Billings Hotel & Convention Center havde brug for en klarere proces til booking af konferencerum og aftaler.
Billings Hotel & Convention Center i Billings, Montana, administrerer hotelophold sammen med konference- og eventrum bygget til møder, grupper og andre sammenkomster.
For eventteamet var reservation af plads kun en del af jobbet. Bookingen skulle også bevæge sig gennem eventdetaljer, aftaler, underskrifter og endelig bekræftelse.
Udfordringen: at reservere rummet var kun begyndelsen
Konference- og konventionreservationer involverer mere end at finde en tom plads i en kalender.
Teamet skal også forstå, hvilken plads der passer til eventet, hvilke datoer der er tilgængelige, hvordan bookingen skrider frem, og om aftalen er afsluttet.
- Konferencerum
- Forskellige layout
- Kapacitetskrav
- Eventdatoer
- Reservationsdetaljer
- Bookingstatus
- Aftaler
- Elektroniske underskrifter
Når disse dele håndteres separat, bliver personalet ansvarligt for at føre eventet fra et system eller trin til det næste.
Løsningen: lad eventet bevæge sig gennem én sammenkoblet vej
Booking Ninjas implementerede en struktureret arbejdsgang omkring konferencerummene og aftaleprocessen knyttet til disse reservationer.
Start med det konferencerum eller eventrum, der passer til datoerne og kravene.
Hold pladsen, datoerne, kunden og eventinformation omkring én reservationspost.
Kontrakten eller aftalen kan følge fra bookingen i stedet for at blive en separat proces.
E-signatur flytter dokumentet gennem godkendelse uden at kræve en anden adskilt papirspor.
Bookingen og den afsluttede aftale forbliver lettere at følge, mens eventet skrider frem.
Hvordan Billings opsætning passede sammen
| Event-team behov | Booking Ninjas opsætning | Hvad blev lettere |
|---|---|---|
| Organiser bookbare konferencerum | Konferencerumstyring | Rummene kunne behandles som struktureret bookbart inventar snarere end blot navne på en uformel kalender. |
| Track eventreservationer | Bookingstyring | Plads, datoer, bookinginformation og status kunne forblive forbundet, mens eventet skred frem. |
| Bevægelse fra booking til aftale | Reservationsarbejdsgang | Dokumenttrinnet kunne følge fra eventposten i stedet for at kræve, at personalet skulle genopbygge konteksten et andet sted. |
| Indsaml underskrifter | Dokument & E-Signatur | Aftaler kunne bevæge sig gennem elektronisk underskrift, mens de forblev tættere på bookingen og dens status. |
| Hold processen synlig | Forbundne Salesforce-poster | Personalet kunne arbejde ud fra en klarere post af plads, reservation, aftale og næste skridt. |
Konferencerum er også inventar
Et hotelværelse er ikke det eneste, der kan bookes.
Konventionsdrift kan have brug for at administrere balsale, mødelokaler, sale, breakout-områder og andre rum, der kan understøtte forskellige kapaciteter og layout.
Det betyder, at systemet skal forstå rum som reelle reserverbare ressourcer med datoer, tilgængelighed og bookingaktivitet omkring dem.
Booking Ninjas' nuværende konventionscenterløsning følger denne bredere model ved at forbinde event- og salbookinger med layout, kontrakter, fakturering, personale, faciliteter og rapportering inden for Salesforce.
For Billings fokuserede det bekræftede projektomfang mere snævert på konferencerumstyring og aftalearbejdsgangen knyttet til disse reservationer.
Aftalen bør ikke miste sin forbindelse til eventet
Et event kan blive drøftet eller reserveret, før den kommercielle aftale er afsluttet.
Det skaber en vigtig overdragelse mellem reservationssiden og dokumentsiden.
Booking Ninjas forbandt e-signaturmuligheden med arbejdsgangen, så aftalen kunne forblive tættere på det event, den tilhørte.
Den nuværende Dokument & E-Signatur kapacitet understøtter denne samme princip: aftaler kan genereres, sendes, underskrives, spores og knyttes til relevante Salesforce-poster i stedet for at blive adskilte filer.
Færre overdragelser for personalet at holde sammen
Uden en sammenkoblet arbejdsgang skal nogen huske, hvilket event der venter på en aftale, hvilken aftale der er blevet sendt, om den er blevet underskrevet, og hvilken reservation der nu kan gå videre til bekræftelse.
Det arbejde kan være håndterbart, når eventvolumen er lav.
Det bliver sværere, når rum, datoer, konfigurationer, kunder og aftaler multipliceres.
At forbinde bookingposten med dokumentprocessen giver personalet et mere struktureret sted at se, hvad der er sket, og hvad der stadig har brug for opmærksomhed.
Hvad den sammenkoblede arbejdsgang gjorde klarere
Vi har ikke verificerede numeriske resultater efter lanceringen for denne historie, så værdien vises bedst gennem det arbejde, Booking Ninjas forbandt.
Konferenceinventar kunne administreres som en del af en reservationsarbejdsgang snarere end kun som en isoleret kalenderpost.
Pladsen, datoer, kunde og bookingstatus kunne forblive en del af den samme operationelle kontekst.
Kontrakttrinnet kunne blive en naturlig fortsættelse af reservationen snarere end en urelateret administrativ proces.
E-signatur skabte en klarere vej for at flytte aftaler mod afslutning.
Teamet kunne bruge mindre kræfter på manuelt at forbinde reservationssiden og dokumentsiden af eventet.
Den samme Salesforce-fundament kan understøtte yderligere event-, fakturerings-, facilitets-, rapporterings- og operationelle arbejdsgange, når det er nødvendigt.
En konvention booking sidder mellem kommercielt og operationelt arbejde
En eventbooking er ikke komplet, bare fordi et rum er blevet holdt.
Kunden kan have brug for en aftale. Aftalen har brug for godkendelse og underskrift. Rummet kan have brug for en bestemt opsætning. Senere kan den samme event berøre fakturering, personale, catering, faciliteter eller andet operationelt arbejde.
Det er derfor, Booking Ninjas' nuværende Konventionscenterløsning strækker sig ud over en simpel rumkalender.
Billings startede fra et fokuseret problem: konferencerumstyring og e-signatur.
Værdien af Salesforce-fundamentet er, at de første sammenkoblede dele ikke behøver at blive et andet isoleret system, hvis mere af eventdriften skal forbindes senere.
Arbejdsgangen bør følge, hvordan stedet faktisk sælger plads
Forskellige konventionssteder har forskellige rum, layout, godkendelsestrin, aftalebehov, personaleroller og måder at bevæge et event mod bekræftelse.
Booking Ninjas har ikke brug for, at hver venue følger én identisk proces.
Salesforce-fundamentet giver posterne og arbejdsredskaberne nedenunder. Konfiguration kan derefter forme bookingprocessen omkring organisationen, der bruger den.
Det er særligt nyttigt, når et venue er vokset ud over en standardkalender, men ikke har brug for hver del af en stor eventstyringsplatform fra dag ét.
Lær mere om sammenkoblet eventbooking
Se hvordan Booking Ninjas håndterer, om et rum eller en ressource faktisk kan bookes til et bestemt tidspunkt.
Hvordan tilgængelighed håndteres →Se hvordan aftaler, underskrifter, statusopfølgning og afsluttede dokumenter kan forblive forbundet til Salesforce-poster.
Udforsk Dokument & E-Signatur →Se hvordan rumreservationer senere kan forbindes med layout, kontrakter, fakturering, personale, faciliteter og eventdrift.
Udforsk Konventionscenterstyring →Om denne historie: Denne side afspejler det bekræftede Booking Ninjas-omfang for Billings Hotel & Convention Center omkring konferencerumstyring og e-signaturintegration. Den hævder ikke uverificerede indtægtsforbedringer, stigninger i bookingvolumen eller funktionalitet ud over de tilgængelige projektbeviser.
Har du eventrum, der har brug for mere end en kalender?
Se hvordan Booking Ninjas kan forbinde rum, reservationer, aftaler, underskrifter og det operationelle arbejde, der følger omkring den måde, dit venue faktisk håndterer events.
.jpeg)
.jpg)
.png)
