YMCA of the North + Booking Ninjas
Transformation af sæsonbestemte cabinreservationer på Salesforce
Oversigt
YMCA of the North driver lejre og udendørscentre i hele Minnesota. Cabinudlejninger er en vigtig indtægtskilde, især i lavsæsonen. Deres tidligere reservationssystem var adskilt fra Salesforce, begrænset i funktionalitet og krævede betydeligt manuelt arbejde for at håndtere tilgængelighed og betalinger.
YMCA indgik partnerskab med Booking Ninjas for at skabe en Salesforce-nativ bookingmotor, der understøtter sæsonbestemte regler, automatiserer betalinger og centraliserer alle reservationsdata. Resultatet er en strømlinet digital oplevelse for gæsterne og et samlet driftsystem for personalet.
Industri
Nonprofit / Udendørs rekreation
Region
Minnesota, USA
Brugte produkter
Booking Ninjas PMS, Skræddersyet bookingmotor, Salesforce-integration, Automatiserede betalinger, Analyse
Udfordring
YMCA of the North havde brug for et reservationssystem, der kunne understøtte den måde, deres cabins fungerer på:
Sæsonbestemt tilgængelighed
Cabins kan kun bookes i specifikke lavsæsonvinduer. Deres tidligere værktøj kunne ikke håndhæve komplekse bookingregler eller tilpasse sig programplaner.
Adskilte systemer
YMCA stolede på Salesforce til medlems- og programdata, men cabinreservationer levede på en separat platform. Personalet synkroniserede manuelt data på tværs af systemer, hvilket øgede friktionen og reducerede nøjagtigheden.
Manuel betalingsstruktur
Cabinudlejninger krævede to betalinger:
-
50% ved booking
-
De resterende 50% forfalder 30 dage før ankomst
Personalet fulgte deadlines i regneark og fulgte op med gæster manuelt. Processen var tidskrævende og tilbøjelig til forsinkelser.
Løsning
Booking Ninjas implementerede et fuldt Salesforce-nativt reservationssystem designet til YMCA’s driftsmodel.
Salesforce-nativ bookingmotor
Cabinreservationer oprettes, administreres og gemmes nu direkte i Salesforce. Personalet kan se gæstedata, reservationer og betalingshistorik ét sted. Gæster booker gennem en brandet online portal, der er forbundet til Salesforce i realtid.
Skræddersyet sæsonlogik
Det nye system håndhæver automatisk sæsonbestemte tilgængelighedsregler og lejrplaner. Gæster kan søge efter cabin-type, kapacitet og faciliteter med forbedret nøjagtighed og klarhed.
Automatiserede delbetalinger
Betalingsregler er nu fuldt automatiserede:
-
Hvis ankomsten er mere end 30 dage væk, opkræver systemet 50% og planlægger den resterende saldo automatisk.
-
Hvis ankomsten er inden for 30 dage, betaler gæsterne det fulde beløb på forhånd.
Dette fjernede al manuel sporing og eliminerede betalingsforsinkelser.
Real-time rapportering
Booking Ninjas leverede dashboards, der viser bookingvolumen, indtægter, belægningsmønstre og betalingsafslutning i realtid. Ledelsen har konstant indsigt i cabinernes præstation.
Integrerede analyser
Google Analytics blev tilsluttet for at spore bookingtræksadfærd, trafik kilder og konverteringspræstation. Marketingteams har nu præcise data om besøgendes aktivitet.
Indvirkning
Forenede operationer
Alle booking-, gæste- og betalingsdata lever nu i Salesforce. Personalet har et enkelt, pålideligt system til reservationer.
Reduceret administrativt arbejde
Manuel betalingssporing og håndtering af sæsonregler blev elimineret. Personalets tid omfordeles til opgaver med højere værdi.
Stærkere indtægtskontrol
Automatiserede delbetalinger sikrer rettidig indsamling og præcis rapportering.
Hurtigere, enklere gæsteoplevelse
Familier kan booke cabins online uden manuel indblanding eller forvirring omkring sæsonplaner.
Skalerbar grundlag
Platformen understøtter nu yderligere moduler, såsom POS, gæstespørgeskemaer og udvidede programmer.
.jpeg)
