Introdução ao International Student House e à Equipe de Gestão
O International Student House de Washington, DC (ISH) é uma comunidade residencial histórica localizada no coração da capital do país. Fundado em 1936, oferece moradia, comunidade e serviços de apoio a estudantes de pós-graduação internacionais, acadêmicos visitantes e estagiários que vêm aos EUA para estudo e pesquisa.
Situado em três edifícios históricos perto do Dupont Circle, o ISH pode acomodar até 100 residentes ao mesmo tempo, vindos de mais de 70 países. Seu belo edifício principal em estilo Tudor acolheu residentes de todo o mundo por mais de 80 anos.
O Desafio: Simplificando uma Operação de Moradia Complexa
Com residentes permanecendo de 6 meses a 1 ano, vindos de mais de 70 países diferentes, o ISH enfrentou uma imensa complexidade na gestão das operações de moradia e na entrega de serviços personalizados para cada indivíduo.
Os sistemas anteriores para atribuições de moradia, faturamento, pagamentos e comunicações com residentes estavam se tornando cada vez mais complicados com 100 residentes ao mesmo tempo. A equipe gastava horas em tarefas manuais em vez de se envolver com os residentes.
O ISH precisava de um sistema automatizado que pudesse lidar com períodos de estadia variáveis, planos de faturamento e pagamento personalizados, e comunicações multicanal. Mais importante ainda, precisava de uma plataforma que pudesse fornecer uma experiência personalizada e de apoio para cada residente.
A busca estava em andamento por um sistema de gestão de propriedades intuitivo que pudesse otimizar as operações enquanto permitia que a equipe se concentrasse na construção da comunidade e no apoio ao sucesso dos estudantes.
A Solução: Implementando a Plataforma Booking Ninjas
Após revisar vários sistemas de gestão de propriedades, o ISH selecionou o Booking Ninjas para otimizar as operações de moradia. Os principais fatores decisivos foram:
- Reserva automatizada para períodos de estadia variáveis
- Comunicações e operações multicanal com residentes
- Mecanismos de pagamento para facilitar o pagamento dos residentes via portal do residente
- Faturamento e cobrança mensal para residentes
- Rolagem de saldo de conta para extratos de residentes atuais
Mais importante ainda, o Booking Ninjas oferece suporte personalizado em cada etapa da jornada do residente - desde a reserva até o faturamento e durante toda a estadia.
O diretor executivo liderou o processo de decisão com a contribuição da equipe do ISH. Após ver uma demonstração e discutir os requisitos, a equipe concordou que o Booking Ninjas era a escolha certa.
Com operações simplificadas e ferramentas de suporte ao residente, o Booking Ninjas capacitou a equipe do ISH a se concentrar na criação de comunidade e no enriquecimento da experiência do residente.
Integração e Onboarding
A equipe do Booking Ninjas forneceu um onboarding abrangente e treinamento para a equipe do ISH. Eles explicaram como cada função - admissões, conselheiros de residentes, instalações e contabilidade - poderia usar o portal do residente para criar uma melhor experiência do usuário.
O coordenador de admissões ganhou proficiência em gerenciar reservas e listas de espera automatizadas. Os conselheiros de residentes aprenderam a usar o portal do residente e as ferramentas de comunicação. A contabilidade personalizou regras de faturamento, agendou pagamentos e faturas.
Durante um período de 2 meses, o Booking Ninjas integrou o sistema aos processos existentes do ISH. Os dados dos residentes foram importados para os novos perfis de residentes.
No primeiro mês, o ISH já estava realizando reservas e pagamentos no novo sistema. O onboarding abrangente garantiu uma transição tranquila para os residentes também.
Melhorias
A implementação da plataforma Booking Ninjas trouxe melhorias significativas nas operações de moradia e na experiência dos residentes do ISH, abordando os desafios anteriormente encontrados e estabelecendo as bases para melhorias contínuas.
Aqui estão as melhorias notáveis observadas:
Operações Simplificadas: A transição para o Booking Ninjas simplificou as operações de moradia, reduzindo a carga de trabalho manual da equipe e melhorando o processo de aplicação para a casa estudantil do ISH.
Experiência Personalizada do Residente: Através do portal intuitivo do residente e opções de faturamento personalizadas, o ISH conseguiu oferecer uma experiência mais personalizada para cada residente, atendendo às suas necessidades e preferências individuais com maior facilidade e flexibilidade.
Comunicação Aprimorada: As ferramentas de comunicação multicanal para residentes fornecidas pelo Booking Ninjas facilitaram uma comunicação melhorada entre a equipe e os residentes, garantindo atualizações, notificações e suporte em tempo hábil ao longo da jornada do residente.
Gestão de Dados Aprimorada: As capacidades de relatórios e análise de dados da plataforma capacitaram o ISH a obter insights valiosos sobre as operações de moradia, preferências dos residentes e tendências, permitindo a tomada de decisões baseadas em dados e planejamento estratégico para o futuro.
Onboarding e Integração Eficientes: O onboarding abrangente e o treinamento fornecidos pela equipe do Booking Ninjas facilitaram um processo de integração tranquilo, minimizando a interrupção para a equipe e os residentes e acelerando a adoção do novo sistema.
Foco na Construção da Comunidade: Com operações simplificadas e processos automatizados em vigor, a equipe do ISH conseguiu dedicar mais tempo e recursos a iniciativas de construção de comunidade, promovendo um ambiente de apoio e enriquecimento para os residentes.
Planejamento Estratégico e Crescimento: Os relatórios automatizados do Booking Ninjas eliminam a necessidade de compilação e análise manual de dados que consomem tempo. Com relatórios totalmente detalhados prontamente disponíveis, o ISH pode tomar decisões estratégicas informadas para otimizar os serviços existentes e planejar o crescimento futuro. A escalabilidade da plataforma garante que o ISH possa continuar a se adaptar e prosperar à medida que suas necessidades evoluem.
Ao buscar continuamente melhorias e aproveitar as capacidades da plataforma Booking Ninjas, o ISH permanece comprometido com sua missão de intercâmbio intercultural e espera enriquecer a experiência dos residentes nos próximos anos.
Continuando a Enriquecer a Experiência do Residente
Com operações simplificadas e suporte personalizado através do Booking Ninjas, o ISH está posicionado para o futuro. A equipe pode dedicar mais tempo a interagir com os residentes, planejar eventos e facilitar o intercâmbio intercultural.
Olhando para o futuro, o ISH planeja aproveitar os relatórios e análises de dados do Booking Ninjas para obter insights que informem decisões estratégicas. Notificações e mensagens automatizadas permitirão comunicações mais personalizadas e oportunas com os residentes.
Após mais de 80 anos recebendo estudantes e acadêmicos internacionais, o ISH continua comprometido com sua missão de intercâmbio intercultural. Otimizado pelo Booking Ninjas, a equipe espera enriquecer a experiência dos residentes nos próximos anos.
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