국제 학생 기숙사 및 관리 팀 소개
워싱턴 DC의 국제 학생 기숙사(ISH)는 국가의 수도 중심부에 위치한 역사적인 주거 커뮤니티입니다. 1936년에 설립된 이곳은 미국에서 공부 및 연구를 위해 오는 국제 대학원생, 방문 학자 및 인턴에게 주거, 커뮤니티 및 지원 서비스를 제공합니다.
듀폰 서클 근처의 세 개의 역사적인 건물에 위치한 ISH는 70개국 이상의 거주자를 동시에 수용할 수 있으며, 아름다운 튜더 스타일의 본관은 80년 이상 전 세계의 거주자들을 맞이해왔습니다.
도전 과제: 복잡한 주거 운영 간소화
거주자들이 6개월에서 1년까지 다양한 기간 동안 머무르며 70개국 이상에서 오는 ISH는 주거 운영 관리와 각 개인에 맞춘 서비스 제공에서 엄청난 복잡성을 겪고 있었습니다.
거주자 100명이 동시에 있는 상황에서 주거 배정, 청구, 결제 및 거주자 커뮤니케이션을 위한 이전 시스템은 점점 더 번거로워졌습니다. 직원들은 거주자와의 소통 대신 수작업 작업에 몇 시간을 소비했습니다.
ISH는 다양한 체류 기간, 맞춤형 청구 및 결제 계획, 다채널 커뮤니케이션을 처리할 수 있는 자동화된 시스템이 필요했습니다. 가장 중요한 것은 각 거주자에게 개인화되고 지원적인 경험을 제공할 수 있는 플랫폼이 필요했습니다.
운영을 최적화하면서 직원들이 커뮤니티 구축과 학생 성공 지원에 집중할 수 있도록 하는 직관적인 부동산 관리 시스템을 찾고 있었습니다.
해결책: Booking Ninjas 플랫폼 구현
여러 부동산 관리 시스템을 검토한 후, ISH는 주거 운영을 최적화하기 위해 Booking Ninjas를 선택했습니다. 주요 결정 요인은 다음과 같습니다:
- 다양한 체류 기간에 대한 자동 예약
- 다채널 거주자 커뮤니케이션 및 운영
- 거주자 포털을 통한 손쉬운 결제를 위한 결제 메커니즘
- 거주자를 위한 월별 가격 및 청구
- 현재 거주자 명세서로의 계좌 잔액 이월
가장 중요한 것은 Booking Ninjas가 예약부터 청구 및 체류 기간 내내 각 거주자의 여정을 지원하는 맞춤형 지원을 제공한다는 점입니다.
전무 이사가 ISH 직원의 의견을 반영하여 결정 과정을 이끌었습니다. 데모를 보고 요구 사항을 논의한 후, 팀은 Booking Ninjas가 적합하다고 합의했습니다.
운영 간소화 및 거주자 지원 도구를 통해 Booking Ninjas는 ISH 팀이 커뮤니티를 만들고 거주자 경험을 풍요롭게 하는 데 집중할 수 있도록 했습니다.
온보딩 및 통합
Booking Ninjas 팀은 ISH 직원에게 포괄적인 온보딩 및 교육을 제공했습니다. 그들은 각 역할(입학, 거주자 상담사, 시설 및 회계)이 거주자 포털을 사용하여 더 나은 사용자 경험을 창출할 수 있는 방법을 설명했습니다.
입학 코디네이터는 예약 및 자동 대기자 명단 관리에 능숙해졌습니다. 거주자 상담사는 거주자 포털 및 커뮤니케이션 도구를 배웠습니다. 회계는 청구 규칙을 맞춤화하고, 결제를 예약하며, 송장을 작성했습니다.
2개월 동안 Booking Ninjas는 ISH의 기존 프로세스와 함께 시스템을 온보딩했습니다. 거주자 데이터는 새로운 거주자 프로필로 가져왔습니다.
첫 달 안에 ISH는 새로운 시스템에서 예약 및 결제를 진행하고 있었습니다. 포괄적인 온보딩은 거주자에게도 원활한 전환을 보장했습니다.
개선 사항
Booking Ninjas 플랫폼의 구현은 ISH의 주거 운영 및 거주자 경험에 상당한 개선을 가져왔으며, 이전에 겪었던 문제를 해결하고 지속적인 개선을 위한 기초를 마련했습니다.
다음은 관찰된 주요 개선 사항입니다:
운영 간소화: Booking Ninjas로의 전환은 주거 운영을 간소화하여 직원의 수작업 부담을 줄이고 ISH 학생 기숙사 신청 프로세스를 개선했습니다.
개인화된 거주자 경험: 직관적인 거주자 포털과 맞춤형 청구 옵션을 통해 ISH는 각 거주자에게 보다 개인화된 경험을 제공할 수 있게 되었으며, 개별적인 요구와 선호를 보다 쉽게 충족할 수 있었습니다.
강화된 커뮤니케이션: Booking Ninjas가 제공하는 다채널 거주자 커뮤니케이션 도구는 직원과 거주자 간의 개선된 커뮤니케이션을 촉진하여 거주자 여정 전반에 걸쳐 적시 업데이트, 알림 및 지원을 보장했습니다.
개선된 데이터 관리: 플랫폼의 보고 및 데이터 분석 기능은 ISH가 주거 운영, 거주자 선호 및 트렌드에 대한 귀중한 통찰력을 얻을 수 있게 하여 데이터 기반 의사 결정을 가능하게 하고 미래를 위한 전략적 계획을 수립할 수 있게 했습니다.
효율적인 온보딩 및 통합: Booking Ninjas 팀이 제공한 포괄적인 온보딩 및 교육은 원활한 통합 프로세스를 촉진하여 직원과 거주자 모두에게 중단을 최소화하고 새로운 시스템의 채택을 가속화했습니다.
커뮤니티 구축에 집중: 운영 간소화 및 자동화된 프로세스 덕분에 ISH 직원들은 커뮤니티 구축 이니셔티브에 더 많은 시간과 자원을 할애할 수 있게 되어 거주자에게 지원적이고 풍요로운 환경을 조성할 수 있었습니다.
전략적 계획 및 성장: Booking Ninjas의 자동 보고 기능은 시간 소모적인 수작업 데이터 수집 및 분석의 필요성을 없앴습니다. 완전한 세부 보고서가 즉시 제공되므로 ISH는 기존 서비스를 최적화하고 미래 성장을 계획하기 위한 정보에 기반한 전략적 결정을 내릴 수 있습니다. 플랫폼의 확장성 덕분에 ISH는 필요에 따라 계속 적응하고 성장할 수 있습니다.
지속적인 개선을 위해 노력하고 Booking Ninjas 플랫폼의 기능을 활용함으로써 ISH는 문화 간 교류의 사명을 다하고 있으며 앞으로도 거주자 경험을 풍요롭게 할 수 있기를 기대하고 있습니다.
거주자 경험을 지속적으로 풍요롭게 하기
운영 간소화 및 Booking Ninjas를 통한 맞춤형 지원 덕분에 ISH는 미래를 대비하고 있습니다. 직원들은 거주자와의 소통, 이벤트 계획 및 문화 간 교류 촉진에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
앞으로 ISH는 Booking Ninjas의 보고 및 데이터 분석 기능을 활용하여 전략적 결정을 알리는 통찰력을 얻을 계획입니다. 자동화된 알림 및 메시징은 거주자와의 보다 개인화되고 시기적절한 커뮤니케이션을 가능하게 할 것입니다.
80년 이상 국제 학생과 학자를 맞이해온 ISH는 문화 간 교류의 사명을 다하고 있습니다. Booking Ninjas로 최적화된 팀은 앞으로도 거주자 경험을 풍요롭게 할 수 있기를 기대하고 있습니다.
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