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Transformando a Gestão de Presença, Membros e Experiência do Cliente
Flying Tree Yoga é um estúdio de yoga orientado pela comunidade que oferece uma variedade de aulas e opções de associação. À medida que o estúdio crescia, a complexidade operacional nos bastidores também aumentava. O rastreamento de presença, uso de passes e congelamentos de associação eram gerenciados manualmente através de planilhas—uma abordagem que rapidamente se tornou demorada, propensa a erros e difícil de escalar.
O Desafio
Usar planilhas significava que:
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A presença precisava ser registrada e reconciliada manualmente após cada aula
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Os congelamentos de associação eram rastreados de forma inconsistente, levando a confusões e disputas
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A equipe gastava horas a cada semana mantendo dados em vez de se concentrar nos membros
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Os membros não tinham visibilidade clara sobre o status de seus passes ou sessões restantes
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As renovações eram frequentemente atrasadas ou perdidas devido à falta de lembretes e insights oportunos
A equipe precisava de um sistema centralizado que pudesse eliminar o trabalho manual, melhorar a precisão e criar uma experiência mais fluida tanto para a equipe quanto para os membros.
A Solução
O Flying Tree Yoga implementou Booking Ninjas no Salesforce para digitalizar completamente suas operações de presença e associação.
Com o Booking Ninjas, eles conseguiram:
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Rastrear a presença nas aulas em tempo real, atualizando automaticamente os registros dos membros
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Gerenciar passes de associação e congelamentos com regras claras, prazos e histórico completo
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Substituir completamente as planilhas por uma única fonte de verdade
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Lançar um portal para membros onde os alunos podem visualizar presença, saldos de passes, períodos de congelamento e status de renovação
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Automatizar fluxos de trabalho em torno da expiração de passes e renovações
Os Resultados
O impacto foi imediato e mensurável:
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Economia significativa de tempo: A equipe eliminou horas de entrada manual de dados a cada semana, permitindo que se concentrassem no ensino, atendimento ao cliente e engajamento comunitário.
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Zero erros operacionais: A presença, congelamentos e saldos de passes agora são rastreados automaticamente, eliminando as inconsistências e erros que vinham com as planilhas.
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Renovações mais rápidas e suaves: Os membros podem ver claramente quando os passes estão acabando ou expirando, levando a decisões mais rápidas e menos renovações perdidas.
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Maior retenção de receita: A visibilidade melhorada e as renovações oportunas reduziram a rotatividade e aumentaram a receita recorrente.
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Melhor experiência para os membros: Os membros ganharam confiança e credibilidade no sistema, com total transparência e acesso self-service através do portal.
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Escalabilidade para o crescimento: O estúdio agora pode aumentar sua associação sem adicionar sobrecarga administrativa.
O Impacto
Ao se afastar das planilhas e adotar uma plataforma moderna e integrada, o Flying Tree Yoga transformou suas operações diárias. O que antes era reativo e manual agora é proativo, preciso e escalável.
O Booking Ninjas não apenas melhorou a eficiência interna—ajudou o Flying Tree Yoga a criar uma experiência mais profissional, confiável e envolvente para seus membros, apoiando diretamente uma maior retenção, relacionamentos mais fortes e crescimento a longo prazo.
