A YMCA do Norte aluga cabanas em seus acampamentos e centros ao ar livre em Minnesota, especialmente durante a baixa temporada, quando esses espaços podem receber famílias e gerar receita extra.
A configuração antiga de reservas tornava isso mais difícil do que deveria ser. As reservas de cabanas estavam fora do Salesforce, a disponibilidade sazonal precisava da atenção da equipe e o cronograma de pagamento em duas partes era controlado manualmente.
O desafio: aluguéis de cabanas tinham suas próprias regras, mas o sistema antigo não
Essas não são suítes de hotel disponíveis durante todo o ano. As cabanas abrem para reservas durante janelas específicas da baixa temporada, e essas datas precisam se ajustar aos programas e cronogramas dos acampamentos da YMCA.
O processo de reserva também tinha várias partes móveis:
- Disponibilidade sazonal de cabanas
- Cronogramas de programas de acampamento
- Tipo e capacidade da cabana
- Comodidades
- Informações dos hóspedes
- Depósitos de reserva de 50%
- Prazo para pagamento final
- Relatórios de reservas e receita
Ao mesmo tempo, a YMCA já utilizava o Salesforce para dados de membros e programas. As reservas de cabanas estavam em outro lugar, então a equipe tinha que manter as informações fluindo entre os sistemas.
Os pagamentos adicionavam mais um trabalho regular. Os hóspedes normalmente pagavam 50% ao reservar e os outros 50% 30 dias antes da chegada. A equipe usava planilhas para acompanhar o segundo pagamento e fazer o acompanhamento quando era devido.
A solução: colocar a reserva de cabanas onde os dados da YMCA já vivem
O Booking Ninjas construiu o fluxo de reserva de cabanas no Salesforce, em vez de adicionar outro banco de dados de reservas desconectado.
As famílias podem reservar através da experiência de reserva online da marca YMCA, enquanto a equipe pode trabalhar com reservas, informações dos hóspedes, pagamentos e relatórios a partir da mesma configuração baseada no Salesforce.
As regras de reserva também podem seguir a operação real da YMCA. As cabanas podem abrir ou fechar em torno das datas que a YMCA escolher, em vez de a equipe ter que lembrar cada exceção sazonal.
O Motor de Reservas suporta regras sobre disponibilidade, capacidade, datas restritas e outros limites de reserva.
Como uma reserva de cabana se move pelo sistema
A família procura uma cabana que se encaixe nas datas e necessidades da estadia.
Datas sazonais, disponibilidade, capacidade e outras regras decidem o que pode ser reservado.
As informações de reserva e do hóspede entram no mesmo fluxo baseado no Salesforce.
O depósito correto ou o pagamento total é aplicado a partir da data de chegada.
Os saldos, a atividade de reserva e os relatórios permanecem conectados após o primeiro pagamento.
Para mais detalhes sobre as regras por trás do inventário reservável, veja Como a Disponibilidade é Gerenciada .
Como a configuração resolveu os problemas diários
| Necessidade da YMCA | Configuração do Booking Ninjas | O que se tornou mais fácil |
|---|---|---|
| Reserva sazonal de cabanas | Motor de Reservas + Gestão de Reservas | A YMCA pode aplicar suas próprias janelas de reserva e manter as reservas de cabanas no mesmo ambiente do Salesforce. |
| Disponibilidade variável | Gestão de Disponibilidade | Reservas e alterações podem atualizar a disponibilidade sem manter um calendário separado em planilhas. |
| Cronograma de pagamento 50/50 | Automação de Pagamentos | Reservas feitas com mais de 30 dias de antecedência podem receber 50% primeiro e agendar o saldo restante. Reservas mais próximas podem exigir pagamento total. |
| Dados do Salesforce desconectados | Registros nativos do Salesforce | Reservas, hóspedes e histórico de pagamentos podem permanecer com os dados mais amplos do Salesforce, em vez de precisar da mesma sincronização manual. |
| Desempenho das cabanas | Relatórios + Painéis | Volume de reservas, receita, ocupação e atividade de pagamento podem ser visualizados a partir dos registros já criados pelo fluxo de reservas. |
| Dados da jornada de reserva | Google Analytics | O marketing pode ver como os visitantes chegam e se movem pela jornada de reservas. |
O cronograma de pagamento não precisa mais de sua própria planilha
A regra de pagamento da YMCA é simples de explicar, mas fácil de se transformar em um trabalho repetitivo.
Se um hóspede reservar com mais de 30 dias de antecedência, 50% é devido na reserva e os outros 50% são devidos 30 dias antes da estadia. Se a reserva for feita dentro de 30 dias, o valor total é devido.
O Booking Ninjas pode aplicar essa regra a partir da data de reserva e da data de chegada. A equipe não precisa de uma lista separada apenas para lembrar qual saldo deve ser coletado a seguir.
Isso também ajuda a proteger a receita já vinculada a uma reserva de cabana. O segundo pagamento pode seguir a reserva em vez de depender de alguém notar a linha certa da planilha no momento certo.
O Centro de Conhecimento explica a relação mais ampla em Como as Reservas se Conectam às Faturas .
As regras de reserva pertencem à YMCA
A YMCA do Norte não precisava transformar seu calendário de acampamento em um calendário genérico de hotel.
Suas cabanas, janelas sazonais, datas de programas, regras de pagamento, jornada do hóspede e necessidades de relatórios podem ser refletidas em seu próprio ambiente Salesforce.
Essa é uma parte útil de um org Salesforce . Os registros, fluxos de trabalho, regras, usuários e relatórios podem ser configurados em torno da organização que o utiliza.
O que se tornou mais fácil para a equipe da YMCA
O cronograma de pagamento em duas partes pode seguir a reserva em vez de uma planilha separada.
As janelas de reserva de cabanas podem seguir os cronogramas dos acampamentos sem que a equipe verifique cada solicitação manualmente.
Registros de hóspedes, reservas e pagamentos não precisam mais do mesmo movimento manual entre sistemas.
Os hóspedes podem pesquisar e reservar cabanas online em vez de precisar que a equipe inicie cada reserva.
A mesma atividade de reserva e pagamento pode suportar visualizações de reservas, ocupação, receita e pagamentos.
A equipe pode se concentrar mais nos hóspedes, programas, instalações e na experiência do acampamento, em vez de na administração rotineira de reservas.
Próximo: tornar a experiência de reserva mais fácil de usar e explorar
O primeiro trabalho foi acertar a fundação: regras sazonais, reservas, pagamentos, dados dos hóspedes e relatórios agora têm um lugar conectado para trabalhar.
As próximas melhorias se concentram mais diretamente na família que faz a reserva.
A experiência de reserva está sendo aprimorada para que mais hóspedes possam encontrar, entender e completar os passos de reserva confortavelmente. O objetivo é remover barreiras evitáveis enquanto mantém as regras de reserva da YMCA funcionando por trás.
O layout atualizado está planejado para permitir que as famílias explorem visualmente as localizações das cabanas e avancem para a reserva a partir da cabana que escolherem no mapa. Isso pode facilitar a compreensão de onde cada cabana está antes de comparar datas, detalhes e disponibilidade.
Isso também é onde uma melhor experiência do hóspede pode ajudar o lado da receita do projeto. Quando as famílias podem entender as escolhas, encontrar uma cabana disponível e avançar para a reserva com menos passos confusos, há menos chances de perder um hóspede interessado ao longo do caminho.
Essas melhorias de acessibilidade e reserva pelo mapa são a próxima etapa da experiência e não são apresentadas aqui como resultados concluídos.
A reserva de cabanas pode ser o ponto de partida, não o limite
A configuração principal começa com o Motor de Reservas e Gestão de Reservas porque esse era o principal problema que a YMCA precisava resolver.
A partir daí, a mesma plataforma pode se estender para outros aplicativos e fluxos de trabalho quando houver uma necessidade real, como PDV, pesquisas, programas, portais, relatórios ou outras operações da YMCA.
Isso se torna especialmente útil quando programas, instalações, clientes, pagamentos e relatórios precisam começar a compartilhar mais das mesmas informações.
Veja a solução mais ampla solução da YMCA para como o Booking Ninjas pode se estender além das reservas de cabanas.
Saiba mais sobre esta configuração de reserva
Veja como datas, restrições, capacidade e reservas existentes decidem o que os hóspedes podem reservar.
Como a Disponibilidade é Gerenciada →Veja como uma reserva pode permanecer conectada às faturas e pagamentos que a seguem.
Como as Reservas se Conectam às Faturas →Veja como os próprios dados, fluxos de trabalho, usuários, regras e relatórios de uma organização podem viver em seu ambiente Salesforce.
O que é um Org Salesforce? →Facilite a reserva sazonal para hóspedes e para a equipe.
Veja como o Booking Ninjas pode conectar disponibilidade, reservas, pagamentos, dados de clientes e as regras que tornam sua operação de reservas diferente.
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