YMCA of the North udlejer hytter på sine lejre og udendørscentre i Minnesota, især i lavsæsonen, hvor disse steder kan byde familier velkommen og generere ekstra indtægter.
Det gamle bookingsystem gjorde det sværere end nødvendigt. Cabinreservationer levede uden for Salesforce, sæsonbestemt tilgængelighed krævede personalets opmærksomhed, og den to-delte betalingsplan blev sporet manuelt.
Udfordringen: cabinudlejninger havde deres egne regler, men det gamle system gjorde det ikke
Disse er ikke hotelværelser, der er åbne hele året. Hytter åbner for booking i specifikke lavsæsonvinduer, og disse datoer skal fungere omkring YMCA-lejrprogrammer og tidsplaner.
Reservationsprocessen havde også flere bevægelige dele:
- Sæsonbestemt cabin-tilgængelighed
- Lejrprogram tidsplaner
- Cabintype og kapacitet
- Faciliteter
- Gæsteinformation
- 50% bookingdepositum
- Frister for slutbetaling
- Booking- og indtægtsrapporter
Samtidig brugte YMCA allerede Salesforce til medlems- og programdata. Cabinreservationer levede et andet sted, så personalet måtte holde informationen i bevægelse mellem systemerne.
Betalinger tilføjede endnu et regelmæssigt job. Gæster betalte normalt 50% ved booking og de resterende 50% 30 dage før ankomst. Personalet brugte regneark til at holde styr på den anden betaling og følge op, når den var forfalden.
Løsningen: sæt cabinbooking, hvor YMCA's data allerede lever
Booking Ninjas byggede cabinreservationsflowet på Salesforce i stedet for at tilføje en anden frakoblet bookingdatabase.
Familier kan booke gennem YMCA's brandede online bookingoplevelse, mens personalet kan arbejde med reservationer, gæstinformation, betalinger og rapportering fra den samme Salesforce-baserede opsætning.
Bookingreglerne kan også følge YMCA's reelle drift. Hytter kan åbne eller lukke omkring de datoer, YMCA vælger, i stedet for at personalet skal huske hver sæsonbestemt undtagelse.
Den Booking Engine understøtter regler omkring tilgængelighed, kapacitet, begrænsede datoer og andre bookinggrænser.
Hvordan en cabinbooking bevæger sig gennem systemet
Familien leder efter en hytte, der passer til datoerne og behovene for opholdet.
Sæsonbestemte datoer, tilgængelighed, kapacitet og andre regler bestemmer, hvad der kan bookes.
Booking- og gæstinformation indtastes i det samme Salesforce-baserede flow.
Det korrekte depositum eller fuld betaling anvendes fra ankomstdatoen.
Saldoer, bookingaktivitet og rapportering forbliver forbundet efter den første betaling.
For mere detaljer om reglerne bag bookbare lagre, se Hvordan tilgængelighed styres .
Hvordan opsætningen løste de daglige problemer
| YMCA behov | Booking Ninjas opsætning | Hvad blev lettere |
|---|---|---|
| Sæsonbestemt cabinbooking | Booking Engine + Reservationsstyring | YMCA kan anvende sine egne bookingvinduer og holde cabinreservationer i det samme Salesforce-miljø. |
| Ændrende tilgængelighed | Tilgængelighedsstyring | Bookinger og ændringer kan opdatere tilgængelighed uden at vedligeholde en separat regnearks-kalender. |
| 50/50 betalingsplan | Betalingsautomatisering | Bookinger mere end 30 dage ude kan tage 50% først og planlægge den resterende saldo. Nærmere bookinger kan kræve fuld betaling. |
| Frakoblet Salesforce-data | Salesforce-native optegnelser | Reservationer, gæster og betalingshistorik kan forblive med de bredere Salesforce-data i stedet for at skulle have den samme manuelle synkronisering. |
| Cabinperformance | Rapporter + Dashboards | Bookingvolumen, indtægter, belægning og betalingsaktivitet kan ses fra de optegnelser, der allerede er oprettet af bookingflowet. |
| Bookingrejse data | Google Analytics | Marketing kan se, hvordan besøgende når frem til og bevæger sig gennem bookingrejsen. |
Betalingsplanen behøver ikke længere sit eget regneark
YMCA's betalingsregel er enkel at forklare, men let at gøre til gentagne opgaver.
Hvis en gæst booker mere end 30 dage før ankomst, er 50% forfaldent ved booking, og de resterende 50% forfalder 30 dage før opholdet. Hvis bookingen foretages inden for 30 dage, er det fulde beløb forfaldent.
Booking Ninjas kan anvende den regel fra bookingdatoen og ankomstdatoen. Personalet har ikke brug for en separat liste bare for at huske, hvilken saldo der skal indsamles næste gang.
Dette hjælper også med at beskytte indtægter, der allerede er knyttet til en cabinbooking. Den anden betaling kan følge reservationen i stedet for at afhænge af, at nogen bemærker den rigtige række i regnearket på det rigtige tidspunkt.
Knowledge Center forklarer det bredere forhold i Hvordan bookinger forbindes til fakturaer .
Bookingreglerne tilhører YMCA
YMCA of the North havde ikke brug for at omdanne sin lejrkalender til en generisk hotelkalender.
Dens hytter, sæsonvinduer, programdatoer, betalingsregler, gæstrejse og rapporteringsbehov kan afspejles i sit eget Salesforce-miljø.
Det er en nyttig del af en Salesforce-org . Optegnelserne, arbejdsprocesserne, reglerne, brugerne og rapporteringen kan opsættes omkring organisationen, der bruger det.
Hvad blev lettere for YMCA-teamet
Den to-delte betalingsplan kan følge bookingen i stedet for et separat regneark.
Cabinbookingvinduer kan følge lejrprogrammer uden at personalet skal tjekke hver anmodning manuelt.
Gæst-, reservations- og betalingsoptegnelser kræver ikke længere den samme manuelle bevægelse mellem systemerne.
Gæster kan søge og reservere hytter online i stedet for at have brug for personalet til at starte hver reservation.
Den samme reservations- og betalingsaktivitet kan understøtte booking-, belægnings-, indtægts- og betalingsvisninger.
Personalet kan fokusere mere på gæster, programmer, faciliteter og lejroplevelsen i stedet for rutinemæssig bookingadministration.
Næste: gør bookingoplevelsen lettere at bruge og lettere at udforske
Det første job var at få fundamentet rigtigt: sæsonbestemte regler, reservationer, betalinger, gæstdata og rapportering har nu et forbundet sted at arbejde.
De næste forbedringer fokuserer mere direkte på familien, der foretager bookingen.
Bookingoplevelsen forbedres, så flere gæster komfortabelt kan finde, forstå og gennemføre bookingtrinene. Målet er at fjerne undgåelige barrierer, mens YMCA's bookingregler fungerer under overfladen.
Den opgraderede layout er planlagt til at lade familier udforske hytternes placering visuelt og gå ind i booking fra den hytte, de vælger på kortet. Dette kan gøre det lettere at forstå, hvor hver hytte er, før man sammenligner datoer, detaljer og tilgængelighed.
Dette er også, hvor en bedre gæsteoplevelse kan hjælpe indtægtssiden af projektet. Når familier kan forstå valgmulighederne, finde en tilgængelig hytte og gå ind i booking med færre forvirrende trin, er der færre chancer for at miste en interesseret gæst undervejs.
Disse tilgængeligheds- og kortbookingforbedringer er den næste fase af oplevelsen og præsenteres ikke her som afsluttede resultater.
Cabinbooking kan være udgangspunktet, ikke begrænsningen
Den grundlæggende opsætning starter med Booking Engine og Reservationsstyring, fordi det var det hovedproblem, YMCA havde brug for at løse.
Derfra kan den samme platform udvides til andre apps og arbejdsprocesser, når der er et reelt behov, såsom POS, undersøgelser, programmer, portaler, rapportering eller andre YMCA-operationer.
Det bliver især nyttigt, når programmer, faciliteter, kunder, betalinger og rapportering skal begynde at dele mere af de samme oplysninger.
Se den bredere YMCA-løsning for hvordan Booking Ninjas kan strække sig ud over cabinreservationer.
Lær mere om denne bookingopsætning
Se hvordan datoer, restriktioner, kapacitet og eksisterende bookinger bestemmer, hvad gæster kan reservere.
Hvordan tilgængelighed styres →Se hvordan en reservation kan forblive forbundet til de fakturaer og betalinger, der følger den.
Hvordan bookinger forbindes til fakturaer →Se hvordan en organisations egne data, arbejdsprocesser, brugere, regler og rapportering kan leve i sit Salesforce-miljø.
Hvad er en Salesforce-org? →Gør sæsonbestemt booking lettere for gæster og lettere for personalet.
Se hvordan Booking Ninjas kan forbinde tilgængelighed, reservationer, betalinger, kundedata og de regler, der gør din bookingoperation unik.
.jpeg)
.jpg)
.png)
