YMCA of the North menyewakan kabin di kamp dan pusat luar ruangan di Minnesota, terutama selama musim sepi ketika tempat-tempat tersebut dapat menyambut keluarga dan menghasilkan pendapatan tambahan.
Pengaturan pemesanan yang lama membuat hal itu lebih sulit dari yang seharusnya. Reservasi kabin berada di luar Salesforce, ketersediaan musiman memerlukan perhatian staf, dan jadwal pembayaran dua bagian dilacak secara manual.
Tantangan: penyewaan kabin memiliki aturan sendiri, tetapi sistem lama tidak
Ini bukan kamar hotel sepanjang tahun. Kabin dibuka untuk pemesanan selama jendela tertentu di luar musim, dan tanggal-tanggal tersebut harus disesuaikan dengan program dan jadwal kamp YMCA.
Proses reservasi juga memiliki beberapa bagian yang bergerak:
- Ketersediaan kabin musiman
- Jadwal program kamp
- Jenis dan kapasitas kabin
- Fasilitas
- Informasi tamu
- Deposit pemesanan 50%
- Batas waktu pembayaran akhir
- Laporan pemesanan dan pendapatan
Pada saat yang sama, YMCA sudah menggunakan Salesforce untuk data anggota dan program. Reservasi kabin berada di tempat lain, jadi staf harus menjaga informasi tetap bergerak antara sistem.
Pembayaran menambah pekerjaan rutin lainnya. Tamu biasanya membayar 50% saat pemesanan dan 50% lainnya 30 hari sebelum kedatangan. Staf menggunakan spreadsheet untuk melacak pembayaran kedua dan menindaklanjuti saat jatuh tempo.
Solusi: tempatkan pemesanan kabin di mana data YMCA sudah ada
Booking Ninjas membangun alur reservasi kabin di Salesforce alih-alih menambahkan database pemesanan yang terputus.
Keluarga dapat memesan melalui pengalaman pemesanan online bermerek YMCA, sementara staf dapat bekerja dengan reservasi, informasi tamu, pembayaran, dan pelaporan dari pengaturan berbasis Salesforce yang sama.
Aturan pemesanan juga dapat mengikuti operasi nyata YMCA. Kabin dapat dibuka atau ditutup sesuai dengan tanggal yang dipilih YMCA alih-alih staf harus mengingat setiap pengecualian musiman.
Mesin Pemesanan mendukung aturan seputar ketersediaan, kapasitas, tanggal terbatas, dan batasan pemesanan lainnya.
Bagaimana pemesanan kabin bergerak melalui sistem
Keluarga mencari kabin yang sesuai dengan tanggal dan kebutuhan menginap.
Tanggal musiman, ketersediaan, kapasitas, dan aturan lainnya menentukan apa yang dapat dipesan.
Informasi pemesanan dan tamu masuk ke dalam alur berbasis Salesforce yang sama.
Deposit atau pembayaran penuh yang benar diterapkan dari tanggal kedatangan.
Saldo, aktivitas pemesanan, dan pelaporan tetap terhubung setelah pembayaran pertama.
Untuk detail lebih lanjut tentang aturan di balik inventaris yang dapat dipesan, lihat Bagaimana Ketersediaan Dikelola .
Bagaimana pengaturan menyelesaikan masalah sehari-hari
| Kebutuhan YMCA | Pengaturan Booking Ninjas | Apa yang menjadi lebih mudah |
|---|---|---|
| Pemesanan kabin musiman | Mesin Pemesanan + Manajemen Reservasi | YMCA dapat menerapkan jendela pemesanan sendiri dan menjaga reservasi kabin di lingkungan Salesforce yang sama. |
| Ketersediaan yang berubah | Manajemen Ketersediaan | Pemesanan dan perubahan dapat memperbarui ketersediaan tanpa mempertahankan kalender spreadsheet terpisah. |
| Jadwal pembayaran 50/50 | Automasi Pembayaran | Pemesanan lebih dari 30 hari dapat mengambil 50% pertama dan menjadwalkan sisa saldo. Pemesanan yang lebih dekat dapat memerlukan pembayaran penuh. |
| Data Salesforce yang terputus | Rekaman berbasis Salesforce | Reservasi, tamu, dan riwayat pembayaran dapat tetap bersama data Salesforce yang lebih luas alih-alih memerlukan penyelarasan manual yang sama. |
| Kinerja kabin | Laporan + Dasbor | Volume pemesanan, pendapatan, okupansi, dan aktivitas pembayaran dapat dilihat dari rekaman yang sudah dibuat oleh alur pemesanan. |
| Data perjalanan pemesanan | Google Analytics | Pemasaran dapat melihat bagaimana pengunjung mencapai dan bergerak melalui perjalanan pemesanan. |
Jadwal pembayaran tidak lagi memerlukan spreadsheet tersendiri
Aturan pembayaran YMCA sederhana untuk dijelaskan tetapi mudah menjadi pekerjaan yang berulang.
Jika seorang tamu memesan lebih dari 30 hari sebelum kedatangan, 50% harus dibayar saat pemesanan dan 50% lainnya harus dibayar 30 hari sebelum menginap. Jika pemesanan dilakukan dalam waktu 30 hari, jumlah penuh harus dibayar.
Booking Ninjas dapat menerapkan aturan itu dari tanggal pemesanan dan tanggal kedatangan. Staf tidak perlu daftar terpisah hanya untuk mengingat saldo mana yang harus dikumpulkan selanjutnya.
Ini juga membantu melindungi pendapatan yang sudah terikat pada pemesanan kabin. Pembayaran kedua dapat mengikuti reservasi alih-alih bergantung pada seseorang yang memperhatikan baris spreadsheet yang tepat pada waktu yang tepat.
Pusat Pengetahuan menjelaskan hubungan yang lebih luas di Bagaimana Pemesanan Terhubung ke Faktur .
Aturan pemesanan milik YMCA
YMCA of the North tidak perlu mengubah kalender kampnya menjadi kalender hotel yang generik.
Kabin, jendela musiman, tanggal program, aturan pembayaran, perjalanan tamu, dan kebutuhan pelaporan dapat tercermin dalam lingkungan Salesforce-nya sendiri.
Itu adalah salah satu bagian berguna dari Salesforce org . Rekaman, alur kerja, aturan, pengguna, dan pelaporan dapat diatur di sekitar organisasi yang menggunakannya.
Apa yang menjadi lebih mudah bagi tim YMCA
Jadwal pembayaran dua bagian dapat mengikuti pemesanan alih-alih spreadsheet terpisah.
Jendela pemesanan kabin dapat mengikuti jadwal kamp tanpa staf memeriksa setiap permintaan secara manual.
Rekaman tamu, reservasi, dan pembayaran tidak lagi memerlukan pergerakan manual yang sama antara sistem.
Tamu dapat mencari dan reservasi kabin secara online alih-alih memerlukan staf untuk memulai setiap reservasi.
Aktivitas reservasi dan pembayaran yang sama dapat mendukung tampilan pemesanan, okupansi, pendapatan, dan pembayaran.
Staf dapat lebih fokus pada tamu, program, fasilitas, dan pengalaman kamp alih-alih administrasi pemesanan rutin.
Selanjutnya: membuat pengalaman pemesanan lebih mudah digunakan dan lebih mudah dijelajahi
Pekerjaan pertama adalah mendapatkan fondasi yang benar: aturan musiman, reservasi, pembayaran, data tamu, dan pelaporan sekarang memiliki tempat yang terhubung untuk bekerja.
Perbaikan berikutnya lebih fokus langsung pada keluarga yang melakukan pemesanan.
Pengalaman pemesanan sedang ditingkatkan sehingga lebih banyak tamu dapat dengan nyaman menemukan, memahami, dan menyelesaikan langkah-langkah pemesanan. Tujuannya adalah untuk menghilangkan hambatan yang dapat dihindari sambil menjaga aturan pemesanan YMCA tetap berfungsi di bawahnya.
Tata letak yang ditingkatkan direncanakan untuk memungkinkan keluarga menjelajahi lokasi kabin secara visual dan melanjutkan pemesanan dari kabin yang mereka pilih di peta. Ini dapat memudahkan untuk memahami di mana setiap kabin berada sebelum membandingkan tanggal, detail, dan ketersediaan.
Ini juga di mana pengalaman tamu yang lebih baik dapat membantu sisi pendapatan proyek. Ketika keluarga dapat memahami pilihan, menemukan kabin yang tersedia, dan melanjutkan pemesanan dengan langkah-langkah yang lebih sedikit membingungkan, ada lebih sedikit peluang untuk kehilangan tamu yang tertarik di sepanjang jalan.
Perbaikan aksesibilitas dan pemesanan peta ini adalah tahap berikutnya dari pengalaman dan tidak disajikan di sini sebagai hasil yang selesai.
Pemesanan kabin dapat menjadi titik awal, bukan batasan
Pengaturan inti dimulai dengan Mesin Pemesanan dan Manajemen Reservasi karena itu adalah masalah utama yang perlu diselesaikan YMCA.
Dari sana, platform yang sama dapat diperluas ke aplikasi dan alur kerja lain ketika ada kebutuhan nyata, seperti POS, survei, program, portal, pelaporan, atau operasi YMCA lainnya.
Itu menjadi sangat berguna ketika program, fasilitas, pelanggan, pembayaran, dan pelaporan perlu mulai berbagi lebih banyak informasi yang sama.
Lihat solusi yang lebih luas solusi YMCA untuk bagaimana Booking Ninjas dapat melampaui reservasi kabin.
Pelajari lebih lanjut tentang pengaturan pemesanan ini
Lihat bagaimana tanggal, pembatasan, kapasitas, dan pemesanan yang ada menentukan apa yang dapat dipesan oleh tamu.
Bagaimana Ketersediaan Dikelola →Lihat bagaimana reservasi dapat tetap terhubung dengan faktur dan pembayaran yang mengikutinya.
Bagaimana Pemesanan Terhubung ke Faktur →Lihat bagaimana data, alur kerja, pengguna, aturan, dan pelaporan organisasi dapat hidup di lingkungan Salesforce-nya.
Apa Itu Salesforce Org? →Buat pemesanan musiman lebih mudah bagi tamu dan lebih mudah bagi staf.
Lihat bagaimana Booking Ninjas dapat menghubungkan ketersediaan, reservasi, pembayaran, data pelanggan, dan aturan yang membuat operasi pemesanan Anda berbeda.
.jpeg)
.jpg)
.png)
