YMCA do Norte + Booking Ninjas
Transformando Reservas Sazonais de Cabanas no Salesforce
Visão Geral
A YMCA do Norte opera acampamentos e centros ao ar livre em Minnesota. O aluguel de cabanas é uma fonte importante de receita, especialmente durante a baixa temporada. O sistema de reservas anterior estava desconectado do Salesforce, era limitado em funcionalidade e exigia um trabalho manual significativo para gerenciar disponibilidade e pagamentos.
A YMCA fez parceria com a Booking Ninjas para criar um motor de reservas nativo do Salesforce que suporta regras sazonais, automatiza pagamentos e centraliza todos os dados de reservas. O resultado é uma experiência digital simplificada para os hóspedes e um sistema operacional unificado para a equipe.
Indústria
Sem fins lucrativos / Recreação ao ar livre
Região
Minnesota, EUA
Produtos Utilizados
Booking Ninjas PMS, Motor de Reservas Personalizado, Integração com Salesforce, Pagamentos Automatizados, Análise
Desafio
A YMCA do Norte precisava de um sistema de reservas que pudesse suportar a forma como suas cabanas operam:
Disponibilidade Sazonal
As cabanas só podem ser reservadas durante janelas específicas da baixa temporada. A ferramenta anterior não conseguia impor regras de reserva complexas ou se ajustar aos cronogramas dos programas.
Sistemas Desconectados
A YMCA dependia do Salesforce para dados de membros e programas, mas as reservas de cabanas estavam em uma plataforma separada. A equipe sincronizava manualmente os dados entre os sistemas, aumentando a fricção e reduzindo a precisão.
Estrutura de Pagamento Manual
Os aluguéis de cabanas exigiam dois pagamentos:
-
50% no momento da reserva
-
Os 50% restantes devidos 30 dias antes da chegada
A equipe acompanhava os prazos em planilhas e seguia com os hóspedes manualmente. O processo era demorado e propenso a atrasos.
Solução
A Booking Ninjas implantou um sistema de reservas totalmente nativo do Salesforce, projetado para o modelo operacional da YMCA.
Motor de Reservas Nativo do Salesforce
As reservas de cabanas agora são criadas, gerenciadas e armazenadas diretamente no Salesforce. A equipe pode visualizar dados dos hóspedes, reservas e histórico de pagamentos em um só lugar. Os hóspedes reservam através de um portal online personalizado conectado ao Salesforce em tempo real.
Lógica Sazonal Personalizada
O novo sistema impõe automaticamente as regras de disponibilidade sazonal e os cronogramas dos acampamentos. Os hóspedes podem pesquisar por tipo de cabana, capacidade e comodidades com maior precisão e clareza.
Pagamentos Automatizados em Parcelas
As regras de pagamento agora são totalmente automatizadas:
-
Se a chegada for em mais de 30 dias, o sistema cobra 50% e agenda o saldo restante automaticamente.
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Se a chegada for dentro de 30 dias, os hóspedes pagam o valor total antecipadamente.
Isso eliminou todo o acompanhamento manual e os atrasos nos pagamentos.
Relatórios em Tempo Real
A Booking Ninjas entregou painéis que mostram o volume de reservas, receita, tendências de ocupação e conclusão de pagamentos em tempo real. A liderança tem visibilidade consistente sobre o desempenho das cabanas.
Análise Integrada
O Google Analytics foi conectado para rastrear o comportamento do funil de reservas, fontes de tráfego e desempenho de conversão. As equipes de marketing agora têm dados precisos sobre a atividade dos visitantes.
Impacto
Operações Unificadas
Todos os dados de reservas, hóspedes e pagamentos agora estão no Salesforce. A equipe tem um sistema único e confiável para reservas.
Redução do Trabalho Administrativo
O acompanhamento manual de pagamentos e a gestão de regras sazonais foram eliminados. O tempo da equipe é realocado para tarefas de maior valor.
Controle de Receita Mais Forte
Pagamentos automatizados em parcelas garantem a coleta pontual e relatórios precisos.
Experiência do Hóspede Mais Rápida e Simples
As famílias podem reservar cabanas online sem intervenção manual ou confusão em relação aos cronogramas sazonais.
Fundação Escalável
A plataforma agora suporta módulos adicionais, como POS, pesquisas de hóspedes e programas expandidos.
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