi, her sakin için kişiselleştirilmiş, destekleyici bir deneyim sunabilecek bir platform gerekmekteydi.
Personelin topluluk oluşturma ve öğrenci başarısını destekleme üzerine odaklanmasını sağlarken operasyonları optimize edebilecek sezgisel bir emlak yönetim sistemi arayışı başladı.
Çözüm: Booking Ninjas Platformunun Uygulanması
Birkaç emlak yönetim sistemi gözden geçirildikten sonra, ISH konaklama operasyonlarını optimize etmek için Booking Ninjas'ı seçti. Ana karar verme faktörleri şunlardı:
- Değişken kalış süreleri için otomatik rezervasyon
- Çok kanallı sakin iletişimleri ve operasyonları
- Sakin portalı aracılığıyla kolay sakin ödemeleri için ödeme mekanizmaları
- Sakinler için aylık fiyatlandırma ve faturalama
- Mevcut sakin hesap bakiyelerinin devri
En önemlisi, Booking Ninjas, sakin yolculuğunun her aşamasında - rezervasyondan faturalamaya ve konaklama süresince - kişiselleştirilmiş destek sunmaktadır.
İcra direktörü, ISH personelinin görüşleriyle birlikte karar sürecini yönetti. Bir demo izledikten ve gereksinimleri tartıştıktan sonra, ekip Booking Ninjas'ın doğru seçim olduğuna karar verdi.
Operasyonları ve sakin destek araçlarını basitleştiren Booking Ninjas, ISH ekibinin topluluk oluşturma ve sakin deneyimini zenginleştirmeye odaklanmasını sağladı.
Uygulama ve Entegrasyon
Booking Ninjas ekibi, ISH personeli için kapsamlı bir uygulama ve eğitim sağladı. Her rolün - kabul, sakin danışmanları, tesisler ve muhasebe - sakin portalını nasıl kullanabileceğini açıklayarak daha iyi bir kullanıcı deneyimi oluşturdu.
Kabul koordinatörü, rezervasyonları ve otomatik bekleme listelerini yönetme konusunda yetkinlik kazandı. Sakin danışmanları, sakin portalını ve iletişim araçlarını öğrendi. Muhasebe, faturalama kurallarını özelleştirdi, ödemeleri planladı ve faturaları düzenledi.
İki aylık bir süre içinde, Booking Ninjas, ISH'nin mevcut süreçleriyle birlikte sistemi uyguladı. Sakin verileri yeni sakin profillerine aktarıldı.
İlk ay içinde, ISH yeni sistemde rezervasyon ve ödemeleri gerçekleştirmeye başladı. Kapsamlı uygulama, sakinler için de sorunsuz bir geçiş sağladı.
Gelişmeler
Booking Ninjas platformunun uygulanması, ISH'nin konaklama operasyonlarında ve sakin deneyiminde önemli iyileştirmeler sağladı, daha önce karşılaşılan zorlukları ele aldı ve sürekli iyileşme için zemin hazırladı.
Gözlemlenen dikkate değer iyileştirmeler şunlardır:
Operasyonların Basitleştirilmesi: Booking Ninjas'a geçiş, konaklama operasyonlarını basitleştirerek personelin manuel iş yükünü azaltmış ve ISH öğrenci evi başvuru sürecini iyileştirmiştir.
Kişiselleştirilmiş Sakin Deneyimi: Sezgisel sakin portalı ve özelleştirilmiş faturalama seçenekleri sayesinde, ISH her sakin için daha kişiselleştirilmiş bir deneyim sunabilmiş, bireysel ihtiyaç ve tercihlere daha kolay ve esnek bir şekilde yanıt verebilmiştir.
Geliştirilmiş İletişim: Booking Ninjas tarafından sağlanan çok kanallı sakin iletişim araçları, personel ve sakinler arasında geliştirilmiş iletişimi kolaylaştırarak, sakin yolculuğu boyunca zamanında güncellemeler, bildirimler ve destek sağlamıştır.
Geliştirilmiş Veri Yönetimi: Platformun raporlama ve veri analitiği yetenekleri, ISH'nin konaklama operasyonları, sakin tercihleri ve eğilimler hakkında değerli içgörüler elde etmesini sağladı, veri odaklı karar verme ve geleceğe yönelik stratejik planlama için olanak tanıdı.
Verimli Uygulama ve Entegrasyon: Booking Ninjas ekibi tarafından sağlanan kapsamlı uygulama ve eğitim, personel ve sakinler için kesintiyi en aza indirerek sorunsuz bir entegrasyon süreci sağladı ve yeni sistemin benimsenmesini hızlandırdı.
Topluluk Oluşturmaya Odaklanma: Operasyonların basitleştirilmesi ve otomatik süreçlerin devreye girmesiyle, ISH personeli topluluk oluşturma girişimlerine daha fazla zaman ve kaynak ayırabilmiştir, sakinler için destekleyici ve zenginleştirici bir ortam yaratmıştır.
Stratejik Planlama ve Büyüme: Booking Ninjas'ın otomatik raporlaması, zaman alıcı manuel veri derleme ve analizine olan ihtiyacı ortadan kaldırır. Tam detaylı raporlar hazır olduğunda, ISH mevcut hizmetleri optimize etmek ve gelecekteki büyüme için planlar yapmak üzere bilinçli stratejik kararlar alabilir. Platformun ölçeklenebilirliği, ISH'nin ihtiyaçları geliştikçe uyum sağlamaya ve gelişmeye devam etmesini sağlar.
İyileşme için sürekli çaba göstererek ve Booking Ninjas platformunun yeteneklerinden yararlanarak, ISH kültürlerarası değişim misyonuna bağlı kalmaya devam etmekte ve sakin deneyimini zenginleştirmeyi dört gözle beklemektedir.
Sakin Deneyimini Zenginleştirmeye Devam Etmek
Operasyonların basitleştirilmesi ve Booking Ninjas aracılığıyla sağlanan kişiselleştirilmiş destek ile ISH geleceğe hazır bir konumda. Personel, sakinlerle etkileşimde bulunmaya, etkinlikler planlamaya ve kültürlerarası değişimi kolaylaştırmaya daha fazla zaman ayırabilir.
Geleceğe bakıldığında, ISH, stratejik kararları bilgilendirmek için Booking Ninjas'ın raporlama ve veri analitiğinden yararlanmayı planlamaktadır. Otomatik bildirimler ve mesajlaşma, sakinlerle daha kişiselleştirilmiş, zamanında iletişimler sağlamaya olanak tanıyacaktır.
Uluslararası öğrencileri ve akademisyenleri 80 yılı aşkın süredir ağırlayan ISH, kültürlerarası değişim misyonuna bağlı kalmaya devam etmektedir. Booking Ninjas ile optimize edilen ekip, sakin deneyimini zenginleştirmeyi dört gözle beklemektedir.
.jpeg)
