Lodgingly

Introduktion til International Student House og ledelsesteamet

International Student House of Washington, DC (ISH) er et historisk boligfællesskab beliggende i hjertet af nationens hovedstad. Grundlagt i 1936, tilbyder det bolig, fællesskab og støtte til internationale kandidatstuderende, besøgende forskere og praktikanter, der kommer til USA for at studere og forske.

ISH er indkvarteret i tre historiske bygninger nær Dupont Circle og kan rumme op til 100 beboere ad gangen fra over 70 lande. Den smukke Tudor-stil hovedbygning har budt beboere fra hele verden velkommen i over 80 år.

Udfordringen: Strømlining af en kompleks boligdrift

Med beboere, der opholder sig fra 6 måneder til 1 år og kommer fra over 70 forskellige lande, stod ISH over for enorm kompleksitet i håndteringen af boligdrift og levering af tjenester skræddersyet til hver enkelt.

De tidligere systemer til boligfordelinger, fakturering, betalinger og kommunikation med beboere blev stadig mere besværlige med 100 beboere ad gangen. Personalet brugte timer på manuelle opgaver i stedet for at engagere sig med beboerne.

ISH havde brug for et automatiseret system, der kunne håndtere variable opholdslængder, tilpassede fakturerings- og betalingsplaner samt multikanals kommunikation. Mest vigtigt var, at det krævede en platform, der kunne give en personlig, støttende oplevelse for hver beboer.

Der blev søgt efter et intuitivt ejendomshåndteringssystem, der kunne optimere driften, samtidig med at personalet kunne fokusere på at opbygge fællesskab og støtte studerendes succes.

Løsningen: Implementering af Booking Ninjas-platformen

Efter at have gennemgået flere ejendomshåndteringssystemer, valgte ISH Booking Ninjas til at optimere boligdriften. De vigtigste beslutningsfaktorer var:

• Automatiseret booking for variable opholdslængder
• Multikanals kommunikation og drift for beboere
• Betalingsmekanismer for nem betaling via beboerportalen
• Månedlig prissætning og fakturering for beboere 
• Overførsel af kontosaldo til nuværende beboeropgørelser 

Mest vigtigt er, at Booking Ninjas tilbyder skræddersyet støtte gennem hver fase af beboerrejsen - fra booking til fakturering og under hele deres ophold.

Den udførende direktør ledede beslutningsprocessen med input fra ISH-personalet. Efter at have set en demo og diskuteret kravene, blev teamet enige om, at Booking Ninjas var det rigtige valg.

Med strømlinede operationer og værktøjer til beboerstøtte, gjorde Booking Ninjas det muligt for ISH-teamet at fokusere på at skabe fællesskab og berige beboeroplevelsen.

Onboarding og integration

Booking Ninjas-teamet leverede omfattende onboarding og træning til ISH-personalet. De forklarede, hvordan hver rolle - optagelse, beboerrådgivere, faciliteter og regnskab - kunne bruge beboerportalen til at skabe en bedre brugeroplevelse. 

Optagelseskoordinatoren blev dygtig til at håndtere bookinger og automatiserede ventelister. Beboerrådgivere lærte beboerportalen og kommunikationsværktøjerne. Regnskab tilpassede faktureringsregler, planlagte betalinger og fakturaer.

I løbet af en periode på 2 måneder onboardede Booking Ninjas systemet sammen med ISHs eksisterende processer. Beboerdata blev importeret til de nye beboerprofiler. 

Inden for den første måned gennemførte ISH bookinger og betalinger i det nye system. Den omfattende onboarding sikrede en problemfri overgang for beboerne også.

Forbedringer

Implementeringen af Booking Ninjas-platformen har medført betydelige forbedringer i ISHs boligdrift og beboeroplevelse, som adresserer de udfordringer, der tidligere blev mødt, og lægger grunden til fortsatte forbedringer. 

Her er de bemærkelsesværdige forbedringer, der er observeret:

Strømlinede operationer: Overgangen til Booking Ninjas har strømlinet boligdriften, reduceret den manuelle arbejdsbyrde for personalet og forbedret ISH's ansøgningsproces for studerende. 

Personlig beboeroplevelse: Gennem den intuitive beboerportal og tilpassede faktureringsmuligheder har ISH været i stand til at levere en mere personlig oplevelse for hver beboer, der imødekommer deres individuelle behov og præferencer med større lethed og fleksibilitet.

Forbedret kommunikation: Multikanals kommunikationsværktøjer til beboere, der leveres af Booking Ninjas, har faciliteret forbedret kommunikation mellem personalet og beboerne, hvilket sikrer rettidige opdateringer, meddelelser og støtte gennem hele beboerrejsen.

Forbedret datastyring: Platformens rapporterings- og dataanalysefunktioner har givet ISH mulighed for at få værdifulde indsigter i boligdriften, beboerpræferencer og tendenser, hvilket muliggør datadrevet beslutningstagning og strategisk planlægning for fremtiden.

Effektiv onboarding og integration: Den omfattende onboarding og træning, der blev leveret af Booking Ninjas-teamet, faciliterede en problemfri integrationsproces, der minimerede forstyrrelser for både personale og beboere og fremskyndede adoptionen af det nye system.

Fokus på fællesskabsopbygning: Med strømlinede operationer og automatiserede processer har ISH-personalet været i stand til at dedikere mere tid og ressourcer til initiativer for fællesskabsopbygning, hvilket fremmer et støttende og berigende miljø for beboerne.

Strategisk planlægning og vækst: Booking Ninjas' automatiserede rapportering eliminerer behovet for tidskrævende manuel datakomponering og analyse. Med fuldt detaljerede rapporter tilgængelige kan ISH træffe informerede strategiske beslutninger for at optimere eksisterende tjenester og planlægge for fremtidig vækst. Platformens skalerbarhed sikrer, at ISH kan fortsætte med at tilpasse sig og trives, efterhånden som deres behov udvikler sig.

Ved kontinuerligt at stræbe efter forbedringer og udnytte mulighederne i Booking Ninjas-platformen forbliver ISH engageret i sin mission om interkulturel udveksling og ser frem til at berige beboeroplevelsen i mange år fremover.

Fortsætter med at berige beboeroplevelsen

Med strømlinede operationer og skræddersyet støtte gennem Booking Ninjas er ISH positioneret til fremtiden. Personalet kan bruge mere tid på at engagere sig med beboerne, planlægge arrangementer og facilitere interkulturel udveksling.

Fremadskuende planlægger ISH at udnytte Booking Ninjas' rapportering og dataanalyse til at få indsigter, der informerer strategiske beslutninger. Automatiserede meddelelser og beskeder vil muliggøre mere personlig og rettidig kommunikation med beboerne.

Efter over 80 år med at byde internationale studerende og forskere velkommen, forbliver ISH engageret i sin mission om interkulturel udveksling. Optimeret af Booking Ninjas ser teamet frem til at berige beboeroplevelsen i mange år fremover.