.png)
Wycliffe Bible Translators havde brug for en bedre måde at administrere sin interne lejlighedsdrift. Den svære del var ikke blot at holde en kalender over omkring 40 lejligheder.
Personalet besvarede spørgsmål om tilgængelighed, gennemgik anmodninger, arrangerede gruppeophold, tildelte lejligheder, håndterede forskellige betalingsmetoder, planlagde rengøring og genopbyggede rapporter omkring de samme ophold.
For meget af det arbejde afhængte af, at folk flyttede information mellem formularer, e-mail, regneark og Salesforce.
Problemet: for meget tid gik med at besvare "Har vi plads?"
Før Booking Ninjas afhængte lejlighedsanmodninger i høj grad af en Google Form, e-mail og personalekoordinering.
Et af de tydeligste smertepunkter var tilgængelighed. En stor del af de lejlighedsrelaterede beskeder var folk, der blot spurgte, om boligen var åben for bestemte datoer.
Personalet måtte derefter arbejde sig gennem resten af anmodningen:
- Tjekke lejligheders tilgængelighed
- Gennemgå individuelle anmodninger
- Gennemgå gruppeanmodninger
- Vælge lejlighedstyper
- Tildele specifikke enheder
- Forberede faktureringsoplysninger
- Arrangere rengøring
- Forberede rapporter
Grupper gjorde dette sværere. En gruppe kunne have brug for flere to-værelses og tre-værelses lejligheder, forskellige ankomster og afrejsedatoer, forskellige betalere og navne på beboere, der ikke var kendt, da den første anmodning blev indsendt.
Løsningen: få et skridt til at føre til det næste
Booking Ninjas byggede lejlighedsarbejdsgangen inden for Wycliffes eksisterende Salesforce-miljø.
Den nyttige del var ikke én funktion. Det var at lade det samme ophold bevæge sig gennem de trin, som Wycliffe allerede havde brug for.
Personalet kan se lejligheders tilgængelighed, ventende anmodninger og bekræftede ophold på tværs af datoer.
En gæst eller gruppe kan anmode om de datoer og lejlighedstyper, de har brug for.
Wycliffe holder kontrol over godkendelse, gruppeblokke og de lejligheder, der tildeles.
Fakturaer, betalingsmetoder, beboere og opholdsdetaljer forbliver forbundet med reservationen.
Udtjekning kan føre til rengøringsarbejde, mens de samme optegnelser understøtter drifts- og finansrapporter.
Dette er den bredere idé bag forbundne forretningsoperationer : booking kan forblive knyttet til det arbejde, der sker før, under og efter det.
Hvordan Wycliffe-opsætningen løste hver del af arbejdsgangen
| Wycliffe behov | Booking Ninjas opsætning | Hvad blev lettere |
|---|---|---|
| Se lejligheders tilgængelighed | Tilgængelighedskalender + reservationsstyring | Personalet kan arbejde fra en visuel kalender i stedet for at genopbygge tilgængeligheden fra formularer, e-mail og separate tjek. |
| Holde anmodninger foreløbige først | Anmodningsbaseret reservationsarbejdsgang | En anmodning kan gennemgås, før Wycliffe godkender den og tildeler specifikke lejligheder. |
| Håndtere store grupper | Gruppebooking | Flere lejligheder, rejsende, datoer og gruppeoplysninger kan forblive sammen i stedet for at blive urelaterede reservationer. |
| Tildele rejsende senere | Gruppeblok + individuel tildeling | Wycliffe kan først reservere nok lejlighedsinventar og beslutte, hvem der besætter hver lejlighed senere. |
| Håndtere forskellige betalere | Fakturahåndtering + Split-fakturering | Eksterne betalinger, interne afdelingsomkostninger og forskellige betalingsansvar kan forblive knyttet til reservationen. |
| Forberede lejligheder efter udtjekning | Arbejdsordrehåndtering | Et afsluttet ophold kan føre til rengøringsarbejde i stedet for at afhænge af en separat manuel overdragelse. |
| Give teams forskellige rapporter | Salesforce-rapporter + Booking Ninjas-rapportering | Drift og finans kan arbejde ud fra de samme reservationsdata, mens de holder de visninger, de har brug for. |
At vise tilgængelighed betød ikke at give afkald på kontrol
Dette var en vigtig del af Wycliffe-arbejdsgangen.
Organisationen ønskede, at gæster og grupper skulle have en klarere måde at se, hvad der kunne være tilgængeligt og indsende en anmodning.
Men en åben lejlighed betød ikke automatisk, at anmodningen skulle blive en bekræftet reservation.
Wycliffe-personalet skulle stadig gennemgå anmodningen, tjekke den bredere boligsituation, godkende eller afvise den og beslutte, hvilke lejligheder der faktisk skulle bruges.
Booking Ninjas bevarede det skridt i stedet for at tvinge Wycliffe til øjeblikkelig bekræftelse.
Knowledge Centeret forklarer forskellen mellem foreløbige og bekræftede reservationer .
Gruppeophold kunne forblive sammen uden at gøre hver rejsende identisk
En stor gruppe ankommer ikke altid og forlader som én enhed.
Wycliffe kunne have brug for flere lejligheder til den samme gruppe, mens individuelle rejsende stadig havde forskellige datoer, rumtildelinger eller betalingsarrangementer.
Booking Ninjas adskilte gruppen fra de individuelle detaljer.
Wycliffe kunne først besvare det store spørgsmål: Har vi nok lejligheder til denne gruppe?
Det nødvendige inventar kunne derefter blokeres, før hvert beboernavn var kendt. Individuelle tildelinger kunne tilføjes senere, efterhånden som opholdet blev klarere.
Dette er, hvad der gør gruppebookinger forskellige fra blot at oprette en lang liste over individuelle reservationer.
Den nuværende Booking Ninjas Gruppebooking-funktion følger den samme bredere model: gruppe- og individuelle oplysninger kan forblive forbundet, mens datoer, personer, værelser eller ressourcer ændres.
Faktureringsflowet skulle også forstå Wycliffe
Ikke hvert lejlighedsophold blev betalt på samme måde.
Nogle betalinger kunne foretages med kreditkort eller kontanter. Andre kunne blive opkrævet internt til en Wycliffe-afdeling eller journal.
En reservation kunne også have mere end én betaler.
Booking Ninjas blev konfigureret, så disse betalingsforhold kunne forblive en del af den samme reservationshistorik i stedet for at tvinge personalet ind i en ekstern faktureringsproces.
Fakturaer kunne opdeles, når forskellige personer eller afdelinger var ansvarlige for forskellige dele af et ophold. Når de var betalt, kunne fakturahistorikken forblive forbundet med reservationen.
For den bredere booking-til-fakturering-struktur, se Hvordan reservationer forbindes til fakturaer .
Reservationen kunne udløse det arbejde, der kommer efter udtjekning
Lejligheden er ikke klar til den næste gæst, bare fordi den forrige reservation sluttede.
Den skal stadig rengøres og forberedes.
Booking Ninjas forbandt det operationelle skridt til udtjekning. Et afsluttet ophold kunne skabe det rengøringsarbejde, der var nødvendigt for lejligheden.
Rengøringspersonalet kunne arbejde gennem enkle statusser såsom i gang, afsluttet eller annulleret, mens tilsynsførende kunne se, hvilke lejligheder der stadig havde brug for opmærksomhed.
Det gjorde rengøring fra en separat overdragelse til det næste skridt i den samme lejlighedsarbejdsgang.
Booking Ninjas skulle passe ind i Wycliffes Salesforce-org, ikke erstatte den
Wycliffe havde allerede Salesforce.
Deres team havde allerede regler omkring konti, kontakter, nonprofit-datarelationer, obligatoriske felter, rapportering, datakvalitet og tilladelser.
At starte forfra i en separat reservationsdatabase ville have skabt endnu et sted at holde synkroniseret.
I stedet arbejdede Booking Ninjas med Wycliffes eksisterende Salesforce-struktur og forfinede lejlighedsarbejdsgangen omkring den.
Det inkluderede Wycliffe-specifikke detaljer såsom lejlighedsklassifikationer, etagepræferencer, skattefritagelser, betalingstyper, faktura-layouts, rapportering og terminologi.
Teknologien under kan komme fra Booking Ninjas og Salesforce, men Wycliffe beslutter stadig, hvordan deres egen boligdrift skal fungere.
Opsætningen blev ved med at forbedre sig, når rigtige brugere testede den
Brugeraccepttestning fremhævede detaljer, der er lette at overse i en generisk produktcheckliste.
Wycliffe-brugere bad om ting som første- og anden-etage præferencer, klarere forskelle mellem to-værelses og tre-værelses enheder, mere realistiske grænser for gruppeanmodninger, bedre kalenderoversigt, håndtering af skattefritagelse, forbedrede finansrapporter og ændringer i faktura- og kvitteringslayouts.
Disse anmodninger blev brugt til at forfine Wycliffes version af arbejdsgangen.
Det er en vigtig del af implementeringen: Salesforce leverer stærk teknologi, men det nyttige produkt fremkommer, når reglerne på skærmen matcher det arbejde, folk faktisk udfører.
Hvad blev lettere i Wycliffe-arbejdsgangen
Der er ingen numeriske resultater efter lanceringen i det materiale, der er brugt til denne historie, så forbedringen vises bedst gennem det arbejde, der blev forbundet.
Personalet kunne arbejde fra en visuel lejlighedskalender i stedet for at genopbygge svaret gennem gentagne e-mail-tjek.
Lejlighedsblokke, gruppeoplysninger, individuelle rejsende og forskellige datoer kunne forblive relaterede.
Online anmodninger kunne gøre indtægten lettere uden at gøre hver anmodning til en automatisk bekræftet reservation.
Normale betalinger, interne afdelingsomkostninger og delte ansvar kunne forblive en del af det samme bookingflow.
Slutningen af et ophold kunne skabe den næste operationelle opgave i stedet for at stole på en anden manuel overdragelse.
Wycliffe havde ikke brug for at oprette en anden adskilt database til lejlighedsdrift.
Booking var kernen, men driften havde brug for mere omkring det
Wycliffe er et godt eksempel på, hvorfor Booking Ninjas starter med bookinger og reservationer, men ikke behøver at stoppe der.
Reservationsstyring håndterede det centrale ophold. Gruppebooking udvidede det til større grupper. Fakturahåndtering og split-fakturering håndterede den finansielle side. Arbejdsordrehåndtering forbandt opholdet til rengøring. Salesforce-rapportering understøttede drift og finans.
Det er her, Booking Ninjas passer særligt godt: når én booking berører flere forskellige dele af den samme organisation, og disse dele skal forblive forbundet.
Et enklere reservations tilfælde kan bruge færre dele. Wycliffe havde brug for mere, fordi deres arbejdsgang var mere kompleks.
Lær mere om denne arbejdsgang
Se hvordan én gruppe kan forblive forbundet, mens personer, rum, datoer og individuelle detaljer stadig adskiller sig.
Hvordan gruppebookinger fungerer →Se hvordan omkostninger, fakturaer, betalinger og reservationen kan forblive forbundet.
Hvordan reservationer forbindes til fakturaer →Se hvorfor reservationer, betalinger, personalearbejde, faciliteter og rapportering fungerer bedre, når optegnelserne kan følge den samme operation.
Hvordan Booking Ninjas forbinder forretningsoperationer →Har du mere, der sker omkring et ophold, end et normalt bookingsystem kan håndtere?
Se hvordan Booking Ninjas kan forbinde reservationer, grupper, godkendelser, fakturering, operationelt arbejde, rapportering og dine eksisterende Salesforce-data omkring den måde, din organisation allerede arbejder på.
.jpeg)
.jpg)
